档案管理系统解决方案

数字化档案管理系统

方案书

目录

方案背景 (2)

一设计目标 (2)

二设计理念 (3)

三系统特点 (4)

四功能介绍 (5)

1登陆界面 (6)

2系统界面布局 (7)

3功能说明 (7)

3、1全宗管理 (7)

3、2档案录入 (8)

3、2、1立卷归档 (10)

3、2、2以件归档 (15)

3、3档案整理 (17)

3、3、1档案整理流程 (17)

3、3、2鉴定及回收站 (19)

3、3、2、1档案保管期限鉴定 (19)

3、3、2、2密级鉴定 (21)

3、3、2、3档案回收站 (21)

4档案检索 (22)

4、1直接检索 (22)

4、2组合检索 (24)

4、3定制检索 (26)

4、4系统条件 (27)

4、5未归档检索 (27)

5档案统计 (28)

5、1 档案数量统计 (28)

5、2目录数量统计 (30)

5、3档案利用情况统计: (31)

6档案借阅 (31)

6、1借阅审批 (32)

6、2我的借阅 (33)

7档案保管 (33)

7、1库房温湿度登记 (33)

7、2八防管理 (34)

7、3存放位置索引 (34)

8资料管理 (35)

8、1资料管理 (35)

8、1、1目录管理 (35)

8、1、2资料录入 (36)

8、1、3资料回收站 (37)

8、2资料借阅审批 (37)

8、3我的借阅 (38)

9数据处理 (38)

五系统技术架构与平台设计 (39)

六系统运行环境推荐 (40)

七技术服务与支持 (40)

方案背景

随着科学技术的不断进步,越来越多的档案管理单位通过采用先进的档案保存及维护技术,从硬件条件提升了档案的保存、维护能力,但与此对应的就是,面对累积得越来越多的档案资料,档案管理单位苦于昂贵的档案管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制,使得档案管理工作举步维艰。

采用传统档案管理方式,更就是出现了下列常见的“难题”:

1、频繁的档案原件借阅调用,使得档案原件面临“消耗性”损毁或破坏的问题。

2、传统人工管理档案的方式由于档案资料的累积,尤其就是在面临大容量档案库的情形

下,更加凸显工作效率较低的难题。

3、对于多种类档案的保管,存在检索效率低下,准确性较差的问题。

4、涉及档案资料安全部分,可能存在只想授权某个范围内人员许可检索、查阅、调用,

而现实中无法严格区分界定上述权限设置。

5、传统档案管理以及借阅受制于地域限制,无法满足跨区域异地档案申请检索、查阅、

调用功能。

档案管理系统即就是在这一背景下而开发,系统采用java技术开发,基于成熟稳定Struts MVC框架,,采用Spring为中间层,以ibatis作为持久化层;设计与架构具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。

本档案管理系统可使档案管理单位档案管理的运行体系更为系统化,同时,以档案的归档、保存、维护、借阅为主线来驱动的档案管理流程将更为高效、便捷;由于系统采用了网络无纸化办公模式,在节省了办公成本的情况下,还减轻了档案工作人员的工作负荷,提升了档案工作人员的工作积极性,另外,档案管理系统也为档案利用对象提供了更为简洁的档案借阅体验,提高了档案利用的满意度。

一设计目标

档案管理系统的开发就是为了通过建立一个统一的数据交流平台,在规范化档案资料收集整理的前提下,实现档案及文档信息最大化有效利用,从而为各项工作提供准确详实的参考信息。

本系统具体设计目标包含以下几个方面:

1、实现标准统一的文档入库管理及维护管理

档案管理单位具有部分传统的纸质档案资料,在本系统设计之初,即考虑到将上述纸质档案资料通过扫描仪进行统一扫描,成为电子档案后对其进行标准统一的录入操作,将其录入到档案管理系统中,并对这些扫描后的电子档案,赋予各自的档案题名、档号等相关关键字,以供档案利用者网络查询,这样既实现了传统纸质档案的电子化标准入库管理,又可以很好的保护极具价值的档案原件,一举两得。

除了将上述纸质档案电子化,实施具体的统一标准入库之外,系统还为用户提供了包括影像、照片等多类别的电子档案归档入库整理操作;这些措施为标准档案库的建设打下了坚实的基础。与此同时,相对于标准档案入库后的档案维护管理部分,系统提供了诸如八防管理、销毁等功能管理模块,规范化了档案的维护管理。

2、实现档案资料的有效利用

档案资料在已经入库的基础上,如何提高有效利用率,一直就是档案管理部门的重要需求,档案管理系统采用B/S模式,在严格的权限控制下,授予用户访问查询功能,由于采用B/S模式,所以,用户可以不受地域限制,在相应权限下,可实现远程访问查询借阅,档案管理系统提供了,直接检索,组合检索,定制检索,系统条件,归档检索等多种检索方式,用户可自定义选择检索方式,以便检索出最直接的需求档案资料,最大限度的提高了档案资料的有效利用率。

3、实现档案数据的有效共享

本档案系统采用java技术开发,具有跨平台的先天性优势,可以实现数据共享,对信息进行充分的发掘利用,最终为各项工作的决策提供充分详实的数据参考信息。

二设计理念

规范档案资料录入及整理的工作流程,提高档案利用效率,赋予用户简洁直观的系统操作

功能。

1、档案管理部门对档案资料首先存在两个基本需求,一方面,用户需要将需求录入的档案资料进行规范化的录入,另一方面,面对整理完毕的档案,如何进行流程化维护操作,如何最大化发掘档案的利用率,提升档案资料的使用价值,也就是系统用户面对的迫切需求,因此,系统开发以上述用户基本需求为导向,以满足用户实际功能需求为理念而设计了开发了档案管理系统。

2、档案管理系统开发之初即就是希望减少传统档案管理工作量,有效提高档案管理人员的工作效率,在更少的时间利用的情况下,为更多的档案资料利用者提供资料需求利用,同时本系统在档案资料的日常管理以及维护中,以人为本,实现了操作功能最大的简洁化,以便于管理人员的操作,从而对本部门、本档案管理单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理,实现高效、快捷的电子档案信息管理模式;并相应的成立部门性电子档案中心或电子文件档案馆,发挥档案部门的管理与技术优势,相对集中地保存与管理电子文件,为本单位提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

三系统特点

1、档案管理系统强大的检索功能

档案管理系统内设强大的档案检索功能模块,下设直接检索,组合检索,定制检索,系统条件,归档检索多种检索方式,通过建立索引,对档案目录数据及其全文实现多关键字、多条件的检索,本系统可实现对档案附件检索、跨库检索、多用户并发检索,同时,档案管理系统从用户自身应用出发,提供了定制检索功能,该功能可根据用户常用检索习惯进行自定义定制,优化了检索流程,提高了工作效率。

2、档案管理系统安全性