地方档案信息资源整合实施探讨

地方档案信息资源整合实施探讨

摘要:在信息时代,档案工作既面临着发展的机遇,也面临着挑战,应对挑战、抓住机遇的策略之一是实现档案信息资源的整合,进一步提升档案信息资源服务经济社会发展的能力。有鉴于此,本文拟立足于近年来我国一些地区档案信息资源整合的实践,并借鉴现有的研究成果,从档案信息资源整合的体制约束和机制创新的视角,进一步深入探讨档案信息资源整合面临的问题、发展的思路,并在此基础上提出笔者自己的一些政策建议。

关键词:档案信息资源整合机制创新

所谓整合档案资源,就是将本行政区域内属国家所有、对国家和社会具有长久保存价值的包括政治、经济、科投、文化等领域的档案资源进行科学整合．实行集中统一管理,最大限度地优化配置国家档案资源。进入新世纪以来,我国档案学界开始比较多地关注和研究档案信息资源整合问题,近年来则成为热点问题之一。本文以广东顺德和深圳的地方档案信息资源整合得以实施的原因分析现阶段档案信息资源整合面临的体制约束和困境,认为应当从机制创新的角度拓展档案信息资源整合的空间,实现档案信息资源整合不同形式、在不同层面的深入发展。

1 档案信息资源整合的现实状况

进入新世纪以来,我国档案学界开始比较多地关注和研究档案信

息资源整合问题,近年来则成为热点问题之一。从现有的研究情况来看,档案学界对档案信息资源整合问题的探讨主要集中在两个方面:一是探讨档案信息资源整合的体制和机制问题;另一个重要的研究方面是从技术分析的角度探讨如何在信息技术条件下实现档案信息资源的整合。大致是在2004年前后,由于信息技术的快速发展以及在档案工作中应用的深化,档案学界开始比较多地关注信息技术条件下档案信息资源的整合问题。有的研究者则分析了网络环境下档案信息服务的特点,认为档案信息资源整合已经成为档案信息服务朝深层次发展的必然,并提出了强化资源整合与集成意识、树立档案馆整体化理念、注重档案信息资源整合标准化等网络环境下档案信息资源整合的措施等。从2005年起,档案学界开始更多地从理论上探讨档案信息资源整合的机制问题,这实际上是从理论上呼应了广东顺德和深圳等地先后实施的档案信息资源整合。而且,随着上述两地的经验被越来越多地介绍和宣传,以综合档案馆为核心的档案信息资源整合模式的研究逐渐成为档案学界研究的热点问题之一。

2 条块分割、体制约束与档案信息资源整合的困境

广东的顺德和深圳档案信息资源整合管理模式的改革之所以引人注目,就在于它们都有一个破旧立新的举动,即在某些方面突破了现有的档案管理体制,建立了一套新的管理体制。比如,顺德在2002年率先在全国实行了“三档合一”的新体制,实行城建档案、房地产档案和地

方综合档案馆统一管理。深圳则是将城建档案馆并入深圳市档案局,在全国副省级城市中率先开辟了城建档案馆与综合档案馆统一管理的新路子。通过上述分析,我们可以看出,档案信息资源整合管理模式的改革之所以得以完成,或是由于当地行政体制改革为其提供了助力和契机,或是在某种特殊的改革氛围下,借重了自上而下的行政力量的强势推动。然而,对于全国多数地区的档案部门而言,在现阶段,这些个案因素并不具备一般性,相反却存在着体制约束,这种体制约束明显体现在以下几个方面。

我们知道,长期以来,对科技档案和专门档案的管理,我国实行的是条块管理体制,即由档案行政管理部门(块)和专业主管机关(条)相结合对科技档案和专门档案实施管理。多年来的实践证明,这一管理体制是推动科技档案管理的重要组织保障。在这一体制之下,形成了各级综合档案馆主要保管党政机关的文书档案,城建档案、房地产档案等则另成系统,由其专业主管机关负责管理的格局。条块管理体制的核心内容是对科技档案和专门档案按专业系统实行集中统一管理,总的看来,这种体制的确具有相当的优越性,否则,它难以延续至今。比如,它使得各级档案行政管理部门得以摆脱繁琐的事务性工作,集中精力研究全局性的问题,更好地履行监督、指导、检查的职能。但是,条块管理体制也造成了不同类型档案信息资源之间的条块分割,使得“同属于党和国家的档案因为各自为政,互不往来,造成了信息难以被整合,其利用的效能也无法最大化;而由于过多地强调了‘条’的从属关系,许多行政管理机关从‘块’的管理中剥离出来,直接从属于上级政府

部门领导。这虽对加强政府宏观管理有利,但也使许多重要档案归口‘条’的管理以后,档案为本地经济建设和社会发展的服务受到了影响”。条块分割不仅体现在科技档案和专门档案的管理实践之中,而且已经明确写入一系列中央法规,进入了档案法规体系,在一定范围内具有强制性和约束力。

3 机制创新与档案信息资源整合空间的拓展

3.1 借助信息技术实现档案信息资源整合机制的创新

近年来,计算机技术、通信技术以及二者相结合的网络技术在档案部门的应用,使得我国档案信息化建设进展迅速,各地档案信息化建设都取得不小的成就。与此同时,信息技术发展的确为档案信息资源的整合提供了一个很好的机会,使得我们可以绕开档案实体整合过程中由于条块分割、部门利益而导致的许多阻力。我们可以做的工作很多,而且都极具建设性。比如,我们可以启动一定行政区域内档案目录中心的建设,将市、区、县行政区域内不同类别、分散保存在不同部门的档案目录录入数据库,建立起翔实、齐全、完整的档案目录中心。进一步而言,在条件许可时,在目录中心的基础上,建立全文数据库,这就借助于网络信息平台实现了档案信息资源的整合和共享。这不仅有利于档案资源的整合,也有利于档案信息的充分利用。

3.2 档案实体的整合也要凸显机制创新

由于现有的条块管理体制持续多年,是一种主流的管理模式,因此,如果采取过于简单的整合方式,或是急于实现档案信息资源的实体整合,可能会出现档案行政管理部门和其他专业主管部门之问的不和谐,甚至在整合问题上出现严重分歧,这就会影响到档案事业的整体发展。在这一点上,顺德的一些做法值得借鉴,顺德在整合档案信息资源的过程中,鉴于当地房产档案已经管理得比较规范,且房产档案与房产交易密不可分,在将县房管局的房地产档案室整体划归和县档案馆管理的同时,成立县档案馆房产档案管理中心,原地办公,并由县档案馆派人负责中心的业务工作。这样一来,既方便了房产部门的工作,又实现了档案信息资源的有效整合,是一个让档案行政管理部门和专业主管部门都满意的局面,这其实就是一种机制创新。

4 结语

档案信息资源的整合不仅有助于提高档案工作服务经济社会发展的能力,也非常有助于档案工作自身的发展,但整合的道路不是一蹴而就的,档案信息资源的整合会直接触及现有体制、部门利益等多种因素,这既需要我们从档案工作的大局出发,正确把握当地档案工作的实际情况,还要求我们善于把握改革的时机,唯有如此,档案信息资源整合才有可能取得进展。