档案网站信息资源整合研究

档案网站信息资源整合研究

作者：徐骋

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第9期

文/上海市南洋初级中学徐骋

【摘要】本文阐述了档案网站信息资源整合的含义，通过实例指出整合过程中各档案馆网

站没能与其他档案馆进行信息资源共享的途径、档案信息资源的信息公开与信息保密之间的冲突、档案网站重建设轻视服务用户三方面问题，并提出了制定统一标准，出台解决档案信息公

开与保密原则之间冲突的法规和建立电子信箱、网上论坛，加强与利用者之间的交流三方面对策。

【关键词】档案网站；信息资源；整合

档案网站是档案馆（室）在相互连通的公共信息服务网络上建立的站点。为了全面掌握档

案网站信息资源的基本状况，在研究档案网站信息资源整合方式方法的同时，要明确档案网站

信息资源整合的含义。

一、档案网站信息资源整合的含义

“整合”从字面上看，“整”含有整理、修理之意；“合”则为结合、综合、融合之意。“整合”的实质就在于涵盖了整合后系统内部的功能和各要素之间的关系。目前档案学术界对“整合”的解释并不多，唯有少数论文中提及“档案信息资源整合”“档案信息资源的整合与

共享”和“国家档案资源的整合”。

笔者认为“档案网站信息资源整合”是指根据档案用户的利用需求，结合档案网站信息资

源的特点，利用先进的技术，按照一定的原则、规范及标准，即技术方面关于档案网站信息资

源整合的原则、方法，以及所涉及的技术规范、标准等，实现一定范围内的档案网站信息资源

的抓取与优化，并组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或统一的利用平台。档案网站用户的利用需求是档案网站信息资源整合的依据。

整合的目的就是提高用户的检索速度和检索效率，满足用户的利用需求。档案网站用户的

利用需求是档案网站信息资源整合的依据。用户的需求既可以是特定的、个体的利用需求，也

可以是一般性的、群体的利用需求。整合不单是档案网站信息资源类聚，更是要实现资源的知

识挖掘。整合的具体内容主要是：检索、优化、揭示。通过某一平台，在某一范围内搜索用户

所需要的相关档案网站信息资源，按照一定的原则、标准，优化排列这些资源，经过揭示并展

现于档案网站上，供用户查询、利用，满足用户的需求。

二、档案网站信息资源整合过程遇到的问题

笔者于大一暑假前往上海市徐汇区档案馆进行实习，并在那里对档案进行比较系统的整理

和研究。徐汇区档案馆对数字化档案建设关注颇多，并且也投入了非常多的人力物力进行档案

数字化建设，他们将大量的馆藏档案进行扫描，使之由纸质档案转变为数字化档案。建设的成

果还包括他们的一个非常简洁快速方便的档案检索网站，透过那个网站提供的网页，你只要输

入关键字，就能快速查找到与关键字相符的档案，但是这套系统所包含的仅仅是徐汇区档案局

的馆藏档案，因为软硬件设施建设及管理问题没有同其他各区的档案馆进行联网，只能对徐汇

区档案馆的馆藏现有档案进行查询，而无法同其他档案馆进行网络上的联网检索，这在无形之

中制约了档案网站的发展。有一次，一位用户来档案局查找关于自己知青插队落户的档案，那

天正好由我负责接待。按照惯例我先在网站上输入他的姓名，找到了与他相关的档案，但是数

量非常庞大，涉及各个方面内容，包括其在校花名册奖状，居委里弄评价等等信息都显示了出来，我根据用户的要求手动筛选了近20分钟才找到了这位用户所需要的一部分信息，其中有一些还因为保密原则，不能对外公布，所以查到的有用信息少之又少。另外，重要的学校花名册

等因为上海市的区域划分问题，移交到了卢湾区的档案馆，而徐汇区档案馆无法跨馆对那些资

料进行查询利用。我们只能先打电话过去帮这位用户确认是否那些档案还保存于卢湾区档案馆，再建议那个用户前往卢湾区档案馆进行查询。这无形之中增加了我们档案工作者的工作程度，

也不方便档案用户进行查询，从而造成查档失败，最终无法满足用户查档的需求。分析档案网

站信息资源整合的现状，再结合我个人的经历，可以发现，档案网站信息资源在整合的过程中

存在很多问题。

（一）各档案馆的网站没有同其他档案馆进行信息资源共享的途径。案例中提到，那位用

户所查档案有部分属于卢湾区档案馆保存，为了确认档案是否存在，我们是通过电话的方式来

询问而非直接通过档案网站上的链接去查询的。各档案馆之间缺乏有效联系是我国档案网站信

息资源整合的现状。档案网站信息资源整合的目的是为了方便用户利用，但是在用户需要跨馆

查询时，馆际间的沟通不足显现了出来，反而不利于用户的利用。用户虽然可以重新登录卢湾

区的档案网站进行查询，但是这样无疑是增加了他的工作量，有点画蛇添足的感觉，如果各档

案馆的档案网站有合理的互相联系和互相查询功能，那样无疑将更方便用户，更能体现档案网

站信息资源整合的最基本目的。

（二）档案信息资源的信息公开与信息保密之间的冲突是制约档案网站信息资源整合的一

个问题。案例中提到，用户来查询他插队落户的档案时，通过档案网站的检索发现，很多都是

出于保密原则不能对外公布的，因此对用户有用的信息比较少，这就勾画了一个很奇怪的现象，档案馆提供的资源用户不怎么需要，而用户需要的资源档案馆提供不了。这样会使用户越来越

少使用档案网站，这违背了档案网站进行信息资源整合方便用户服务人民的初衷，只会使得档

案网站的信息资源整合举步维艰。

（三）档案馆为了迎合数字化时代的需要，着重加强了数字化方面的建设，而忽视了满足

用户查档利用这一根本核心。徐汇区档案馆花了那么多的人力物力进行档案数字化建设，他们

将大量的馆藏档案进行扫描，使之由纸质档案转变为数字化档案，同时他们还建设了一个非常

简洁快速方便的档案检索网站。比起以前靠纸质档案书目查询，无疑更方便，更快捷，更体现

数字化的优势。但是，当用户来查档时，只能通过这个检索网站进行单一资料方面的查询，而

无法进行多方面的高级检索，而很多来查档的用户所提供的信息也是模棱两可而不能直接查询

到的，因此往往使得用户查档失败。目前档案网站整合的利用服务，不能满足各种用户需求，

而往往用户群的缺失也导致了档案网站的服务不能得到有效的改进，直接加剧整合陷入不断往

复停滞不前的恶性循环之中。

三、理想中的整合信息资源的档案网站如何构建

为什么是理想中，是因为我国各档案网站虽然大多进行了信息资源的整合，但是或多或少

都存在着这样或那样的问题，没有一个能够堪称完美。笔者觉得，一个好的档案网站，在对自

身所拥有的信息资源进行整合的同时，还应该加强同其他档案馆的网站进行联系，互通有无，

相互补充，随时随地满足用户对于信息资源使用的要求。不仅如此，用户可以通过该档案网站，查询检索到满足自己生活或工作需求的所有有用的信息。但是这样的档案网站如何构建呢？笔

者认为，需要做到以下几点：

（一）制定统一标准，强化各档案馆网站之间的馆际联系。我国档案网站信息资源整合的

现状之一，就是各档案馆网站之间缺乏实际而有效的联系。为了改变这种现状，主管我国档案

事务的国家档案局可以制定相关的规范性文件或者标准，统一各档案馆的建设模式以及标准，

使各档案网站有真正的联系，杜绝各档案馆各自为政，只整理内部资源而缺乏同其他档案馆之