财务部档案管理清册全.pdf
财务档案管理
一财务档案管理一、财务档案的内容财务档案是指投资公司及其所属的各级公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、申请、说明、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料和电子文档。
（一）票据是指包括各种入库单、出库单、销售小票以及其他手写票据等，是企业进行核算的原始依据。
（二）合同、协议是指公司在日常经营活动中与其他单位或个人依法签订的、具有法律效力的各种文件，具体包括订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、劳务合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等。
合同、协议是公司与其他企业进行库存商品交易，劳务供应的法律依据，也是财务部门进行货款结算的原始依据。
1.业务合同是指业务部门在库存商品交易过程中与对方签订的订货合同、销售合同、各类工程合同和相关协议等。
2.行政合同是指公司行政部门签订的租赁合同、装修合同、劳务合同、广告合同、财产保险合同和其他合同等。
3.融资、投资合同是指与合作单位、金融单位签订的各种合同、协议，包括贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等4.各子（分）公司签定的各种合同、协议，必须指定专人妥善保管，不得随意乱丢乱放，防止泄密；过期的合同、协议，应分类装订、登记，集中交到到人事部管理。
每年6月30日，将过期的合同、协议交总部归档，统一管理，各地不得随意丢弃、撕毁。
二、档案的上缴（一）固定的财务档案，如报表、凭证、票据等要在年度营业结束后，上交子（分）公司财务部档案管理员处，具体时间为每年的6月30日以前，上交隔年的财务档案。
（二）非固定的财务档案，如合同、协议等要在合同、协议执行完毕后交公司财务部档案管理员处；（三）所有档案必须按规定装订、归类，交接过程必须清楚，填制交接清单（附表一）。
交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。
财务档案管理办法
页号从1开始，编号应清晰完整，不得重复或遗漏（可采用 自动打号机）。
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会计档案整理装订要求
其他会计核算材料的组卷按其内容结合保管期限分别
组卷。
银行存款余额调节表与银行对账单是两种用途不同的
会计核算材料，应分别组卷。
会计电算化纸质核算材料的立卷按系统流水号及相应
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合同档案类
归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊
或易褪变的文件应予复制。
盖章清晰、签字手续完备。 需永久，长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨
水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写。 管压铆固定。
归档文件应按件装订；可采用不锈钢订书钉、胶粘或塑料
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合同档案类移交时间
会计档案保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限一
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会计档案整理要求
财务报告组卷时按会计年度结合保管期限组卷。 会计报表组卷时要注意以下事项：月报、季报、年报
分开；本机构报表与下属机构报表分开；不同年度、 不同保管期限的报表分开。
会计报表整理需编页码、抄写卷内目录（月、季报卷
内目录可从简）、填写备考表、写案卷标题。
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文书类财务档案归档范围
1、财务预算、财务计划、财务制度和财务工作指示、报告、批复及法规 性文件等管理性的文件材料； 2、财务管理中心与业务监管机构、工商、税务、统计等外部单位相关资 料； 3、财务管理中心收发文，具体包括：自外部监管机构收到的文件；自公 司总经理室等收到的文件；以总公司财务部名义对分支机构下发的文 件；重要会议纪要；其他文件； 4、财务管理中心会议纪要及相关记录； 5、财务管理中心各类授权及审批事项存档资料； 6、各类内部审计、内部检查、外部审计、诉讼、咨询、验资及评估报告 或资料； 7、支票、发票、单证、财务印鉴、各类财务相关登记证书等管理台账资 料； 8、财务管理中心人员管理资料，包括招聘、考核、交接等资料。
财务档案管理制度
1 财务档案包括：原始凭证、记账凭证、手工账薄、财务报表、纳税申报表及税务相关资料、各种票据领购使用登记薄、财务人员移交清单及交接登记薄、财务软件计算机拷贝磁盘或光盘、各种经济合同、项目成本资料、资产评估报告、>及抵押登记合同、验资报告、审计报告、已作废的各种票据、已使用完的各种票据存根、各项内部审计报告等。
3 每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后，由会计人员协同会计主管人员整理、装订，并登记编号入库管理。
对于财务报表、纳税申报资料、手工账薄、各种登记薄、移交清单等在年终账务完后整理装订入库;对于计算机拷贝磁盘或光盘在拷贝后即刻纳入档案管理;对于其他财务资料应该入库保管的，但根据工作需要暂时保管在不同会计人员手中，但对于十分重要的资料也应先办理入库手续，然后由相关财务人员按照正常借阅手续借出，以明确责任，保证财务资料的安全。
4 建立“财务档案登记薄”，每项财务档案归档前，由主管人员确定档案的分类，按照不同的档案类别分别编号登记管理，由档案管理人员和会计主管人员在登记薄上签字(盖章)。
5 建立“财务档案调阅、借阅登记薄”，财务部门内部需要查阅档案的，需由档案管理人员陪同查阅;需要复印财务资料的，必须由财务负责人批准，由档案管理人员负责复印;财务部门以外的人员原则上不能直接查阅财务档案资料，如有特殊需要，确需查阅、复印财务资料的，必须经财务负责人批准，并且在“财务档案调阅、借阅登记薄”上登记6 财务资料只能保留在公司范围内，不能带出公司。
除了财务部门内部工作需要以外，不能借阅给其他人员。
如有司法机关工作人员因执法需要调阅或借阅公司财务资料的，按照国家法律规定，必须出具正式的“协助执行>”或“判决书”等法律文件以及工作证件，并由财务负责人批准后，按照以上手续办理借阅、调阅。
7 财务档案的保管按照《档案法》及《会计基础工作规范》的规定执行。
如果超过规定的保管时间需要销毁的，应上报财务中心并建立“财务档案销毁清册”，在保管人员、主办会计及财务负责人共同监督下销毁，“销毁清册”作为财务档案保管;其中未清债权债务虽超过期限也不得销毁。
会计档案管理办法
财务管理处档案管理办法第一章总则第一条为了加强财务管理处档案管理水平，统一档案管理制度，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和集团《档案管理办法》,结合财务管理处实际情况,制定本办法。
第二条各单位应加强对会计档案管理工作的领导，创造必要的保管条件和良好的保管环境，建立会计档案的立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度。
第三条档案应做到妥善保管，存放有序，查找方便.严格执行安全和保密制度,定期检查档案的保管情况，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
第二章档案的范围第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：(一）会计凭证类:记账凭证，原始凭证，凭证汇总表。
记账凭证：ＳAＰ系统中所有FI类财务会计凭证,包括财务模块以外其他模块集成产生的FI类财务会计凭证,但不包括CO类管理会计凭证。
原始凭证：包括集成和非集成业务处理需要归档的附件或单据，具体集成业务所需原始凭证参见附表一：《集成财务会计凭证归档所需附件清单》，有关财务会计资料单据及单据流管理规定参见《胜利油田ERP系统财务模块业务操作手册》,各单位要按照此规定制定本单位的集成财务会计凭证单据管理流程。
（二）会计账簿类：总账,明细账，日记账,固定资产卡片,辅助账簿，其他会计账簿。
明细账只包括金额账和往来明细账，不包括数量金额账、功能范围成本账、外币金额账；日记账包括现金日记账和银行存款日记账；辅助账簿包括各种管理台账；其他会计账簿包括承兑汇票登记簿等。
(三）财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
（四)其他类：银行存款余额调节表,银行对账单，银行询证函、往来账询证函,会计档案移交清册，会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他应当保存的会计核算专业资料。
第六条采用电子计算机进行会计核算的单位,电子计算机内的凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计档案进行管理，按月采用磁带、磁盘、光盘、等磁性介质进行两套备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥善保管, 由会计档案保管人员贴上写保护标签, 装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
财务档案管理制度
财务档案管理制度财务档案管理制度「篇一」会计档案包括：会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料。
会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证明，也是国家档案的组成部分，更是单位重要档案之一。
为加强会计档案管理工作，明确责任，使会计档案管理有章可循，特制定如下管理制度。
一、会计档案的立卷、归卷制度公司所属会计人员必须对本单位的各种会计凭证、帐簿、报表、计划、预算合同等会计资料定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，并指定专人保管，防止丢失、损坏。
二、会计档案的调阅制度调阅会计档案，要严格办理手续，本单位人员调阅会计档案，要经过会计主管人员同意。
外单位人员调阅要有正式介绍信，经会计主管人员和单位领导批准，并详细登记调阅档案名称、日期、调阅人姓名、工作单位、调阅理由和归还日期。
调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制应征得单位同意。
三、会计档案的销毁制度会计档案的保管期一般为20xx年，对保管期满的会计档案，按照<档案法>的规定由财会部门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。
对需要销毁的会计档案，要填写“会计档案销毁清册”，销毁时由单位领导指定档案部门和财会部门共同派员监销，并在销毁清册上签名盖章，“会计档案销毁清册”要长期保存。
四、会计档案的交接制度1、会计人员工作调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办理交接手续的，不得离职。
离职前，必须将本人经管的会计工作在规定期限内全部交接清楚，接替人员应认真接管移交工作，并继续办理移交未了事项。
移交后，如发现原经管的会计业务有违反财务制度和法律规定等问题，由原移交人负责。
2、合并、撤销单位的会计档案，应根据不同情况分别移交给并入单位，由上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收代管，并由交接双方在移交清册上签名或盖章。
财务档案管理制度「篇二」一、总则会计档案是经济活动的历史记录，是总结经验教训进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。
财务档案管理制度
财务会计档案管理制度根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查询、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。
本制度合用于总部财务及各分公司财务档案的管理、预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不合用本制度。
财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。
会计凭证类包括：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证4.1.1 会计凭证管理要求：凭证按照现收、现付、银收、银付、转账分类别进行整理装订，要求整齐、结子、厚薄适中一致；4.1.2 完整填写凭证封面，并进行排序、编号；4.1.3 每月结账完成后，凭证需要完整打印，依序存放于文件柜中，做好 登记，对于附件多容量大的附件如工资册、人员提成等可单独装订，但须 注明凭证号，同时在凭证中注明附件出处。
表 1：凭证登记表：4.1.4 注意事项：凭证保管需注意防潮防虫防火，定期进行巡检，排除不 安全因素；凭证发生损伤时，及时修复，损伤严重、丢失、毁损需及时上 报集团财务部。
凭证外借，须经财务负责人允许，借出的凭证，做好书面 登记，及时跟踪收回。
表 2：凭证借出登记表：**公司凭证外借登记表4.2.1 会计账簿类包括：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账第**册/共*册 起止凭证号会计期间 凭证类型 归还时间批准人借阅人 经手人 原因时间会计期间 现收 现付 银收 银付 转账 当期册数 存放位置202201 0001-00** 0001-00** 0001-00** 0001-00** 0001-00** 15202202簿，其他会计账簿。
4.2.2 会计账簿管理要求：年终，财务负责人应组织人员将账簿按最末级打印出来装订成册，可按资金类、资产类、往来类、成本费用类进行归装订。
财务档案管理制度[4]
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财务档案管理制度一、目的和依据1.1 目的本财务档案管理制度的目的是规范和管理公司的财务档案，确保财务档案的完整性、牢靠性和安全性，促进公司的财务管理工作的顺当进行。
1.2 依据本财务档案管理制度订立依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，并结合公司的实际情况订立。
二、适用范围本财务档案管理制度适用于公司全部财务档案的管理和归档工作，包括财务账簿、凭证、报表、合同、票据等相关文件。
三、档案管理原则3.1 完整性原则财务档案的管理应保证档案的完整性，即全部相关文件和记录应全部收集和保存，不得有任何遗漏。
3.2 牢靠性原则财务档案的管理应保证档案的牢靠性，即全部档案应真实、精准地反映公司的财务事项，不得进行任何篡改或伪造。
3.3 安全性原则财务档案的管理应保证档案的安全性，即全部档案应妥当保存，防止遭到损坏、丢失或泄露。
3.4 便捷性原则财务档案的管理应保证档案的便捷性，即应合理组织和分类档案，便利查阅和利用。
4.1 归档前的准备工作4.1.1 档案归档申请财务部门收到归档申请后，依照规定的格式填写归档申请表，包括档案名称、编号、归档日期等信息，并附上归档文件的清单。
4.1.2 档案整理归档前应对文件进行整理，删除无用文件，确保归档文件的完整性和精准性。
归档文件应依照肯定的分类标准进行归类，便于后续的存档和查阅工作。
4.2 归档操作4.2.1 归档标签对每个归档文件加贴归档标签，标签上应注明文件的名称、归档日期、归档人员等信息。
4.2.2 归档编号为每个归档文件调配唯一的档案编号，并记录到档案登记簿中。
4.2.3 文件归档依照档案编号的次序将文件装订或存放在文件柜中，并在档案登记簿中对应档案编号的位置上记录文件的存放位置。
4.3 档案的保管和使用4.3.1 档案保管归档文件应妥当保管，放置在专门的文件柜或档案室中，并定期进行防火、防潮、防虫等检查和维护工作。
4.3.2 档案的查阅和利用员工需要查阅档案时，应依照公司的查阅申请程序填写申请表，并经过相关部门的审批后方可查阅。
国家税务总局关于印发《国家税务局系统会计档案管理暂行办法》的通知
国家税务总局关于印发《国家税务局系统会计档案管理暂行办法》的通知文章属性•【制定机关】国家税务总局•【公布日期】2011.08.10•【文号】国税发[2011]83号•【施行日期】2012.01.01•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】会计,税务综合规定正文国家税务总局关于印发《国家税务局系统会计档案管理暂行办法》的通知（国税发〔2011〕83号）各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局，扬州税务进修学院，税务总局办公厅、机关服务中心：现将《国家税务局系统会计档案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。
执行中有何问题，请及时反馈到税务总局（财务管理司）。
附件：1.会计凭证的收集、整理和装订（略）2.会计账簿的收集、整理和装订（略）3.财务报告的收集、整理和装订（略）4.电子会计资料的收集、整理和备份（略）5.会计档案目录（略）6.会计档案移交清册（略）7.会计档案查阅（复制）审批表及清册（略）8.会计档案保管期限表（略）9.会计档案销毁审批表及清册（略）二○一一年八月十日国家税务局系统会计档案管理暂行办法第一章总则第一条为了加强国家税务局系统会计档案管理，规范会计档案的归档、保管、销毁等相关工作，保证会计档案的安全完整，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关规定，结合国税系统的实际，制定本办法。
第二条本办法适用于国税系统各级行政、事业单位。
第三条会计档案是指各单位在财务管理和会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、电子会计资料和其他会计资料，是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据。
第四条各级国税机关要切实加强会计档案管理工作。
档案管理部门和财务部门应当按照集中统一管理的原则，设置必要的库房及相关设施，指定专人进行日常管理。
做到会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第五条会计档案管理既是财务管理的基础工作，也是单位档案管理的组成部分。
财务部档案管理清册(全)
账册封面!A1
保管期限 附件 30年 30年 30年 30年 30年 30年 固定资产 报废清理 后保管5 年 30年 30年 30年
10年 10年 10年 10年 10年 10年 11年
备注 年度为永久保管
纳税申报资料
财务部档案管理清册
类别
辅助类别
各类合同协议
四类（编码04）： 文字资料及其他类
其他类
账册封面
责任人
保管期限 附件 10年
备注
10年 10年
30年 永久 Leabharlann 久会计档案借阅申请表!A1 会计档案移交清册!A1 会计档案保管清册!A1 会计档案销毁清册!A1
收据使用登记簿!A1
金税盘系统导出
库存现金盘点表!A1 往来业务对帐函!A1
未认证增值税专用发票登 记表 '!A1
融资台账!A1
是否需要 电子版 电子版 电子版
类别
辅助类别
一类（编码
CW01）：会计凭证 会计凭证类
类
二类(编码CW02)： 会计账簿类
会计账簿类
财务部档案管理清册
序列 明细 1 原始凭证
责任人
2 记账凭证
3 总账 4 明细账 5 银行存款日记账 6 现金日记账
7 固定资产卡片
财务报表类
三类(编码CW03)： 报表报告类
财务报告类
纳税申报资料
8 客户明细账 9 供应商明细账 10 其他会计账簿 11 会计报表 12 附表 13 附注及文字说明 14 所得税汇算清缴报告 15 审计报告（税务） 16 审计报告（银行） 17 审计报告（内部经营业绩） 18 面积测绘报告 19 土地清算报告 20 土地评估报告 21 房产评估报告 22 预算执行报告 23 财务报告（分析说明等） 24 营业收入增值税 25 土地增值税 26 个人所得税 27 企业所得税 28 印花税 29 缴纳凭证（税票复印件） 30 其他税种申报表
会计档案保管清册(模版)
（单位名称）
会计档案保管清册起止卷号：起止年度：
保管人：
1
财务负责人签字：档案保管人签字：
2
说明：
1、案卷号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。
2、类别：主要指会计档案的种类。
如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。
3、起止日期：指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。
如：1996.1.1－1996.12.31。
4、凭证编号：填写记账凭证的编号。
5、卷内张数：主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。
6、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。
会计档案的保管期限一般有：永久、长期、25年、15年、10年、5年等。
7、已保管期限：指会计档案形成至移交时，已保管的期限。
8、备注：指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。
如：卷内某页文件不清楚、残破、缺页漏张等，以示查阅或鉴定时特别注意。
3。
财务档案管理制度
财务档案管理制度————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：财务档案管理制度一、目的：为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全财务档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于集团公司、子公司及实际控制企业。
三、档案管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
四、财务档案定义财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经营效果的综合反映，也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。
五、财务档案的分类财务档案分为内部留存财务资料档案、对外报送财务资料档案与外部专业机构提供的专业报告档案。
（一）内部留存财务资料内部留存财务资料分为会计核算档案、财务管理档案、客户资料档案以及其他财务档案四类。
1、会计核算档案范围会计核算档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料。
①会计凭证会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。
它包括记账凭证、记账凭证汇总表、银行对账单、银行存款余额调节表、资金盘点表等。
②会计账簿会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。
它包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。
③会计报表财务报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件。
按时间可以分为月度会计报表、季度会计报表、中期会计报表以及年度会计报表，包括四表一注（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及财务报表附注）以及其他内部报表等。
④其他会计核算资料包括企业所得税汇算清缴底稿、审计调整数据底稿、对外开具的各类发票、收据存根、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务情况说明等。
档案销毁清册
档案销毁清册1. 引言档案销毁是一项重要的管理工作，对于保护组织内部信息的安全至关重要。
本文档旨在记录档案销毁清册，以确保销毁过程的透明性和可追溯性。
2. 销毁标准按照组织的规定和相关法律法规的要求，档案销毁的标准如下： - 销毁的档案必须是已经过审核和批准的。
- 销毁的档案必须是已经达到保留期限的非长期保存档案。
- 销毁的档案必须经过适当的程序和措施进行销毁，确保无法恢复。
3. 档案销毁清册示例档案名称档案编号所属部门销毁日期销毁方式备注人事档案HR001人力资2022-01-01粉碎机无源部销毁财务档案FN001财务部2022-02-15焚烧销毁无项目合同档案PR001项目管理部2022-03-31外包销毁涉及商业机密客户档案CS001销售部2022-04-30粉碎机销毁无知识产权档案IP001知识产权部2022-05-31焚烧销毁无4. 销毁程序和措施档案销毁应按照以下程序和措施进行： 1. 确定销毁时机：根据档案的保留期限和销毁政策，确定销毁的时间和频率。
2. 审核和批准：由相关部门审核和批准待销毁的档案，确保销毁符合规定。
3. 销毁方式选择：根据档案的性质和保密级别，选择合适的销毁方式，如粉碎机销毁、焚烧销毁等。
4. 销毁过程监督：销毁过程应由专人负责，并在销毁前制定详细的销毁计划，确保销毁过程安全可控。
5. 销毁记录备份：对于销毁的档案，应保留销毁记录备份，包括销毁时间、销毁方式等信息，作为销毁过程的证据和追溯依据。
5. 监督与评估为了确保档案销毁的有效性和合规性，需要进行监督与评估： - 监督：建立档案销毁监督机制，定期检查档案销毁过程的执行情况，发现问题及时纠正。
- 评估：定期对档案销毁工作进行评估，包括销毁清册的完整性和准确性，以及销毁程序和措施的合理性和有效性。
6. 结论档案销毁清册是档案销毁工作的重要组成部分，通过清单的记录和管理，能够确保销毁过程的规范性和可追溯性。
财务档案管理规定
财务档案管理规定1、目的为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况，制定本规定。
2、范围本规定适用于公司档案主管部门和财务部门公司档案主管部门和财务部门，共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。
公司会计档案的管理工作包括：整理、分类、装订、归档、保管、查阅、销毁等内容。
公司会计档案的整理、分类、装订管理由本单位财务部门的档案管理人员负责。
3、定义会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映本局经济业务的重要史料和证据.3.1 会计凭证：是指原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
3.2 会计账簿：包括总账、明细账、日记账以及各种备查账簿等。
3.3 财务报告：包括月度、季度、年度的财务报告。
3.4 其他会计资料：包括经济合同、财务数据统计资料、财产清查汇总资料及会计档案移交、保管、销毁清册。
4、权责会计档案管理工作由财务负责人负责，会计档案管理人员负责日常具体管理。
4.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保管妥善、存放有序、查阅方便。
4.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为公司经营管理工作服务。
4.3负责对财务部形成的财务档案的归档工作进行业务指导。
4.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批准销毁的会计档案。
5、流程及主要内容5.1流程图5.2主要内容5.2.1 会计档案的整理、分类5.2.1.1 整理工作要根据不同类别档案的特点定期并及时进行。
5.2.1.2 分类工作要依第三条中的标准进行归纳立卷，并顺序编号。
5.2.1.3 整理、分类工作要保证会计档案不遗漏、错乱。
5.2.2 会计档案的装订5.2.2.1 会计凭证的装订，一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管、归档;会计凭证装订前的应做好以下准备工作5.2.2.1.1 分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；5.2.2.1.2 按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；5.2.2.1.3 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅并保持数字完整；5.2.2.1.4 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
会计档案保管清册样表
会计档案保管清册样表一、档案基本信息1. 档案名称：XX公司会计档案2. 档案编号：AC00013. 档案类别：会计凭证、账簿、报表等4. 保管期限：永久5. 保管单位：XX公司财务部6. 保管地点：XX市XX区XX路XX号XX公司财务部档案室7. 保管责任人：张三二、档案内容清单1. 会计凭证1.1. 原始凭证1.2. 记账凭证2. 会计账簿2.1. 总账2.2. 明细账2.3. 日记账3. 会计报表3.1. 资产负债表3.2. 利润表3.3. 现金流量表4. 其他会计资料4.1. 税务申报资料4.2. 审计报告4.3. 内部控制评价报告三、档案保管措施1. 档案室应保持干燥、通风、防火、防盗，确保档案安全。
2. 档案应分类存放，便于查找。
3. 定期对档案进行检查，防止档案损坏或丢失。
4. 档案室应设置门禁系统，限制非相关人员进入。
5. 档案室应配备必要的消防设施和安全监控设备。
四、档案借阅规定1. 借阅档案需填写借阅申请表，经保管责任人审批后方可借出。
2. 借阅档案应妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。
3. 借阅期限一般不超过7天，如需延期，应提前办理延期手续。
4. 归还档案时，应检查档案是否完好无损，如有损坏，应按规定赔偿。
五、档案销毁程序1. 达到保管期限的档案，由保管责任人提出销毁申请。
2. 销毁申请需经公司财务部负责人审批，并报公司领导批准。
3. 销毁档案前，应进行登记，并由至少两名工作人员在场监督。
4. 销毁档案应采用安全、环保的方式进行，防止信息泄露。
六、档案电子化管理1. 重要会计档案应进行电子化处理，建立电子档案数据库。
2. 电子档案应定期备份，防止数据丢失。
3. 电子档案的访问权限应严格控制，防止未授权访问。
4. 电子档案的保管期限应与纸质档案一致。
七、档案保密规定1. 会计档案涉及公司财务信息，属于公司机密，应严格保密。
2. 未经公司领导批准，任何人不得泄露会计档案内容。
3. 对违反保密规定的人员，公司将依法追究其法律责任。
档案管理清册.doc
类别序号类别名称卷册编号档案名称页数/份数备注一基础管理1.1 文件资料管理1.1.1 质量体系文件1.1.1.1 质量手册/工作手册电子文档1.1.1.2 内审资料/外审资料客服中心1.1.1.3 管理评审资料（质检报告）客服中心1.1.1.4 质量记录清样（Q/CX-COOX-200X）电子文档1.1.1.5 管理办法流程客服中心1.1.2 公司/相关单位/项目文件客服中心1.1.2.1 公司发文1.1.2.2 项目部上报公司文件1.1.2.3 外来文件（上级部门、开发建设单位、相关单位）1.1.3 证照/法律法规/收费标准客服中心1.1.3.1 证照管理1.1.3.2 法律法规及相关资料1.1.3.3 收费标准1.1.4 项目资料/创优资料客服中心1.1.5 合同协议大黑夹子1.1.5.1 物业管理合同（1）前期物业服务协议（2）业主临时公约1.1.5.2 专项服务合同客服中心1.2 基础技术资料管理客服中心1.2.1 总平面图、平面图1.2.2 竣工资料、竣工图1.2.2.1 竣工资料1.2.2.2 竣工图（1）建筑竣工图（2）结构竣工图（3）水施竣工图（4）电施竣工图（5）设施竣工图1.2.3 工程决算、竣工验收1.2.3.1 供电系统4卷1.2.3.2 弱点系统1卷1.2.3.3 电梯系统1卷1.2.3.4 给排水系统1卷1.2.3.5 消防系统1卷1.2.4 房屋权属清册（清册及房屋权属变更清单）房号对照一览表客服中心一权属清册变更表1.2.5 公共设施设备清单电子文档设施设备清单设施设备变更记录1.3 业主档案1.3.1 客户通讯录客服中心1.3.2 业主档案分户资料客服中心1.3.2.1 一期一单元（01—01）一期二单元（01—02）1.4 人力资源管理客服中心（1）项目人员花名册（2）个人培训计划（3）离职人员照片1.5 标识资料管理客服中心二服务管理2.1 财务管理客服中心2.1.1 主营业务收费情况（1）费用减免报告（2）年度财务现金预算编制底稿2.1.2 财务联派工单统计情况（1）特约服务派工单（维修费）（2）特约服务派工单（临时抄水电表单子）（3）特约服务派工单（家政）2.1.3 委托收费统计情况（1）电费发票复印件（2）自来水公司水费备款通知书（复印件）（3）水电抄表记录2.1.4 财务报表（见电子文档）（1）月财务工作目标报表（2）水电气应收应付统计表（3）住户入住变动情况表（4）网络用户月情况统计表（5）中介服务提成表（6）财产物资申购表二服务管理2.1.5 物资物品的管理客服中心（1）物资物品申购（2）库存材料盘点表（3）办公设施资料（清单/说明书清单）（4）入库单存根（5）出库单存根（6）钥匙管理2.2 内部管理记录客服中心2.2.1 项目内部发文（1）内部发文（2）发文签收表2.2.2 计划总结（质量目标管理报告、个人工作计划）2.2.3 会议纪要及内部沟通2.2.3.1 会议纪要2.2.3.2 内部沟通2.2.4 培训（培训记录、教案）2.2.4.1 培训记录2.2.4.2 相关资料收集（简报/公司案例收集等）2.2.5 考核、考勤（1）维修工月绩考核表（2）保安队员月绩考核表（3）物管处考勤签到表（4）物管处考勤表及考勤统计表（5）保洁考勤表及考核表2.3 服务管理客服中心2.3.1 敬告住户（包括月度物业服务报告）2.3.2 服务记录2.3.3 特约服务派工单（维修、家政）2.3.4 邮件管理（邮件收发登记表）2.3.5 网络管理2.3.6 保洁特约服务管理2.3.7 会议室管理2.3.8 花木租赁管理2.3.9 饮用水管理2.3.10 其他服务项目（摆展、代办电话、煤气开通）2.3.11 外来人员办证记录2.3.12 拾遗物品记录二服务管理2.4 服务的监视、测量客服中心2.4.1 日巡视记录2.4.2 客户意见回访单2.4.3 客户意见征询统计（1）上半年住户意见征询（a）上半年住户意见征询表（b）上半年住户意见征询表统计汇总（c）上半年住户意见分析报告（2）下半年住户意见征询（a）下半年住户意见征询表（b）下半年住户意见征询表统计汇总（c）下半年住户意见分析报告2.4.4 客户投诉受理记录本2.5 装修管理（1）装修进程客服中心（2）装修日巡视记录本（装修进程）工程部（3）秩序维护队装修巡视记录保安队（4）装修协议及装修验收单（见业主分户档案）见业主分户档案（5）违章通知书（见业主档案）见业主档案2.6 空房管理客服中心空房巡视记录2.7 公共设施设备管理2.7.1 共用设施设备年度维护保养计划、监视测量装置检定计划客服中心2.7.2 日常管理（1）重点设施巡查记录（2）设施设备事故报告单（3）装修现场巡查表（4）库房管理记录2.7.3 强电系统（1）发电机运行记录（2）配电室运行记录（3）配电室值班交接记录（4）停送电操作票（5）配电柜检修工作票（6）强电系统巡检报告二服务管理2.7.4 弱电系统客服中心（1）弱电系统检查报告（20网络地址分配2.7.5 电梯系统（1）电梯定期检验报告客服中心（2）安全检验合格证（准用证）（3）电梯维保记录工程部（4）电梯系统巡检报告2.7.6 给排水系统（二次供水）（1）二次供水相关资料客服中心（2）给排水系统巡检报告（3）化粪池清掏记录工程部（4）总水表读数记录2.7.7 消防系统（1）消防器材清册（见设施设备台账）监控中心（2）消防设施设备保养检查记录工程部（3）消防系统巡检记录2.7.8 避雷装置系统工程部避雷装置系统巡检记录2.8 突发公共事件管理客服中心地震专项2.9 秩序维护管理保安队2.9.1 值班交接记录（各岗位）2.9.2 巡视签到记录（1）装修巡视记录（2）日巡视记录表2.9.3 来访登记表2.9.4 物品出门条2.9.5 内部管理记录（物资物品领用/发文记录/夜间报岗/服务记录）2.10 消防管理监控中心（1）建筑消防设施系统图（2）火灾报警、处理记录（3）消防封条使用记录（4）消防培训记录：消防应急预案、消防演练（5）消防设备检测报告（6）公共部位消防设施、设备检查记录（7）消防管理二服务管理2.11 环境卫生管理保洁部2.11.1 巡岗记录2.11.2 消杀记录2.11.3 生活垃圾清运记录2.11.4 室内保洁服务记录2.11.5 保洁物资物品管理（1）物资物品领用记录（2）物资物品盘点记录（3）物资物品消耗统计（4）机具出入登记表2.11.6 绿化管理（1）绿化养护合同（存项目财务）（2）外委通启2.12 社区文化客服中心三维修资金管理客服中心四业主大会、业主委员会客服中心。
财务档案管理规定
财务档案管理规定文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]财务档案管理操作规范总体要求：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的保密制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。
为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。
一、财务档案的内容及分类1、凭证类。
主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类。
主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。
3、报告类。
主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料；5、税务资料；6、各类合同；7、财务人事档案；8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。
二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。
2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。
三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。
2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。
3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。
4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。
应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目。
往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。
6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。
财务档案管理操作规范方案
财务档案管理操作规范总体要求：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的**制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵循《中华人民**国会计法》、《中华人民**国档案法》以及地产《财务档案管理办法》.为实现财务档案保管整理工作的规范化,便于档案的管理和利用,依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定,制定本操作规范.一、财务档案的内容及分类1、凭证类.主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类.主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿.3、报告类.主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料；5、税务资料；6、各类合同；7、财务人事档案；8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料.二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范,详见财务操作指引.2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》.三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿.2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替.3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订.4、账簿打印一律用A4纸打印,按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账,且必须打印到最明细级.应当按实际使用的账页顺序编定连续页号,不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目.往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页.6、账簿原则上按"资产、负债、所有者权益、收入、成本费用"分类装订,考虑的装订成本和装订厚度问题,可适当合并装订,每册内封后附账簿科目目录.7、分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上"公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度".8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成,装订应符合美观、牢固、易于保管的原则.每本厚度适中,以不超过3CM为宜.四、档案归档管理 1、财务档案归档总体要求1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性,必须真实准1.2归档分类及顺序,参照总部的《财务档案归档目录》,详见附件. 1.3归档时,各种会计档案都必须按规定装订成册,按统一规格,内容详细填写封面和端面,并将单位、年月、名称、卷号等全部写明,不得随意省略,填写时要用钢笔或签字笔,不得用圆珠笔,铅笔或红笔.1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封,详见附件,要求统一标准,严格执行.要求按照标准顺序进行摆放.1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查,审查各档案要输是否填写完整,相关签字是否齐全,审查合格后与送达方当面共同签收.1.6财务人员在接收到各类会计档案后,必须在当天进行登记归档.2、各类档案的归档要求举例2.1每类档案要求资料齐全、完整,以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准,以《纳税申报资料档案》为例,所需档案资料说明如下：1>封皮；2>目录<若资料较多>； 3>纳税申报表；4>各税种税款计算清单<若有>；5>税票、完税证<若有>、拨款回单<若有>复印件； 6>付款审批单、纳税ＯＡ审批<若有>复印件. 2.2装订要求2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订.2.2.2按月或按次整理时,每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮,封皮打印上公司LOGO.2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上"公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度".2.2.4此类档案日常进行整理,归入档案盒,会计年度结束后统一进行装订. 2.2.5图片3、各类档案的存档方式根据财务档案的零散程度以及查阅频度,可采用不同的存档方式： 3.1订本式.零散度高、查阅频度低的文档,通常采用订本式存档,防止散失.适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等.3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档,通常采用活页式存档,装入、取出方便.适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等.3.3盒装式.零散度低、查询频度低的文档,通常采用盒装式存档.适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等.3.4袋装式.零散度低、查询频度高的文档,通常采用袋装式存档,便于翻阅、查找、抽取.适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案.存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档.4、经济合同档案管理 4.1 经济业务合同存档分类业务分类编号合同类型备注收入01 物业管理合同 02多种经营合同03 广告位合同 04 租赁合同支出05 物管部合同 06 工程部合同 07企划部合同 08 行政部合同 09 保险合同 10资本性支出合同其他 11其他合同4.2 合同接收前的审查1>使用集团规定的文本,是否未经审批改动集团规范文本,不能使用集团规定文本的,是否经过相关审批；2>审查公司法律顾问出具的书面意见.3>经办人按合同审批意见完善合同文本,确保拟签文本同审批文本内容一致；4>合同文本<含附件>超过两页<含两页>的,必须"骑缝"盖章,确保每页均有印痕；5>合同签章页必须含有正文内容,不得单独成页； 6>当事人主体名称与印章是否一致；7>如有授权代理人,则需查验是否有授权文件； 8>合同内容是否完整； 9>附件是否完整；10>签署时间是否填写等.4.3 合同归档4.3.1 财务部必须以合同原件归档；4.3.2 按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案,合同文本超过一个档案盒时,在档案的侧封上标注"一、二、三"进行分类；4.3.3合同补充条款或补充文件,必须同主合同一起保管；4.3.4直接委托审批资料附在合同后面,招投标合同仅把合同审批OA附后,其他招标资料单独存放.4.4采购合同的档案要求4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1>合同审批OA；2>符合制度的直接委托审批表<原件>；3>《询价函》<三方比价为所有供方反馈的《询价函》><原件>； 4>《三方比价会签表》<2万元以上直接委托业务><原件>； 5>价格及合同谈判会议纪要<原件>；6>拟委托单位的营业执照、资质证书<如有>等文件<复印件加盖单位公章>；7>外聘律师审核意见.4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1>不符合制度的直接委托审批表<原件>； 2>市场调研报告<原件>；3>拟委托单位原始报价单<盖章><原件>； 4>价格及合同谈判会议纪要<原件>；5>拟委托单位的营业执照、资质证书<如有>等文件<复印件加盖单位公章>；6>外聘律师审核意见.4.4.3招投标合同的后附要件： 1>后附合同签订审批OA； 2>合同谈判记要<原件>； 3>合同审批表 <原件>； 4>中标单位调整报价<若有>； 5>律师审核意见书<原件>.4.4.4续签合同后附要件： 1>合同续签审批OA； 2>履约评估表<原件>； 3>价格及合同谈判会议纪要.4.5招投标采购档案管理招投标资料分类单独存档： 4.5.1年度招标采购计划 1>审批OA；2>年度招标<采购>计划审批表<各公司> <原件>； 3>年度招标<采购>计划调整表.4.5.2入围单位及招标文件审批资料4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1>入围单位及招标文件审批OA；2>招标小组成员审批表<原件>； 3>单项招标计划倒排表；4>入围单位评定资料, 包括：投标单位推荐表, 拟入围单位基本信息评审标准, 投标单位基本信息调查表<加盖投标单位公章>, 拟入围单位评审表, 现场考察计划, 现场考察评分表, 拟入围单位现场考察评定表, 投标承诺函, 入围单位评定会签表；5>入围单位营业执照及资质证明< 加盖对方印鉴的复印件>包括但不限于：有效的营业执照<复印件加盖单位公章>, 税务登记证<复印件加盖单位公章>, 组织机构代码<复印件加盖单位公章>, 有效的企业资质等级证书<复印件加盖单位公章>, 企业近三年的财务报表<如有><复印件加盖单位印章>, 企业安全生产许可证<如有><复印件加盖单位公章>, 质量、环境及职业健康安全认证证书<如有><复印件加盖单位公章>, 近三年内所承揽的类似项目业绩清单,并附主要项目合同复印件；6>招标文件会签表<原件>； 7>招标文件.4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1>入围单位及招标文件审批OA； 2>招标小组成员审批表<原件>； 3>邀请投标的合格品牌库名录； 4>邀请单位投标承诺函< 原件>； 5>招标文件会签表< 原件>； 6>招标文件.4.5.3定标审批资料要求： 1>定标审批OA； 2>定标审批表<原件>；3>评标报告<原件>包括：<包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件>；4>各单位投标文件<包括技术标和商务标>< 原件>； 5>对招标过程的特别说明<会议签到表、会议纪要等>.五、电子档案的管理1、财务部须购置专用移动硬盘,用于电子财务档案的备份管理.2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档.3、电子档案目录的建立参照附件：《财务档案归档目录》4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》,该表与电子文件同时保存.重要书面文档需要进行扫描存档.5、电子文档归档前,档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验,验收合格后存入相关档案目录.6、归档载体的保管.归档载体应由兼职档案管理人负责保管,防止丢失；存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%.7、电子文档的利用.归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件.六、档案室的管理 1、档案室要求1.1财务部争取设立部门独立的档案室.1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗.窗户不易过大,保持通风. 1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施. 1.4不得使用木质档案橱柜.1.5环境温度选定范围：14-20℃；相对湿度选定范围：50%-60%.2、档案管理员的岗位职责2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员,出纳不得兼任档案管理员.2.2按照本指引要求建立财务档案.2.3要求兼职档案管理员,了解一定的档案专业知识.负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导.2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案,积极提供利用,为各项工作服务.2.5按规定向公司档案室移交应相关档案. 2.6办理领导交办的其他档案业务工作.3、档案室安全规范3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人.3.2档案库房要保持干燥清洁,做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变,应配备降温、去湿、温湿度测试等设备.及时清理杂物,保持室内整洁卫生.3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品,严谨任何火种带入室内,严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具,不准使用蜡烛照明.室内消防器材、报警设备常年完好,性能良好有效.3.4除财务装订机和室内空调外,严谨在档案时内使用其他任何电气设备,装订机使用完毕必须拔除电源.3.5档案室是**部位,非工作人员未经批准,不得随便进入室内.档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁,钥匙应制定专人负责保管,工作人员随手关窗锁门.非档案管理人员不得擅自进入档案室.3.6各类资料进入档案室,必须严格登记制度、偿还制度,**资料、人事档案严防丢失,严防泄密事件的发生.3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查,并做好检查记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施.3.8下班前或工作结束时,做全面安全检查,切断电源、关好门窗、消除一切隐患.假期、节日要特别加强看护、确保安全.七、档案的**制度1、档案管理人员必须树立高度的**观念,遵守公司各项**制度.2、凡未经公布的统计数字,未作结论的事项,应作内部管理,不得擅自扩散.3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守**规定,不得泄露公司秘密.4、不得泄露所管理档案内容,不将档案借给无关人员,不准无关人员进入档案室.5、定期检查不安全因素,发现问题及时补救,保证**档案的绝对安全.6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据,应作秘密保管并严格控制查阅范围,需要查阅者,须经公司相关领导批准.7、严格档案借阅审批手续,因工作需要,须复印、摘抄相关**档案时,必须经相关领导批准.八、档案的借阅1、公司内部借阅会计档案,需填写《档案借阅审批表》,经部门负责人签批后报财务负责人审批,审批通过后方可进行借阅；2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明,填写《档案借阅审批表》,经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后,方可借阅；3、借阅人员不得将会计档案携带外出,特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还；档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续；4、应设立《财务档案借阅登记簿》,登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容,借阅人应在登记簿签字.5、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等,严禁涂改和拆、撕档案.九、档案的移交及销毁 1、财务档案的移交1.1会计档案归档应填写《档案移交清册》,一式两份,双方各留一份,以便备查.1.2超过两年的会计档案,财务部每年统一移交到行政部公司档案室,移交时须填写好《档案移交清册》,双方应就移交档案进行核对,并在移交目录上签字确认.1.3部门员工调<离>职时,应交档案手续整理好后填写《财务工作交接单<含交接清册>》进行移交.2、财务档案的销毁2.1财务档案一般保管期限为15年,期满后可根据具体情况办理销毁手续. 2.2档案销毁首先须经过鉴定,确认已无查证和保存价值之后,列出清单,登记造册,由存档部门提出申请和分管领导审批同意后,同意销毁.2.3对批准可销毁的档案,要填写好《档案销毁清册》再销毁. 2.4 销毁工作应由鉴定小组监销,并在《档案销毁清册》签字.2.5档案销毁后,要及时在相应的查询工具中予以注销,并保存好销毁记录.附表2-4 财务档案归档目录编号档案名称存档内容存档方式<一>工商税务资料1、工商年检资料；2、验资报告<原件>；3、税务登记证；4、税务登记及变更文件；5、发票领购薄；6、税收优惠批复文件；7、审计报告盒装 <二>税务申报资料1、地税税务申报资料；2、国税税务申报资料；月度盒装年末装订成册 <三>银行相关资料1、开户许可证；2、申请开立、变更账户资料；3、银行印鉴卡、贷款卡；4、现金/转账支票领用登记薄；5、支票领购登记薄<指对银行>；6、银行余额调节表、对帐单7、现金盘点表盒装/保险柜<四>制度法规文件1、集团财务部下发相关制度及通知2、万达商管财务部下发相关制度及通知3、上报集团相关申请的批复文件月度盒装年末装订成册 <五>预算考核文件1、月度预算执行分析资料2、资金类报表3、租金类报表4、筹备期专项资金使用情况资料5、上级考核报告及整改报告月度盒装年末装订成册<六>财务人员档案1、财务人员入职、转正、晋级、调薪等审批手续； 2、财务人员考核资料 3、财务人员交接资料月度盒装年末装订成册 <七>核算附件档案1、每月工资报表；2、月度工资发放表；3、人员调薪相关文件4、业务招待费申请单月度盒装年末装订成册 <八>日常经营合同1、各业主物业管理合同2、广告合同；3、停车场管理合同；4、工程合同<包括已交易公司资本性支出类合同>； 5、保洁外包合同 6、多种经营合同按合同类别/具体情况归档7、保险合同 8、租赁合同 9、其他类<九> 台账档案1、停车场收费台帐；2、物业管理费台帐；3、多种经营收费台帐.4、纳税统计台帐5、租金台帐6、固定资产台帐7、专项资金使用台帐<开办费、招商费、庆典费、宣传推广费等> 8、其他类月度盒装年末装订成册<十>公司会计报告1、月度会计报表；2、季度会计报表、附注及审计明细表；3、年度会计决算报表4、清产核资报告5、审计报告月度盒装年末装订成册<十一>公司会计账薄1、现金、银行日记账；2、科目余额表；3、总分类账、明细分类账；4、其他与会计凭证、会计账薄相关的档案资料月度盒装年末装订成册<十二>培训资料文件 1、万达商管培训资料； 2、各地方公司培训资料；月度盒装年末装订成册 <十三> 其他类资料1、其他财务应存档的资料月度盒装年末装订成册<十四>内部管理文档 1、管理建议书<内部稽核报告> 2、停车场稽查报告3、资金安全专项稽查报告4、资产盘点报告及盘点表5、多种经营巡场报告及巡场表6、收据发票稽核报告7、库存材料盘点表月度盒装年末装订成册附表2-5 财务档案保管期限序号档案名称保管期限备注一会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年二会计账簿类1 总账 15年2 明细账 15年3 日记账 15年现金和银行存款日记账保管25年4 固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5 辅助账簿 15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告 1 月、季度财务报告 3年包括文字分析2 年度财务报告永久包括文字分析四其他类 1 会计移交清册 15年 2 会计档案保管清册永久 3 会计档案销毁清册永久 4 银行余额调节表 5年 5 银行对账单 5年6 计算机备份软盘及磁带 25年 7计算机运行日志5年。
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1原始凭证30年2记账凭证30年3总账30年4明细账
30年5银行存款日记账30年6
现金日记账30年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管５年8客户明细账9供应商明细账30年10其他会计账簿30年11
会计报表30年
年度为永久保管
12附表
13附注及文字说明14所得税汇算清缴报告15
审计报告（税务）16审计报告（银行）17审计报告（内部经营业绩）18面积测绘报告19土地清算报告20土地评估报告21房产评估报告22预算执行报告
23财务报告（分析说明等）24营业收入增值税10年25土地增值税10年26
个人所得税10年27企业所得税10年28印花税
10年29缴纳凭证（税票复印件）10年30
其他税种申报表
11年
财务报表类
财务报告类
纳税申报资料
一类（编码CW01）：会计凭证类
二类(编码CW02)：会计账簿类
三类(编码CW03)：报表报告类
会计凭证类
会计账簿类
31财务报表10年
32购房意向书33按揭合同34
销售合同35采购合同36融资合同37工程施工合同38其他合同39银行余额调节表10年40银行对账单10年
41
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45财务人员交接清单46财务内部培训记录
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是否需要56未认证专用发票统计表（电子版）未认证增值税专用发票登记表 '!A1电子版57合同台账（电子版）电子版58融资台账融资台账!A1
电子版
59价格优惠文件60销售台账61租金台账
62
备案资料（税务备案资料）
账册封面
账册封面!A1各类合同协议
其他类
四类（编码04）：文字资料及其他类。