最新整理、会计电算化教案之公式编辑与报表格式的其他功能(财经类)会计

【课题】公式编辑与报表格式的其他功能【教材版本】赵合喜，王吾.中等职业教育国家规划教材——会计电算化，第二版.北京：高等教育出版社，2005赵合喜.中等职业教育国家规划教材配套教学用书——会计电算化上机指导.北京：高等教育出版社，2003孙万军.中等职业教育国家规划教材配套多媒体课件——会计电算化.北京：高等教育出版社，2003【教学目标】通过本节学习希望学生能够：1，掌握报表公式设计的种类、方式、数据来源等理论知识2，熟练进行设计报表的公式、审核公式及舍位平衡3，熟练进行设计任意报表的公式并进行输出、打印【教学重点、难点】重点：1，设计报表公式的实际操作2，报表单元公式、审核公式、舍位平衡公式难点同上。

【教学媒体及教学方法】应用媒体：多媒体演示教学教学方法：本课内容以实际操作为主，为有效实现教学目标我们采用讲授、图示、实际动手操作法、演示法等教学方法交替处理教学过程。

【课时安排】2学时（90分钟）【教学建议】本节内容应以实际操作为主，尽量让学生自己尝试着去建立各种报表的公式，如让学生反复练习什么是审核公式、设置公式、舍位平衡等内容，同时多举例子，尤其是以实际例题为好，因此本节里教师设置了许多例题，有的例题让学生自己练习，学生很大程度的提高了实际动手能力。

【教学过程】一、导入（3分钟）不同期间报表的数据是不一样的，但是同一种报表中各个单元填列数据的规律一般是不变的，因此在使用计算机进行报表编制时，表中数据一般不由手工从键盘输入，而是通过设置报表公式，由计算机根据公式自动从指定的文件中调取。

报表的公式与报表的格式一样，构成了报表的基本结构，被称为“表结构”。

将运行表结构文件得到的，填列好具体数字的表称为“数字表”。

正确合理地设计表结构能节约时间，提高工作效率。

二、新授内容（47分钟）板书：一、编辑报表公式（一）编辑计算公式讲述：常用的计算公式按报表数据来源主要有：分表页内部的公式、本表它页取数公式、它表取数公式板书：1、表页内部的计算公式讲述：表页内部的计算公式可分为固定区计算公式和可变区计算公式。

对于固定区计算公式来说，主要是对参数“区域”中的固定区单元进行计算。

例：C7=C4-C5C12=C8+C9-C10-C11附本表页取数函数表如下：主要本表页取数函数表固定区求和 PTOTAL（）固定区求最大值 PMAX（）可变区求和 GTOTAL（）固定区求最小值 PMIN（）固定区计数 PCOUNT（）固定区求方差 PVAR（）固定区求偏方差 PSTD（）另外函数请参阅系统帮助，此处略。

板书：2、本表它页计算公式讲述：本表它页计算公式，又称“表页与表页间的计算公式”。

有些报表数据是从以前的历史记录中取得的，这类数据可以通过查询历史资料取得，然而，类似的数据可能会繁多而复杂，查询起来很不方便，所以我们就在计算公式中进行取数设定，又省时间又减少工作量，同时准确性也得到了保障。

例：D5=SELECT（D5，月@=月+1）+C5SELECT（D5，月@=月+1）----表示将上个月的表中D5单元的数取出来SELECT（D5，月@=月+1）+C5-----表示上月累计数加本月发生数为本月累计数板书：3、报表与报表间的计算公式讲述：在进行报表与报表间的取数时,不仅仅要考虑取哪一个表哪一个单元达的数据,还要考虑数据源在哪一页,报表间的计算公式与同一报表内各表页间的计算公式很相近,主要区别就是把本表表名改为它表表名.例:令当前表页D5的值等于表”Y”第4页D5的值D5=”Y”->D5@4板书：（二）编辑审核公式讲述：报表审核公式是报表数据之间关系的检查公式。

它主要用于：报表数据来源定义完成后，审核报表的合法性；报表数据生成后，审核报表数据的正确性。

在各类会计报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为勾稽关系。

比如，资产负债表的资产合计应等于负债与所有者权益合计，这种平衡关系就是勾稽关系。

如果在资产负债表编制结束后，发现没有满足这种平衡的勾稽关系，即可以肯定该表在编制过程中出现了错误。

在实际工作中，利用勾稽关系对报表进行检查是保证报表正确性的重要手段。

为了满足财会人员编制报表时对数据审核功能的要求，通用报表系统提供了数据审核功能，财会人员只需将报表数据之间的勾稽关系用用审核公式表示出来，计算机即可按照审核公式定义的勾稽关系自动对报表进行审核。

报表审核公式的设置和报表运算公式的设置方法类似。

它们的主要区别在于：审核公式用于对报表数据的勾稽关系进行检验，因此审核公式中允许使用的运算符除计算公式允许使用的运算符外还可以使用“>”、“<”、“<>”等逻辑运算符。

实例：某报表C6单元为“期初货币资金合计”，D6单元为“期末货币资金合计”“C4+C5”“D4+D5”为“现金、银行存款”的期初余额、期末余额，定义其审核公式。

演示与说明：①启动UFO表系统后，执行文件/打开，（报表名称）②点击“格式／数据”按钮，进入格式状态。

③单击数据/编辑公式/审核公式。

④在“审核公式”窗口,在审核关系中逐一输入C6=C4+C5 MESS“期初货币资金总额合计数<>期初现金及银行存款合计数”; D6=D4+D5 MESS“期末货币资金总额合计数<>期末现金及银行存款合计数”单击“确定”按钮提示：该审核公式的意思是期初货币资金合计等于期初现金及银行存款的合计数，否则出现提示“期初货币资金总额合计数<>期初现金及银行存款合计数”。

板书：(三)编辑舍位平衡公式讲述：报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的平衡关系可能会被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。

报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。

定义步骤如下：实例：将本单位以元为单位的资产负债表转换为以”千元”为单位的资产负债表.演示与说明：①启动UFO表系统后，执行文件/打开，”资产负债表.REP”②点击“格式／数据”按钮，进入格式状态。

③单击数据/编辑公式/舍位公式。

④在“舍位平衡公式”窗口中,在“舍位表名”编辑框里输入表。

”资产负债表千位表.REP” ,在“舍位范围”编辑框里输入参加舍位的区域范围“C6：D42,G6:H42”。

在“舍位位数”编辑框里输入“3”.⑤在“平衡公式”编辑框里输入舍位公式:例如：C42=G42C42=C19+C23+C33+C38+C41C19=PTOTAO(C6:C18)⑥单击“完成”按钮。

设置成功。

提示：✧舍位公式定义的顺序和单元公式定义的顺序相反，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。

✧每个公式一行，各公式之间用逗号“,”隔开，最后一条公式不用写逗号。

✧公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。

✧等号左边只能为一个单元。

✧一个单元只允许在等号右边出现一次。

✧公式中只能为不带表页号和表名的单元或区域。

✧舍位位数在1—8位之间。

舍位位数为1，即区域中的数据除以10，舍位位数为2，即区域中的数据除以100，依次类推。

板书：二、报表格式管理（一）在固定区中插入行（列）讲述：在固定区中插入的行是带格式的行，它沿用插入位置行的格式，包括表格线、单元属性和单元风格。

板书：（二）插入可变行演示与说明：具体操作请同学们看我的演示：（1）单击[格式/数据]按钮，进入数据状态（2）把当前单元移动到要出入可变行的可变行上（3）单击“编辑”菜单中的“插入”，在下拉菜单中单击“行”，将弹出“插入”对话框（4）在“插入数量”编辑框中输入要插入的可变行的数量板书：（三）追加行（列）讲述：在格式状态下，表页的最后一行直接增加即可，如果设置了可变区，追加可变行必须在数据状态下进行。

1、在固定区的最后追加行（列）2、追加可变行（列）具体操作为：（1）单击[格式/数据]按钮，进入数据状态（2）单击要追加可变行的表页的页标，使它成为当前表页，把当前单元移动到可变区内的任意位置（3）单击“编辑”菜单中的“追加”，在下拉菜单中单击“行”，将弹出“追加行”对话框（4）在“追加行数量”编辑框中输入要追加的可变行的数量板书：（四）交换行讲述：要交换报表固定区的行，必须在格式状态下进行，如果报表中设置了可变区，则可以交换可变区中的可变行，交换可变行必须在数据状态下进行。

板书：（五）删除行（列）讲述：要删除报表固定区的行，必须在格式状态下进行，如果报表设置了可变区。

则可以删除可变区中的可变行，删除可变行必须在数据状态下进行。

板书：三、表页管理（一）插入和追加表页讲述：向一个报表中增加表页有插入和追加两种方式。

插入表页-----即在当前表页前面增加新的表页追加表页-----即在最后一张表页增加新的表页演示与说明：（1）单击[格式/数据]按钮，进入数据状态（2）单击要插入表页的表页页标，使它成为当前表页（3）单击“编辑”菜单中的“插入”，在下拉菜单中单击“表页”，将弹出“插入”对话框；追加表页则选择“追加”命令（4）在“插入表页数量”编辑框中输入要插入的表页数，确认后在当前表页之前增加新表页。

板书：（二）交换表页讲述：交换表页是将指定的任何表页中的全部数据进行交换演示与说明：（1）单击[格式/数据]按钮，进入数据状态（2）单击“编辑”菜单中的“交换”，在下拉菜单中单击“表页”，将弹出“交换”对话框（3）在“源表页号”和“目标表页号”编辑框中输入要互相交换位置的表页页号。

可以一次交换多个表页，多个表页号用“，”隔开板书：（三）删除表页讲述：请同学们根据自己的经验试着操作板书：（四）表页排序讲述：表页排序根据我们在数据状态下单击“数据”菜单中的“排序”，在“排序”对话框中输入的“第一关键值”来进行排序的，我们可以根据需要设置多个排序的关键值，但前提是第一关键值相等才起用第二关键值，依此类推。

板书：（五）查找和定位讲述：查找可氛围查找表页和查找可变区，找到的表页即为当前表页；定位是利用“定位”命令，可以在大量的表页中快速找到指定单元，使它成为当前单元，并使定位单元位于报表窗口的左上角。

板书：四、报表数据管理（一）数据透视讲述：在UFO表中，我们每次只能看到一张报表，但有的时候我们需要把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上，就要用数据透视的功能。

具体操作为：（1）打开要进行显示的表文件，单击[格式/数据]按钮，进入数据状态（2）单击要透视的第一张表页的页标，将对它和它之后的表页的数据进行透视（3）单击“数据”菜单中的“透视”，在弹出的“多区域透视”对话框中输入区域范围，如“C3：C9”即可。

如下图：数据透视结果可以进行保存。

板书：（二）数据汇总讲述：报表的数据汇总是报表数据不同形式的叠加。