能源集团公司合同管理制度

能源集团公司合同管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司合同管理、规范经济活动秩序，预防合同纠纷发生、避免经济损失，使合同管理有效地服务于生产经营活动，特制定本办法。

第二条本办法适用于总公司各部门、各分子公司订立的各类合同(含协议，下同)。

第三条总公司各部门、各分子公司须以总公司名义订立各类合同，各分子公司在营业范围内可以自己的名义订立各类合同。

第四条公司需订立的各类合同原则上都不得订立事后合同。未按照本办法规定而订立并履行的各类合同，如产生法律责任，后果由责任人承担。

第五条总公司各部门、各分子公司应确立以总经理总

负责，合同经办部门负责人及其他相关责任人共同监控管理的合同管理机制，明确相应的职责，制定具体的工作制度，对合同进行归口管理。

第六条合同经办人、审查审核人、批准人应分工负责并承担相应的责任。

第二章管理职责

第七条总公司企管部是公司各类合同的综合管理部门，其职责如下：

（一）制定公司合同管理规章制度。

（二）管理空白合同和授权委托书，建立合同档案。

（三）参与重大合同的洽谈，条款的拟定、修改与确定及合同的签订活动。

（四）审查合同条款的合理、合法性，对于重大合同通知公司法律顾问审查。

（五）监督、检查合同的履行情况。

（六）参与合同纠纷的仲裁、诉讼活动。

第八条合同经办单位的职：

（一）负责签约前对市场及客户资质资信调查。

（二）负责洽谈、起草合同，论证合同的可行性。

第九条合同审核审批人职责：

（一）合同经办单位负责人对业务发生的合理、真实性进行审核并负责。

（二）合同经办单位主管领导对签约内容与企业经济利益要求的一致性进行审核，同时对资金使用的合理、真实性进行审核并负责。

（三）财务部按照审批权限及职责进行资金把关审核。

（四）总经理对资金使用的安全、合规性进行把关审核，对合同的订立具有最终决定权。

（五）由对方负责起草的合同，必须进行认真审查，确保签约条款内容准确反映我方诉求。

第十条在合同履行过程中，各相关单位的监控职责：

（一）合同经办单位的监控职责

1.合同履行过程中，如双方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的，要立即采取应对措施，并向负责人汇报。

2.对合同订立后发现内容有失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，立即采取合法有效措施对原合同协议予以变更或解除。

3.合同履行时如出现纠纷，在处理过程中，未经法定代表人授权，不得向合同对方作出实质性答复或承诺。

（二）财务部门的监控职责

按合同条款审核并执行结算业务。凡未按合同条款履约的或应签订书面合同而未签订的、以及审核（含验收）未通过的业务，有权拒绝付款。

第三章合同订立、审批程序

第十一条合同订立程序包括：对市场及客户资质资信调查→审查审核确定签约方→起草合同→审核审批→签订合同。

第十二条合同经办单位对市场及客户资质资信调查的内容包括：对拟签约对象民事主体的基本情况、运营实力、技术和质量指标保证能力、市场信誉等方面进行调查，以确定其是否具有对合同的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约主体的合法身份和法律资格以及企业资质。

第十三条合同经办单位按照审查审核后的意见负责起草或修改合同，重大合同或特殊合同须由公司相关负责人及专业人员参与起草或修改，必要时聘请外部专家、律师参与起草和审定。

第十四条对合同进行审核的内容包括：签约条款是否齐备；文字表述是否准确、合法；合同约定的权利、义务是否明确；数量、价款、金额等是否标示准确；合同有关附件是否齐备。

第十五条审核意见要签署《合同审核审批表》（见附件一）并签名，作为审查审核过程中的记录和凭证，由合同签约人及时留存归档。

第十六条对于经审核审批程序同意签订的合同，由法定代表人（或授权人）负责签订正式合同。

第四章合同履行的监督和检查

第十七条合同经办单位负责按合同约定督促合同对方全面履行合同并进行跟踪管理。

第十八条财务部应严格按照合同约定的数量、期限和方式支付合同价款或督促合同经办人催收合同价款。

第十九条对外付款合同在标的物到货或完成后，合同经办单位应协同使用单位共同组织验收并形成验收报告，验

收合格的，方可办理有关手续；验收不合格的，及时按合同约定或法律规定向合同对方退货或索赔。

第二十条合同履行过程中，合同经办单位与合同对方协商变更条款或订立补充协议的，按合同订立程序的规定办理。

第二十一条合同履行过程中如出现合同纠纷，合同经办单位须通知总公司企管部及法律顾问参与解决。

第二十二条合同履行完毕后，合同经办单位应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告及结果、合同台账等全部资料整理，并由总公司企管部交综合部档案室存档。

第五章附则

第二十四条总公司合同章的刻制和管理按公司《印章管理办法》中的相关规定执行；各子公司可自行刻制和管理合同章，报总公司综合部备案。

第二十五条法定代表人授权委托书由总公司企管部

根据合同经办部门申请进行签发、登记，并加盖总公司印章、法定代表人印章或由法定代表人签名。

第二十六条对在合同管理过程中出现以下行为而给予的处罚如下：

（一）应当签订书面合同而未签订书面合同，对发生该业务的部门负责人罚款1000元。

（二）未按规定履行审核审批程序以及未经授权批准或超越职权签订合同的，对相关责任人罚款2000元。

（三）遗失合同或重要证据的，对责任人罚款2000元。

（四）擅自为他人提供合同专用章或盖章空白合同的，对印章保管人罚款3000元。

（五）合同履行发生纠纷后隐瞒不报、私自了结的，或报告避重就轻，从而贻误纠纷最佳处理时机的，对责任人罚款4000元。

（六）合同签订单位未按规定对当月签订的合同进行存档备案的，每发现一次，处以合同签订人200元罚