第二章秘书职能范畴
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领导工作日程安排、整理机关内务、值班事 务、内外沟通、来客接待
❖
（Hale Waihona Puke Baidu）随机事务
难以预测，不经常发生，如突发性冲突， 灾变，事故，冲击。 ❖ 1、要注重预防性 ❖ 2、要注重反应的敏锐性 ❖ 3、要注重整体的配合性 ❖ 4、要注重辅助地位的制约性 ❖ 5、要注重沟通的枢纽性
（三）受权理事
❖ 领导根据工作的需要，将自己权限范围内的 事务，授权秘书代表自己去处理。 领导代表
❖ （三）会间事务 （1）会议签到 （2）安间调度（3）会
议记录（4）会议简报（5）会议选举 （6） 会议总结（7）后勤保障
❖ （四）会后工作 （1）草拟和印发会议纪要（2）清理会
议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣 传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工 作
三 、办 事
❖ （一）日常事务 整理领导办公室、处理电话、收发文件、
❖ 意义：1、发现失调现象提出督促检查建议； 2、检查实施情况；3、督促办理；4、反馈实 施信息；5、归纳评估督促检查效果。
❖ 要领：1、抓住领导工作的重点、难点、热点； 2、正确理解和贯彻领导意图；3、及时反馈 信息；4、坚持原则；5、讲究效率；6、谋求 协调有序。
❖ 二、信访事务
❖ 意义：信访工作指的是处理人民群众来信和 来访，是实施民主管理、开发群体智能、克 服各种偏差、了解和把握组织环境变化的总 要渠道。
❖ 要领：1、注重与组织目标的一致性；2、注 重对变化的适应性；3、注重非权力的支配性； 4、注重非职责限定性；5、注重沟通疏导性； 6、注重量力适度性。
谢谢捧场
❖ 从授权方式不同可分为三种情况： ❖ 1、确定授权 ❖ 2、弹性授权 ❖ 3、不确定授权
四、网络办公
❖ （一）网络办公的特点 ❖ 1、高效管理 ❖ 2、规范管理 ❖ 3、跟踪管理 ❖ 4、知识管理 ❖ 5、更新灵活 ❖ 6、成本低廉
❖ （二）网络办公系统的结构 ❖ 1、公文管理 ❖ 2、邮件管理 ❖ 3、日程管理 ❖ 4、档案管理 ❖ 5、日常管理 ❖ 6、会议管理 ❖ 7、系统管理 ❖ 8、流程建模管理
顺利进行 ❖ 6、重点做好部门缺席或人员的落实工作
（二）会前筹备
（1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组 成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资 料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议 程、日程和程序：议题先后、日程安排、 主持、报告、发言、总结等安排（4）提名 与会人员（5）办理会议报批手续（6）发 出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会 议文件、材料 （9）制作会议证牌 （10） 会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜
二、秘书做好参谋咨询的方法
❖ 参谋工作具体体现在两方面：一是为领导 提供情况与资料，二是为领导出主意，想办 法，供领导参考。
❖ 必要的准备和恰当的方式： ❖ （一） 要熟悉情况 ，不了解的不参谋。 ❖ （二） 多用商量的口气说话，给领导留有余
地 ❖ （三） 方式委婉便于接受
第三节 管理协调辅助
❖ 一、督促检查
❖ 要领：1、围绕中心，抓住重点；2、建立制 度，规范运作；3、注重实效；4、不得包办； 5、注重程序；6、注重协调。
❖ 领导活动安排一般程序：领导活动需求总汇-筛选初步方案-征求领导意见-修改初步方案-领导审定通知相关领导-做好准备-现场服务-后续工作。
❖ 四、随机协调
❖ 意义：一是指在办文、办会、办事中，随机 发现十条活问题，主动进信息沟通和思想交 流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系； 二是指受命于领导者，去处理出现的失调问 题。
❖ 安排公文运行程序，都必须注意以下方面： ❖ 1、 程序的有序衔接性 ❖ 2、 主辅协同性 ❖ 3、 运作规范性 ❖ 4、 文书运行中智能辅助的渗透性 ❖ 5、 文书运行的反馈性
某单位收文登记薄
二、 办 会
❖ （一）会务工作的原则和任务 ❖ 六大原则： ❖ 1、质量高的工作会议 ❖ 2、缓急轻重，安排好议程 ❖ 3、会议通知不宜请人转捎口信 ❖ 4、会场大小要和与会人数相适应 ❖ 5、会议服务工作都是为了保证会议的
❖ 要领：1、遵循信访工作原则；2、严格按制 度办事；3、严守办理程序；4、与有关部门 协同配合；5、尽可能满足群众的正当要求； 6、对待老信访户，要耐心细致深入疏导。
❖ 三、领导活动安排
❖ 意义：有利于统筹全局，提高效率；把握重 点，做好服务；了解领导，增长才干。只有 安排的周全、有序、协调、高效，才会有组 织的科学、合理、高效。
第二节 参谋智能辅助
❖ 一、 参谋辅助的内容
❖ 1、对决策的参谋职能辅助：在决策准备阶 段、决策形成阶段、实施阶段分别进行不同 方式的辅助，具体辅助受制于领导的授权及 职能划分。
❖ 2、对信息利用的参谋智能辅助：对信息获 取方面、排除信息干扰方面进行的辅助。
❖ 3、对廉洁自律的辅助： 坚持根本宗旨的 辅助、强化公仆意识的辅助、遵循行为规范 的辅助、对维护领导形象的辅助。
❖
（Hale Waihona Puke Baidu）随机事务
难以预测，不经常发生，如突发性冲突， 灾变，事故，冲击。 ❖ 1、要注重预防性 ❖ 2、要注重反应的敏锐性 ❖ 3、要注重整体的配合性 ❖ 4、要注重辅助地位的制约性 ❖ 5、要注重沟通的枢纽性
（三）受权理事
❖ 领导根据工作的需要，将自己权限范围内的 事务，授权秘书代表自己去处理。 领导代表
❖ （三）会间事务 （1）会议签到 （2）安间调度（3）会
议记录（4）会议简报（5）会议选举 （6） 会议总结（7）后勤保障
❖ （四）会后工作 （1）草拟和印发会议纪要（2）清理会
议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣 传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工 作
三 、办 事
❖ （一）日常事务 整理领导办公室、处理电话、收发文件、
❖ 意义：1、发现失调现象提出督促检查建议； 2、检查实施情况；3、督促办理；4、反馈实 施信息；5、归纳评估督促检查效果。
❖ 要领：1、抓住领导工作的重点、难点、热点； 2、正确理解和贯彻领导意图；3、及时反馈 信息；4、坚持原则；5、讲究效率；6、谋求 协调有序。
❖ 二、信访事务
❖ 意义：信访工作指的是处理人民群众来信和 来访，是实施民主管理、开发群体智能、克 服各种偏差、了解和把握组织环境变化的总 要渠道。
❖ 要领：1、注重与组织目标的一致性；2、注 重对变化的适应性；3、注重非权力的支配性； 4、注重非职责限定性；5、注重沟通疏导性； 6、注重量力适度性。
谢谢捧场
❖ 从授权方式不同可分为三种情况： ❖ 1、确定授权 ❖ 2、弹性授权 ❖ 3、不确定授权
四、网络办公
❖ （一）网络办公的特点 ❖ 1、高效管理 ❖ 2、规范管理 ❖ 3、跟踪管理 ❖ 4、知识管理 ❖ 5、更新灵活 ❖ 6、成本低廉
❖ （二）网络办公系统的结构 ❖ 1、公文管理 ❖ 2、邮件管理 ❖ 3、日程管理 ❖ 4、档案管理 ❖ 5、日常管理 ❖ 6、会议管理 ❖ 7、系统管理 ❖ 8、流程建模管理
顺利进行 ❖ 6、重点做好部门缺席或人员的落实工作
（二）会前筹备
（1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组 成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资 料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议 程、日程和程序：议题先后、日程安排、 主持、报告、发言、总结等安排（4）提名 与会人员（5）办理会议报批手续（6）发 出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会 议文件、材料 （9）制作会议证牌 （10） 会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜
二、秘书做好参谋咨询的方法
❖ 参谋工作具体体现在两方面：一是为领导 提供情况与资料，二是为领导出主意，想办 法，供领导参考。
❖ 必要的准备和恰当的方式： ❖ （一） 要熟悉情况 ，不了解的不参谋。 ❖ （二） 多用商量的口气说话，给领导留有余
地 ❖ （三） 方式委婉便于接受
第三节 管理协调辅助
❖ 一、督促检查
❖ 要领：1、围绕中心，抓住重点；2、建立制 度，规范运作；3、注重实效；4、不得包办； 5、注重程序；6、注重协调。
❖ 领导活动安排一般程序：领导活动需求总汇-筛选初步方案-征求领导意见-修改初步方案-领导审定通知相关领导-做好准备-现场服务-后续工作。
❖ 四、随机协调
❖ 意义：一是指在办文、办会、办事中，随机 发现十条活问题，主动进信息沟通和思想交 流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系； 二是指受命于领导者，去处理出现的失调问 题。
❖ 安排公文运行程序，都必须注意以下方面： ❖ 1、 程序的有序衔接性 ❖ 2、 主辅协同性 ❖ 3、 运作规范性 ❖ 4、 文书运行中智能辅助的渗透性 ❖ 5、 文书运行的反馈性
某单位收文登记薄
二、 办 会
❖ （一）会务工作的原则和任务 ❖ 六大原则： ❖ 1、质量高的工作会议 ❖ 2、缓急轻重，安排好议程 ❖ 3、会议通知不宜请人转捎口信 ❖ 4、会场大小要和与会人数相适应 ❖ 5、会议服务工作都是为了保证会议的
❖ 要领：1、遵循信访工作原则；2、严格按制 度办事；3、严守办理程序；4、与有关部门 协同配合；5、尽可能满足群众的正当要求； 6、对待老信访户，要耐心细致深入疏导。
❖ 三、领导活动安排
❖ 意义：有利于统筹全局，提高效率；把握重 点，做好服务；了解领导，增长才干。只有 安排的周全、有序、协调、高效，才会有组 织的科学、合理、高效。
第二节 参谋智能辅助
❖ 一、 参谋辅助的内容
❖ 1、对决策的参谋职能辅助：在决策准备阶 段、决策形成阶段、实施阶段分别进行不同 方式的辅助，具体辅助受制于领导的授权及 职能划分。
❖ 2、对信息利用的参谋智能辅助：对信息获 取方面、排除信息干扰方面进行的辅助。
❖ 3、对廉洁自律的辅助： 坚持根本宗旨的 辅助、强化公仆意识的辅助、遵循行为规范 的辅助、对维护领导形象的辅助。