论档案信息的电子化管理推进
试析电子档案管理信息化的建设与发展
一
、
电子档案管理信息化的发展必要性
档 案是 连接信息 的一个纽带 。对于世界文 明有着承接过去 ， 启 示现代 ， 发展未来的作用。它本身具有 的强大无形力量 是不可 忽视的 。因此档案管理就彰显 出颇为重要的地位 。也是我们 一 项重要 的事业。那么在这个数字信息化高速发展 的时代 ， 档 案管 理 要求电子信息化就更是迫在眉睫了。 １ ． 现代企事业单位中 ， 档案管理信息被每天不断更新变化 的 数 字 化 网络 冲 击 着 ， 其 形 式 由原 来 的 传 统 手 稿 文件 ， 装 件 人 盒 的 方式， 被迫进入到 电子机器的识别 时代 。并且经历 了从单机数据 到网络信息 ， 而且还在不断的更新迭代中。 ２ ． 随着办公 自动化软件逐渐进入各个单位 中， 那些单位落后 的档案管理 体系 已经不能适应 时代发展的需求 。这就要 求我们 档 案管理层 也要 不断的去 改变 自己原有的管理模 式， 去加速适 应 网络信息化 发展 的需求 。如果还 不改变就无法适应其它 单位对 你 传达 的信 息 。 ３ ． 电子 档 案 管 理信 息化 可 以 实现 高 效 、准 确 、公 正 、科 学 的 档案管理 。随着企事业单位的人数增加 以及各个企事业单位合作 的加深 ， 人工管理档案的模式 已经不能适应新 的社会需求 ， 这样就 需要将档案管理 电子化 、数字化 ， 这样 ， 我们在使用 电子档 案时不 仅可 以查询任意时间 内所需要 的资源信息 ， 而且 可以大大提升 电 子档案资源的利用率， 以及工作效率 ， 可谓是事半功倍 。 ４． 电子 档案管理信 息化还具有完整性 、有效性 、保 密性 、 规范性 。因此 ， 对于档案管理价值 的发展与开拓就非常重要 。
电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用
当务 之 急。
基 于上 述定 义 ， 实现 电子 档案 规 范 管理 必 要
（ 业务人 员素质有待提 高 二）
须具备有配套的软硬件基础设施 ， 主要 包括 网络
硬 １ 用户 管理 问题 。所 面对 的 用户将 不是传 统 环境 、 件 环境 和 系统 软件 建 设 三部 分 。 网络 环 、 与互 联 网连 接 的公 众 网 ， 实行 并 意 义上 的 用 户 ，需要 对 用 户作 出一 定 的 限制 ， 对 境 分 为局 域 网 、
电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用
电子档 案管理 在 推进档案 工作 信 息 化 建 设 【 硇 应用 ｌ 】
云南 省 小龙 潭矿 务局 陶丽萍
摘
要 ： 好 电子档 案 管理 是 实现 档案 信 息 做
电子 档 案 管 理 工作 将 是 一 个依 赖 于 通 讯 和
Байду номын сангаас
化 的 前提 和 条件 。 结合 工作 实 际 ， 电子档 案 管 网络 的全 新 工作 ， 就 实现 档 案 信 息 电 子化 ， 必 须 就 理 在 推 进 档 案 工 作 信 息 化 建 设 中应 用 与 实践 作 要 有 现代化 的人 。这首先 就要 求档 案 专业人 员要
潜力 ， 功能涵盖档案的数字化加工 、 其 电子 档 案 息 管理部 门三 结合 的 方 法。电子 档案 形成 部 门熟 信 息的采集、 理 、 处 存储 、 档 、 用及 电子 档 案 悉各 项 管理 业 务 ， 归 利 了解 电子 档 案 的 自然形 成 规律
资 源 管理 全过 程 。 所采 用 的许 多关键 技 术 ， 于 和 历 史联 系，是 承担 归档 工作 的 主要 责任 者 ， 属 在
人事档案电子化推进方案
人事档案电子化推进方案一、背景与意义随着信息技术的迅猛发展和应用，各行各业都在积极推进数字化转型，提高工作效率和管理水平。
而人事档案作为企业重要的管理工具，传统的纸质档案已经无法满足现代企业对于高效便捷管理的需求。
因此，将人事档案进行电子化处理，已成为许多企业提升管理效能的必然选择。
人事档案电子化的意义在于提高企业工作效率、降低成本、加强信息安全和便捷查询。
电子化的人事档案能够提供实时更新和追溯，减少纸质档案的存储和管理成本，并大大提高人力资源管理的效率。
二、目标与原则1. 目标（1）实现人事档案全面电子化管理，做到档案信息化、档案流转化、档案查询化、档案统计化。
（2）建立健全的人事档案管理体系，确保档案完整、准确、安全、可靠。
（3）提高人事档案管理的效率和服务质量，降低管理成本。
2. 原则（1）信息安全原则：加强信息安全管理，保护档案信息的安全性和隐私性。
（2）规范操作原则：制定详细的操作规程和标准，确保电子档案的准确性和可操作性。
（3）便捷查询原则：建立方便快捷的查询系统，提供实时、准确的档案查询服务。
（4）全面培训原则：对相关人员进行培训，确保其熟练掌握电子档案管理的知识和技能。
三、推进步骤1. 需求分析与规划（1）调研目前人事档案管理的情况，了解现有档案的数量、种类、存放位置等相关信息。
（2）明确电子化档案的需求和功能要求，进行需求分析并制定合理规划。
2. 档案数字化处理（1）建立档案数字化处理流程，包括档案扫描、图像识别、数据录入等环节。
（2）采购合适的设备和软件，确保数字化处理的质量和效率。
3. 数据导入与整理（1）制定数据导入规范，将数字化处理后的档案信息导入到统一的数据库中。
（2）对导入的数据进行整理和分类，确保数据的完整性和准确性。
4. 系统开发与上线（1）根据需求分析和规划，开发适合企业实际情况的人事档案电子化管理系统。
（2）系统测试和调试，并进行必要的修改，确保系统的稳定性和可用性。
浅谈如何做好档案信息的电子化管理
【 关键词 】 档案信息 自 动化 电 化 的出 柜 、一架 架 码放 整齐 的纸 质档 案 ，而 算 机操 作 ，仍不能 充分 发挥 作 用 ，也
现 ，使档案的生成方式发生了很大变 照 片 、底片 、录音 、录像 、磁 盘 、光 就 谈不 上档 案信息 电子化 了 。 化 ，决定 了档案的前身必须 以机读文 盘等 载体 的档案 却寥寥无几 。据 了 件为主要形态。这种变化预 示着诸多 解 ，纸质档案与非纸质档案在馆藏中 二 、 推 进 档 案 信 息 电 子 化 管 信息可能来 自不同的机读形式的档案 的数量比是５ ０ ０ ： １ 到１ ０ ０ ： １ 之间，也就 理 的 益处 ０ 万卷 纸 质 档 案 的 档 中，所 以，信息 电子化是档案管理工 是 说 一 个拥 有 １ （ 一 ） 推进档 案信 息 电子化 管
浅谈如 何做好档 案信息 的电子化 管理
口 王 丽 莎
【 摘
要 】当前，电子档案的数量呈现逐年递 增的现象 加 强和做好档案信 息 电子化管理 ，就是 为了更有 效地利 用好
档 案 。本 文从 档 案 管 理 入 手 ，分 析 了档 案信 息 电子 化 管理 的 重要 性 和 必要 性 ，指 出 了做 好 档 案 信 息 电 子 化
只 能被 埋 没 。
以 ，鼓 励 和 支持 先进 单 位 提 高 水 理 之 中 ，实行集 中统 一管理 ，不 能
（ 四 ） 推进 档案信 息 电子化管 平 ，在一些单 位进行 较高水平 的试 各行 其是 白建系统 ，造 成信息分 割 理 ，可使档案信息Ｊ Ｉ ｂ ￣， Ｊ 地与最新技术 点 ，以取得值得推广的经验 ，对整个 和资源浪 费。建立集 中统 一管理 下 接轨 。虽然 “ 信息高速公路 ”在我 国 系统是有利的 ，只有少数先进节点不 的分 散式 系统 ，是较理 想的模式 ，
档案管理的信息化和现代化
档案管理的信息化和现代化摘要：在2020年修订，2021年实施的《中华人民共和国档案法》中，把提升档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力能力写进了档案法中，予以颁布实施。
由此可见，档案管理的信息化和现代化十分重要，值得高度重视。
档案管理信息化和现代化就是将档案资源电子化，数字化，构建档案资源数据库，构建档案资源共享服务平台，实现档案资源跨区域、跨部门共享利用。
因此我们应该予以高度重视，分步实施，逐步推进，直到完全实现档案管理信息化和现代的目标。
关键词：档案管理信息化现代化一、推进档案管理信息化和现代化的可行性与必要性档案是指国家党政机关、社会团体、企业事业单位和社会组织以及各界人士个人从事各方面活动而形成的历史记录。
档案的门类涉及经济、政治、社会、文化、军事、外事、生态文明、科技等各个方面，档案形式也涵盖了文字、图表、声像等多种形式。
由此可见，档案涉及的部门多，门类广，形式多样，数量庞大，我们如果只是沿用传统的档案管理办法，根本无法完成现在海量的档案收集、整理、保护和开发利用工作。
随着社会经济的发展，科学技术的进步，在信息时代的今天，完全具备了实施档案管理信息化和现代化的硬件设施条件和软件设施条件，完全可以争取资金，引进人才，逐步推进档案管理信息化和现代化建设，这是完全可行的，也是完全必要的。
推进档案管理信息化和现代化建设，就需要相应的计算机技术和信息技术人才，在信息化时代的今天，这也不是什么难题，现在初中阶段就开设了信息技术课程，让学生掌握基本的信息技术知识，现在的大学生大都经过了计算机技术等级考试，人才众多，因此要实施档案管理信息化和现代化建设，就完全可以引进一定数量的计算机技术和信息技术方面的人才，没有这样人才，档案管理信息化和现代化建设就无从谈起，就难以实施和推进。
其次是档案管理信息化和现代化建设需要相应的硬件设施，需要配备计算机、复印机、扫描仪、数据库存储设备、主机、多媒体设备等信息设备的机房，需要配置相应的电脑、器材、存储硬盘等设备。
档案管理信息化总结
档案管理信息化总结随着信息技术的飞速发展，档案管理工作也迎来了重大变革。
信息化手段的应用为档案管理带来了前所未有的机遇和挑战。
在这个数字化的时代，如何有效地推进档案管理信息化，提高档案管理的效率和质量，成为了档案工作者面临的重要课题。
本文将对档案管理信息化的相关情况进行总结。
一、档案管理信息化的意义档案管理信息化具有多方面的重要意义。
首先，它极大地提高了档案管理的效率。
传统的手工档案管理方式需要大量的人力和时间来进行档案的收集、整理、归档和检索，而信息化管理系统可以实现自动化处理，大大缩短了工作时间。
其次，信息化有助于提升档案管理的质量。
通过数字化技术，能够确保档案信息的准确性和完整性，减少人为失误。
再者，方便了档案的利用和共享。
用户可以通过网络快速获取所需的档案信息，打破了时间和空间的限制，实现了资源的最大化利用。
最后，有利于档案的保存和保护。
数字化档案减少了对原始档案的直接翻阅和损坏，延长了档案的寿命。
二、档案管理信息化的发展历程早期，档案管理信息化主要是简单地将纸质档案扫描转化为电子文件进行存储。
这一阶段虽然实现了档案的电子化，但在管理和利用方面还存在诸多不足。
随着技术的不断进步，出现了专门的档案管理软件，能够对电子档案进行分类、编目和检索，提高了管理的规范化和标准化。
近年来，云计算、大数据、人工智能等新技术的应用，使得档案管理信息化朝着智能化、自动化的方向发展。
例如，通过智能检索技术，用户可以更快速准确地找到所需档案；利用大数据分析，可以挖掘档案中的潜在价值。
三、档案管理信息化的现状目前，许多单位和组织已经建立了档案管理信息系统，实现了档案的数字化存储和部分管理功能。
然而，在实际工作中，仍存在一些问题。
一方面，信息化建设水平参差不齐。
一些单位投入不足，技术设备落后，软件功能不完善，影响了信息化效果。
另一方面，档案信息化标准不统一。
不同部门之间的档案格式、编码规则等存在差异，导致数据难以共享和交换。
有关档案电子化管理的几点思考
有关档案电子化管理的几点思考【摘要】档案电子化管理是一种对传统档案管理方式的革新和突破，具有重要的背景意义和必要性。
本文从优势、实施策略、存在问题、解决方法和未来发展等方面进行了探讨。
档案电子化管理能够提高工作效率、节约成本、便于查找和管理档案等优势，是值得推广的管理方式。
档案电子化管理也面临着一些问题，如数据安全性、系统稳定性等，需要通过加强技术保障和培训来解决。
展望未来，随着技术的发展和档案管理理念的更新，档案电子化管理将迎来更广阔的发展前景，促进档案管理的现代化和智能化。
档案电子化管理具有重要意义，应该引起足够的重视和关注。
【关键词】档案、电子化管理、优势、实施策略、问题、解决、未来发展、重要性、前景。
1. 引言1.1 介绍档案电子化管理的背景意义档案电子化管理能够提高工作效率和管理水平。
通过电子化管理，档案信息可以被快速检索和利用，避免了传统纸质档案检索困难、存储空间大等问题，大大提升了工作效率。
档案电子化管理有助于节约资源和保护环境。
电子档案不需要大量纸张进行存储，减少了印刷、复印等环节的使用，有利于节约资源、减少环境污染，符合可持续发展的理念。
档案电子化管理还可以改善档案信息的安全性和可靠性。
电子档案可以通过加密技术、权限控制等手段保护档案信息的安全性，避免了纸质档案易丢失、易损坏等问题，确保档案信息的完整性和可靠性。
档案电子化管理在当前信息化社会中具有重要的背景意义，是一种必然的趋势和发展方向。
通过电子化管理，可以提高管理效率、节约资源、保护环境，改善信息安全性，为建设现代化管理体系和社会提供有力支持。
1.2 提出研究档案电子化管理的必要性档案电子化管理是当代信息化发展的必然趋势，其在提高档案管理效率、节约管理成本、保障档案安全等方面具有明显优势。
而随着信息技术的不断发展和应用，传统的纸质档案管理已经无法满足现代社会的需求。
研究档案电子化管理的必要性显而易见。
电子化管理可以实现档案信息的快速检索和共享，大大提高了档案管理的效率和实用性。
档案管理电子化工作计划
一、背景随着信息技术的飞速发展，电子档案已成为档案管理的重要组成部分。
为了适应时代发展需求，提高档案管理的效率和质量，降低管理成本，我们特制定本档案管理电子化工作计划。
二、指导思想以科学发展观为指导，坚持创新、务实、高效的原则，推进档案管理电子化，实现档案资源整合、共享和高效利用。
三、工作目标1. 实现档案管理工作的电子化、网络化、智能化。
2. 提高档案管理效率，降低管理成本。
3. 保障档案信息安全，提高档案利用效果。
4. 建立健全档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。
四、工作内容1. 建设档案管理信息系统（1）对现有档案资源进行数字化处理，包括纸质档案、录音、录像、照片等。
（2）开发档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、检索、统计、归档、借阅等功能。
（3）确保档案信息系统的稳定运行，定期进行系统维护和升级。
2. 档案资源整合与共享（1）建立档案资源库，实现档案资源的集中管理和共享。
（2）与相关部门建立档案资源共享机制，实现跨部门、跨地区档案资源的互通有无。
（3）加强档案资源利用，提高档案利用率。
3. 档案信息安全保障（1）建立健全档案信息安全管理制度，明确档案信息安全责任。
（2）采用加密技术、访问控制技术等手段，确保档案信息在存储、传输、处理过程中的安全。
（3）定期对档案信息系统进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。
4. 档案管理队伍建设（1）加强档案管理人员的业务培训，提高其信息化管理能力。
（2）引进和培养一批具有档案管理、信息技术等方面专业人才。
（3）建立健全档案管理队伍激励机制，提高档案管理人员的积极性和创造性。
五、实施步骤1. 制定档案管理电子化工作方案，明确工作目标、内容、步骤和保障措施。
2. 对现有档案资源进行数字化处理，建设档案管理信息系统。
3. 开展档案资源整合与共享工作，建立档案资源库。
4. 加强档案信息安全保障，确保档案信息在存储、传输、处理过程中的安全。
5. 加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的业务素质。
推进档案管理工作信息化
office opertions办公室业务・网络化・电子化・数字化88办公室业务2012・12文/洮南市发展和改革局杨爽浅谈推进档案管理工作信息化【摘要】随着信息革命时代的到来，给档案管理工作提出了新的要求、新的挑战，与此同时，也带来了新的机遇、新的课题。
在信息化时代，档案管理部门要深入研究新问题、新情况，必须调整工作思路，积极开发档案信息资源，着力推进档案资源的信息化进程。
下面，就如何进一步做好信息化条件下的档案管理工作谈几点看法。
【关键词】推进；档案管理；工作信息化一、档案信息化应遵循的原则（一）坚持效益性原则因为档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入很大的人力、物力和财力。
为此，必须要坚持效益性原则，要根据自身的能力和馆（室）藏基础情况，深入分析研究用户的相关需求，在选择数字化的内容时要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的、利用率较高的档案进行数字化。
把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案材料进行数字化，可以带来巨大的效益。
（二）坚持安全性原则随着数字化、网络化、信息化建设的深入发展，网络的脆弱性和潜在威胁也逐渐显现出来。
因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。
在保证档案信息的安全性方面我们可以采取物理安全策略、访问控制策略、信息加密策略和网络安全管理策略。
（三）坚持规范性原则制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。
推进馆（室）藏档案信息化，要制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。
只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
二、几点建议（一）更新管理模式，强化信息管理目前，随着计算机、光盘、缩微、多媒体等先进技术在档案管理工作中的广泛应用。
档案电子化管理方案
第1篇
档案电子化管理方案
一、项目背景
随着信息技术的飞速发展，档案管理电子化已成为当今社会发展的必然趋势。为提高档案管理效率，降低管理成本，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，我国各级政府及企事业单位逐步推进档案电子化管理。本方案旨在为某企事业单位提供一套合法合规的档案电子化管理方案，实现档案管理的现代化、规范化和信息化。
第2篇
档案电子化管理方案
一ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ引言
随着信息技术的飞速发展与普及，电子化管理已成为提升工作效率、优化资源配置的重要手段。档案作为企事业单位核心信息资源，实现电子化管理具有重要意义。本方案旨在制定一套科学、合理、高效的档案电子化管理方案，为企事业单位提供指导与参考。
二、目标与原则
1.目标
（1）提高档案管理效率，减轻档案管理人员工作负担；
（2）实现档案的在线浏览、下载和打印功能，提高档案利用率；
（3）对档案利用情况进行统计分析，为决策提供数据支持；
（4）建立档案共享平台，促进档案资源跨部门、跨区域共享。
4.档案安全管理
（1）制定严格的档案安全管理制度，明确各部门和人员的职责；
（2）实行权限管理，确保档案资料仅被授权人员访问；
（3）加强网络安全防护，防止外部攻击和数据泄露；
二、项目目标
1.提高档案检索速度和利用率，提升工作效率。
2.确保档案资料的安全、完整和准确。
3.优化档案管理流程，降低管理成本。
4.实现档案资源共享，提高档案利用价值。
三、项目内容
1.档案电子化采集
（1）采用高清晰度扫描设备，对现有纸质档案进行数字化转换。
（2）对数字化后的档案进行质量检查，确保图像清晰、内容完整。
浅谈档案管理信息化建设
浅谈档案管理信息化建设发展现代的档案管理信息化建设是当前信息技术与档案管理学科交融的产物，具有重要的现实意义和实际应用价值。
信息技术的不断发展和档案管理学科的不断深入，不仅为档案工作的处理和传递提供了更强的技术支持，同时也为档案管理的规范化、现代化和高效化建设提供了实现的基础。
档案管理信息化建设是一种基于现代化信息技术手段，对档案资料进行标准化、分类化、数字化、网络化、应用化等方面的建设和发展。
通过大力发展现代信息技术手段，尤其是计算机技术、网络技术、数据库技术和多媒体技术等方面的应用，可以实现档案管理的电子化、网络化和智能化，同时提高档案的获取、共享和利用效率，推动档案管理在学术、经济、社会和文化领域的稳步发展和进步。
档案管理信息化建设充分体现了新时代下档案工作的新要求和新思考，旨在实现档案管理工作的现代化、高效化，实现相关档案信息的准确与及时获取和应用。
它涵盖了档案库房的办公自动化，数字化档案馆建设，文献数字化与知识管理，档案管理系统建设，档案信息网站建设，档案学科教育与人才培养等多方面的内容。
档案管理信息化建设的核心是档案信息化，通过数码技术实现对档案的数字化记录、存储、传递和利用，使档案的处理更加高效，安全以及便捷，大大减轻了档案管理人员的工作量。
同时，电子档案的多媒体处理使档案资源得到充分的利用，多种形式的呈现方式也使档案资源更具有价值。
此外，档案管理信息化建设不仅可以满足人们对档案资料的个性化需求，而且可以更好地满足国家和社会机构对档案信息的利用需求，促进科学研究和文化传承。
因此，在档案资料的标准化、分类化、数字化、网络化、应用化方面的建设具有重要的现实意义和实际应用价值。
值得注意的是，档案管理信息化建设也存在一些亟待解决的问题。
首先，档案管理人员的培训和技术知识水平还需要提高；其次，安全问题和档案数据保护需要加强；再次，经费和管理设施的配置也需要更好地保障。
尽管如此，随着技术的发展和社会对档案管理的日益关注，档案管理信息化建设的进步和发展势必会引领档案管理服务行业更好的发展，对推动文化传播，文化创新产生极大的作用。
浅谈电子档案的管理
浅谈电子档案的管理摘要：随着信息技术的快速发展，电子档案逐渐取代传统的纸质档案成为了现代档案管理的主要方式。
电子档案的管理具有高效、便捷、安全等优势，同时也带来了一系列的问题。
因此，本文旨在探讨电子档案管理的重要性、现状、问题以及解决方案，以期在电子档案管理上提供一些有价值的思路和方法。
关键字：电子档案；管理；问题；解决方案正文：一、电子档案管理的重要性随着信息化建设的不断推进，以及信息技术的快速发展，电子档案以其高效、便捷、安全等优势逐步成为现代档案管理的主流方式，具有着极其重要的意义。
其不仅对于政府、企事业单位的日常运营和管理提供了有效的支撑和保障，同时也为社会和公众提供了方便和快捷的查询和服务渠道。
二、电子档案管理的现状电子档案作为一种新的档案形态，其管理方式和体系早期并未得到十分完善的规范和制度，因此在实践中也存在着一些问题。
目前，电子档案管理主要存在着以下几个方面的现状：1、缺乏权威性：当前电子档案标准和规范尚未得到充分的制定和普及，导致电子档案的质量和可信度难以保障。
2、安全性较低：因为电子档案存在网络数据传输和存储等诸多环节，因此容易遭到黑客攻击或者病毒侵害等安全问题。
3、数据易失误：由于电子档案存在一定程度的人为操作和数据传输风险，因此可能会发生数据丢失或者误删等错误。
4、电子档案流程管理复杂：电子档案涉及的环节较多，如权限设置、数据归档、备份管理等流程较为复杂，需要专业的管理体系支撑。
三、电子档案管理的解决方案1、制定电子档案规范和标准：建立适应当下电子档案管理的标准和规范，以保障电子档案在质量和可信度上的保障。
2、加强电子档案安全措施：加强电子档案的安全措施，如加密传输、备份、恢复等手段保护电子档案的安全。
3、应用智能化技术：采用人工智能、机器学习等技术增强电子档案运营和管理的智能化。
4、建立电子档案管理体系：构建专业化的电子档案管理体系，实现电子档案的流程化管理，提高管理的效率和质量。
电子档案管理与档案管理信息化建设
电子档案管理与档案管理信息化建设1. 引言1.1 电子档案管理与档案管理信息化建设概述随着信息技术的快速发展和应用，电子档案管理与档案管理信息化建设已成为各行各业重要的课题之一。
电子档案管理是指利用电子化手段对档案进行管理、保管、查询和利用的过程，而档案管理信息化建设则是指将传统的纸质档案通过信息技术手段进行数字化管理，实现档案管理工作的信息化和智能化。
随着社会经济的快速发展和信息化建设的不断推进，传统的纸质档案管理方式已逐渐无法满足信息化时代的要求。
电子档案管理与档案管理信息化建设的出现，为档案管理工作提供了更加高效、便捷、安全的管理方式，不仅提高了档案管理的效率和质量，还为档案的长期保存和利用提供了更为可靠的保障。
在这样一个信息化浪潮席卷的时代，电子档案管理与档案管理信息化建设的重要性日益凸显。
它不仅关乎着国家机构和企业的管理效率和服务水平，也关系着社会信息的整合和共享。
加强电子档案管理与档案管理信息化建设，不仅是当前档案管理工作的迫切需要，也是未来信息社会发展的必然趋势。
2. 正文2.1 电子档案管理与档案管理信息化建设的重要性电子档案管理与档案管理信息化建设的重要性在现代社会变得越来越显著。
传统的纸质档案管理方式存在诸多弊端，如存储空间大、检索效率低、易丢失损坏等问题。
而电子档案管理及信息化的建设可以有效解决这些问题，提高档案管理的效率和质量。
电子档案管理可以实现档案信息的数字化，使得档案存储空间得到最大程度的利用，节约了大量的资源成本。
电子档案管理可以实现档案信息的共享和交流，便于各部门之间的合作与沟通，提高了工作效率。
电子档案管理可以实现档案信息的安全存储与备份，避免了纸质档案的遗失和损坏风险。
最重要的是，电子档案管理可以实现档案信息的智能化管理与分析，为决策提供更有力的支持。
电子档案管理及信息化建设对于提高档案管理水平、节约资源成本、便利信息共享、保障信息安全以及提高管理决策效率等方面具有非常重要的意义。
推进档案管理电子化的路径
２ ０ １ ３年 １ ０月 下
Ｃ ｏ ｎ ｓ ｕ ｍｅ ｒ Ｅ ｌ ｅ ｃ ｔ ｒ ｏ ｎ ｉ ｃ ｓ Ｍａ ｇ ａ ｚ ｉ ｎ ｅ 技术 交流
推进档案管理电子化的路径
李榕 （ 四川职业技术学院 ，四川遂宁 ６ ２ ９ ０ ０ ０）
摘 要 ：随着社 会的迅猛发展 和科技 的飞速进步 ，传 统意义上的纸质档案管理 已不 能很好 的适应如今人们 日新 月异的生活的 变化和对档案 管理 的需求 了。 因此 ，档案管理的 电子化应运 而生 。由于电子档案管理方便 、快捷 、省 时省力等特征 ，给档案管理人 员带来 了极大的便 利 ，使得其 必将成为未来档案管理 工作的发展趋势。 关键词 ：档案管理 ；电子化 ；路径
一
企业和单位 都能够有标准可依 ，从而按照标准 进行管理和工 作 ；其 次，要 对所制作 的电子档 案进 行整理、分类 、归纳 以 及总 结，使其 能够方便人们 的使用和 查询 ；最 后要安排专人 对其进行 保管 ，以防其 因工作 的调整、计算机 的损坏、工作 的交 移过程等原 因而造 成的档案 的丢失 、遗漏 、损坏 、被篡 改等 问题 ，确保档案资料 的完整性 。 （ 二）建立 电子档案的资源共享平 台 建立统一 、完善 的电子 档案管理制度 的 目的，是为 了使 电子档案信息能够更好地被 人们 所利用，能够更好 的进行 资 源 的共享 。因此 ，建立 电子档 案的资源共享平 台就成 了 目前 电子档案管理工 作迫在眉睫、亟待解决 的问题 。例 如，可 以 在单位 内部 的局域 网服 务器上建立一个专 门的区域 ，为电子 档案 的共享提供平 台，并按部 门或者档案 的类型对其进 行分 类、整理 ，并按分类 的结果编写档案 目录 ，把相关 的档 案放 在相应 的 目录之下 ，并对不 同等级设置不 同的访 问权限，在 为查询者提供 便利、提高工作效率 的同时，还 能够 确保资源 的安全性 、准确性及可靠性 。 （ 三 ）加强对 电子档案 管理人员 的技术培养 对于 当前的 电子档案管理工作者 主要 有两个来源 ，～是 拥有专业计算机 知识、技能 的人才所担任 的，另一 种是企事 源共享 。 业单位现有的电子档案管理人员 。对于拥有专业计算机知识、 （ 二 ）缺乏通用性，不能对其进行统一 的信息管理 技能 的人 才，一般需要单位从外部进行招 聘，并对其进行相 众所周知 ，我 国档 案管理 电子化兴起 的时间还 比较短 ， 应 的短期培 训，使 其了解本企业单位 的实际情 况，并很好 的 因此，还存在着较 多的 问题 ，其 中缺乏通 用性就是其存在 的 适应 工作 的需要；对于现有 的电子档 案管理人员，要加大培 问题之一 。同时，由于 目前各公司和单位 所使用 的计算机 型 训 的投 入力度 ，让其能够掌握系 统、全面 的电子档案管理所 号 、规 格不统一 ，且档 案管理的软件存在 较大 的差异 ，使得 需 的基本 知识、计算机知识等技 能，从而解 决电子档案管理 各 公 司 之 间 的 资源 不 能 实 现 共 享 。而 且 ， 目前 也 没 有 一 个 软 人 员 短 缺 的 问题 。 件 能够使其既 能够应用 于文件检索 ，又 能够对 所有文档进行 （ 四）做好硬件设施的维护、更新工作 统 一的档案信 息管 理。 由于这一缺 陷，给 档案的信息管理 工 由于科技 的不断进步 ，计算机也在 不断地更新换代 ，因 作 中的快速编辑 带来了 巨大 的困挠 ，也使 得我 国档案管 理的 此 ，对 于电子档案管理工作所依赖 的计算 机技术和软件技术 电子化发展 受到 了极大 的阻碍 ，给其发展 带来 了巨大 的挑战 。 也要 紧随时代 的脚步 ，才不至 于落后 被淘汰掉，因此 ，做好 （ 三 ）缺乏标准、规范的档案 管理工作 硬件设施 的维护和更新工作是相 当重要的。 档案信 息管理要想实现标准 、规范的 电子化 ，就要 先做 随着 电子信息化 的不断发展，档 案管理 电子化 己成为未 好 档案管理工 作，并使其标准化 、规 范化 。但是 由于传 统纸 来办 公的必然趋势 ，因为它不但 能够 提高工作效率 ，减少人 质 档 案 管 理 不 规 范 、 档 案 质 量 不 高 ， 尤其 是 各 类 档 案 的 著 录 力、物 力、财力的浪费 ，还 能大大 的减 少文献再次加工 的时 细则相容性 不强，系统软件移植 性较差 ，因此 ，每个档 案管 间的浪费 ，提高档案信 息的时效性，因此，可 以说档案 的电 理系统只 能根据 自身的需求对其 进行归纳 ，从而使得档 案管 子化 对于我 国的档案管 理工 作意义重大，必须要加大对其 的 理工作缺乏统一的标准和 规范 。 研 究力度 ，使其能够最大 限度 的为我国的档案 电子化带来益 二 、相应 的解决对策及路径 处。 （ 一 ）建立统一、完善的电子档案管理制度 参考文献： 为了未来能够更好地 发展 电子档案管 理制 度，建立一个 【 １ ］ 门伟 丽 ． 关 于加 强新形 势下档 案管理 工作 的思考 【 Ｉ Ｉ ＿ 统一 、完 善的 电子档案管理 制度将是 目前 的档 案管理工作 的 科技 创 业 月刊 ， ２ ０ １ ０ （ ０ ８ ） ． 首要任务 。为了建立统一 、完善 的 电子档案管 理制 度必须要 【 ２ 】 曾 志敏 ． 浅 谈 档 案 的 信 息 化 管 理 叭． 办 公 室 业 做 好 以 下 几 个 方 面 ：首 先 ，应 该 规 定 一 个 统 一 的 电 子 档 案 制 务 ， ２ ０ １ ３ （ １ ９ ） ． 作 、收集及 归纳的标准 ，让 每一个需要进行档 案管理工作 的 【 ３ ］ 于梦 ． 档案信息化管理 对策研究 【 『 １ ． 价值工程 ， ２ ０ １ ３ （ ０ ６ ）
电子档案管理与档案管理信息化建设
电子档案管理与档案管理信息化建设随着科技的不断进步和信息化的快速发展，电子档案管理和档案管理信息化建设已经成为各行业和组织不可忽视的重要部分。
电子档案管理和档案管理信息化建设可以大大提高档案管理的效率和质量，同时也能够更好地保护档案信息的安全性。
本文将从电子档案管理和档案管理信息化建设的概念、意义、建设内容、和发展趋势几个方面进行阐述。
一、概念电子档案管理是指利用计算机技术和网络技术对档案进行数字化处理和管理的过程。
它可以将传统的纸质档案转换成数字格式，方便存储、检索、传输和利用，从而实现档案管理的电子化。
档案管理信息化建设则是指在电子档案管理基础上，进一步利用信息技术来实现档案管理的自动化、智能化和网络化，涵盖了信息系统建设、管理流程优化、业务数据挖掘等内容。
二、意义1.提高档案管理效率。
电子档案管理可以大大减少档案管理的手工操作和纸质档案的管理成本，提高档案的管理效率。
档案管理信息化建设则可以进一步优化管理流程，实现档案信息的自动化处理和管理，提高管理效率。
3.提高档案信息安全性。
电子档案管理可以实现对档案信息的加密和权限控制，保护档案信息的安全性。
档案管理信息化建设则可以实现对档案管理过程的全程监控和记录，确保档案管理的合规性和安全性。
4.推动档案管理创新。
电子档案管理和档案管理信息化建设可以为档案管理带来更多的创新，促进档案管理理念和技术的更新换代，推动档案管理的现代化和智能化发展。
三、建设内容1.建立电子档案管理系统。
建立统一的电子档案管理系统，实现对档案信息的存储、检索、共享和利用。
系统应当具备良好的用户界面和友好的操作体验，便于用户进行档案管理操作。
2.优化档案管理流程。
通过信息系统建设和业务流程优化，实现档案管理流程的自动化和标准化，提高档案管理的效率和质量。
3.加强档案信息安全保护。
建立健全的档案信息安全管理制度和技术措施，加强对档案信息的加密、存储和传输安全保护。
4.发展数字化档案管理。
档案管理论文浅析电子文件档案化管理的现实意义
档案管理论文浅析电子文件档案化管理的现实意义在当今数字化的时代，信息的产生、传播和存储方式发生了巨大的变革。
电子文件作为信息的重要载体，其数量呈爆炸式增长。
电子文件档案化管理成为了档案管理领域的一个重要课题，具有深远的现实意义。
电子文件档案化管理能够提高工作效率。
传统的纸质文件管理需要耗费大量的人力、物力和时间进行收集、整理、归档和检索。
而电子文件可以通过计算机系统进行快速的分类、编目和存储，大大减少了繁琐的手工操作。
工作人员能够利用检索工具，迅速准确地找到所需的文件，节省了查找文件的时间，从而提高了整体工作效率。
电子文件档案化管理有利于节省存储空间。
纸质文件需要大量的档案柜、库房等物理空间来存放，随着时间的推移，存储空间的需求会不断增加，成本也随之上升。
相比之下，电子文件以数字化形式存储，占用的空间极小。
一个大容量的服务器或存储设备就可以存储海量的电子文件，有效地解决了存储空间不足的问题，同时也降低了档案管理的成本。
电子文件档案化管理能够更好地保证文件的安全性和完整性。
在电子文件管理系统中，可以设置严格的访问权限和密码保护，只有授权人员能够查阅和修改文件，有效防止了文件的泄露和篡改。
此外，通过数据备份和恢复技术，可以确保电子文件在遭受自然灾害、系统故障等意外情况时不丢失、不损坏，保证了文件的完整性和可用性。
电子文件档案化管理有助于信息资源的共享和利用。
通过网络技术，电子文件可以在不同部门、不同地区之间实现快速传递和共享，打破了时间和空间的限制，使信息能够及时为更多的人所利用。
这对于跨部门、跨地区的合作以及决策制定都具有重要意义，能够促进信息的流通和交流，提高工作的协同性和决策的科学性。
电子文件档案化管理也为档案管理的规范化和标准化提供了有力的支持。
电子文件管理系统可以按照统一的标准和规范对文件进行处理，包括文件的格式、编码、分类等，确保了档案管理的一致性和规范性。
这有利于提高档案管理的质量，便于不同机构之间的档案交流和整合。
论档案管理信息化建设
论档案管理信息化建设随着信息化时代的来临，各行各业都在积极推进信息化建设，档案管理作为信息化建设的一个重要领域也不例外。
档案管理信息化建设是指利用信息技术手段，对档案资源进行数字化、网络化管理的过程，以提高档案管理工作效率、提升档案管理服务质量和水平。
在信息化建设的大潮中，档案管理的信息化建设显得尤为重要，它对于档案资源的充分利用和价值发挥具有重要意义。
一、信息化建设对档案管理的意义1.提高档案管理效率和质量信息化建设能够大大提高档案管理效率，使大量的档案信息能够快速、准确地进行检索、整理和存储。
通过信息化手段，实现档案管理的自动化和智能化，大大减轻了档案管理人员的工作压力，提高了档案管理的工作效率。
信息化建设还能够提高档案管理的质量，使得档案管理工作更加规范、标准化。
2.促进档案资源的共享和利用通过信息化手段，能够实现档案资源的数字化和网络化管理，使得档案资源能够更加便捷地被用户共享和利用。
这样不仅方便了用户对档案资源的查询和使用，也能够避免档案资源的重复建设和浪费，最大程度地发挥档案资源的价值。
3.提升档案管理服务水平信息化建设能够提升档案管理服务水平，使得用户能够更加便捷地获得档案管理服务。
通过信息化手段，可以实现档案管理服务的在线化和智能化，大大提升了用户获取档案信息和服务的便利性。
4.保障档案信息的安全性和完整性通过信息化建设，能够对档案信息进行更加严格的保护，确保档案信息的安全性和完整性。
采用信息化手段，能够实现对档案信息的加密、备份和溯源，提高档案信息的安全级别，避免了档案信息的丢失和破坏。
二、档案管理信息化建设的关键技术1.数字化技术数字化技术是档案管理信息化建设的基础，利用数字化技术可以将纸质档案转化为电子档案，实现档案资源的数字化管理。
数字化技术包括扫描、图像处理、文字识别等技术手段，能够将纸质档案信息转化为数字化的数据，实现档案信息的电子化处理。
2.网络化技术网络化技术是实现档案资源共享和利用的重要手段，利用网络化技术可以实现档案信息的在线存储和检索。
探讨档案管理中电子档案管理方法
探讨档案管理中电子档案管理方法摘要：人事档案是一个人的学习工作经历、政治品质、道德品行、专业素养、工作业绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的原始材料，具有凭证、依据和参考的重要作用，特别是在个人学历证明、职称申报、工资待遇、工作调动、组织选拔人才、办理养老保险、退休手续等相关问题时都需要使用人事档案，所以对人事档案进行正规的、合理高效的管理，其重要性是不言而喻的。
信息化的普及，为人事档案的管理工作指引了新的思路和方向，也促使人事档案管理工作效率要进一步提升。
关键词：档案管理；电子档案管理；建议对于企事业单位而言，档案管理工作属于其中一项繁琐细碎的业务，要对其投入大量的工作精力。
通过引进电子信息化管理模式，采取电子档案管理方式，可以有效提高工作效率，确保档案信息的储存安全，保证查询便捷并发挥多方面的优势和作用。
针对电子档案在档案管理中的应用策略进行探究分析，有极大的必要性与现实意义。
1档案管理的作用档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。
档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。
档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。
档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。
档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。
档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。
在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。
档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。
在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶段的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。
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论档案信息的电子化管理推进
档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
但是，从我国目前的情况来看，由于档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，标准化、规范化工作有待提高，档案信息管理人员的素质有待提高等原因，档案信息电子化的推进有待深入。
推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平，自动化建设要着眼于提高系统的整体水平，要有重点地抓好数据库建设，实事求是地改进管理体制，重视人才管理。
标签：档案信息电子化；管理推进；改革
一、档案信息电子化的发展
办公自动化、无纸化等的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。
这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。
这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式和以磁盘为载体的档案。
广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。
不先时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。
档案信息电子化，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；可一次投入，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面；可拓宽服务范围，提高档案部门的地位。
档案信息电子化，还使档案信息顺利地与最新技术接轨。
虽然“信息高速公路”在我国尚处于起步阶段，但档案工作者要注意这方面的发展动向，提前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。
由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
但是，从我国目前的情况来看，档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。
档案部门使用的计算机型号不一、规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这制约了档案信息电子化的进程。
同时，在我国至今还没有建立一个能达到数据交换要求的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
另外，标准化、规范化工作有待提高。
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
但由于历史原因，馆(室)藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
最后，档案信息管理人员的素质有待提高。
实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏
低，甚至有现代文盲现象，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开应用水平的提高，就脱离了实际。
加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极I生；三是要从现实出发，循序渐进。
为了提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。
二、推进档案信息的电子化
(一)推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。
目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。
笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理系统。
这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要健全。
档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，就必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
(二)自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以连通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。
部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。
当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。
鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
(三)有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。
开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。
数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理以方便使用。
建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。
经过试点，最主要的经验有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。
当前若能把各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
(四)慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。
目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机(工作站、服务器)性能的提高、网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。
网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。
在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的。
应当推行与之相适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一。
档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用、建了网络而传输量很小的情况。
要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
(五)实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。
目前我国档案信息自动化系统同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，问题的主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。
应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等，都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。
也要下决心解决方便使用的问题。
如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。
建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构的建立和运转，必须有较强的管理能力和技术能力相配套，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
(六)重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。
加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。
档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。
当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。
计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织人员进修，使更多的人掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构。
在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。