论档案信息的电子化管理推进

论档案信息的电子化管理推进

档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。但是，从我国目前的情况来看，由于档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，标准化、规范化工作有待提高，档案信息管理人员的素质有待提高等原因，档案信息电子化的推进有待深入。推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平，自动化建设要着眼于提高系统的整体水平，要有重点地抓好数据库建设，实事求是地改进管理体制，重视人才管理。

标签：档案信息电子化；管理推进；改革

一、档案信息电子化的发展

办公自动化、无纸化等的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式和以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不先时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。档案信息电子化，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；可一次投入，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面；可拓宽服务范围，提高档案部门的地位。档案信息电子化，还使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚处于起步阶段，但档案工作者要注意这方面的发展动向，提前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

但是，从我国目前的情况来看，档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一、规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这制约了档案信息电子化的进程。同时，在我国至今还没有建立一个能达到数据交换要求的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。另外，标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆(室)藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。最后，档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏

低，甚至有现代文盲现象，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极I生；三是要从现实出发，循序渐进。为了提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。

二、推进档案信息的电子化

(一)推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理系统。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要健全。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，就必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

(二)自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以连通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

(三)有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理以方便使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，最主要的经验有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

(四)慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机(工作站、服务器)性能的提高、网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的。应当推行与之相适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用、建了网络而传输量很小的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

(五)实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。目前我国档案信息自动化系统同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，问题的主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等，都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题。如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构的建立和运转，必须有较强的管理能力和技术能力相配套，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

(六)重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织人员进修，使更多的人掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。