物业管理档案管理PPT课件(48页)
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第十二章 物业管理档案管理
掌握： 1、物业管理档案的收集、整理和利用， 2、物业管理信用档案的内容与管理。
熟悉： 物业管理档案的检索与保存
第一节 源自文库业管理档案内容与分类
二、物业管理档案内容
1、物业资料
权属资料 技术资料 验收资料 运行资料 维修资料
2、业主（使用人）资料
业主权属资料 个人资料 服务资料
3、物业管理公司行政管理资料
4、物业管理相关合同资料
电梯分包合同 消防维保合同 中央空调维保合同
三、物业管理档案的分类方法 （一）年度分类法：
根据文件形成和处理的所属年度分。反映单位每年 工作的特点和逐年变化。
（二）组织机构分类法：
保持全宗内文件在来源方面的的联系，客观 反映各组织工作活动的历史面貌，便于按一定专业查 阅档案 。
物业管理企业信用档案记录信息每季度至少更新一次， 执业人员信息在每季度后28日内提交更新数据。
四、物业管理企业信用档案的记录内容： • 物管企业基本情况（物业项目情况） • 执（从）业人员基本情况 • 业绩及良好行为记录 • 企业不良行为记录
采集渠道：主要是通过政府部门、协会 、物业企业、执 （从）业人员、其他中介机构及社会公众等途径依法采集。
纸介质
形式：
电子媒体
一、物业管理档案的检索
（一）纸介质物业管理档案的检索工具：
目录、簿式索引、指南、卡片式检查工具
二、物业管理档案的保存与安全
长期保存： 1、物业基础档案及公用的设施的维修、更
新（保存期不低于设备使用年限的2倍）
2、业主、业主大会的基础资料、重要会议 决议
第四节 物业管理企业信用档案
三、日常物业管理期档案的收集
1、物业运行记录档案；（设施设备运行记录） 2、物业维修记录档案；（设施设备维修记录） 3、物业服务记录档案：清洁服务记录、
绿化服务记录、装修管理记录、 安全管理记录、社区活动记录、
有偿服务记录、服务与投诉记录； 4、物业管理公司行政管理档案。
第三节 物业管理档案的检索利用与保存
1．面试 2．心理测验：学习及适应能力
3．知识测验：书面考试
4．劳动技能测验
三、员工的解聘
• 员工的解聘即物业管理企业与员工解除 劳动合同。
• 员工的解聘包括： 1、辞职 2、辞退 3、资遣
出现下列情况，应对当事人予以辞退：
(1)在试用期间被证明不符合录用条件的； (2)严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的； (3)严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成
第二节 物业管理档案的收集与整理
一、物业承接查验期档案的收集和整理 物业基础资料：被承接查验物业及其附 属设施设备的权属、技术资料和验收文 件。
档案收集索取对象：建设单位
二、物业入住期档案的收集
• 此阶段的档案资源来源于物业管理的服务对象： 业主（或物业使用人）
• 1、小业主权属资料（房产证、购房合同复 • 印件） • 2、小业主个人资料（身份证、户口本复印 • 件、照片、联系方式）
2005年 电梯 高压配电
2006年
中央空调 电梯 高压配电
• 组织机构——年度分类法 办公室 2005
2006
品质部 2005 2006
市场部 2005 2006
第二节 物业管理档案的收集与整理
一、物业承接查验期物业管理档案的收集 物业基础资料档案
此阶段档案收集索取对象主要是建设单位 1、权属资料 2、技术资料 3、验收资料
第一节 员工的招聘与解聘
一、招聘计划的制订
内容包括：
(1)计划招聘人员总数和人员结构，包括专 业结构、学历结构等；
(2)各类人员的招聘条件； (3)招聘信息发布的时间、方式与范围； (4)招聘的渠道； (5)招聘方法。
二、招聘的组织实施
1、公布招聘信息
2、设计应聘申请表
3、对应聘者初审 4、确定选拔方法
入职培训
• 人职培训一般包括职前培训和试用培训 两个环节
• 职前培训的内容包括公司发展史、公司 概况及规章制度、公司组织架构、公司 企业文化、职业礼节礼貌、物业管理基 础知识、安全常识等。试用培训的内容 为岗位工作职责及工作要求
（三）事件分类法（问题分类法）：
文件论述与反映的事件（问题）分。反映单 位主要工作活动的面貌，便于按专业系统全面查阅。
在实际工作中除上述单式结构分类 法外，常常采用复式结构分类法，如： • 年度——组织机构分类法
人事部 2005年 市场部
品质部 人事部 2006年 市场部 品质部
• 年度——事件分类法 中央空调
重大损害的； (4)被依法追究刑事责任的。
资遣：
• 资遣是企业因故提出与员工终止劳动合 同的一项人事调整活动。资遣不是因 为员工的过失原因造成的，而是企业根 据自己经营的需要，主动与员工解除劳 动契约
第二节 人员的培训与管理
一、培训体系的建立 物业管理企业培训体系包括
一级培训体系和二级培训体系。
第十三章 人力资源管理
• 掌握： • 员工招聘的组织与实施，培训管理的组织与
实施。
• 熟悉： • 员工招聘计划的制定，员工的解聘，培训的
分类及内容，员工薪酬管理的内容，员工的考 核与奖惩。
概 念：
人力资源管理，是指运用科学方法，对 企业的人力进行合理的培训、组织和调配， 使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人 的思想、心理和行为进行恰当的引导、控制 和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽 其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目 标。
目的：整顿和规范物业管理市场秩序，规范物业 企业从业人员市场行为，增加物业企业从业人 员的信用意识，提高行业诚信度和市场行为。
原则：统一规划，分级管理、分步实施、信息共 享。
职责分工：建设部负责全国一级资质物业管理企 业信用档案的建立和监督，地方物业管理行政 部门负责二级资质以下物业企业信用档案的建 立和监督。
• 一级培训体系有利于充分利用企业的培训 资源，有利于统一公司的培训标准和培训 要求，有利于降低培训成本，但其针对性 相对较差。
• 二级培训体系有利于加强培训的针对性、 适应性、及时性，加强项目机构培训的责 任感，但不利于培训标准和要求的统一。
(二)培训体系的选择
• 如果项目机构的数量较多且分布较散， 所管物业类型结构复杂，员工整体素质 较高，培训资源比较充裕，宜建立二级 培训体系。如果企业员工集中，且培训 资源较紧缺，则宜建立一级培训体系。
掌握： 1、物业管理档案的收集、整理和利用， 2、物业管理信用档案的内容与管理。
熟悉： 物业管理档案的检索与保存
第一节 源自文库业管理档案内容与分类
二、物业管理档案内容
1、物业资料
权属资料 技术资料 验收资料 运行资料 维修资料
2、业主（使用人）资料
业主权属资料 个人资料 服务资料
3、物业管理公司行政管理资料
4、物业管理相关合同资料
电梯分包合同 消防维保合同 中央空调维保合同
三、物业管理档案的分类方法 （一）年度分类法：
根据文件形成和处理的所属年度分。反映单位每年 工作的特点和逐年变化。
（二）组织机构分类法：
保持全宗内文件在来源方面的的联系，客观 反映各组织工作活动的历史面貌，便于按一定专业查 阅档案 。
物业管理企业信用档案记录信息每季度至少更新一次， 执业人员信息在每季度后28日内提交更新数据。
四、物业管理企业信用档案的记录内容： • 物管企业基本情况（物业项目情况） • 执（从）业人员基本情况 • 业绩及良好行为记录 • 企业不良行为记录
采集渠道：主要是通过政府部门、协会 、物业企业、执 （从）业人员、其他中介机构及社会公众等途径依法采集。
纸介质
形式：
电子媒体
一、物业管理档案的检索
（一）纸介质物业管理档案的检索工具：
目录、簿式索引、指南、卡片式检查工具
二、物业管理档案的保存与安全
长期保存： 1、物业基础档案及公用的设施的维修、更
新（保存期不低于设备使用年限的2倍）
2、业主、业主大会的基础资料、重要会议 决议
第四节 物业管理企业信用档案
三、日常物业管理期档案的收集
1、物业运行记录档案；（设施设备运行记录） 2、物业维修记录档案；（设施设备维修记录） 3、物业服务记录档案：清洁服务记录、
绿化服务记录、装修管理记录、 安全管理记录、社区活动记录、
有偿服务记录、服务与投诉记录； 4、物业管理公司行政管理档案。
第三节 物业管理档案的检索利用与保存
1．面试 2．心理测验：学习及适应能力
3．知识测验：书面考试
4．劳动技能测验
三、员工的解聘
• 员工的解聘即物业管理企业与员工解除 劳动合同。
• 员工的解聘包括： 1、辞职 2、辞退 3、资遣
出现下列情况，应对当事人予以辞退：
(1)在试用期间被证明不符合录用条件的； (2)严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的； (3)严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成
第二节 物业管理档案的收集与整理
一、物业承接查验期档案的收集和整理 物业基础资料：被承接查验物业及其附 属设施设备的权属、技术资料和验收文 件。
档案收集索取对象：建设单位
二、物业入住期档案的收集
• 此阶段的档案资源来源于物业管理的服务对象： 业主（或物业使用人）
• 1、小业主权属资料（房产证、购房合同复 • 印件） • 2、小业主个人资料（身份证、户口本复印 • 件、照片、联系方式）
2005年 电梯 高压配电
2006年
中央空调 电梯 高压配电
• 组织机构——年度分类法 办公室 2005
2006
品质部 2005 2006
市场部 2005 2006
第二节 物业管理档案的收集与整理
一、物业承接查验期物业管理档案的收集 物业基础资料档案
此阶段档案收集索取对象主要是建设单位 1、权属资料 2、技术资料 3、验收资料
第一节 员工的招聘与解聘
一、招聘计划的制订
内容包括：
(1)计划招聘人员总数和人员结构，包括专 业结构、学历结构等；
(2)各类人员的招聘条件； (3)招聘信息发布的时间、方式与范围； (4)招聘的渠道； (5)招聘方法。
二、招聘的组织实施
1、公布招聘信息
2、设计应聘申请表
3、对应聘者初审 4、确定选拔方法
入职培训
• 人职培训一般包括职前培训和试用培训 两个环节
• 职前培训的内容包括公司发展史、公司 概况及规章制度、公司组织架构、公司 企业文化、职业礼节礼貌、物业管理基 础知识、安全常识等。试用培训的内容 为岗位工作职责及工作要求
（三）事件分类法（问题分类法）：
文件论述与反映的事件（问题）分。反映单 位主要工作活动的面貌，便于按专业系统全面查阅。
在实际工作中除上述单式结构分类 法外，常常采用复式结构分类法，如： • 年度——组织机构分类法
人事部 2005年 市场部
品质部 人事部 2006年 市场部 品质部
• 年度——事件分类法 中央空调
重大损害的； (4)被依法追究刑事责任的。
资遣：
• 资遣是企业因故提出与员工终止劳动合 同的一项人事调整活动。资遣不是因 为员工的过失原因造成的，而是企业根 据自己经营的需要，主动与员工解除劳 动契约
第二节 人员的培训与管理
一、培训体系的建立 物业管理企业培训体系包括
一级培训体系和二级培训体系。
第十三章 人力资源管理
• 掌握： • 员工招聘的组织与实施，培训管理的组织与
实施。
• 熟悉： • 员工招聘计划的制定，员工的解聘，培训的
分类及内容，员工薪酬管理的内容，员工的考 核与奖惩。
概 念：
人力资源管理，是指运用科学方法，对 企业的人力进行合理的培训、组织和调配， 使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人 的思想、心理和行为进行恰当的引导、控制 和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽 其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目 标。
目的：整顿和规范物业管理市场秩序，规范物业 企业从业人员市场行为，增加物业企业从业人 员的信用意识，提高行业诚信度和市场行为。
原则：统一规划，分级管理、分步实施、信息共 享。
职责分工：建设部负责全国一级资质物业管理企 业信用档案的建立和监督，地方物业管理行政 部门负责二级资质以下物业企业信用档案的建 立和监督。
• 一级培训体系有利于充分利用企业的培训 资源，有利于统一公司的培训标准和培训 要求，有利于降低培训成本，但其针对性 相对较差。
• 二级培训体系有利于加强培训的针对性、 适应性、及时性，加强项目机构培训的责 任感，但不利于培训标准和要求的统一。
(二)培训体系的选择
• 如果项目机构的数量较多且分布较散， 所管物业类型结构复杂，员工整体素质 较高，培训资源比较充裕，宜建立二级 培训体系。如果企业员工集中，且培训 资源较紧缺，则宜建立一级培训体系。