物业档案管理软件建设

二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料）
验收合格资料
工程技术资料
项目开发批准报告、规划许可证 、土地使用合同、建筑开工许可 证、用地红线图等
规划查验合格证、消防查验合 格证、绿化查验合格证、供电/ 气/水许可证、综合查验备案登 记表等
各分项设施设备资料（建筑相 关图纸、给排水、供配电、弱 电、消防、供暖等）
承接 查验 资料
二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料）
公共 设备 设施 资料
房屋清单
各类配套设备
各类公建小品
各类系统（弱电、消防、 电梯、给排水等） 各类钥匙等
二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料）
顾客姓名、年龄、工作单位、联系电话、 家庭成员、车辆情况等基本信息；
《购房合同》、《转让合同》复印件， 《物业服务协议》
物业档案管理软件建 设
目录
一、物业管理档案的概念与分类 二、物业管理档案的建设管理 三、物业管理档案管理的重要意义
一、物业管理档案的概念与分类
档案概念：档案是历史的原始记录。包括两层涵义 一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。
文字 图像 声音 其他形式文件
一、物业管理档案的概念与分类 档案分类的方法
电梯应急预案
对管理区域内升降梯、 手扶梯、观光电梯等突 发事件做出及时反映和 处理的预案
用水应急预案
对管理区域内家庭用水 、公共区域用水、消防 用水等突发事件做出及 时反映和处理的预案
消防应急预案
对管理区域内消防突发 事件做出及时反映和处 理的预案
二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料）
二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料）
文本形式
≈30%
≈20%
图册形式
照片形式
≈20%
≈30%
电子形式
三二、物业档管案理资档料案的管建理设管—理——Pa—rt2归:整档理
三二、物业档管案理资档料案的管建理设管—理——Pa—rt2使:整用理
检索
利用计算机网络技术，并 充分利用检索功能，充分 发挥档案资料的作用。
审批
按档案的不同密级由相 关负责人批准后方可借 阅、查阅。
1、运行标准文件
是指导各部门员工日常工作流程以达到规范工作标准，提升服务质量，打造企业 品牌的重要参考。
1
服务技术 标准
2
管理标准 管理规章
3Leabharlann Baidu
作业标准
二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料）
2、应急预案 是管理区域内各类突发事件能够第一时间发现且得到妥善处理有效保障。
用电应急预案
对管理区域内家庭用电 、公共区域用电、特种 设施设备用电等突发事 件做出及时反映和处理 的预案
档案 动态性较
强
档案的 完整性
和人们的日常 生活息息相关
组成档案的 文件材料较
为稳定
公开性与 隐密性共存
二、物业管理档案的建设管理
归档
使用
收集
建设
销毁
管理
二、物业管理档案的建设管理—基础资料收集
物业档案管理资料主要4项内容
1承接 查验 资料
4日常 管理 资料
2公共 设备 设施 资料
3业户 档案 资料
物业管理档案的分类
人事资料 档案
行政管理档案
物业管理 专门档案
会计档案 荣誉档案
资产档案
培训档案
一、物业管理档案的概念与分类 物业管理专门档案的内容
存档资料
1、权属承接资料 2、公共设备设施资料 3、业户档案资料 4、日常管理资料
现场资料
一、物业管理档案的概念与分类
物业管理档案的特点
形成领域 较为局限
房屋的使用情况，如交房、验收信息、 装修信息、《租赁协议》等
其他所有与顾客相关的必要信息
业户 档案 资料
二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料）
1、国家法律法规
2、国家、行业、地 方标准文件
日常 管理 文档
3、日常服务管理文档（顾 客投诉、装修管理、绿化 清洁、社区文化等）
4、其他 （业委会文件、章程等）
跟踪：建立已 销毁文档清单 以备后查。
三、物业管理档案管理的重要意义
1
评优的
重要的考 核条件
2
增强企业
抵抗风险
的能力
三、物业管理档案管理的重要意义
3
质量体系
评审的重
要条件
4
企业文化
的沉淀与传 承
谢谢观赏
年度分类法
事件 分类法
地区分类法
文件名称分类法
组织机构 分类法
部门分类法
一、物业管理档案的概念与分类
常用档案分类法
综合
集团、产业公司......
财务
2015、2014......
设施
图纸、检测记录......
客服
业主资料、装修资料......
安全
突发事件报告......
环境
上海、宁波......
一、物业管理档案的概念与分类
二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料）
二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料）
图 表
档 卡
册
物业管理档案的建设管理中除了基 础存档资料外还有各类现场管理资 料。如运行标准文件、各类应急预 案、相关从业人员证书证件、特种 设施设备检测报告以及生活水箱检 测报告等内容。
二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料）
手续
手续—借阅手续的办理 （借、还登记；检查完 好程度；借阅时间规定 等）
三二、物业档管案理资档料案的管建理设管—理——Pa—rt2销:整毁理
前提：根据档案的 保存期限和性质， 对确实没有保存价 值和保存期已满的 档案，严格按制度 规定进行销毁。
流程：需经主管领 导批准方可销毁， 必须使用碎纸机等 方式完全销毁档案 。
3、上岗证照 是保障公司各部门服务质量和工作效率的关键所在。
各类上岗证
高低压从业人员证书
电梯操作工证书
消防监控证书
各类职业证书
会计上岗证等
二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料）
二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料）
电工绝缘靴、毯、棒 检测报告
4、各类检测报告
设施设备均需实行定期检测、在通过
后收取检测报告、合格证等并做好张
贴、悬挂、公示工作，保障运行的同
电梯年检报告
时也是向业主宣传公司服务品质的重
生活水箱水质
检测报告 要方式之一。（水箱、水池清洗如外
高层防雷装置 检测报告
包，外包单位人员健康证、卫生许可 证均需提供并存档备查）
二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料）
三二、物业档管案理资档料案的管建理设管—理——Pa—rt2归:整档理