公司文件编号规则

合集下载

公司体系文件编号规则要求

公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。

各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。

2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。

2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。

4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。

3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。

2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。

MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。

1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。

《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。

2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。

公司内部文档编号管理规则

**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。

第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。

第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。

第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

关于公司文件编号的管理办法

**************公司****（总）字〔****年〕第***号关于公司文件编号的管理规定公司各部门为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制定本管理办法：一、编号管理规则（一）适用种类：适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。

（二）编号规则：文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。

1、公司代码：**********公司：SM2、部门代码:部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码分别为：3、文件类别代码：文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成，分别为：4、文件流水号代码：所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成，序号由001开始。

（三）编号种类：1、表单类：公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号总经办为：SM-ZJB-BD***办公室为：SM-BGS-BD***财务部为：SM-CWB-BD***经营部为：SM-JYB-BD***工程部为：SM-GCB-BD***设计部为：SM-SJB-BD***安全科为：SM-AQK-BD***采控部为：SM-CKB-BD***项目监管部为：SM-JGB-BD***事业发展部为：SM-FZB-BD***2、合同类公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号建设工程施工类合同：SM-SG-[2***年]-HT***设计类合同：SM-SJ-[2***年]-HT***采购类合同：SM-CG-[2***年]-HT***分包类合同：SM-FB-[2***年]-HT***聘用类合同：证件：SM-PY/ZJ-[2***年]-HT***人事：SM-PY/RS-[2***年]-HT***服务咨询类合同：SM-FW-[2***年]-HT***行政类合同：SM-XZ-[2***年]-HT***3、文件制度类公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号二、编号管理程序1、表单类：由各部门拟好表单初稿后，编制部门负责人进行审核编号，编号后方可使用，同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享，便于各部门了解、使用和管理。

公司文件编号规范管理制度

公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例：正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。

所有文件流水号在每年1月1日自动归零。

公司文件编号原则版

公司文件编号原则版公司文件编号原则指的是在组织中对文件进行统一的编号和命名，以便于管理和查找。

一个有效的文件编号系统能够节约时间和资源，提高文件管理的效率，同时也能够保证文件的安全性和可追溯性。

以下是一些常用的公司文件编号原则。

1.系统性原则：文件编号应当按照一定的顺序和规则进行编制，以便于管理者和员工能够快速地找到所需的文件。

例如，可以根据文件的类型、年份、部门等进行分类编号。

2.唯一性原则：每个文件应当有一个唯一的编号，在同一系统中不应出现重复的文件编号。

这可以通过添加时间戳、序列号等方式来实现，确保一份文件的编号唯一不变。

3.时效性原则：文件编号应当具有一定的时效性，即能够反映文件的创建时间或者最后修改时间。

这有助于区分同一类文件中的不同版本，并且便于进行归档和审计。

4.逻辑性原则：文件编号应当符合一定的逻辑关系，以便于用户能够根据文件编号推断文件内容。

例如，可以采用由大到小、由粗到细的编码方式，使得文件的关联性更加明确。

5.可扩展性原则：文件编号系统应当具备一定的扩展性，能够随着组织的发展和需求的变化而进行调整。

例如，可以采用多层次、多维度的编码方式，以便于新增文件类型、部门等的纳入。

6.标准化原则：文件编号系统应当在整个组织中通用，并且符合一定的标准和规范。

这有助于不同部门之间的文件交流和共享，减少重复劳动和资源浪费。

7.保密性原则：文件编号系统应当具备一定的保密性，以防止未经授权的人员获取敏感信息。

可以采用加密或权限控制的方式，限制只有特定人员才能够查看和修改文件编号。

8.文档管理系统原则：文件编号可以与组织的文档管理系统相结合，实现文件的数字化存储和检索。

这不仅能够方便地对文件进行管理和备份，还能够提高工作效率和减少纸质文件的使用。

综上所述，一个有效的文件编号系统需要综合考虑以上原则，并根据组织的具体情况进行定制。

一个良好的文件编号系统能够简化文件管理流程，提高工作效率，为组织带来更多的便利和价值。

公司文件编号规则

文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。

a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。

b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。

mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。

例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。

3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。

相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。

公司发文编号规则

公司内部发文编号规则
为便于行文的规范管理，现就集团、事业部及其他类公司发文编号规则作如下规定：
一、管理部门
集团发文编号管理部门为集团总裁办公室，其他公司发文编号管理部门为其综合部。

二、编号范围
所有以集团、其他公司名义发布的行文（包括内部行文、外部行文）都需进行统一编号。

三、编号规则
（一）集团董事会发文编号为：**董字[年度]XX号
如：**公司字[2016]1号
会议纪要编号为：**公司会纪[年度]XX号
如：**公司会纪[2016]1号
（二）***有限公司发文编号为：**公司[年度]XX号
会议纪要编号为：会议类别[年度]XX号
如：**公司月度例会纪 [年度]XX号
**公司总裁办公会纪[年度]XX号
四、其他
（一）合同文件由集团档案室统一进行编号管理。

（二）新成立的公司发文编号依照上述编号规则进行统一编号。

（三）本规则由集团总裁办公室负责解释。

公司档案文件编码规则

1.1.1.文件编号例：
HJ-XZ05-2017-001
文件顺序号
年份
文件类别
公司简写
意为菏建行政通知、通告类2017年001号文件
二、类目表
一级类目
（代码）
二级类目
（代码）
归档范围
行政
XZ
证照
01
各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）
公司战略
合同、协议
04
签订的工程供货合同、协议（含材质证明、出厂合格证明、复试报告等）
废旧物资
05
工程废旧物资处理台账
其他
06
供货商名录、供货商评价报告等
财务
CW
按财务要求
技术
JS
专业深化设计
01
专业深化设计方案、竣工图
技术文件
02
需交公司存档的施工技术文件如：施工方案（作业指导书、新工艺、工程总结等。
规程、规范
入职薪酬及薪酬调整台账
员工入、离职
05
员工入职及离职相关手续
员工档案、简历
06
员工档案、简历台账
外协单位名录
07
外协施工队伍名录、合作单位名录
其他
08
经营预算
JY
市场开发
01
工程项目的开发调研、跟踪、立项报告、请示、批复等
合同、协议
02
招投标及有关谈判材料、签订的施工合同、协议
项目预算书
03
工程项目预算书清单
项目结算书
04
工程项目结算书清单
外协队伍结算
05
外协队伍工程项目结算书清单
统计工作
06

有限公司文件版本号编号规则

人力资源文件编号规则*＊＊*＊＊＊**＊＊＊有限公司人力资源文件编号规则一、文件编号规则：编号规则：XX-YY-ZZ-SSS（长度:12位)1。

前两位XX：使用A—Z 的26个大写英文字母;表示文件一级类别（项目）；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例：HR表示人力资源文件； ZY表示作业文件等。

2。

从左数第四位、第五位YY:使用A-Z 的26个大写英文字母;表示文件编制或所属一级部门(厂处）例：SJ烧结厂用；LT炼铁厂用;LG炼钢厂用；ZJ质检处用；YL 原料厂用；DL动力厂用；ZY制氧厂用；JA检安公司用；AH安全环保处用；BW保卫处用等。

3. 从左数第七位、第八位ZZ：使用A—Z 的26个大写英文字母；表示文件二级类别；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例:岗位职责用GW；招聘用ZP;培训用PX；绩效考核用KH；薪酬用XC；福利用FL；考勤管理用KQ等。

4. 从左数第十位至第十一位SSS:使用0—9 的10个阿拉伯数字；表示文件序号.例：001表示第一份文件；002表示第二份文件等。

4。

编号中的–起分隔的作用。

综合举例:（一)、文件编号HR-LG-KH-001的编号意义？文件编号HR—LG—KH-001表示该文件是人力资源类文件,所属部门炼钢厂，是人力资源绩效考核方面文件，文件序号001。

二、文件版本号编号规则：编号规则：Ver。

YYYY.X.X（长度:12位）1.前四位Ver.表示版本。

2.从左数第五位至第八位YYYY：使用0—9 的10个阿拉伯数字，表示文件编写年份。

例如:2009表示该文件编写于2009年.3.从左数第十位X：使用1-9 的9个阿拉伯数字,表示文件第几次重大修订。

例如：1表示第一次编写；2表示第二次重大修订等.4.从左数第十二位YYYY：使用0—9 的10个阿拉伯数字，表示文件错误更改或补充修订。

5.编号中的。

起分隔的作用。

综合举例：一、文件版本号Ver.2009.1.0的意义?文件版本号Ver.2009.1.0表示文件编写于2009年，是第一次编写,未做过重大修订，也未做过错误更改或补充修订。

公司公文编号规则

公司公文编号规则
公司公文编号规则
一、公司红头文件编号规则：
公司红头文件的编号格式为“安东×字[××××]第×号”。

其中，“×”代表文件主办单位简称，“[××××]”代表发布年度，用四位
阿拉伯数字，“第×号”代表文件号。

公司红头文件发文单位简
称可参照下表，但会根据公司组织结构的调整进行相应的调整。

序号单位名称简称
1 XXX 司
2 业务发展部业
3 XXX 人
4 财务计划部财
5 运营管理部运
6 法律审计部法“或”审
举例来说，“XXX字[2008]第1号”即为XXX发出的文件编号为1，发布时间为2008年。

二、公司便签文件编号规则：
公司便签文件的编号格式为“安东[××]×号”。

其中，“[××]”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字，“×号”代表通知号。

举例来说，“安东[08] 1号”即为XXX发出的便签文件编号为1，发布时间为2008年。

三、会议纪要编号规则：
会议纪要的编号格式为“安东会纪[××]×号”。

其中，“[××]”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字，“×号”代表会议纪要号。

举例来说，“安东会纪[08] 1号”即为XXX（集团）有限公司的会议纪要编号为1，发布时间为2008年。

公司文件编号规则

公司文件编号规则
1.案卷编号规则：
-案卷编号一般由数字和字母组成，可以采用纯数字、纯字母或数字字母组合的形式。

-案卷编号可以按照文件类型、年份、所属部门等进行分类，以方便归档和查找。

-案卷编号可以有固定长度，如8位或10位，也可以根据需要灵活调整长度。

-案卷编号应具有唯一性，不同案卷之间不得重复，可以使用自动生成的方式保证唯一性。

2.文件编号规则：
-文件编号可以使用案卷编号+顺序号的形式，如A001-001，表示
A001案卷下的第一个文件。

-文件编号也可以按照不同的分类进行编号，如按文件类型、部门、日期等进行编号。

-文件编号可以根据实际需要进行调整和修改，保证编号的连续性和唯一性。

3.文件编号规则的应用：
-文件编号应在文件创建时即确定好，并在文件上进行清晰的标注，以便于识别和管理。

-文件编号可以在电子化系统中进行管理，将文件和编号进行关联，
方便查询和检索。

-文件编号也可以体现在文件的文件名中，方便在计算机系统中查找
和排序。

4.文件编号规则的维护：
-公司应建立一套完整的文件编号规则，明确各个编号的含义和规范，确保所有人员都能正确使用。

-文件编号应进行定期的审查和维护，对于已经完成的案卷和文件应
进行归档和存档，避免重复使用编号。

-对于长期保存的文件，可以使用版本号对其进行更新，保证文件的
版本可追溯。

总结起来，公司文件编号规则是为了方便管理和归档文件而设计的一
套规则。

通过规范的编号方式，可以提高文件的查找效率和管理效果，确
保文件的有序存档和快速检索。

企业文件编码规则及部门代码

文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的，比如，属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程，比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：阅读者能够很清楚地知道，这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚，在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码。

对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。

有限公司文件版本号编号规则

人力资源文件编号规则**＊****＊＊*＊*有限公司人力资源文件编号规则一、文件编号规则：编号规则:XX-YY—ZZ—SSS(长度：12位）1。

前两位XX:使用A-Z 的26个大写英文字母；表示文件一级类别（项目)；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例：HR表示人力资源文件； ZY表示作业文件等。

2. 从左数第四位、第五位YY：使用A—Z 的26个大写英文字母；表示文件编制或所属一级部门（厂处）例：SJ烧结厂用;LT炼铁厂用；LG炼钢厂用;ZJ质检处用；YL原料厂用；DL动力厂用；ZY制氧厂用;JA检安公司用；AH安全环保处用；BW保卫处用等.3. 从左数第七位、第八位ZZ:使用A-Z 的26个大写英文字母;表示文件二级类别;可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例：岗位职责用GW；招聘用ZP；培训用PX；绩效考核用KH；薪酬用XC；福利用FL；考勤管理用KQ等.4. 从左数第十位至第十一位SSS：使用0—9 的10个阿拉伯数字；表示文件序号。

例：001表示第一份文件；002表示第二份文件等。

4. 编号中的–起分隔的作用.综合举例：（一)、文件编号HR-LG—KH—001的编号意义？文件编号HR-LG-KH-001表示该文件是人力资源类文件，所属部门炼钢厂,是人力资源绩效考核方面文件,文件序号001。

二、文件版本号编号规则：编号规则：Ver.YYYY。

X.X（长度：12位）1.前四位Ver.表示版本。

2.从左数第五位至第八位YYYY：使用0-9 的10个阿拉伯数字,表示文件编写年份。

例如：2009表示该文件编写于2009年。

3.从左数第十位X：使用1-9 的9个阿拉伯数字，表示文件第几次重大修订。

例如：1表示第一次编写;2表示第二次重大修订等。

4.从左数第十二位YYYY：使用0—9 的10个阿拉伯数字，表示文件错误更改或补充修订。

5.编号中的. 起分隔的作用。

综合举例：一、文件版本号Ver.2009。

文件编号规则【范本模板】

云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。

二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理.三、总则（一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。

(二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行. （三)根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

四、文件编号规则(一)编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。

mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。

dd：用两位数字表示日期,不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号.例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01"代表第一份文件。

5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准:起草版本的编号为 0。

1, 0.2, 0.3，。

.。

, 0。

9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0。

1.1, 0。

1。

一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。

0，版本编号不断变化为： 1。

0, 1。

1， 1.2, 。

， 1。

10。

(二)文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。

格式说明:公司简称-部门代号—文件类型—文件版本号-流水号。

XX:公司简称。

DN：大写英文字母,部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员,该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。

文件编号的规则

文件编号的规则
以下是 8 条关于文件编号的规则：
1. 文件编号要有意义呀！比如说公司的重要合同，就可以用“HT”开头再加上具体的序号，这样一看编号不就知道是啥文件啦，像“HT001”。

2. 编号得有顺序性呢！就好像排队一样，不能乱糟糟的。

从 001 开始依次往后排，多整齐啊，找起来也方便，“002”肯定在“001”后面嘛。

3. 尽量简单点呗！别搞那些特别复杂又难记的编号，不然回头自己都不认识啦！像“ABC123”这种简单又好记。

4. 不同类型的文件要有区分呀！总不能把合同和报告的编号弄成一样的吧，那不乱套啦！合同编个“HT”系列，报告就可以是“BG”系列嘛，多清楚。

5. 要保持统一性哟！全公司都得用一样的编号规则，不能你搞你的，我搞我的，那样多麻烦呀！都按照统一标准来，像“XX001”这样延续下去。

6. 可以加个日期进去呀！这样就能知道文件是什么时候产生的啦，比如“XX”，这不一眼就看出来日期了嘛。

7. 编号要稳定呀，别今天一个样明天又换啦！那大家都得晕乎，就一直按照定好的规则来编号，多靠谱。

就像走一条熟悉的路，心里踏实。

8. 特殊文件要有特殊编号呀！遇到非常重要的文件，完全可以单独给个特别的编号呀，这多有意思，总不能和普通文件一样编号吧！
我的观点结论就是：文件编号规则很重要，大家一定要重视起来，按照这些规则来编号，才能让我们的文件管理更高效、更清晰！。