员工出差管理制度

XX集团有限公司出差管理制度第一章总则第一条为规范公司出差管理工作，保障出差手续办理迅速、快捷，流程规范，促进业务工作开展，同时为加强出差费用管理，增收节支，特制定本制度。

第二条本制度适用于出差员工在工作地以外公出所发生的国内、国际差旅费用，主要包括：往返交通费、住宿费、当地交通费、餐费及其他日常支出（国际出差中包括签证费）。

第二章出差管理原则第三条各级管理人员对所属员工的出差负有直接管理职责，综合部协助各级管理人员对员工出差进行管理。

各级审批人负责按照本制度及审批权限，对员工出差申请、出差费用的真实性、合理性进行审批。

第四条出差人员须在核定的预算范围内，合理地安排业务活动。

必须按照高效、经济、安全、便捷的原则选择交通工具、住宿地点、路线和时间，反对浪费行为，并对限额控制的差旅费用实行超支自理。

第五条普通员工出差时限由部门经理视情况需要予以核定，部门经理出差时限由总经理视情况需要予以核定。

第六条员工出差必须事先获得批准或被安排出差。

因突发事件或紧急公务情况，未能履行出差审批程序的，出差前可以通讯方式请示部门经理及总经理，经口头批准后方可出差，同时报综合部备案，出差后须立即补办手续，对擅自主张以及未补办手续者不予报销差旅费，出差期间按照未出勤处理。

第七条凡可通过视频、电话会议等远程手段或委托当地平台人员代为办理等方式能解决的问题，原则上均不得安排出差。

第八条出差人员在没有完成预定任务的情况下，中途因个人原因需要回公司或去其他地点的，必须事先报部门经理及总经理批准，而且由个人负担出差地返回公司或其他地点的差旅费。

第九条员工出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请部门经理及总经理审核批准；因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知部门经理及总经理，报综合部备案，并在出差结束后提供相关证明。

未经许可逾期返回的，扣减其逾期天数的住宿费及出差补助。

第十条出差时须按照规定标准乘坐交通工具、住宿，如无特殊原因，超出标准的部分，一律由个人负担。

第十一条使用公司车辆，请参考公司其它相关制度。

第十二条员工出差期间不报支加班费。

第十三条财务部负责按本制度的规定，复核差旅费借款及报销申请是否符合要求。

出差票据（车票、住宿票、杂费票、招待及其它发票）的真实性（含票据的真实、发生时间的真实、金额的真实）由财务依据公司财务制度、相关管理制度进行审查、审核。

发现票据不符合规定或弄虚作假的，一律按废票据处理，并酌情给予纪律处分。

第三章出差审批程序第十四条出差员工应提前3—5日在“XX集团智能网络办公系统”的工作流发起“出差申请审批流程”（附件一），须注明出差事由、地点、行程、日期、随行人员、交通工具、费用预借等必要项目；由部门经理及总经理审批，并报财务部与综合部备案后方可办理出差借款，及执行出差任务。

第十五条同一部门共同出差的，“出差申请”由主要责任人填报；其它部门协同出差的，“出差申请”由协同人员自行填写。

第十六条出差预计费用超过1000元的，可申请办理出差借款。

第十七条员工差旅费借款原则上应以选择合理交通工具的往返路费、预估出差期间不同地点的路费和按照合理预估的住宿天数、住宿标准上限计算的住宿费为限：出差借款限额=人数×计划出差天数×各项差旅费标准合计×1.2。

第四章出差时间规定第十八条出差时间核算（一）出差当日12：00以前出发按1天计算；（二）出差当日12：00以后出发按半天计算；（三）出差当日12：00以前返回按半天计算；（四）出差当日12：00以后返回按1天计算；（五）此处涉及的时间以飞机、车、船票等起／至时间提前／滞后2小时为准。

第五章交通工具选择标准与规定第十九条出差交通工具选择需根据业务重要程度、时间要求及路途长短等客观因素确定。

第二十条员工短途出差(单程距离在200公里以内)一般乘坐长途客车、火车前往，已经配有公务、自用车的员工短途出差，可按照公司相关用车规定前往。

但存在下述情况之一时，经主管领导批准，可申请派用车辆：（一）符合配车标准，但尚未配备公务、自用车的人员短途出差；（二）同行人数超过2人，派车费用经济时；（三）随身携带物品较多或极为重要时；（四）乘坐长途客车或火车不方便，且需要速去速归时。

第二十一条长途出差（单程距离在200公里以上）乘坐火车、船、飞机的等级标准，按下列上限规定执行：第二十二条乘飞机需经批准的标准：出差路途较远（乘快车、动车、轮船连续八小时以上且没有直达车、船)或出差任务紧急、乘其它交通工具来不及的，或相比其它方式总体可缩减出差费用的，经审批人批准方可乘坐飞机。

第二十三条乘坐高铁需经批准的标准：出差路途较远（乘快车、动车、轮船连续八小时以上且没有直达车、船)，乘坐高铁费用低于飞机的，或出差任务紧急、乘快车、动车等其它交通工具来不及的，或乘坐高铁相比其它方式总体可缩减出差费用的，经审批人批准方可乘坐高铁。

第二十四条飞机票一律由综合部负责订票工作，如特殊情况下需自行订票的需经综合部同意。

因个人原因发生的退票费不予报销，因公司原因发生的退票费，请在报销时向财务人员提供审批人签字的退票原因说明。

第二十五条出差期间市内交通费报销规定（一）机场及火车站往返的费用须提供相关票据，据实报销。

（二）出差期间在目的地发生的交通费，部门经理（含部门经理）以上人员可据实报销，其他人员凭票报销，上限40元/天。

第六章出差住宿标准与规定第二十六条出差住宿补贴标准：（一）副省、省级省会城市：总（副）经理、总监及以上级别，实支/天；部门经理，300元/天；其他人员，250元/天。

（二）地市、苏浙广发达县市：总（副）经理、总监及以上级别，实支/天；部门经理，250元/天；其他人员，200元/天。

（三）省内以及县级城市：总（副）经理、总监及以上级别，实支/天；部门经理，200元/天；其他人员，150元/天。

（四）总（副）经理及总监最高上限额600元，更高级别人员不限。

（五）2人或2人以上人员出差，级别不同住宿费按随行两人中较高级别人员的标准执行:（六）住宿费在标准内凭票报销，节约不归己，超支自负。

（七）因客观原因需要而发生的超出本人标准的住宿费，由出差人另附情况说明，经上级领导审批，总经理批准后可据实报销。

（八）出差期间无须住宿或因工作关系获得免费住宿的，不得报销住宿费。

无该次出差有效住宿单据的，视同取得免费住宿。

第七章出差补助标准与规定第二十七条出差补助标准与规定：（一）公司因公出差补贴，包括伙食补贴，实行限额包干，按出差的实际天数计发。

（二）出差补助标准统一定为：80元/天。

（三）出差人员对外招待业务的，按发生因公招待餐费次数每次核减日餐费补助的40%；全天均有招待业务的，核减当日全部餐费补助；招待费另行审批报销。

（四）外出培训或参加相关会议人员，交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用的，不得再报销该期间的住宿费和获得出差补助。

如会议组织者不统一安排食宿的，按出差标准执行。

第二十八条出差招待费补助规定：（一）出差期间，因公要请客用餐、交纳费用等各种规定之外的开支，需先征得本部门经理及总经理同意再行开支。

报销时，报销人应填制《费用报销单》并按规定程序报销。

（二）出差人员因公交际应酬费用除部门经理及总经理核准部分由公司开支外，均应自理。

第六章驻外员工补助标准与规定第二十九条驻外员工补助（一）驻外员工定义：外派到本公司任一工作地点（有办公场所及宿舍），且在当地连续工作时间超过10天的各级员工。

（二）驻外津贴统一标准：60元/天（三）驻外员工不再享受第二十四条第二点相关出差补助规定。

第三十条驻外员工休假（一）员工在驻外分公司每工作一年可享受20天带薪驻外假，原则上外省3月一次，每次5天；本省1-2月一次，每次2天。

往返交通费按公司财务报销制度核定的标准报销。

（二）员工也可由家属进行反向探亲，报销一个人往返的标准路费。

（三）休假期间不享受驻外补助。

（四）不休带薪假坚持上班的驻外员工由公司进行补贴（不补路费）补贴标准：100元/天。

（五）本人结婚、有供养关系的直系亲属丧事、家庭自然灾害等特殊原因，经公司同意后，可报销一次往返标准路费的60％。

（六）具体休假时间根据工作需要由本人申请、经公司批准。

原则上员工休假应服从公司安排，依次有序进行，不得影响工作。

第三十一条驻外员工住院（一）异地办理住院必须办理急诊入院；（二）在三个工作日内电话通知医保中心备案；（三）出院后一个月内到医保中心报销。

第七章境外及港澳台差旅费标准第三十二条员工出差至境外及港澳台地区办理公司业务，需提前申请费用预算，并经上级领导批准，差旅费费用报销额度上限为费用预算金额，出差至境外及港澳台地区的期间无其他补贴。

第三十三条境外及港澳台地区出差需要进行汇率折算，能够提供银行兑换凭证的，可按照凭证所列汇率计算，其他情况按照出差期间平均汇率计算。

第八章出差费用报销规定第三十四条员工出差完毕，向直接上级提交《出差报告》并得到批准后，方可填制《差旅费报销单》办理报销事宜。

一同出差的，应一同或同时办理报销手续。

差旅费的报销程序如下：（一）出差人填写差旅费报销单，需要注明出差申请流水号；（二）部门经理审核；（三）财务审核；（四）总经理审批。

第三十五条出差费用报销手续，出差人员必须于返回公司五个工作日内完成。

外派人员在每月规定的时间内将上月差旅补助方面的单据邮寄回公司报销。

第三十六条差旅费报销票据：须依据合法票据，在规定的补助标准内实报实销。

不可用非出差城市、或非差旅费发票报销领取差旅费。

票据粘贴整齐，项目填写清楚，填制的《差旅费报销单》应全面反映差旅行程，形成完整的环形路线。

否则财务人员有权不予报销。

第三十四条陪同领导（非直接负责人）、或是客户出差，而发生差旅费用超标时，需在报销单据中说明原因，并经随行领导或部门经理确认批准。

第三十五条出差员工超标准支出的差旅费用，除特殊情况特批外，一律按照公司相应标准报销，超出部分由出差人个人承担。

第三十六条出差期间，因公要请客用餐、交纳费用等各种规定之外的开支，先征得本部门经理及总经理同意再行开支。

报销时，报销人应填制《费用报销单》并按规定程序报销，不能和差旅费票据粘贴在同一张报销单上。

第三十七条报销时，财务人员按以下规定对有关单据费用进行处理：（一）交通费报销以实际单据为准；确因业务需要乘坐市内出租车，出租车票应记载时间、始发地、到达地等内容。

（二）出差期间因业务需要发生的传真费、邮寄费，应在票据背面填写清楚事由，据实报销。

（三）调入员工可报销路费及行李托运费。

享受安家费待遇的，不再报销调入费用；应届毕业生学校已发派遣费的，报销符合标准的报到费用减去派遣费后的余额部分。

第九章出差报告第三十八条员工出差或外派期间每到一地，须及时向直接上级报告所在地点、联系方式及工作开展等事项，并请示关事宜。