档案整理工作流程

档案整理工作流程

纸质档案整理

一:将档案室得档案柜按部门、年份、大类、一级类目等规划出来一定得区域,档案柜上贴出标签,整理出来得档案放入划分好得区域。

二:整理现有档案,部门顺序为人力资源部、工作联络部、企业发展部、审计监察部、董事会秘书处、公会党群、农业公司、科技公司、车队、财务、市场营销中心、工程经营发展部、机电物资部、各项目部。

三 :对档案进行重要性评估,有价值得档案确定其保管年限,进行收档。无价值得档案由其原来得部门自行处理。重要性评估根据《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》中得公司档案目录表来确定。

四:将整理出来有价值得文件进行分类、编目,编目得标准详见《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》,分类方案见后文。

五:收入档案盒(袋)中得文件需要有文件名称清单,此清单由各部门整理,由档案管理员核对。无误后双方在清单上签字。将电子清单存档,用于后期管理中查找纸质档案。

电子档案整理

一:同纸质档案一样,首先确定电子档案得重要性,确定其保存年限,以及使用得频率,根据其使用得频率确定其需要配套得载体,分磁盘,硬盘,光盘等。使用频率高得使用硬盘存放。与纸质档案配套得电子档案归档时使用光盘,并根据文件得大小确定存放光盘得内存大小,刻录之之后与纸质档案存放于一处。其余单独得电子档案则单独保存,同样进行编号,以便后期查找。

理办法及四个档案管理细则; 职员

二:资料审核检查资料就是否完整,基本资

料齐全;

打印档案资料交接表,无误后

双方签字;

接收资料

两天内

各部门

档案兼

职员及

档案管

理员

审核无误

双方签字

三:制作电子档案将已提交得档案按要求制作

电子档案;

接收档案

得两天内

档案管

理员

电子档案

制作完成

四:编写档案编号电子档案制作完成后,按规定

对纸质档案进行编号存档;

电子档案

制作完成

后一天内

档案管

理员

归档完成

五:档案查询有关部门需要借阅人事档案

时需要经领导同意,做好借阅

记录,并根据情况确定借阅时

间;

档案管

理员

借阅档案

重新归档

六:档案销毁相关部门根据公司档案管理

办法提出销毁申请,按规定进

行销毁;

提出销毁

意见两天

内

档案管

理员及

监督员

档案销毁

完成

文书档案管理流程图:

图1:文书档案管理流程图

生产技术档案管理流程图:

图2:生产技术档案管理流程图人事档案管理流程图:

图3:人事档案管理流程图财务会计档案管理流程图:

图4:财务会计档案管理流程图

确定档案得分类方案:

分类就是档案整理工作中必不可少得基本步骤。根据公司得实际情况,设置以下分类方案。

人力资源部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2016年…人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年人力资源部…2015年…人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2016年…特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

工作联络部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年工作联络部…2015年…特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

企业发展部...2016年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年...10年企业发展部...2015年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年...10年审计监察部...2016年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年...10年审计监察部...2015年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年...10年董事会秘书处...2016年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)

年

董事会秘书处...2016年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)

年…10年

董事会秘书处...2015年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)

年

董事会秘书处...2015年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)

年…10年

公会党群…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

公会党群…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

农业公司…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

农业公司…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

科技公司…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

科技公司…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

车队…2016年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

车队…2015年…生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

财务部…2016年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

财务部…2016年…会计档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

财务部…2015年…文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

财务部…2015年…会计档案…一级类目…二级类目…永久…30年…10年

市场营销中心...2016年...文书档案...一级类目...二级类目...永久...30年 (10)

年

市场营销中心...2016年...生产技术档案...一级类目...二级类目...永久 (30)

年…10年

市场营销中心...2016年...特殊载体类档案...一级类目...二级类目...永久 (30)

年…10年