接待标准流程

接待标准流程

1.目的

为规范公司对外接待和参观指导工作，保证接待工作的高效有序进行，树立公司良好形象，保证给来访公司的领导与客户提供一个满意的接待服务。

2.适用范围

本制度适用于公司的商务接待活动。

3.职责

3.1行政管理部作为参观接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

3.2各部门作为来宾接待部门，负责配合行政管理部的接待工作，及时提报、反馈来访信息，协助拟定接待计划，参与来宾接待。

4.参观接待流程

4.1处理接待信息

4.1.1来宾对接部门或公司领导获悉来宾来访通知后，及时传递信息至行政管理部；如因时间紧急，应及时电话通知行政管理部负责人。

4.1.2行政管理部及时与来宾联系，全面了解来宾基本情况，包括来宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、航班信息、来访目的和要求、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。上述来宾信息由来宾对接部门联系取得的，来宾对接部门将信息及时反馈给行政管理部。

4.2编制接待日程安排表

行政管理部根据来宾的来访行程编制接待日程安排表，包含日期、时间、事件、地点等内容。

4.3制定接待计划

行政管理部在全面了解来宾信息的基础上协调来宾对接部门拟定接待计划，排出接待议程，确定接待负责人及参与人员，酌情安排接待标准，并报公司领导审批。

4.3.1接待标准

4.4安排接待人员

接待计划通过公司领导审批后，行政管理部根据实际工作的需要安排接待人员，告知接待人员相应的接待任务及注意事项。肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来宾没有离开前，接待人员不宜随意更改。

4.5传达接待信息

行政管理部根据日程安排表通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

4.6接待前期准备工作

4.6.1会议准备

4.6.1.1会前联络：确定参加会议的人员名单，包括会议的主持人、组织人、与会人员。通知参会人员（包括来宾、公司员工）具体的会议时间、地点，提醒与会人员按照日程表安排准时参加。

4.6.1.2会议室选择：中小型会议（20人以下）首选第三会议室，其次为第二会议室；人数超过20人，则选择六楼培训室。

4.6.1.3会议室布置：

（1）桌椅摆放：根据会议类型、性质、人数，结合会议室具体情况安排会场布局，主客桌要安排恰当，会议用桌要平整，无污垢，无破损，椅子要赶紧整洁，椅子左右距离合适，桌椅各成直线。如与会人数较多，需提前准备好椅子，在会议室根据来宾的数量进行准备，要求摆放前后排插孔摆放。

（2）桌牌：根据与会人员名单提前将桌牌打好，并确认摆放位置。

（3）鲜花：根据来访客户的级别而定，提前3小时准备到位，鲜花需根据要求摆放到讲台上。

（4）电器设备：包括电脑、投影仪、翻阅/激光笔、白板、移动音箱、固定音箱、话筒，按规定位置摆放，确保物品干净整洁，无破损，能够正常使用。投影仪正确摆放，确保投影仪不歪斜，对正投影幕，应提前1小时调试完毕；音箱整齐摆放在墙角处，提前调试好音量及效果，放在会场靠边适当位置或墙角处；各种设备都有备用会前，五分钟检查设备设施是否能够正常使用。

（5）白板笔、白板刷、复印纸：白板笔（黑、蓝、红各两支）需提前备齐放在指定位置并检查是否有墨，复印纸准备一包放在指定位置。

（6）茶水、点心准备：确定点心、水果品种、数量及费用，提前一天完成购买；会议前1个小时，将点心、水果（洗净）放在托盘上放置在指定位置；准备好放果皮的托盘和纸巾，放于指定位置；将茶水杯或矿泉水摆放会议桌的所定位置（通常夏季摆放矿泉水，春秋冬三级摆放茶水）；会前5分钟泡好茶水、咖啡并摆放好。

（7）空调：夏天将空调提前30分钟打开，保持室内凉爽。

（8）会议室卫生：保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情况，各个地方都要打扫到位，保证会议室内外无异味、无杂物。

4.6.1.4会议资料准备：行政管理部落实会议需要汇报材料，演示材料，并于会议前半个小时按照客人的数量提前准备好宣传资料并摆放整齐。

4.6.2参观准备工作

4.6.2.1指定参观方案：来宾来访前一周制定参观路线方案，明确参观路线、解说人、准备好解说词。

4.6.2.2参观用品准备：行政管理部根据来宾信息准备横幅，欢迎牌，指示牌；在一楼迎宾前台摆放2个鞋套机，根据客人数量在四楼第一会议室准备白大褂、鞋子、帽子、口罩，白大褂纽扣全部打开，衣服必须叠放整齐；鞋套机需提前检查，如遇人多，鞋套机不够用时需有协助人员发鞋套。

4.6.2.3注意事项提醒：在公司各个显眼的地点张贴注意事项。

4.6.2.4：4S检查：在来宾到达的前一天对厂区及办公场所进行全方面的4S。

4.6.2.5检查及演练：在来宾到达的前一天进行一次参观演练，确保一切准备工作已落实到位。

4.6.3住宿安排

如来宾需要公司安排住宿的，则由行政管理部行政助理按规格要求预订酒店，并事先到酒店考察是否符合要求，明确付款方、付款方式并预付定金；预订成功后，把确认函信息提前告知客人；如有需要，为来宾办理入住、退房手续；在来宾住宿期间，根据来宾要求与酒店进行沟通协调。

4.6.4车辆安排

4.6.4.1接/送机

（1）确定接/送机司机、车辆安排、接/送机人。

（2）物品准备：接机牌（中英文版本）、日程安排表（中英文版本）、南宁市地图。

（3）需在地图上标出访问时所要到达的地点。

（4）接待负责人将来宾的基本信息情况、航班信息、住宿信息以书面形式告知负责接/送机司机。司机在收到接/送机用车任务后，按照要求接送。

（6）如无法安排车辆的应通知来宾并告之坐车方式，特别是飞机的，可通知其坐机场高速专线或打出租车。

4.6.4.2访问期间的用车安排：确定司机、车辆安排及用车时间点，并将信息告知司机。司机接受用车任务后，按要求接送。

4.6.5餐饮娱乐安排