机关管理的原理和方法案例分析参考答案解析

机关管理的原理与方法案例分析参考答案

第二章文件工作管理

案例2-1

问题讨论1：

出现的原因：

①机构办事效率低下：文件运转与传递速度慢、效率低；机构职能交叉导致权责不明。

②文件数量泛滥：重视文件数量而非质量；文件成本观念不强；没有权变思想，文件的制发不能跟上现实的发展。

③工作人员素质低下：工作人员缺乏基本的的公文知识；没有权变思想，不能与时俱进；岗位职责监督不到位。

④文件质量低下：文件质量监督不到位；文件容质量低。

解决措施：

①严格控制文件运转过程：完善机关的组织体制，优化工作程序，使文件运转有序进行；严格使文件的运行符合规定的程序，并不断适应现实的需要进行改变；完善管理性环节的控制作用；提高文件运转速度。

②提高办事人员工作效率：提高文件运转速度；阻止无用的文件信息进入文件运转过程；办事人员主动修复文件容的错误，减少时间消耗；对工作人员进行相关的培训，提高其办事员素质。

③对文件数量进行控制：提高工作人员素质，培养质量第一的观念；明确各机构权责，提高机关的程序化管理水平；明确规定行文制度和标准。

④对文件质量进行控制：建立文件质量信息反馈机制；提高文件标准化程度；严格审查监督、加强文件质量检验；强化文件成本观念。

问题讨论2：

培训主题：改进文件工作，提升办事效率。

培训目的：行政规性文件是各级行政机关贯彻执行法律、法规、规章、上级行政机关的决定和命令，依法履行各项行政管理职能的重要依据，其质量高低直接关系到政府机关的形象和人民群众的切身利益。为此，各级政府、各部门特别是各级领导干部要加强行政规性文件管理制度建设，全面提高行政规性文件的质量，从源头上防止和减少因文件管理工作出差错而产生的效率低下问题。

培训对象：专职文件工作人员、文件管理领导人、其他各级领导与业务员。

培训容：

①专职文件工作人员的培训：由于文件管理人员有效管理及正确的文件工作是保证机关运行系统顺利实施和运行的重要因素，因此对专职文件人员的培训提出更高的要求，安排专职文件工作人员进行集中专项培训，使他们提高文件工作水平，学习成功经验，掌握文件工作要领。

②文件管理领导人的培训：针对文件管理领导人，使其最终达到能精通文件制定和运行系统，并能对文件管理系统作出整体上的指导、规划，推动整个文件管理系统的进步。

③其他各级领导人与业务员的培训：针对其他各级领导人及业务人员，使其了解文件制定和运行的基本套路，懂得文件工作的基本规。

培训方式：

①授课：由专业资深的专业人士，在现场对专职文件工作人员进行培训。

通常由课堂讲授和现场操作讲授组成，并着重训练工作人员的质量第一的工作观念。

②实际操作与指导：模拟文件的制定与运行场景，在此过程中让专业人士详细讲解操作步骤，指导人员操作，解答人员问题并提出容易出错的地方供工作人员参考与改进。

③研讨会：进行文件管理工作的研讨会，文件工作管理领导人和专职工作人员一起就文件制定与运行灯问题进行研讨。

④交流会：在文件执行过程中，与各级领导人和业务人员就存在的问题进行交流，设立一个专为文件管理工作的信息交流和知识培训的部，并将其办成为机关进行相互沟通和交流的网上社区

⑤测试:制定一份试卷，容包含：与文件有关的选择题；与文件有关的问答题；与文件有关的改错题，然后对专职文件工作人员进行测试，得分高者给予奖励，得分低者给予惩罚。

讨论题：

①你是否做好了担任公务员并从事文件工作的准备？

②你是否全身心投入你的工作之中？

③如果你认为自己有不足之处是否考虑要改正？

④如果你考虑提升自己的工作素质，你打算如何做？

⑤如果机关提供一次有关提升工作素质的培训，你是否支持或参与？

⑥从自身出发，你在文件工作中遭遇了哪些困难？能否解决？都如何解决的？

⑦从外部环境出发，你又遭遇了哪些困难？哪呢个否解决？都如何解决

的？

⑧你对工作人员如何提升工作素质有何建议？

⑨你对办公环境如何改善有何建议？

⑩你对如何协调各部门工作有何建议？

所需设备：两个会议室，试卷若干份，有关场景模拟的工具

培训后应达到的水平：

①专职文件工作人员精通文件基本规；精通何如有效控制文件运转过程、文件传递过程、文件数量以及文件质量。

②专职文件管理人员懂得文件管理程序与规；精通如何有效从整体上提升文件质量的方法；精通如何协调各部门有关工作。

③其他各级领导和工作人员基本了解文件基本知识和规；懂得如何有效协调各自工作。

案例2-2

问题讨论1：

①从时代发展的角度来看，工业社会以来，纸的生产制造，文件的打印复制以及传送都变得更加容易，因为这样一个科学技术高度发展的社会给予了文件数量增长以技术上的支持；从当时历史的角度来看，在紧急时期，如第二次世界大战期间，文件数量增长速度迅猛，因而客观上需要数量较多的文件，因而对文件的需求增加也是其数量增长的原因。

②以上两方面只要是其直接、间接原因，而起之所以增长的根本原因就在于公文本身是具有很大的效用的，它是法律规的重要表现形式、传达政令采取重要管理的主要工具。上情下达的基本手段、横向联系的基本纽带、教育激励的有

效教材以及印证事实的真实凭据。正式因为文档提供的这种信息沟通方式，人们在相当数量上也才会需要他。

③这种情况是不太合理的，社会资源是有限的，如果我们花费了大量的社会资源来生产了相当数量的文件，而又不能保证这些文件的质量，其实质是对有限的社会资源的一种浪费，它会花费我们大量的人力物力去对它进行制造、管理，这些看不完的文件其实并没有发挥他们的价值，因而它也不利于社会的正常发展。

问题讨论2：

①首先，一个机关能用于储藏文件的空间是有限的，储藏大量的文件不仅会占用空间，在查阅时也会很困难，因而文件的高度增长是不合理的，而必要的文件需要保存，非必要的应该及时清理

②对策：

对档案整理人员应该加以培训，使之对何种文件应该保存，何种应该清理有正确的认识；在文件写作时进行较高的要求，从源头上提高文件的质量，减少文件的数量定期清理不需要了档案，并且将有用的存为电子档案。

案例2-3

问题讨论1：

这次调查检测的结果说明该文件管理部门的文件管理存在问题，文件质量不高。

问题讨论2：

不同意。因为不需要这份文件并不是经理们对停发停编这份文件没有异议的唯一原因。