采购管理审计工作资料汇报

损失金额（万/美金）
1000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
采购 高管 市场公关 财务 研发 董事会 生产 法务 会计
IT
仓库 销售 人力资源 客服 内审
数据来源：2006年美国反舞弊师协会（ACFE）报告
选题原因
1、采购部是公司采购活动最频繁，采购量最大的部门。 2、可以为做标杆，让其他采购部门进行学习。
710956。
不利于公司资金 管理及利用
预算
高价采购，产品
方面 2、部门预算不准，导致临时性采购过多、 本次IT部搬家，没有做好预算。原计划 质量得不到保证。
采购时间紧迫。
80套，后追加28套
导致舞弊发生。
发现重点问题及风险
重大风险点
1、供应商的选择、审批、确定都是有采购 人员一人确定的。
具体事例
8、财务对订单、发票等报销 凭证的审核。
保证物品的质量，防止发生舞弊 不相容职务分离。保证了物品的
真实性 保证了入库货物的真实性和可追
溯性
保证了下发的真实性，防止舞弊
保证应付账款的真实性
文件规定不明确 未完全分离。报销凭证不齐全
报销凭证不齐全 下发凭证收集不完全 送货单不完全取得，没有妥善保存
预期目标
3、搜集审计证据 编制审计工作底稿
4、出具审计报告初稿
重要风险及建议解决方案
审计发现问题
本次审计涉及到采购的各方面，发现存在风 险问题18个。重点问题5个。并提出相应的
建议解决方案。
重大风险点
具体事例
导致风险
采购 需求
工作流号：00000.南京**，申请5各方。
1、采购需求数量与采购订单不相符，存 下发500块。工作流号00000，杭州**，
3、文件和流程的规范最全的部门。 2010年一季度，我们对公司总经办-采购部进行了初步
审计。
现状分析
背景介绍
部门
人员组成
工作内容
采购部
1名高级经理、
固定资产类、低值易耗品类、办公 用品类、礼品类、办公家具类、外
4名采购员 场用品类、营销物资以及其他经营
活动所需各类物资
月平均采购额 0000000元
采购管理审计工作汇报
目录
项目选择
采购管理审计建议 工作汇报
现状分析 重要风险及建议解决方案
优秀企业学习
项目选择
09年人品出问题总和
16 14 12 10
8 6 4 2 0
收款未上缴
次数
偷货 偷盗同事财物
采购吃回扣
以权谋私 私设小金库
弄虚作假
次数
一、一个案例：“全能型好员工”吃回扣
深圳张三的案例
所有物品均没有供应商后期考评制度。
采购价无法进行对 比，高价采购，产
生舞弊。
采购价格和质量无 法得到持续性保证，
影响公司利益。
数码相机、录音笔等物品采购、验收、下 采购员私自藏匿货
发均由采购员负责。
物，产生舞弊。
1、供应商下发物资未收集送货单。
供应闪对账用申请单对账，未用送货单进 行对账。
仓库盘 2、报废物资放置在仓库，但没有进行登记。 点下发 仓库盘点差异处理过于简单，仅有仓管会 1月19日监督仓库盘点发现：报废、过期物
本次审计预期达到目标
1、检查采购制度的完善程度，制度的执行情况 2、对于没有制度的采购建议形成规范的文件 3、梳理出清晰的采购流程，建议全公司统一执行
4、检查采购的合规情况
审计程序
1、对被审计单位 基本情况调查
审计程序
6、后续审计
2、进驻被审计部门， 执行审计程序
5、与被审计单位沟通 形成审计意见书
部门 仓管组
会计部
人员组成
工作内容
1名经理、2名仓管 负责部分采购物品的入库、保管、
员
下发和月末的盘点工作
1名仓管会计
负责记录物资出入库的台帐，同 时监督仓管人员的月末盘点，审
批盘点差异处理等
现阶段流程 采购员 采购部高级经理
审核 是 是否仓库审批
否 是否招标
选择供应商
否
是
确定供应商
招标会 采购
审批
计进行调整即可。
资未进行登记。盘点差异由仓管会计调平。
叉车、货架等物品的供应商均未经过招标， 由采购员选择供应商。
导致风险
物品质量得不到保 证；供应商串通舞
弊。
供应商 选择
2、询比价的记录没有进行保存，无法进行 后期的对比以及检查。
不相容 岗位分
离
3、供应商没有完整的评选制度及后期考核 评价标准。
采购员即负责采购环节，又负责验收、下 发环节。
数码相机、值班床等询比价采购物品，询 比价记录没有保存。
一个维修、采购、商务车司机、洗车、保险 样样都会的员 工、一个所有领导都一致好评的员工，一个在4年工作中不 知道评了多少个A的员工，在采够期间收取2000元回扣因
以人品出问题而离职。
成都XX、XX……
反思
为什么在公司人品举报机制如此严厉的情况下 还会出现此类事件，并屡禁不止。
为什么会因为区区2000元钱、甚至300元、240 元而冒着被开除以及法律的风险出卖了自己的
采购单
是 入库单 是否入库
否
仓管
审批 汇总
上级领导
审批
需求部门
申请 需求单
系统中申请 OA/ERP
入库下发
采购员下发
现有流程的内控点
流程节点 需求申请
内控点
1、采购订单根据需求部门申 请生成,并逐级审批。
供应商选择
3、大额物品招标采购
4、电脑、磅秤等指定了固定 的供应商
Baidu Nhomakorabea有效内控
流程缺陷
授权审批，保证了需求的真实性， 申请物品规格没有规范；目前未作预
人品呢？
结论
因为我们的流程有漏洞 因为我们的制度不完善 因为我们的内控没有做好 因为我们的漏洞提供了一个“滋生舞弊的土壤”！
什么是内控？
内部控制——是一个组织为了实现其目标而采取的一 系列控制措施和行为的过程。这个过程主要有三个目 的：合规性、经营的效率和有效性、财务报表的真实 性。
各类舞弊损失金额
在舞弊风险
申请1000根，下发800块。
2、发现不按工作流仅靠邮件的采购需求
工作流号：0000/0000，青岛外场，申 请木条。审批为“当地采购，凭发票报
销”.实际由采购部采购并报销。
规格不明确，采 购员舞弊
需求不真实，重 复报销。
1、按照历史数据进行预算，预算不准确。
9-11月实际采购额平均为2789289.平 均预算额为：1745000.超预算采购：
防止舞弊
算，审批人无法确定需求是否合理
有效的保证了物品的价格及质量 防止舞弊发生
文件规定实操性不强
保证了供货周期和质量
无供应商考评制度，后期得不到有效 的监管
验收入库
物资下发 应付账款
5、小额低值易耗品商场采购
5、部分物资由仓库根据申请 单验收入库
6、部分物品还是取得了送货 清单
7、物资下发时部分保存了下 发凭证（运单）