第四章通用账务处理模块的基本操作

第四章通用账务处理模块的基本操作

第一节账务处理模块基本功能划分与操作流程

一、基本功能

1.账务处理模块是在建立会计科目（账户）体系的基础上，以输入凭证为起点，经过系列加工处理，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账，通常又被称为总账模块。

2.

无缝连接，实现数据共享，其他模块与会计处理相关的数据最终要归集到账务处理模块。

3.通用账务账务处理模块通常由以下基本功能模块组成：系统初始化、凭证处理、记账、账表输出、期末处理、系统维护等几个部分。

二、账务处理流程

（一）手工账务处理流程（“证——账——表”）

手工环境中，为了减轻会计人员的工作量，不同的会计主体会根据自身的规模、行业性质、经营特点和管理要求选择不同的账务处理程序，如记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序（实际中最常用）、汇总记账凭证账务处理程序等。

在手工环境中，不同的账务处理程序的核算流程有所不同，其主要的区别在于登记总账的方法和依据不同。

在手工环境中，账务处理流程的主要是根据会计核算的程序，按照“证——账——表”的环节，充分考虑人的手工处理特点和能力，本着简便实用的原则而设计。

（二）电算化账务处理流程（“输入——处理——输出”）

会计电算化环境中的账务处理流程更多的是依据计算处理数据的特点和优势，结合会计核算的程序，充分考虑会计信息使用者对会计信息数据的需求而设计的，主要表现为会计数据的“输入——处理——输出”三大环节。而不再是像手工环境中那样尽中能简化以适应人的手工处理特点和能力。

（三）电算化与手工账务处理流程比较

会计数据处理从手工环境到计算机环境的改变，使得账务处理流程发生了根本性变化。这种改变对传统手工会计来说，可谓是颠覆性、革命性的。

1.取消账务处理的中间层——账簿体系

（1）在手工环境中，形成了纸介质的证、账、表三层架构的会计核算和会计资料组织体系。

（2）在电算化环境中，原先起承上启下作用的传统账簿必将简化甚而消失，只剩下科目发生额余额汇总表。证、账、表三层架构体系被压缩为证、表两层架构，传统账簿不再以物理形式存在。

2.记账的内容与方式不同

（1）在手工环境中，受不同账务处理程序的影响，记账是由不同的记账员根据不同的记账依据各自登记账簿。

（2）会计电算化下却是自动、统一完成记账业务处理。记账的内容也完全不同，账簿的简化与消失致使不再需要重复转抄凭证数据，而主要是更新科目发生额余额汇总表。

3.对账方式不同

（1）在手工环境中，针对手工会计发生错误的根源，设计了平行登记、账证相符、账账相符等控制措施，以防止和减少错账的发生；

（2）但在会计电算化中，只要记账凭证的数据是正确无误的，则账簿、报表的数据就必定正确，不可能出现账证和账账不符的情况。账证、账账核对已经没有存在的意义。

4.账务数据处理过程基本实现自动化

（1）在手工环境中，会计主体需根据自身业务量的大小，选择适当的账务处理程序，手工填制凭证并登记账簿，生成会计信息资料。

（2）电算化环境中，会计主体无需选择账务处理程序，也不用记账人员多次登记账簿，除填制凭证外，账务处理中的数据运算、业务处理基本上都由计算机自动高速完成。

第二节初始设置

初始设置是会计电算化系统初次使用时，根据会计主体的实际情况进行参数设置，建立基础信息的过程，其目标主要是为了账务处理模块的日常运行准备基本环境。

一、初始设置的准备工作

1.账套名称与账套文件名

2.会计期间

3.记账本位币

4.会计科目体系结构设计

5.辅助核算

6.期初数据

7.其他初始基础资料

二、初始设置

（一）新建账套（重点）

新建账套是在建账向导指引下进行的，通常要确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用期间等。

1.账套号必须唯一；

2.账套名称是用于标识账套所属的会计主体，在输出凭证、账簿和报表等会计资料时可直接调用，所以一般应使用单位名称；

3.账套路径是指账套文件在计算机的存储器中的存储位置；

4.科目级次和编码按照“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”的原则设置，一般应按行业预置会计科目；会计软件一般都提供多种会计期间界定方式，我国规定会计年度实行公历年度，会计期间一般采用自然月份，账套启用会计期间即指开始电算化工作的期间，由会计主体根据实际情况设置。

（二）设置操作员及其权限（重点）

1.操作员的设置及其权限管理，应按照内部控制制度对岗位分工的要

求，严格贯彻不相容职务分离的原则，设置操作员并授予相应的操作权限。

2.会计软件一般都有一个默认操作用户，如“Admin”、“Manager”、“System”等

3.电算化系统是按照分级管理原则进行人员及其权限管理，根据岗位责任制、操作管理制度等要求，严格贯彻不相容职务分离，对不同的操作员授予不同的操作权限。所有操作员都只能在授权范围内操作，绝不允许越权操作。一般账套主管（电算主管或会计主管）拥有账套的最高操作权限。

（三）设置辅助核算项目

为了便于管理的控制，辅助核算项目一般都归类设置。会计软件一般都预设或可按需增设相应的辅助核算大类，操作员应在相应类别下按整理好的辅助资料设置相应辅助项目的具体内容。如在往来单位中可增加客户和供应商档案，在部门中设置会计主体的各级部门资料，在职员中添加职员相关信息。

（四）设置外币及其汇率

对于有外币收支的会计主体，应按照实际外币收支增设相关外币币种及其汇率，以便于进行外币原币核算和期末的调汇工作，全面反映会计主体的经济业务。

设置会计科目时，必须按照新建账套所设定的科目级次和级长，遵循国家统一规定，结合会计主体实际，进行会计科目的增加、修改、删除的设置。在通用会计软件中，一般不固定会计科目，而是按行业的不同预置