行政工作流程手册
行政工作手册(全)
(内部资料严禁外传)XX有限公司二 0一一年八月目录第一章总则第二章行政部组织架构第三章行政部岗位职责第一节行政经理岗位职责第二节行政主管岗位职责第三节店面主管岗位职责第四节行政专员岗位职责第五节行政前台文员岗位职责第六节驾驶员岗位职责第七节保洁员岗位职责第八节保安人员岗位职责第四章行政办公日常规范管理制度第一节办公行为规范管理制度第二节办公环境卫生管理规定第三节工作牌(服)管理规定第四节关于实行“出门证”的规定第五章办公用品的管控第一节办公设施及办公用品申购与领用第二节办公设施的使用与管理第六章会议制度第一节早会流程制度第二节视频会第三节员工大会第七章公文管理制度第八章档案管理制度第九章印章、介绍信管理制度第一节印章刻制、变更和废止第二节印章的使用第三节印章的保管、监印第十章差旅报销标准及规定第十一章车贴报销及车场管理制度第一节车贴报销规定第二节车场管理制度第十二章保密制度与竞业限制第十三章安全管理制度第十四章员工职务行为准则第十五章公司行政奖惩暂行管理条例第一节公司十奖十罚条例第二节违纪处罚条款第十六章附则第一章总则本手册规定了行政部员工的工作指导理念、日常工作、工作要求、工作步骤,是行政部每位员工必须遵守的行为准则。
行政部人员须熟悉公司各项规章制度,监督、督促公司各项规章制度的执行情况,收集公司员工的意见、建议整理形成书面材料定期上报。
第二章行政部组织架构第三章行政部岗位职责第一节行政经理岗位职责1、负责公司行政管理规章制度的制定,监督、执行、汇编、修订公司各项管理规章制度,定期或不定期组织对各部门制度的执行情况进行检查,保证公司管理规章制度的切实可行;2、负责协助总经理进行各部门月工作计划执行情况的督促与情况反馈;3、执行公司领导下达的各项行政指令,组织协调部门的工作,负责承上启下,同时协调下属员工之间的工作关系,促进部门工作效率提高;4、参加公司高层管理人员召集的各种会议,并对会议决议的执行情况进行核查;5、负责组织管理公司文件、档案、印章等管理6、组织各类公司级会议,重点组织好公司每月员工大会;7、牵头或组织实施各项公司级非营销类活动;8、负责后勤事务的设置与管理,包括员工食堂、宿舍的日常管理,设备、设施的购置、维护。
行政部工作手册范本
行政部工作手册范本目录一、总则 (3)二、日常工作——前台 (3)1、卫生确认 (3)2、接听转接电话 (3)3、来访客人接待 (3)4、员工考勤 (3)5、快递和其他物品的收、发、转 (3)6、公司公文的分发 (3)7、会议室管理 (4)8、公示板管理 (4)9、每月统计 (4)10、预订工作 (4)三、日常工作——行政助理 (4)1、招聘 (4)2、面试 (5)3、入职手续 (5)4、员工档案保管 (5)9、办公用品管理 (6)10、车辆管理 (6)11、后期追加工作 (6)四、日常工作——司机 (7)1、司机管理 (7)2、车辆管理 (7)3、派车 (7)4、相关费用 (7)一、总则本手册规定了行政部员工的日常工作、工作要求、工作步骤,是行政部每位员工必须遵守的行为准则。
行政部人员须熟识公司各项规章制度,监督、督促公司各项规章制度的执行情况,收集公司员工的意见、建议整理行程书面材料定期上报。
二、日常工作——前台前台须协助部门主管做好行政部的日常性事务工作,主要包括如下工作内容:1、卫生确认1.1 对经理室、会议室及公共区域的卫生负责。
主要包括桌面的整洁、杂质杂物的清理、固定资产的完好。
1.2 清洁员打扫卫生的次日,对办公区域卫生进行检查,确保办公区域卫生符合标注。
2、接听转接电话2.1 接听电话。
三声内接听电话,自报家门。
2.2 询问和记录。
可及时解决的事宜,应转接相应人员接听;不能及时解决的事宜,留对方联系方式,待解决后回电告知;须转达的事情,须重复一边给对方听以示确认。
2.3 告别语。
“再见”或“感谢您的来电”。
2.4 熟记各部门办公电话,副总经理以上职位手机号无特殊情况不得外泄。
3、来访客人接待3.1 有预约的情况。
对总经理、副总经理、销售部反馈的当日客人来访情况进行记录,须牢记其简单个人信息,客人来访时直接引座至受访人办公室,倒水/茶,客人离开后。
3.2 无预约的情况。
A来访者到前台时,前台文员必须起身站立接待,微笑示意、语言规范,热情礼貌“您好,有什么可以帮您?”B 来访者要求与本公司员工面谈时,引座至会议室,通知该员工接待。
行政部工作手册
行政部工作手册一、前言行政部是一个组织中至关重要的部门,负责协调和管理各项行政事务。
为了确保行政工作的顺利进行,提高工作效率和管理水平,制定本行政部工作手册,以便全体行政人员能够清楚了解工作职责、流程和规范。
二、组织结构行政部由部长和若干个部门组成,包括人事管理部、办公室管理部、设施管理部和行政支持部。
各部门的职责和分工如下:1. 人事管理部:- 负责招聘、培训和绩效评估等人力资源管理工作;- 维护员工档案和薪资信息,并及时向相关部门提供相关数据;- 负责与员工关系的沟通和协调,处理员工投诉和纠纷。
2. 办公室管理部:- 负责日常办公用品的采购和管理,确保办公环境的良好;- 组织和协调会议安排,并提供必要的会议支持和服务;- 负责文件和资料的归档和管理。
3. 设施管理部:- 负责办公场所的租赁和维护,包括办公设备、电脑网络和安全设施等;- 维护园区环境,清洁和保养公共区域;- 管理与供应商和承包商的合作关系。
4. 行政支持部:- 提供上述各部门所需的行政支持和协助;- 协调部门间的沟通和合作,促进工作的协调进行;- 负责行政相关的报告和统计工作。
三、工作流程为了保证行政工作的有序进行,行政部采取以下工作流程:1. 工作接收:- 行政部部长将相关工作分派给各部门;- 部门负责人根据任务的紧急程度和资源分配进行任务认领。
2. 工作执行:- 各部门负责按照既定的工作计划和标准,完成所分派的任务;- 部门负责人要及时跟进任务进展,并做好相关记录。
3. 工作汇报:- 各部门负责将已完成的工作及其成果进行汇报;- 部门负责人将工作情况传达给行政部部长。
4. 工作评估:- 行政部部长及时评估各部门的工作质量和效率;- 针对问题和改进提出指导意见。
四、工作规范为了确保行政工作的高效和专业,行政部制定以下规范:1. 保密原则:- 行政部对公司和员工的机密信息负有保密责任;- 严禁泄露任何公司的商业机密和个人信息。
公司行政工作手册
公司行政工作手册2015年1月目录第一章行政岗位职责第一节行政主管岗位职责第二节前台文员岗位职责第二章行政管理制度第一节办公区域管理规定第二节公司印章管理办法第三节公司本部员工手机话费报销管理规定第四节公司各部门/项目印制名片管理办法第三章行政工作流程第一节办公用品采购流程第二节公司本部会议室使用第三节办公固定资产管理第四节办公室饮水机/桶装水管理第四章行政工作表格第一节公司印章使用申请表第二节名片印制申请表第三节部门采购申请单第四节会议室使用申请单第一章行政岗位职责第一节行政主管岗位职责1.按照公司要求,负责各部门年度工作计划的督促、落实,并向人力资源总监汇报。
2.负责公司各部门/项目员工劳动(劳务)合同签订工作。
3.配合人力资源部工会、培训方面的辅助工作。
4.负责人力资源部部门文件的收发/存档工作。
5.负责公司本部办公区桶装水水票购买及更换工作。
6.负责公司本部人员门禁卡办理、注销管理工作。
7.负责公司各部门/项目员工商业保险(补充医疗、意外伤害)投保/退保工作。
8.负责公司各部门/项目员工补充医疗报销、意外伤害理赔事宜。
9.负责公司公章、合同章、董事长手签章的使用管理工作并做好使用记录工作。
10.行政各项管理制度的完善、制定工作。
11.办理公司营业执照等证照的年检、借用管理工作。
12.发布节假日放假通知及公司领导值班表。
13.负责编写当年公司大事记工作。
14.年底进行公司各部门报刊杂志征订工作。
15.定期修订公司本部员工通信录。
16.负责公司办公设备复印机维护修理工作。
17.负责公司名片、信封、LOGO等印刷品印制工作。
18.配合中心消防办的消防工作。
19.公司安排其他的行政事务性工作。
20.完成领导临时交办的事务。
第二节前台文员岗位职责1.做好公司前台电话接听,来访客人接待等工作。
2.负责公司会议室使用、登记管理、服务工作,在会后进行会议室物品、卫生整理工作。
3.每月月底项目顾问费发票的邮寄。
行政流程操作手册
行政流程操作手册第一章:概述本手册旨在为行政人员提供详细的操作指南,以帮助他们正确、高效地执行各种行政流程。
通过本手册,行政人员将能够了解并掌握各项行政流程的具体步骤和要求,从而提高工作效率,减少错误和疏漏。
第二章:文件管理流程2.1 文件收集与整理2.1.1 收集文件:行政人员应及时收集与所负责工作相关的文件,包括来文、发文、备忘录等。
2.1.2 文件整理:行政人员应按照文件分类的要求,对收集到的文件进行整理和归档。
2.2 文件审批与签发2.2.1 文件审批:行政人员应仔细审核文件内容,确保其准确、完整,并根据规定的权限进行审批。
2.2.2 文件签发:行政人员应在审批通过后,按照规定的程序进行文件签发,并妥善保管相关的签发记录。
第三章:会议组织流程3.1 会议筹备3.1.1 确定会议目的和议题:行政人员应与相关部门协商确定会议的目的和议题,并及时通知相关人员。
3.1.2 确定会议时间和地点:行政人员应根据与会人员的时间安排和会议需求,确定合适的会议时间和地点。
3.2 会议召开3.2.1 确认与会人员:行政人员应在会议开始前确认与会人员的出席情况,并进行记录。
3.2.2 会议记录:行政人员应全程记录会议内容和决议,并及时整理和分发会议纪要。
第四章:人事管理流程4.1 招聘与录用4.1.1 编制招聘计划:行政人员应根据部门需求和人力资源规划,编制招聘计划,并报相关部门审核。
4.1.2 发布招聘信息:行政人员应按照招聘计划,发布招聘信息,并进行简历筛选和面试安排。
4.2 员工入职与离职4.2.1 入职手续办理:行政人员应协助新员工办理入职手续,包括签订劳动合同、办理社保等。
4.2.2 离职手续办理:行政人员应协助离职员工办理离职手续,包括办理离职手续、结算工资等。
第五章:财务管理流程5.1 预算编制与执行5.1.1 编制年度预算:行政人员应根据公司的财务要求和部门需求,编制年度预算,并报相关部门审核。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书标题:行政专员作业指导书引言概述:行政专员是公司管理中不可或者缺的一环,他们负责处理公司日常行政事务,协助管理层进行决策。
为了提高行政专员的工作效率和准确性,制定一份行政专员作业指导书是非常必要的。
本文将从五个方面详细介绍行政专员作业指导书的内容和重要性。
一、工作流程1.1 管理日常事务:包括接听电话、处理文件、安排会议等日常行政事务。
1.2 协助管理层:协助管理层进行会议安排、文件整理、信息采集等工作。
1.3 处理突发事件:处理突发事件如突发会议、紧急文件等,保证公司正常运转。
二、文件处理2.1 文件分类:根据文件内容和重要性进行分类,建立清晰的文件管理系统。
2.2 文件整理:及时整理文件,确保文件的完整性和准确性。
2.3 文件存档:建立文件存档制度,保证文件的安全性和可查性。
三、会议安排3.1 会议筹备:协助管理层确定会议议程、安排会议时间和地点。
3.2 会议通知:发送会议通知并跟进预会人员的确认。
3.3 会议记录:记录会议内容和决议,及时整理并发送给预会人员。
四、信息采集4.1 采集信息渠道:建立信息采集渠道,包括互联网、行业报告、同行竞品等。
4.2 信息筛选:筛选有价值的信息,整理成报告或者简报供管理层参考。
4.3 信息更新:及时更新公司信息,保持信息的准确性和及时性。
五、工作效率提升5.1 学习提升:持续学习行政管理知识,提升自身能力和水平。
5.2 时间管理:合理安排工作时间,提高工作效率。
5.3 沟通协调:与同事和管理层保持良好沟通,协调工作进度和任务分配。
结语:行政专员作业指导书是行政管理中的重要工具,能够匡助行政专员提高工作效率和准确性,确保公司日常行政事务的顺利进行。
制定和执行作业指导书,可以提高公司整体管理水平,为公司的发展和运营提供有力支持。
行政管理工作手册
行政管理工作手册行政管理是组织内的核心职能之一,旨在确保组织内部的高效运转,有效管理资源,并促使团队朝着共同的目标前进。
下面是一个行政管理工作手册的简要内容,用于指导和规范行政管理工作。
第一章:组织结构和职责分工1.1组织架构图提供组织的层级结构,明确各个部门和岗位之间的关系。
1.2职责分工清单列举各部门和岗位的主要职责和任务,确保每个成员了解自己的工作职责。
第二章:工作流程和程序规范2.1请假流程详述员工请假的流程,包括请假申请、审批流程和记录管理。
2.2办公用品申领流程确定办公用品的申领方式、审批程序和库存管理规范。
2.3文件处理流程说明文件的起草、审批、归档等流程,确保文件管理的有序进行。
第三章:会议管理和沟通机制3.1会议召开流程描述会议的召开程序,包括议程制定、通知、材料准备和记录。
3.2内部沟通机制设定内部沟通的工具和频率,确保信息能够及时、准确地传递。
第四章:绩效考核和激励机制4.1绩效考核标准设定员工绩效考核的标准和评价体系,明确考核周期和流程。
4.2激励政策确定激励机制,包括奖励制度、晋升机会和培训机会,以激发员工的工作积极性。
第五章:安全管理和危机处理5.1安全规范制定办公场所的安全规范,包括消防、紧急疏散等方面。
5.2危机处理流程设定危机处理的紧急流程,明确各部门的应急责任和联系方式。
第六章:信息技术管理6.1信息系统使用规范制定员工使用信息系统的规范,包括网络安全、数据保护等方面。
6.2技术支持和培训确定技术支持渠道,为员工提供必要的技术培训。
第七章:问题解决和投诉处理7.1问题解决流程明确员工在工作中遇到问题时的解决流程,确保问题能够及时得到妥善处理。
7.2投诉处理机制设定员工投诉的处理机制,保障员工的权益,维护工作环境的和谐。
第八章:法规遵守和道德规范8.1法规遵守强调员工遵守国家法规和公司内部规章制度,确保工作的合法性。
8.2道德规范提出员工应遵循的道德规范,培养团队的良好职业操守。
某集团行政工作手册
某集团行政工作手册1. 引言本手册旨在规范某集团行政工作流程,提供准确、简明的指导,以确保行政工作的高效性和顺利进行。
本手册适用于某集团的所有行政人员,并应作为行政工作的参考工具。
2. 行政职责行政人员的主要职责包括但不限于以下几个方面: - 物资采购管理:负责集团内部办公用品、设备的采购和管理工作。
- 会议和活动组织:协助安排和组织公司内部和外部的会议、活动,包括场地预定、日程安排、会议材料准备等。
- 差旅安排和报销:负责员工差旅的安排和报销审批工作。
- 文件管理:组织、分类和存档公司文件和资料,确保文件的准确性和完整性。
- 公司邮箱和通讯录管理:管理公司邮箱和通讯录,在需要时及时更新和维护。
- 办公环境维护:负责办公区域的整洁、安全和舒适,协调解决办公设备和设施的问题。
3. 工作流程3.1 物资采购流程1.根据部门需求编制采购计划。
2.搜索合适的供应商,并获取报价。
3.进行报价评估和选择合适的供应商。
4.签订合同,并进行采购订单的确认。
5.进行货物验收和入库工作。
6.进行支付和报账。
3.2 会议和活动组织流程1.接收会议或活动的安排需求。
2.确认会议或活动的日期、时间和地点。
3.预定会议或活动所需的场地、设备和材料。
4.准备与会人员的邀请函和议程。
5.安排会议或活动的日程安排和流程。
6.确保会议或活动的顺利进行,并记录会议纪要或活动总结。
3.3 差旅安排和报销流程1.员工填写差旅申请表,包括出差目的、时间和地点。
2.行政人员审核差旅申请表,并进行预订机票、酒店和交通工具。
3.出差期间及时与员工保持沟通,解决出差中的问题。
4.员工填写差旅报销单,准备相关费用票据。
5.行政人员审核差旅报销单,并进行报销款的审批和处理。
3.4 文件管理流程1.对收到的文件进行分类和整理。
2.编制文件目录和分类清单。
3.对文件进行编号和归档,确保易于检索和查阅。
4.定期进行文件的清理和整理,删除无用文件。
行政部工作手册
行政部工作手册目录第一部分:组织架构与人员编制第二部分:岗位职责第三部分:工作流程会议重要接待派餐管理复印管理邮件收发食堂生鲜品采购验收食堂主副料采购工作服采购发放流程图办公用品采购/领用升旗管理行政督察保安执勤保安执勤保安巡逻假期安全交接外网开通行政招待活动组织宿舍管理餐厅管理流程图娱乐室管理公物借还绿化管理5S 管理值班管理员工出入管理外来人员出入管理劳动保护管理车辆管理前台接待理违纪处理考勤督察话费管理福利品发放员工投诉处理日常维修公司财产安全管理工伤处理第四部分:管理规定保安管理办法6S 管理办法车辆管理规定工作服发放管理规定出入管理规定宿舍储物柜管理办法公司值班管理规定行政检查规定更衣柜管理办法员工食堂管理办法员工宿舍管理办法司机管理规定公司文具用品管理办法门卫出入管理规定消防灭火紧急应对预案公司防盗工作管理规定公司防火安全规定工伤保险条例计算机安全管理规定公司网络使用管理制度公司来宾参观接待规定绿化相关方环保规定施工相关方环保规定生活废弃物管理规定图书管理办法危险化学品相关方环保规定维修相关方环保规定运输相关方环保规定钥匙管理规定员工宿舍卫生管理规定员工寝室卫生检查制度及标准细则固体废弃物管理规定固体废物处置相关方环保规定虫害防治相关方环保规定工伤处理办法第五部分:作业标准和指导书清洁工作业标准第六部分:部门质量目标与KPI 质量环境目标与KPI 第七部分作业表格第八部分:外来文件相关法律法规国家标准外单位标准或要求第九部分:相关规定一.公共规定一览表二.相关部门规定一览表三.部门规定第四部分:管理规定保安管理规定001 XZ -04-001 11目的为了切实维护公司办公,生产,生活秩序,强化公司保安素质,进一步提升企业形象,特制定本规定.2 适用范围适用于武汉今晨实业有限公司保安队伍.3 权责行政部:负责保安工作的管理和督察.4 作业内容4.1 仪容管理:4.1.1 值勤保安必须着统一制服,头戴统一的保安帽,佩带统一保安标志, 扎专用皮带,穿深色皮鞋,必须穿着有领内衣,佩带与制服颜色相匹配的领带.严禁披衣,挽袖,卷裤腿,歪戴帽子,穿拖鞋,操手.4.1.2 值勤保安必须保证着装的干净,笔挺,皮鞋要保持干净光洁.严禁穿着邋遢,有皱折的制服上岗.4.1.3 保安严禁保留长发,胡须和指甲,严禁染发,严禁佩戴耳环,鼻环, 唇环,戒指等一切饰品.4.1.4 保安在执勤期间分坐岗,站岗和巡岗三种.坐岗人员必须保持挺胸, 平视的姿势,站岗人员必须做到两腿分开与肩同宽,双手背后,挺胸收腹,眼睛平视的跨立姿,巡岗人员必须步伐一致,成纵队巡视.4.1.5 执勤保安必须保持饱满的工作激情,端正的姿势,规范的动作,文明的举止,严禁萎靡不振,拖拉.4.2 接待管理:4.2.1 保安是公司的第一道防线,是公司的对外窗口,保安的接待必须文明,礼貌,严谨.4.2.2 来客自驾车来访时,保安应在车停在公司大门前之前,由保安齐步走出,在来访人员车前立定,敬礼并礼貌地询问事由.4.2.3 保安在接待来访人员时必须适应文明用语.如"您好!" "请问您找谁?","请您稍等,我帮您联系一下.","请您登记." "对不起!","请进","再见!"等.4.2.4 所有车辆进出公司,保安必须敬礼并目送车辆出入.4.3 进出登记管理:4.3.1 员工进出公司,保安要做好打卡,外出条,请假条的监督,检查和留置工作.4.3.2 外部人员必须由公司大门进入,保安必须按照"接待管理"要求作好登记.4.3.3 公司北门只能允许公司生产线员工,货运车辆,食堂餐车进入坚决杜绝其他人员和车辆进入. 散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧4.3.4 公司北门的保安必须对进出人员及车辆实施严格的检查,做到货物与出库单数据相一致,单据签名与出具单位主管名称相一致.对有货物而无出单据的车辆严禁放行,并即使通报相关部门.产品出门单据每周与相关部门核查一次.4.3.5 外来人员进入公司,保安必须先对其进行礼貌询问,得知来访事由后,有保安与前台联系,获得被访者确认和同意后,保安方可允许来访人员登记进入4.3.6 来访人员登记时,必须详细写明姓名,性别,工作单位,来访事由, 访问对象, 进入时间等4.4. 卫生管理:4.4.1 当班保安必须作好值班区域范围内的卫生.4.4.2 卫生区域包括值班室,值班室外3 米半径的区域.4.4.3 卫生区域要做到无尘,无烟蒂,无果皮纸屑,无杂物,做到窗明几净,物品摆放整齐.4.5 纪律规范:4.5.1 保安是公司的一员,必须遵守公司的一切管理制度,听从公司的调配.4.5.2 保安在值班期间,严禁睡岗,脱岗,串岗,严禁吃零食,严禁打与工作无关的电话.禁止徇私.4.5.3 非当班保安,除工作事情之外,严禁在公司逗留,闲逛,严禁与当班保安闲聊.4.5.4 当班保安应制止非当班保安和管理人员以外的其他人员在保安室逗留,闲坐.5 管理制度保安违反4 的内容,每次处罚当事人10 元.6 相关文件和记录<<出入管理流程>> <<来访登记表>>6S 管理规定1 目的: 为了给员工创造一个干净,整洁,舒适,合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定如下规定.2 适用范围: 本规定适用于公司本部全体员工及外来公司人员.3 作业内容3.1 整理3.1.1 每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁.必要文件交秘书部送档案室归档.3.1.2 每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档.3.1.3 对所辖区域的物品,设备,空间做盘点,并区分其"要"和"不要"; 分类如下:a) 设备:电脑,打印机,文具,书籍等;b) 空间:柜架,桌椅,储物箱等.c) 物品:个人用品,装饰品d) 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的"要"与"不要" ;e)"不要"物品经各部门主管判定后,集中报废或拍卖;必要品的使用频率和常用程度基准表常用程度使用频率处理方法散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧低:过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用丢弃中:在过去的6个月中只使用过一次的物品一个月使用一次的物品集中存放(例如归档或存放在库房中) 高:一周使用一次的物品每天都使用的物品每小时都要使用的物品保存在办公桌或随身携带3.2 整顿3.2.1 办公室整顿a)办公桌:桌面除文件,电脑,口杯,电话,文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放.办公用品一般的常用品:笔,订书机, 涂改液,即时帖,便条纸,橡皮,计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线,网线,电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净.b) 抽屉:抽屉里尽量不放办公用品.最下层抽屉可以放A4 的文件, 资料;把这个空间从充分利用起来,可以放下面这些东西: 个人的东西个人的参考资料(文件夹,辞典,手册,商品目录等) 文件卷宗(各种信息,草拟的文件材料等) 空白稿纸,不常使用的文具等分享中人网共建中人网 散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧c) 坐椅:靠背,坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌d) 电脑:电脑置写字台左前角,竖式主机置桌面下;e) 座位四周,内外侧不允许有任何张贴;f) 垃圾篓:罩塑料袋,置写字台下右前角;g) 桌洞下不得堆积杂物.h) 外衣手袋:请置挂于衣帽间或抽屉内,严禁随意放在办公桌椅上.i) 饮水机:放指定地点,不得随意移动;j) 报刊:必须上报架,或阅完后放入办公桌内;3.2.2 文件,资料管理整顿:a) 档案管理依据《档案管理制度》执行b) 将文件按照待处理,处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件.根据应用情况应将分为每日必用,常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;c) 硬盘里的电子文档,资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久,长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;d) 储存公用信息的光盘采取保护措施,使大家都自觉地小心使用.并且为了明确存储在硬盘和光盘里的信息联系,建议在光盘的标签上注明题目.还要把光盘分类.修改以后,一定要注明标题,日期.同时光盘也应该像保存文件一样,保存在专用的柜子里.3.2.3 生产区域a)根据车间生产需要,合理设计车间定置图;对场所和物件实行全面定置;设备摆放应整齐b)对易燃,易爆,有毒,易变质容易发生伤人和污染环境的物品及重要场所,消防设施等实行特殊定置;c)对工作区域实行责任定置;工位摆放应整齐,物料,物品放置应有总体规划d)确定物品的停放(成品,半成品,材料,工具)区域;对物品临时停滞区域定置;e)对垃圾,废品回收点定置;f)对工段,班组及工序,工位,机台定置;对工具箱定置;g)按定置图要求,清除无关的物品,工人工作台面应整齐h) 物品放置应整齐,美观,必要时应做一定标识i) 区域划分应有标识,物料架应有标识,不同物料应有适当的标识来区分j) 不同的生产线,工序应设牌标识.k) 通道要空出,不杂乱3.2.4 仓库区域a)设计库房定置图,悬挂在库房的醒目处;b) 对易燃,易爆,有毒及污染环境,限制贮存物,物品实行特别定置;c)限期贮存物品要用特定的信息表示接近储存期;d)账簿前页应有序号,物品目录及存放点;e)物品存放的区域,料架号,序号必须和账卡物目录相符.f)物品放置应整齐,美观,应做一定标识g) 区域划分应有标识,物料架应有标识,不同物料应有适当的标识来区分h) 通道要空出,不杂乱3.2.5 宿舍区域a) 楼道间无果皮纸屑等杂务b) 玻璃透明,无赃物c) 厕所干净,无异味d) 房间整洁,个人物品整齐.e) 墙壁不乱涂乱画,无污迹与脚印.3.2.6 食堂区域a) 工具清洁b) 食品不能落地c) 地面,灶台,油烟机无油污d) 食堂要有防虫防蝇设施.窗户纱窗关. e) 作业人员要穿工作服,戴帽子,口罩.3.2.7 公共区域a) 无果皮纸屑等杂务b) 玻璃透明,无赃物c) 厕所干净,无异味d) 绿化区域整洁无杂草. e) 厂区道路无积水无破损. f) 厂区无乱搭乱盖,无乱拉电线等现象. g) 厂区无乱贴现象. h) 对车辆停放定置;无乱停乱放.3.3 清扫3.3.1 公司办公楼有专门的保洁人员,公共区域(如通道,楼梯)不需清扫,清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备: 电脑,传真机,复印机,打印机等等个人区域桌面干净整洁, 桌洞内无垃圾无杂物遗落每天 5 分钟清扫每天下班后 5 分钟. 办公设备主机和重点部位的正面,背面,送风口无污垢每周一次每周六下班前15 分钟3.3.2 文档桌面,电脑中不能有失效文件,不可轻易看到机密文件,超过保管年限的表单及时集中销毁,保管年限内的表单装订送秘书部归档, 无破旧的卡片,册子,档案,报刊等,无无用的手稿与工作无关的文件3.3.3 车间交接班时提前30 分钟做清扫工作.3.4 清洁落实整理,整顿,清扫工作.3.4.1 彻底落实前面的整理,整顿,清扫工作.3.4.2 利用文化宣传活动,保持新鲜活跃的活动气氛,保持6S 意识3.5 素养3.5.1 遵守《员工手册》有关规定3.5.2 遵守《公司日常管理规定》3.6 安全散发人性道德光辉3.6.1 生产人员按标准要求操作,不能用手直接取产品3.6.2 电线不能裸露与乱接3.6.3 设备电眼的安全.3.6.4 消防器材的完备.消防通道与紧急疏散通道的畅通.3.6.5 严禁在禁烟区吸烟.3.7 巡查3.7.1 由行政部每天例行巡查3.7.2 每2 周由6S 检查小组对整个公司的5S 执行情况进行检查3.7.3 公司高管不定期对6S 进行检查3.8 奖惩条例3.8.1 行政部每天进行检查,凡违反上述整理,整顿,清扫管理规范一次, 扣罚当事人30 元情节严重者每次扣罚50 元.个人月累计达 5 次者. 部门月累计十次的对部长处罚100 元.对违规者每周由行政部公布.3.8.2 每季度由行政部按处罚次数对部门进行排名,第一名单位奖300 元, 第二名单位奖200 元, 第三名单位奖100 元.3.8.3 平时6S 督察记录作为年中和年终评选优秀部门和个人的依据之一, 表现优秀者可评为"6S 先进个人"给予精神,物质奖励.3.9 相关文件《员工手册》《公司日常管理规定》车辆管理规定1目的为规范车辆的日常使用和管理,做到按时,安全高效地完成出车任务及车辆保养工作,结合公司实际情况而制定本规定.2 适用范围本规定适用于武汉今晨实业有限公司车辆的管理.3权责4.行政部负责本规定的归口管理.5 作业内容5.1 车辆的管理5.1.1 车辆由行政部负责管理,分别按车牌号设册登记管理.5.1.2 公司车辆证照,车辆年审及车辆保险,养路费的购买,交纳等事项,统一由行政部负责管理;公司车辆由人事行政部指派专人驾驶,保养,并负责维修,检验,清洁等工作.5.1.3 车辆的有关证件及保险资料统由人事行政部保管,不得遗失,如该车移转时应办理车辆转籍手续,并将该车各种资料随车转移.并负责一切违规费的缴纳及维修.5.1.4 公司车辆应由人事行政部安排专门司机驾驶,其他人员一律不允许私自驾驶,特殊情况下需经行政部经理批准方可,违者处罚当事人及司机各100 元,三次以上责任司机作辞职处理.如因他人私自驾驶发生意外, 由司机承担全部责任.5.1.5 行政部车辆管理员负责车辆的日常管理工作,包括派车,审核各类费用和司机正常的出车报销,并负责处理司机的违纪行为.5.1.6 依公司核定的费用标准,并结合各部门业务量,制定本公司各部门的车辆使用费用标准.车辆管理员每天填写"行车记录表",审核并核对实际里程;并每月公布各车辆的维修费,油费及各司机的路桥费等,审查费用的合理性;每月由车辆管理员将各部门耗油量及行驶旅程,发生费用报各部门部长查核一次,以防浪费.5.1.7《行车记录表》上所载里程数应与车辆里程表相符,不符的数应由司机负责缴纳差数里程的汽油费.5.2 车辆的使用5.2.1 各部门用车须提前一天到人事行政部申请预定.在申请用车时,行政部将根据重要性顺序及实际业务需要进行派车,申请部门必须服从安排. 用车部门应在规定时间使用车辆,按时出车,如超出规定时间30 分钟未出车按自动放弃车辆使用权处理;5.2.2 如各部门需要使用车辆时,应事先填妥《派车单》一式二联,经部门经理,行政部经理核准后,由行政部调派.无《派车单》者,保安禁止出车.5.2.3《派车单》应详填用途.门卫保安人员应就单载品名,数量,规格与实际数相核对,若有不符,应即报请人事行政部处理.5.2.4 车辆进出公司应将《派车单》第一联交门卫保安签注时间,并得接受保安人员查点车上装载物品,并需加注里程数.保安于翌日将所有派车单转交车辆管理员查核.《派车单》擅自出车,或不接受守卫人员查点载货者,每次罚款10 元.5.2.5 无5.2.6 各部门派车交货,洽公时,应依下列规定办理:a)车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆;b)车辆不得运载任何与业务无关的员工或物品;c)车辆行前应特别注意安全检查;d)车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则,若有违规罚款, 由司机负担;e) 车辆抵达厂商时,除妥善停置车辆外,应将《出货清单》交厂商点收, 并将签认的单据妥为保管,于返公司时交有关部门处理.取货时应详细清点数量,规格后,方得签收.5.2.7 例假日或上班时间外车辆的使用应呈请系统总监核准后始准调派.5.2.8 经呈准的非公用派车,应负担使用里程的油资,由申请人于派车翌日连同行车执照,车钥匙一并缴行政部,否则停止其以后的使用权.5.2.9 使用标准5.2.9.1 开发区内:银行业务,急救伤员,提送货(20kg 以上) ,维修设备及部长级以上(含部长级)公干方可申请派车.5.2.9.2 武汉市内:公司业务可申请派车. 维修设备及部长级以上(含部长级)5.2.9.3 武汉市外:提送货(20kg 以上)公干方可申请派车.5.2.9.4 武汉等周边地区接送:a)公司内部人员:总监以上人员可接送;部门部长需有3 人以上同行方可申请派车接送;其他人员不接送;b)非公司人员:业务单位总经理,重要贵宾,专家以上人员可接送;其他人员不接送.5.3 司机管理5.3.1 司机守则5.3.1.1 公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则,安全驾车.并应遵守本公司其他相关的规章制度.5.3.1.2 服从安排,准时出车,仪表整洁,语言文明,热情服务.5.3.1.3 提高驾驶技术和保养维修水平.5.3.1.4 爱护车辆,勤养勤护勤洁,培养及加深对车辆的感情.5.3.1.5 保持良好的精神状态,能从容应付繁重的出车任务.5.3.1.6 团结协作,爱护集体.5.3.2 司机必须遵守公司考勤制度,上下班签到,如出车当天不能返回公司, 返回公司次日需由行政部经理补签到,无人事行政部经理同意,司机不得擅自驾车在外停宿.5.3.3 当天出车返回时间超过21:00,司机次日上班时间可推迟到09:00,当天出车返回时间超过24:00,司机次日上班时间可推迟到13:00.5.3.4 司机的工作记录应以审批手续齐全的《派车单》为准,每月25 日前由车辆管理员汇总司机出车记录及出车补助报行政人事部经理审核,送至财务作为出车补助的依据.5.3.5 出车补助标准已包含超时工作补贴,补贴标准为:本市内元/天,单程出车里程超过350 公里以上及特区为元/天,确需在外住宿的每天增加元, 所有出车不再给予伙食补贴.5.3.6 公司规定放假的节假日时间内需出车的,出车补贴按双倍计.5.3.7 司机必须准时出车,并在出车前加足燃油,以免延误时间.延误出车15 分钟以上的每次罚款30 元,并给予警告,因出车不准时而耽误正常工作的将追究司机责任.5.3.8 严禁司机擅自以公司车辆搭客载货谋取私利,一经发现即刻开除,并处以所收费用的十倍罚款.5.3.9 每次出车回来应即时对车辆清洁,保证车辆内部环境及车身的干净整洁,未按规定做好车辆清洁的司机,每次罚款50 元,并给予警告.每月超过三次则对司机予以辞退.5.3.10 车辆出现故障应尽量自行及时修理,不能修理时要向车辆管理员汇报, 由车辆管理员根据据具体实际情况安排维修,该车司机须将维修项目填报车辆管理员,经行政部经理,财务部经理审核,总监审批后,送特约维修厂照单修理,费用由车辆管理员负责结算,每月一次.5.3.11 严禁司机利用维修及加油等便利收取客户钱物中饱私囊,一经发现即刻开除,并处以所收取钱物总额的十倍罚款.5.3.12 司机应遵守交通规则,保证行车安全,如违反交通规则受到处罚或造成车辆或有关证件被扣导致不能出车的,除非征得总经理同意,否则自行负责.5.3.13 当事司机要积极配合主管妥善处理交通事故,发生交通事故造成经济损失1 万元以下需负主要责任的,司机须赔偿保险公司的赔偿余额,如每月超过两次发生此类事故或发生超过 1 万元以上经济损失的交通事故需负主要责任的,则对该司机予以辞退,并责令其赔偿保险公司的赔偿余额.5.3.14 当天出车返回时间在18:30 之前(或节假日无出车任务的)必须把车辆停放在厂内.5.3.15 晚间司机要注意休息,不准开疲劳车,不准酒后驾车. 5.3.16 车内不准吸烟.本公司员工在车内吸烟时,应有礼貌地制止;公司外的客人在车内吸烟时,可婉转告知本公司陪同人,但不能直接制止.5.3.17 司机对乘车人要热情,礼貌,说话应文明.5.3.18 上班时间内司机未被派出车的,应随时在司机室等候出车.不准随便到其他办公室.有要事确需离开司机室时,要告知车辆管理员去向和所需时间,经批准后方可离开;出车外出回来,应立即到车辆管理员处报到.5.3.19 司机对车辆管理员的工作安排,应无条件服从,不准借故拖延或拒不出车.对工作安排有意见的,事后可向行政人事部经理反映.5.3.20 司机出车执行任务,遇特殊情况不能按时返回的,应及时设法通知车辆管理员,并说明原因. 散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧5.3.21 不论什么时间,司机身上必须带手机.对公司领导或车辆管理员的来电,应尽快接听.情况特殊确实不能接听的,事后一定要说明原因.5.3.22 司机全年安全行车,未出交通事故的,给予奖励300 元.5.3.23 行政人事部每月负责对司机进行考核将考核等级作为每月发放浮动, 工资的依据.对于工作勤奋,遵守制度,表现突出的,可视具体情况给予嘉奖,记功,晋级等奖励;对工作怠慢,违反制度,发生事故者, 视具体情节给予警告,记过,降级直至除名处理.5.4 车辆维修和保养5.4.1 司机每月出车前必须检查发动机,机油,制动系统,冷却系统,电气系统,轮胎等确保操作正常,并预热发动机做好出车前准备.5.4.2 每次出车回来应对车辆清洁,保证车辆内部环境干净整洁,如出车返回后仍未到公司规定下班时间,应完成车辆外表擦洗工作,如超过下班时间,则可以延至次日8:30 时完成,随时保证车辆干净整洁.5.4.3 每周检查轮胎使用情况,保持四轮气压平衡,清除轮胎表面沙石粒以及插入轮胎表面的金属物,并保持轮胎清洁.5.4.4 在进行保养过程中要求认真细致检查车辆底盘.注意发动机底部,刹车系统,传动系统是否有漏油现象,并检查保障传动系,转动系,底盘所有螺丝的牢固性.5.4.5 所有车辆规定每行驶7500 公里后,更换指定品牌机油,机油格一次, 并清洗或更换汽(柴)油格,空气滤清器.货车还须为转向系加注车用5.4.6 司机必须认真监督车辆维修的进度和质量情况,司机通过车辆安全性能测试,确认维修质量后签字取车.5.4.7 车辆在公司按照指定的车位停泊,在外尽可能选择有盖停车场或阴冷地方和非交通繁忙狭窄路段,路口.司机尽量留在车上或周围,以便保管车上物品以及车辆本身安全.5.5 车辆证件,配件和工具领用规定,5.5.1 为完善保管车辆的证件配件和工具等车辆物件,由司机在领用以上物件前,需填写"车辆证件,配件和工具签领表"签字确认.如用后遗失,损坏等,所负责该车辆的司机需承担补办证件的手续及费用,并因车辆停驶所造成的损失作适当赔偿,配件,工具等作原价赔偿.工作服发放管理规定1.目的: 为使春秋夏冬季工作服发放作业程序标准有所规范以利管理,故订立本规定.。
某物业服务公司行政部工作手册
某物业服务公司行政部工作手册1. 引言本行政部工作手册旨在规范、统一和提高某物业服务公司行政部门的工作效率和质量。
本手册涵盖了行政部的职责、工作流程、规范和准则等方面的内容,旨在帮助行政人员更好地履行职责,增强团队合作意识,推动公司行政管理水平的提升。
2. 行政部的职责行政部作为公司的中枢机构,负责协调和管理公司的一些行政工作。
行政部的主要职责包括但不限于: - 负责公司内部的文件、资料的整理、归档和管理 - 组织和协调重要会议的筹备工作 - 管理公司的办公设备和办公用品的采购、维护和管理- 管理员工的考勤、请假及福利待遇等日常事务 - 协助公司各部门进行项目协调和流程优化3. 行政部工作流程3.1 公文处理流程公文是公司内部和外部交流的重要工具,为了保证公文的及时、准确的传递和处理,行政部制定了以下公文处理流程: 1. 收文:行政部接收到公文后,应在3个工作日内进行整理和记录,并通知相关部门负责人。
2. 签批:行政部根据公文内容进行初审和整理,然后将公文移交给相关部门领导进行签批。
3. 分发:签批完毕后,行政部将公文按照相关部门的要求进行分发,并及时记录分发情况。
4.归档:已处理的公文应及时进行归档和备份,并建立合理的归档体系。
3.2 会议筹备流程会议是公司内部决策和交流的重要形式,为了保证会议的高效和顺利进行,行政部制定了以下会议筹备流程: 1. 会议召集:行政部负责根据需要制定会议计划、确定会议议程和邀请参会人员。
2. 通知信息:行政部应及时向参会人员发送会议通知,并告知会议的时间、地点和议程。
3. 会议材料准备:行政部协助相关部门负责人准备会议所需的报告、资料等。
4. 会议设施准备:行政部负责会议室的预约、布置和维护工作,并配备所需的设备、饮品和点心。
5. 会议纪要:行政部负责记录会议的重要内容和决议,并及时向相关人员分发会议纪要。
4. 行政部工作规范和准则为了保证行政部的工作质量和效率,制定以下工作规范和准则: - 保密原则:行政部需要严格遵守公司的保密规定,确保公司的机密信息不被泄露。
某集团行政工作手册
某集团行政工作手册某集团行政工作手册第一章总则一、目的和任务(一)本手册是为了规范和指导某集团行政工作,提高行政效率,加强内部管理,促进企业发展而编制的。
(二)本手册涵盖了某集团行政工作的各个方面,包括行政组织架构、岗位职责、工作流程、管理规定等内容。
(三)本手册的任务是明确行政工作目标,规范行政管理行为,提高全体员工的工作效率和工作质量。
二、适用范围本手册适用于某集团所有员工,包括行政部门、各子公司以及其他相关部门。
第二章行政组织架构一、行政部门(一)行政部门是某集团的一部分,负责协助集团领导层管理日常行政工作。
(二)行政部门下设办公室、人力资源部、财务部、采购部等职能部门,各部门的职责和权限详见本手册附录。
二、岗位职责(一)行政岗位职责确定人员的工作范围和职责,确保各项工作顺利进行。
(二)行政岗位职责包括但不限于文件管理、会议组织、行政支持以及日常事务处理等。
第三章工作流程一、文件管理(一)行政部门负责集团内文件的收发、归档和保管工作。
(二)文件流转需要经过行政部门核实、审查和签字。
二、会议组织(一)行政部门负责组织和管理内外部会议,包括会议安排、会议材料的准备、会议记录等。
(二)会议的召开需要提前通知与会人员,确保会议正常进行。
三、行政支持(一)行政部门为集团内部员工提供行政支持,如办公用品的分发、办公设备的维护等。
(二)行政部门负责与供应商和承包商的协商和谈判,确保办公环境和设备的良好运行。
四、日常事务处理(一)行政部门负责处理集团内部的日常事务,如员工请假、考勤管理、差旅报销等。
(二)行政部门应积极回应员工的需求,及时解决各类问题。
第四章管理规定一、工作纪律(一)员工应按照规定的工作时间和工作地点履行工作职责。
(二)员工应遵守公司的工作纪律,积极配合上级的工作安排,不得擅自决定和改变工作重点和方向。
二、保密义务(一)员工应严守公司机密,不得泄露公司商业机密和员工个人信息。
(二)员工应妥善保管公司的文件、资料和机密材料,不得将其外借或随意复制。
某公司行政人事部工作手册
某公司行政人事部工作手册某公司行政人事部工作手册第一章岗位职责一、行政人事部的职责:1.负责公司整体人事管理工作,包括招聘、培训、绩效管理、薪资福利等方面的工作;2.协助公司制定和完善人事制度,确保公司人事管理工作的合法性和规范性;3.负责员工的档案管理、考勤管理以及员工关系的处理;4.配合公司各部门进行人员需求的评估和招聘计划的制定;5.制定和完善公司员工培训计划,提升员工的专业技能和综合素质;6.负责公司绩效管理体系的建立和执行,确保员工的工作目标和公司战略目标的一致性;7.制定和执行公司的薪酬福利制度,确保员工的薪酬福利公平合理;8.维护公司员工关系,处理员工的投诉和纠纷,保持良好的企业文化氛围;9.协助公司进行组织架构调整和人员调配,确保人力资源的优化配置;10.进行人力资源信息的统计和分析,为公司决策提供依据。
二、行政人事部各岗位的职责:1.人事招聘岗位:- 负责公司招聘计划的制定和招聘岗位的发布;- 对招聘岗位的应聘者进行筛选和面试,并进行录用的甄别;- 建立和维护与招聘代理公司、招聘网站的合作关系。
2.人事培训岗位:- 负责根据公司的培训需求,制定年度培训计划;- 安排各类培训课程和活动,组织员工参与培训并进行评估;- 统计和总结培训效果,提供培训改进的建议。
3.人事绩效管理岗位:- 设计和制定公司的绩效管理制度和流程;- 组织和推动员工的绩效考核工作,进行绩效评分;- 提供绩效评估结果的统计和分析。
4.薪酬福利岗位:- 负责公司薪酬福利政策的制定和调整;- 对公司员工的薪酬和福利进行管理和发放;- 负责员工薪酬福利相关事宜的咨询和解答。
5.员工关系岗位:- 维护良好的员工关系,处理员工的投诉和纠纷;- 组织和策划员工活动,增强员工的集体意识和凝聚力;- 提供员工关系建设的改进意见。
第二章工作流程一、行政人事部的工作流程一般分为以下几个环节:1.需求评估和计划制定:根据各个部门的发展需要,调研和评估人员需求,并制定招聘计划和培训计划。
行政工作操作手册
行政工作操作手册行政工作操作手册1、管理组织结构1.1 组织图设计与管理1.2 部门职责划分与分工1.3 岗位说明书编写与管理1.4 人员招聘与离职手续办理2、办公设施及设备管理2.1 办公场所选择及布局2.2 办公用品及设备采购与管理2.3 设备维护与维修2.4 电子设备及数据安全管理3、会议与日程安排3.1 会议组织与准备3.2 会议记录与纪要整理3.3 日程安排与时间管理4、文件与资料管理4.1 文件的分类与归档4.2 公文的起草与审批流程4.3 实物档案与电子档案管理4.4 信息保密与权限管理5、内部沟通与协作5.1 内部通讯工具使用与管理5.2 内部沟通流程与规范5.3 跨部门协作与合作机制建立5.4 团队建设与激励方法6、外部联络与合作6.1 公司与客户的联络与沟通6.2 外部合作伙伴的管理与合作6.3 部门及相关机构的联络与协调7、绩效评估与培训发展7.1 岗位职责及工作目标设定7.2 绩效考核标准与评估方法7.3 员工培训与职业发展规划7.4 绩效奖惩措施与激励政策8、人事行政与劳动法务8.1 人事档案管理与合规性审核 8.2 新员工入职手续与申报事项 8.3 劳动合同管理与解除程序8.4 劳动法相关知识与问题解答9、费用与预算管理9.1 日常费用报销与账务管理 9.2 预算编制与执行监控9.3 资产与财务报表管理9.4 成本控制与优化策略附件:- 组织结构图- 文件分类及归档规范- 绩效考核表格法律名词及注释:1、公文:指机关、事业单位、企事业法人等具有管理行政公务性质的文件。
2、实物档案:指以纸质形式记录、存储和管理的文件和资料。
3、电子档案:指以电子方式记录、存储和管理的文件和资料。
4、跨部门协作:指不同部门之间根据工作需要与条件,协同合作完成任务的一种工作模式。
行政工作流程手册(附工作流程图)
行政工作流程手册(附工作流程图)行政部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行安全保卫工作;执行后勤、食堂的管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。
具体工作流程一、执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。
二、执行公司证照印鉴管理:对于公司的各种印鉴及证照,应进行妥善保管,并对其归档编号管理。
证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记,特别是公章的外出借用、加盖,更应该按照公司的有关规定来执行,以免出现不良事件。
三、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理:月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经经理审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。
要作好物品出入库登记,每月盘存,帐物相符。
四、执行固定资产及低值易耗品的管理:对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。
对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。
对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。
四、 执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购,保证质量;各部门对维修质量监督、确认。
行政工作操作手册
行政工作操作手册行政工作操作手册1.组织架构1.1 公司组织架构1.2 部门职责和功能2.日常行政事务2.1 办公设施管理2.1.1 办公区域布置2.1.2 办公设备维护与采购2.2 办公用品管理2.2.1 办公用品采购2.2.2 办公用品库存管理2.3 会议管理2.3.1 会议室预定与安排2.3.2 会议材料准备2.3.3 会议记录与跟进2.4 文件管理2.4.1 电子文件管理 2.4.2 纸质文件管理 2.5 邮件和快递管理2.5.1 邮件收发管理 2.5.2 快递收发管理 2.6 办公行政支持2.6.1 方式接待管理 2.6.2 客户招待管理2.6.3 商务出行安排3.人力资源管理3.1 招聘与入职3.1.1 岗位需求评估 3.1.2 招聘流程3.1.3 新员工入职手续 3.2 绩效考核与奖惩3.2.1 绩效目标设定3.2.2 绩效评估流程3.2.3 奖惩管理制度3.3 培训与开发3.3.1 培训需求评估3.3.2 培训计划与实施3.4 离职与福利3.4.1 离职手续办理3.4.2 离职面谈与交接3.4.3 员工福利及福利管理4.财务与会计4.1 财务管理4.1.1 预算编制和控制4.1.2 资金收付管理4.2 采购管理4.2.1 采购流程4.2.2 供应商管理4.3 发票和报销4.3.1 发票管理4.3.2 费用报销流程5.法律与合规5.1 法律法规概述5.1.1 劳动法相关规定5.1.2 公司法相关规定5.1.3 知识产权相关规定5.2 合同管理5.2.1 合同签订流程5.2.2 合同履行与管理6.附件- 招聘流程图- 文件分类标准- 员工福利政策手册7.法律名词及注释- 劳动法:指国家法律法规中关于劳动者和用人单位之间权益关系、工作条件等方面的法律法规。
- 公司法:指国家法律法规中关于公司组织形式、股东权益、公司治理等方面的法律法规。
- 知识产权:指任何人在科学、文学、艺术、社会实践中所创造的智力成果,包括专利、商标、著作权等。
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行政工作流程手册(附工作流程图)行政部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行安全保卫工作;执行后勤、食堂的管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。
具体工作流程一、执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。
成立公司 ________ k营业执照申办______________ 组织机构代码证申办 ________________ 税务登记证申办二、执行公司证照印鉴管理:对于公司的各种印鉴及证照,应进行妥善保管,并对其归档编号管理。
证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记,特别是公章的外出借用、加盖,更应该按照公司的有关规定来执行,以免出现不良事件。
三、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理:月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经经理审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。
要作好物品出入库登记,每月盘存,帐物相符。
四、执行固定资产及低值易耗品的管理:对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。
对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。
对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。
四、执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购,保证质量;各部门对维修质量监督、确认维修申请------ >准备材料------ >安排维修 ------►维修结束—>检杳验收五、执行文件档案的归档管理:核对帐物根据不同种类档案的特点,做好系统编目、分类存放、排列有序, 定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。
文件、资料收集U分类整理编号IJ 立卷归档LJ~~装订成册存放六、文件资料收发、复印、传真、打印管理:各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门;七、执行各种费用的支付:按时申请、交纳公司各项费用,例如:店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。
并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。
做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。
八、执行对外关系建立维护:建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,行政部门肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响。
在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。
在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。
九、执行处理突发事件。
公司各种突发事件出现后,行政部门在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。
在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的利益,树立好公司的整体形象。
十、后勤服务保障行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对食堂、宿舍、车辆的管理,为员工提供较为良好的生活、住宿环境,在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。
要经常检查食堂收支情况,收集员工建议,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。
安全工作是企业的一项重要工作,行政部门是安全工作的主要执行部门。
日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要真正做到天天讲安全、处处抓安全,人人有安全、保密意识,只有安全保密工作做到位了,才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。
要充分明确重点保卫位置,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。
要落实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
十二、日常事务处理。
行政部门的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。
总体来讲,行政部门属于服务保障部门,是为其他部门包括店铺服务的,所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。
否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。
故日常事务的处理是行政工作的重要方面。
优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的十三、执行上级交办事务,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。
人事日常工作流程手册第一章前言第一条为使本公司人事作业正轨化、制度化,能在有序可循的情况下,使本公司人事统一、脉络一贯,并加强人事部门与各部门间的了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制订本程序。
第二章主办第二条人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理,下设人事专员一人,负责下列全盘人事业务。
第三章招募甄试第三条人员招募作业程序如下(一)人事专员处收到“增补人员申请单”时,即行拟订招募计划,内容包括下列项目:1.招募职位名称及名额;2.资格条件限制;3.职位预算薪金;4.预定任用日期;5.通报稿或登报稿(诉求方式)拟具;6.资料审核方式及办理日期(截止日期);7.甄试方式及时程安排(含面谈主管安排);8.场地安排;9.工作能力安排;10.准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)。
(二)诉求:即将招募消息告诉大众及求职人,如下:1.登报征求:先拟广告稿,估计刊登费,决定刊登何报、何时,然后联络报社。
2.同仁推荐:以海报或公告方式进行。
(三)应征信息处理:1.诉求消息发出后,会收到应征资料,经审核后,对合格应征者发出"初试通知单"及"复试通知单",通知前来本公司接受甄试。
2.不合格应征资料,归档一个月后销毁,但有要求退件者,应给予退件。
为了给社会大众一个好的印象,对所有未录取者发“致谢函也是应有的礼貌。
(四)甄试:新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1.笔试包括下列:(1)专业测验(由申请单位拟订试题);(2)领导能力测验(适合干部级);2.面谈:由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈,面谈时应注意:(1)要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松;⑵ 要了解自己所要获知的答案及问题点;(3)要了解自己要告诉对方的问题;(4)要尊重对方的人格;(5)将口试结果随时记录于”面谈记录表”。
3.如初次面谈不够周详,发出“复试通知单",再次安排约谈。
(五)背景调查:经甄试合格,初步决定的人选,视情况应做有效的背景调查。
(限管理级员工)(六)结果评定:经评定未录取人员,先发出谢函通知,将其资料归入储备人才档案中,以备不时之需。
评定录用人员经总经理核准,行政部部发出“报到通知单",并安排职前训练有关准备工作。
(七)注意事项:应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权,注意保密工作。
第四章任用第十四条经核定录用人员,由行政部依据甄选报名单发给"报到通知单",请他于报到时携带下列资料:(一)填写本公司新进职工录用表;(二)缴验学历证及身份证;(三)缴验近期正面半身免冠照片;(四)缴验体检合格证明;(五)缴验计划生育证明;(六)缴验经济担保书;(以上应缴资料视情况可增减)第十五条干部人员任用,视情况可发给"聘任书"。
第十六条新进人员于报到日,行政部应检收其应缴资料,若资料不全,应限期补办,否则首月薪资可暂扣发。
第十七条行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到,逐项协助办理下列:(一)领取员工相关文具用品;(二)填写制考勤卡并解释使用;(三)领取办公桌锁匙;(四)视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲(五)行政部应引导新进人员向部门主管报到。
第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项:(一)填写"人员异动记录簿"。
(二)更新员工花名册。
(六)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。
第五章试用第十九条原则上行政人员及营业员试用期为三个月(配送仓工人、司机试用二个月),期满合格者,办理转正手续才正试聘用,个别试用成绩突出者,可提前转正。
行政部部每月15日发出当月转正人员《考核表》由被考核人填写工作小结后,导购经店长、销售主管、行政部、经理考核确认。
行政人员经部门主管、行政部、经理考核后呈总部人力资源部呈相关领导核定。
转正后的员工经分管部门主管及总部人力资源部审批后可签订劳动合同。
第二十条行政部根据考核表发给"试用期满通知"。
第二十一条行政部发出“试用期满通知”后,并依不同的批示,分别办理下列事项:(一)试用不合格者,另发给通知单。
(二)调(升)职者,由行政部办理异动作业。
(三)薪资变更者,由行政部办理调薪。
第二十二条前条办理完毕后,考核表应归入个人档案中。
第二十三条新进人员在试用期中,表现不合要求,部门主管认为有必要停止试用时,可立即提前办理考核,并签人员异动申请单,报请权限主管核定停止试用。
第六章异动第二十四条晋升(升职、升级)及降级由申请人填写"人事异动申请单"及办理临时考核,转行政部签注意见后,呈权限主管批示。
第二十五条调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签,转行政部签注意见后,呈权限主管核定。
第二十六条未批准的升、降、调申请单退回申请部门。
经批准的申请单则由行政部依据发布”人事异动通知”,副本抄送申请部门及本人,并限期办理业务移交手续,履任新职。
行政部应立即变更薪资名册。
第二十七条经批准异动后,涉及调整薪资者,行政部应根据人事异动申请单批示,填制“薪资调整通知单"办理调薪。