教育学术研讨会全流程

教育学术研讨会全流程

一、准备阶段

1.确定参会单位、参会人员信息

（1）7月1日——3日统计参会单位数量和稿件数量。首先提前统计好与我们联系和投稿的单位的数量，并及时和主办单位负责老师沟通，争取7月1日前将她那边的稿件和参会人员信息全部收集过来。进行认真详细统计，确保没有遗漏。统计好投稿总篇数、参会单位数量和参会单位人员数，告知主办单位负责老师和我院相关领导。

（2）和主办单位负责老师确认会议流程。联系确定好8月3日至4日会议的具体形式，全部都是大会还是第一场大会，以后是分组讨论，如果有分组讨论需要几个会议室，每个会议室大概要容纳多少人；会议的具体安排，如几点开会，几点茶歇，需要我们帮忙准备的材料；会议的嘉宾，确定参会的医学界的元老（主办单位负责老师已经邀请好）、省医学届的领导（省卫生厅领导、各学校、各医院的领导，有谁去请，什么时候请，会议开始前二天再次电话提醒）、学校主管领导（副校长是否参加，什么时间去邀请，如果能参加在会议开始前三天与副校长秘书再次联系和确认）、学院领导和老师（询问我院没有投稿的老师是否可以列席旁听会议，如果可以建议会议当天没有课的老师可以参加）。所有问题确定好编写第二轮通知；胸牌，参会代表的胸牌是否一致还是特别做一下领导嘉宾的胸牌；会议论文是由谁排班、印刷，如果我院负责，问清是否需要再次校对，现在是否开始排版，印刷有什么特殊要求（封皮字写什么）排好版请看一下，如果没问题开始印刷。印刷需要一个过程一定要打好提前量。

第二轮通知中要求会议具体安排、有参会人员单位名称、省份、抵兰时间和

飞机班次（火车车次）、参会人员详细信息（姓名、性别）、酒店费用、住宿要求（几个标间，是否有单男单女需要拼房）、单位负责人联系电话、特殊用餐要求（是否有清真或少数民族用餐要求）。说明这次会议安排志愿者全陪陪同单位，并联系了旅行社有省内外几条路线可以选择（旅游费自理）。

（3）协助主办单位负责老师做好第二轮通知发放和回执收集信息。第二轮通知截止后做好信息的整理工作，填写附件一《参会人员具体信息表》。

（4）根据具体的参会人员再次核对宾馆的房间数量、用餐人员、会场人数、论文集数量等和人数有关的各个部分。

2.联系宾馆、餐厅、会场、志愿者等

（1）宾馆。酒店明确联系人（最好为负责经理，有手机号码），说明这次会议客人自付住宿费用，但是按照我们签订的团体价格结算。询问早餐的时间段和楼层，。确定酒店进门口电子屏“欢迎”字样和B酒店门口横幅的长度。

（2）餐厅。8月2日中午至8月4日晚上的用餐地点，用餐时间。每个餐厅确定联系人（最好为负责经理，有手机号码）、用餐的价位、菜单，说明菜品要清淡、有地方特色、要求有新鲜水果。如果中饭安排在学校用自助餐需要提前让学校准备餐票，最好有个相对独立的用餐区域。晚餐一般多用桌餐。

（3）会场。现在是否已经借好。确定科学馆负责人的联系方式，以便放假期间联系，多媒体的准备。和校办负责科学馆借用的老师再次联系，确保已经借好。并且做好如果突然被占用，后备的会议场所还有哪些？科学馆门口电子屏“欢迎”字样的提前联系，和报告厅电子屏所打内容的确认。

（4）宣传。联系高校宣传部进行宣传。询问主办单位负责老师是否需要全程录像和拍照，提前联系人员。确定酒店、餐厅、会场“欢迎。。。学术研讨会与会代

表”等字样的横幅长度，或者

（5）志愿者。选拔优秀学生担任志愿者，购买统一T恤，佩戴统一标识。进行前期培训，规范接待流程和礼仪礼貌问题，要求每位志愿者基本掌握下发的省、市、学校、医学院知识。会议前二天再次召集，看是否有志愿者有事无法参加，及时递补，给每位志愿者方法接待单位的信息，以前提前联络。会议过程中，每晚有总结会议。

3.采买

（1）会议材料准备。本子、中性笔、档案袋、胸牌；电池、激光笔、插线板。（2）茶歇。一次性杯子、餐盘、纸巾、糕点、水果、牙签、咖啡、果珍、酸奶等。

4.8月2日准备物品

派专人调试电脑、投影等；会场布置人员查看入口处会议桌的位置，购买矿泉水，制作桌签；茶歇负责人设定茶歇卓等位置，提前把热水器搬到科学馆，安排本部学生打水，保障热水供应。

二、会议流程策划

8月2日报道

1.接机。有志愿者接机或者借火车，统一带到酒店一楼会务组报到。

2.核对信息和注册费交纳情况。请参会人员核对各种信息，如有人员变更及时更改信息，以便制作通讯录。会务组核对注册交费情况，如果没有注册提前注册，现场注册交费医学医学会（CSA）会员900元，非会员：1000元，学生：900元。会员查看会员证，学生查看学生证。

3.会务组发放会务材料。

清单

（1）会务材料清单：a会议流程 b代表证 c本子 d中性笔 e自助餐餐券 f 论文集（确认发放时间）g袋子

（2）礼品清单： a参会代表礼品 b 嘉宾领导礼品

（3）其他清单：a 注册收费发票 b 参会人员信息表 c 单男单女拼房登记表 d 验钞机 e皮筋

4.入住。参会人员根据自己的情况可以选择A酒店或者B大酒店入住，如果有单男单女需要拼房需要和会务组说明，以便安排。住宿费用自理。志愿者将参会人员送至酒店，并记下房间号，及时告知会务组进行登记。

5.用餐。中餐为自助餐，凭券到学校二楼用餐，用餐时间11:30——13:00（确认用餐时间）。晚餐为桌餐，用餐地点学校二楼，用餐时间为18:00（确定用餐地点和时间问题）。如有参会代表需要用清真餐，有人陪同到A饭店或者清真餐厅点餐。

6.联系人

（1）A酒店负责人，联系电话，标间费用早餐时间

（2）B大酒店负责人，联系电话，标间费用早餐时间

（3）学校负责人，联系电话，用餐时间

（4）志愿者负责人，联系电话

8月3日会议

1.全天会议。地点：科学馆二楼报告厅

（1）8:00前会场负责人员就位，开展工作。提前开窗通风，调试电脑、话筒、投影，准备幻灯片，门口有引导人员，茶歇组9：30前将东西采买齐全。

清单