跟单工作职责和流程专题培训课件
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第五节 生产期的跟进
Question:
Q3：订单交期已经到客户给的最终交货期，但是现因我司 订单多无法按时交货，客户又逼的很紧，且已经出明确条 款，如无法按时交货就要罚款或要罚款或是承担空运费。 请详细描述你会如何协调处理此问题？
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
1、工厂会每天发一份《生产计划和日报表》，由此可以看出订单每 日的完成情况，要经常提醒生产计划排产员，哪些订单的交期是 比较急一点的，哪些订单是可以稍稍推后的，生产计划排产员会 根据跟单员的提醒来合理安排生产周期。
第一章:职责及流程
第二节 包装物料的确认
二、彩印打样确认
研
客 户 资 料
发
采
确 打样周期 购
认 4~10天 打
尺
样
寸
3-7天 寄出
客 户 确 认
大
客户签 货
样后
采
购
第一章:职责及流程
第三节 客供物料的处理
1、客供物料即是客人从另外一家公司采购的配件，需要与我司产品 一起包装出货的，一般为一些小配件或是贴标之类的产品。
• 2、拿到生产订单及客人原始订单后要仔细审视，如果是翻单，则 只需要留意一下客人订单号、交货日期及订单数量；如果是新订 单，则需要跟单员仔细阅读业务员在生产订单中所注明的每一项 要求，标出模糊项，待下一步确认。
第一章:职责及流程
第二节 确认包装资料
一、唛头，相关标贴，胶袋警告语资料确认 • 1、部分客人在下订单的同时，会连同唛头资料一起发给我们，也
目录
第一章:职责及流程
第三章：工作的细节
第一章:职责及流程
接收订单 确认包装资料料 跟进客供物料 安排签样 跟进生产过程 安排大货样（船头版） 根据交货日期 确认验货日期、申请验货 通知船务出ຫໍສະໝຸດ Baidu 跟进催收货款
第一章:职责及流程
第节 订单的接收
• 1、收到生产订单后，需跟踪订单是否下发到工厂各相关部门，并 且关注该单的BOM表是否下发到生产、采购等各个部门。
第第一一章章::职职责责及及流流程程
第五节 生产期的跟进 Question:
Q1:接订单后，如何与其他部门交接与传递信息？沟通 上一般容易出现什么问题，如生产无法按订单交期如期 交货等，遭遇类似问题该如何处理？
Q2:如何对其他部门订单的执行过程与执行结果进行 跟进，以保证订单交期？
第一章:职责及流程
第一章:职责及流程
第四节 产前样，签样，大货样
1、产前样，签样是客人要求在做大货前，需要先寄一两套样板给客 人确认，确认以后，我司工厂应按照此签样进行大批量生产，有 些客户验货必须要签样。
2、大货样/船头版，出货前安排寄给客户，有些客户必须要收到大货 样确认后才放行货，这种情况需特殊处理。
2、不同客户对样品确认有不同要求，视不同情况而定。
2、跟踪并催促客人在两天内确认样板。 3、确认好样板后，需及时的将信息反馈到工厂去，准备出货事宜。
第一章:职责及流程
第七节 交货日期的确认
1、通常情况下，先查看一下由工厂发过来的《生产计划和日报表》 ，知道生产进度及完成量额后，再与排产计划人员进行协商，确 认是否能按时交货。根据客人的交期，适当加紧工厂完成生产的 进度，一般情况下，都会依据客人的交期，让工厂提前七个工作 日来完成生产，这样可以确保交期的准时性。
4、在来不及交货的时候及时与客人沟通，看是否可以延误或是另作 安排，总之要避免发生客人要求空运等情况。
第一章:职责及流程
第六节 大货样的确认
1、大货样也叫船头版，根据客人的要求，有些订单是需要我司在出 大货之前，寄一两套大货样进行确认，此项要求，客人一般会在 下订单时会同时写在订单要求中或是唛头资料中，当然也有特殊 时期，是等我司通知客人货好后，客人才会提出需要确认大货样 的要求，明白要求后，让工厂准备大货样，需在一星期内准备好 并寄出给客人确认。
第一章:职责及流程
• 3、胶袋警告语，新单需与客人确认好资料再发到工厂采购部。 • 4、价格标、条形码根据实际情况，根据客户提供资料排版给客户
确认尺寸，位置等。一般不需要打样，需注意客户有无要求条码 扫描等级。 • 5、仔细检查客人订单及生产订单，并留意客人邮件，是否还有其 它的贴标，等资料。
第一章:职责及流程
2、如果有突发情况时，要求工厂及时通知到跟单员或是业务员，发 现问题时应尽早处理，勿拖延到濒临交期时才着手处理，尽可能 做到不耽误交货期。
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
3、工厂会每个星期更新一次生产计划排程（由PMC部制定），从生 产计划排程中可以看出每张订单的生产进度，根据客人的交期比 对生产计划排程，如发现某些订单的进度会影响到交期的，应马 上与生产计划排程人员协商排产的问题，在尽量满足交期的情况 下，做到生产协调。
第二节 确认包装资料
二、彩盒及彩卡、彩标等资料 • 1、翻单订单彩印资料是否新资料需跟户确认好。 • 2、新客户、新单彩印资料一定是新资料，需追客户提供资料，安
排打样确认。拿到客户资料需核对刀模（与技术部），确认好尺 寸通知采购小温打样确认（视不同客户而定），寄出样跟进确认 时间。打样之前，需转好JPG给客户确认，以免不必要的错误。 • 3、有些客户需要我们提供刀模图做设计稿，需要请技术部或采购 部提供正确刀模给客户。也有些客户需要我们负责做设计稿，则 需找技术部，采购部配合或是直接找厂外设计师做。
会有一部分客人是在下单后几天才会将唛头资料发给我们，如果 订单交期比较紧的话，跟单员可以在适当的时间里，E-mail给客 人，催一下唛头资料。 • 2、收到唛头资料后，需第一时间处理。如翻单，则可以找出对应 订单，将唛头资料稍作修改即可发给工厂各相关部门；如是新订 单，则需要自己根据客人所给的资料来制作唛头排版（如需JPG ，需发采购温艳秋找纸箱厂排版），并发回给客户确认，所有资 料以客人确认为准。
2、客供物料送货时间需提前确认，确保我司在包装前收到所有的客 供物料，每天都需要关注一下由工厂发来的《物料点检表》，如 果发现有些应该到的客供物料还没有到货的话，则需要跟单员来 进行催促跟进，确保不能影响出货。
3、等确认好对方客供物料的准确发货时间后，我司需出具一份《客 供物送货单》，将此文件需发送到供应商和我司工厂，避免物料 到厂找不到对应订单。
Question:
Q3：订单交期已经到客户给的最终交货期，但是现因我司 订单多无法按时交货，客户又逼的很紧，且已经出明确条 款，如无法按时交货就要罚款或要罚款或是承担空运费。 请详细描述你会如何协调处理此问题？
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
1、工厂会每天发一份《生产计划和日报表》，由此可以看出订单每 日的完成情况，要经常提醒生产计划排产员，哪些订单的交期是 比较急一点的，哪些订单是可以稍稍推后的，生产计划排产员会 根据跟单员的提醒来合理安排生产周期。
第一章:职责及流程
第二节 包装物料的确认
二、彩印打样确认
研
客 户 资 料
发
采
确 打样周期 购
认 4~10天 打
尺
样
寸
3-7天 寄出
客 户 确 认
大
客户签 货
样后
采
购
第一章:职责及流程
第三节 客供物料的处理
1、客供物料即是客人从另外一家公司采购的配件，需要与我司产品 一起包装出货的，一般为一些小配件或是贴标之类的产品。
• 2、拿到生产订单及客人原始订单后要仔细审视，如果是翻单，则 只需要留意一下客人订单号、交货日期及订单数量；如果是新订 单，则需要跟单员仔细阅读业务员在生产订单中所注明的每一项 要求，标出模糊项，待下一步确认。
第一章:职责及流程
第二节 确认包装资料
一、唛头，相关标贴，胶袋警告语资料确认 • 1、部分客人在下订单的同时，会连同唛头资料一起发给我们，也
目录
第一章:职责及流程
第三章：工作的细节
第一章:职责及流程
接收订单 确认包装资料料 跟进客供物料 安排签样 跟进生产过程 安排大货样（船头版） 根据交货日期 确认验货日期、申请验货 通知船务出ຫໍສະໝຸດ Baidu 跟进催收货款
第一章:职责及流程
第节 订单的接收
• 1、收到生产订单后，需跟踪订单是否下发到工厂各相关部门，并 且关注该单的BOM表是否下发到生产、采购等各个部门。
第第一一章章::职职责责及及流流程程
第五节 生产期的跟进 Question:
Q1:接订单后，如何与其他部门交接与传递信息？沟通 上一般容易出现什么问题，如生产无法按订单交期如期 交货等，遭遇类似问题该如何处理？
Q2:如何对其他部门订单的执行过程与执行结果进行 跟进，以保证订单交期？
第一章:职责及流程
第一章:职责及流程
第四节 产前样，签样，大货样
1、产前样，签样是客人要求在做大货前，需要先寄一两套样板给客 人确认，确认以后，我司工厂应按照此签样进行大批量生产，有 些客户验货必须要签样。
2、大货样/船头版，出货前安排寄给客户，有些客户必须要收到大货 样确认后才放行货，这种情况需特殊处理。
2、不同客户对样品确认有不同要求，视不同情况而定。
2、跟踪并催促客人在两天内确认样板。 3、确认好样板后，需及时的将信息反馈到工厂去，准备出货事宜。
第一章:职责及流程
第七节 交货日期的确认
1、通常情况下，先查看一下由工厂发过来的《生产计划和日报表》 ，知道生产进度及完成量额后，再与排产计划人员进行协商，确 认是否能按时交货。根据客人的交期，适当加紧工厂完成生产的 进度，一般情况下，都会依据客人的交期，让工厂提前七个工作 日来完成生产，这样可以确保交期的准时性。
4、在来不及交货的时候及时与客人沟通，看是否可以延误或是另作 安排，总之要避免发生客人要求空运等情况。
第一章:职责及流程
第六节 大货样的确认
1、大货样也叫船头版，根据客人的要求，有些订单是需要我司在出 大货之前，寄一两套大货样进行确认，此项要求，客人一般会在 下订单时会同时写在订单要求中或是唛头资料中，当然也有特殊 时期，是等我司通知客人货好后，客人才会提出需要确认大货样 的要求，明白要求后，让工厂准备大货样，需在一星期内准备好 并寄出给客人确认。
第一章:职责及流程
• 3、胶袋警告语，新单需与客人确认好资料再发到工厂采购部。 • 4、价格标、条形码根据实际情况，根据客户提供资料排版给客户
确认尺寸，位置等。一般不需要打样，需注意客户有无要求条码 扫描等级。 • 5、仔细检查客人订单及生产订单，并留意客人邮件，是否还有其 它的贴标，等资料。
第一章:职责及流程
2、如果有突发情况时，要求工厂及时通知到跟单员或是业务员，发 现问题时应尽早处理，勿拖延到濒临交期时才着手处理，尽可能 做到不耽误交货期。
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
3、工厂会每个星期更新一次生产计划排程（由PMC部制定），从生 产计划排程中可以看出每张订单的生产进度，根据客人的交期比 对生产计划排程，如发现某些订单的进度会影响到交期的，应马 上与生产计划排程人员协商排产的问题，在尽量满足交期的情况 下，做到生产协调。
第二节 确认包装资料
二、彩盒及彩卡、彩标等资料 • 1、翻单订单彩印资料是否新资料需跟户确认好。 • 2、新客户、新单彩印资料一定是新资料，需追客户提供资料，安
排打样确认。拿到客户资料需核对刀模（与技术部），确认好尺 寸通知采购小温打样确认（视不同客户而定），寄出样跟进确认 时间。打样之前，需转好JPG给客户确认，以免不必要的错误。 • 3、有些客户需要我们提供刀模图做设计稿，需要请技术部或采购 部提供正确刀模给客户。也有些客户需要我们负责做设计稿，则 需找技术部，采购部配合或是直接找厂外设计师做。
会有一部分客人是在下单后几天才会将唛头资料发给我们，如果 订单交期比较紧的话，跟单员可以在适当的时间里，E-mail给客 人，催一下唛头资料。 • 2、收到唛头资料后，需第一时间处理。如翻单，则可以找出对应 订单，将唛头资料稍作修改即可发给工厂各相关部门；如是新订 单，则需要自己根据客人所给的资料来制作唛头排版（如需JPG ，需发采购温艳秋找纸箱厂排版），并发回给客户确认，所有资 料以客人确认为准。
2、客供物料送货时间需提前确认，确保我司在包装前收到所有的客 供物料，每天都需要关注一下由工厂发来的《物料点检表》，如 果发现有些应该到的客供物料还没有到货的话，则需要跟单员来 进行催促跟进，确保不能影响出货。
3、等确认好对方客供物料的准确发货时间后，我司需出具一份《客 供物送货单》，将此文件需发送到供应商和我司工厂，避免物料 到厂找不到对应订单。