跟单工作职责和流程专题培训课件
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外贸跟单知识培训教材PPT(共 60张)
负责租船或订舱并支付到目的港的海运费。 负责办理货物运输保险，支付保险费。 负责货物在装运港越过船舷为止的一切费用和风险
。 负责提供商业发票，保险单和货物已装船提单等。
CIF买方的主要义务
负责办理进口手续取得进口许 可证或其他核准书。 负担货物在装运港越过船舷后 的一切费用和风险。 收取卖方按合同规定交付的货 物，接受与合同相符的单据。
D组（到达）
DAF
边境交货（……指定地点）
DES
目的港船上交货（……指定目的港）
DEQ
目的港码头交货（……指定目的港）
DDU
未完税交货（……指定目的地）
DDP
完税后交货（……指定目的地）
常用的三种贸易术语简介
FOB：Free On Board(…named port of shipment)装运港船上交货（指 定装运港），又称船上交货。 基本含义——卖方在指定装运港将货物装船超过船舷后，即完成了交货 任务，随后的一切费用与风险均有买方承担。
装运港的装货费由谁承担，即 THC 费用由谁支付，国际贸易原则为谁 付海 运费谁支付 THC 费用。
和美国客户以及其他美洲客户订贸易合同时注意客户在确定价格条款中 选 用《1941 年美国对外贸易定义修正本》这个贸易惯例还是国际上通行的 INCOTERMS 1990/2000 这个惯例。因为同一个 FOB 术语两个惯例的解释不同 ， 双方风险、费用、责任和义务都有很大区别。
自负风险和费用取得进口许可证 （配额在进口国同样由买方向国内 行政 机构申领）或其他核准证书，并办理货物进口以及必要时，经 由另一国过境运输 的一切海关手续。
负担货物在装运港越过船舷后的一切费用和风险（实际为装运港船舱 内以后的） E、 收取卖方按合同规定交付的货物，接受与合同相符 的单据。
。 负责提供商业发票，保险单和货物已装船提单等。
CIF买方的主要义务
负责办理进口手续取得进口许 可证或其他核准书。 负担货物在装运港越过船舷后 的一切费用和风险。 收取卖方按合同规定交付的货 物，接受与合同相符的单据。
D组（到达）
DAF
边境交货（……指定地点）
DES
目的港船上交货（……指定目的港）
DEQ
目的港码头交货（……指定目的港）
DDU
未完税交货（……指定目的地）
DDP
完税后交货（……指定目的地）
常用的三种贸易术语简介
FOB：Free On Board(…named port of shipment)装运港船上交货（指 定装运港），又称船上交货。 基本含义——卖方在指定装运港将货物装船超过船舷后，即完成了交货 任务，随后的一切费用与风险均有买方承担。
装运港的装货费由谁承担，即 THC 费用由谁支付，国际贸易原则为谁 付海 运费谁支付 THC 费用。
和美国客户以及其他美洲客户订贸易合同时注意客户在确定价格条款中 选 用《1941 年美国对外贸易定义修正本》这个贸易惯例还是国际上通行的 INCOTERMS 1990/2000 这个惯例。因为同一个 FOB 术语两个惯例的解释不同 ， 双方风险、费用、责任和义务都有很大区别。
自负风险和费用取得进口许可证 （配额在进口国同样由买方向国内 行政 机构申领）或其他核准证书，并办理货物进口以及必要时，经 由另一国过境运输 的一切海关手续。
负担货物在装运港越过船舷后的一切费用和风险（实际为装运港船舱 内以后的） E、 收取卖方按合同规定交付的货物，接受与合同相符 的单据。
业务跟单流程课件PPT课件( 27页)
HAPPY ENDING
需跟踪模块 （电脑实操）
•
5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。
•
6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。
•
7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。
交单给银行，办理T/T商贴。给银行 提供客户订单及客户地址。
ISO相关制度规定
《货物监装流程》 《配运流程环节控制方案》 《单据流程环节控制方案》
PART 4：其它
1、付货款：根据合同要求按排付款时间。每周一统一申请“需付款”， 注意超过20万元的付款要提前一个星期申请，超过30万元的付款要提前二 个星期申请。
1）新合作的工厂必须做“供方调查工作”，成为“合格供方”后 才 可以做采购合同；新合作的客户必须录入客户资料才可以增加 新自评。
2）了解所有有关订单的信息 例如成交方式 （CIF/CNF/FOB）、付款方式（L/C T/T）、数量、销售价格、采 购 价格、单据要求、包装要求 海运费、港杂费、装船唛头等等。 （操作说明）
（信用证知识由船务部讲解）
5）确认发货/到货情况： 船期前一周向船务部索要送货地址并连同 《贸易产品交货跟踪表》传真给工厂，要求在出货前连同工厂分析 单一起回传我司，并确认具体送货时间通知船务部和监装部。收到 分析单回传要自审一遍，符合合同要求后才交给船务部做单。跟踪 到货情况及相关文件（例如报关单据，通关单、危包证）寄送情况。
•
11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。
需跟踪模块 （电脑实操）
•
5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。
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6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。
•
7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。
交单给银行，办理T/T商贴。给银行 提供客户订单及客户地址。
ISO相关制度规定
《货物监装流程》 《配运流程环节控制方案》 《单据流程环节控制方案》
PART 4：其它
1、付货款：根据合同要求按排付款时间。每周一统一申请“需付款”， 注意超过20万元的付款要提前一个星期申请，超过30万元的付款要提前二 个星期申请。
1）新合作的工厂必须做“供方调查工作”，成为“合格供方”后 才 可以做采购合同；新合作的客户必须录入客户资料才可以增加 新自评。
2）了解所有有关订单的信息 例如成交方式 （CIF/CNF/FOB）、付款方式（L/C T/T）、数量、销售价格、采 购 价格、单据要求、包装要求 海运费、港杂费、装船唛头等等。 （操作说明）
（信用证知识由船务部讲解）
5）确认发货/到货情况： 船期前一周向船务部索要送货地址并连同 《贸易产品交货跟踪表》传真给工厂，要求在出货前连同工厂分析 单一起回传我司，并确认具体送货时间通知船务部和监装部。收到 分析单回传要自审一遍，符合合同要求后才交给船务部做单。跟踪 到货情况及相关文件（例如报关单据，通关单、危包证）寄送情况。
•
11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。
跟单工作技巧通用课件
跟单工作技巧通用 课件
目 录
• 跟单工作概述 • 客户沟通技巧 • 订单处理与跟进 • 供应链管理与优化 • 产品知识与市场分析 • 跟单工作工具应用
01
跟单工作概述
跟单工作的定义与职责
跟单工作的定义
跟单工作是指通过与客户、供应 商、生产部门等各方的沟通与协 调，确保订单从接收到完成交付 的整个流程顺利进行。
02
使用行业网站、论坛等 获取专业知识和交流经 验。
03
通过社交媒体平台建立 联系、拓展人脉。
04
关注新闻动态，了解市 场变化和政策调整。
感谢观看
THANKS
Outlook
用于邮件管理、日程安排和联 系人管理。
ERP/CRM系统操作
01
02
03
04
了解系统基本功能和模块，如 销售管理、库存管理、采购管
理等。
掌握系统查询、筛选和导出数 据的方法。
熟悉系统内各部门之间的协同 操作。
了解系统权限设置和安全控制 。
网络资源与信息收集
01
利用搜索引擎查找相关 资料和信息。
库存管理与优化
安全库存设定
根据销售数据、生产计划和客户需求，合理设定安全库存，避免缺货或积压。
库存盘点
定期进行库存盘点，确保库存数据准确，及时发现并处理库存异常情况。
物流配送与跟踪
配送计划
根据客户需求和运输条件，制定合理 的配送计划，确保货物按时送达。
物流跟踪
利用信息系统实时跟踪货物的运输状 态，及时反馈给相关人员，确保运输 过程顺利进行。
在接收到订单后，应仔细核对订 单信息，包括客户名称、产品名 称、规格、数量、价格等，确保
信息的准确性。
目 录
• 跟单工作概述 • 客户沟通技巧 • 订单处理与跟进 • 供应链管理与优化 • 产品知识与市场分析 • 跟单工作工具应用
01
跟单工作概述
跟单工作的定义与职责
跟单工作的定义
跟单工作是指通过与客户、供应 商、生产部门等各方的沟通与协 调，确保订单从接收到完成交付 的整个流程顺利进行。
02
使用行业网站、论坛等 获取专业知识和交流经 验。
03
通过社交媒体平台建立 联系、拓展人脉。
04
关注新闻动态，了解市 场变化和政策调整。
感谢观看
THANKS
Outlook
用于邮件管理、日程安排和联 系人管理。
ERP/CRM系统操作
01
02
03
04
了解系统基本功能和模块，如 销售管理、库存管理、采购管
理等。
掌握系统查询、筛选和导出数 据的方法。
熟悉系统内各部门之间的协同 操作。
了解系统权限设置和安全控制 。
网络资源与信息收集
01
利用搜索引擎查找相关 资料和信息。
库存管理与优化
安全库存设定
根据销售数据、生产计划和客户需求，合理设定安全库存，避免缺货或积压。
库存盘点
定期进行库存盘点，确保库存数据准确，及时发现并处理库存异常情况。
物流配送与跟踪
配送计划
根据客户需求和运输条件，制定合理 的配送计划，确保货物按时送达。
物流跟踪
利用信息系统实时跟踪货物的运输状 态，及时反馈给相关人员，确保运输 过程顺利进行。
在接收到订单后，应仔细核对订 单信息，包括客户名称、产品名 称、规格、数量、价格等，确保
信息的准确性。
跟单岗位培训
与决策。
库存管理
实时监控库存情况，确 保库存充足，避免缺货
或积压现象。
数据录入与维护
01
02
03
04
订单数据录入
准确、及时地录入订单信息， 包括产品名称、数量、价格、
交货期等。
客户数据维护
定期更新客户信息，确保客户 数据的准确性，以便更好地服
务客户。
报表数据更新
根据实际业务情况，及时更新 各类报表数据，保证报表的实
时性和准确性。
库存数据监控
定期检查库存数据，确保库存 信息的准确性，及时调整库存
量。
软件常见问题处理
软件操作问题
提供操作手册和在线帮助文档 ，解决跟单员在使用软件过程
中遇到的操作问题。
数据同步问题
定期检查数据同步情况，确保 不同部门之间的数据一致性。
报表错误处理
及时发现并纠正报表中的错误 数据，确保报表的准确性。
供应商关系管理
与供应商建立长期合作关系，加强沟通与协作，及时解决合作中的 问题，共同提升供应链的效率和稳定性。
物料采购与库存管理
1 2 3
采购计划制定
根据生产计划和销售预测，制定合理的物料采购 计划，确保生产所需物料的及时供应。
采购执行与跟单
与供应商密切沟通，确保物料按时、按质、按量 供应，及时跟进物料到货情况，确保生产顺利进 行。
跟单工作需要细致入微，跟单人员需要有 足够的细心和耐心，能够认真对待每一个 环节，确保订单执行的准确性和及时性。
岗位发展前景
岗位重要性
随着市场竞争的加剧和客户需求的多 样化，跟单岗位在企业中的地位越来 越重要。具备专业知识和技能的跟单 人员需求量逐渐增加。
岗位晋升
行业需求
库存管理
实时监控库存情况，确 保库存充足，避免缺货
或积压现象。
数据录入与维护
01
02
03
04
订单数据录入
准确、及时地录入订单信息， 包括产品名称、数量、价格、
交货期等。
客户数据维护
定期更新客户信息，确保客户 数据的准确性，以便更好地服
务客户。
报表数据更新
根据实际业务情况，及时更新 各类报表数据，保证报表的实
时性和准确性。
库存数据监控
定期检查库存数据，确保库存 信息的准确性，及时调整库存
量。
软件常见问题处理
软件操作问题
提供操作手册和在线帮助文档 ，解决跟单员在使用软件过程
中遇到的操作问题。
数据同步问题
定期检查数据同步情况，确保 不同部门之间的数据一致性。
报表错误处理
及时发现并纠正报表中的错误 数据，确保报表的准确性。
供应商关系管理
与供应商建立长期合作关系，加强沟通与协作，及时解决合作中的 问题，共同提升供应链的效率和稳定性。
物料采购与库存管理
1 2 3
采购计划制定
根据生产计划和销售预测，制定合理的物料采购 计划，确保生产所需物料的及时供应。
采购执行与跟单
与供应商密切沟通，确保物料按时、按质、按量 供应，及时跟进物料到货情况，确保生产顺利进 行。
跟单工作需要细致入微，跟单人员需要有 足够的细心和耐心，能够认真对待每一个 环节，确保订单执行的准确性和及时性。
岗位发展前景
岗位重要性
随着市场竞争的加剧和客户需求的多 样化，跟单岗位在企业中的地位越来 越重要。具备专业知识和技能的跟单 人员需求量逐渐增加。
岗位晋升
行业需求
跟单员培训PPT幻灯片
之，太少的工作负荷会造成高的产能差异，成本上升。
2020/2/9
16
2、没差错接受客户的正式订单
1．一般客户在下达正式订单之前寻价，业务部门则针对不同的客户或 者根据订单的数量的多少再次进行报价，客户满意之后，开始下达 正式的订单。
（你报价有哪些依据？客户分类报价？）（每年工厂将每个机型的成本 单价核算出来，再根据每年每个客户的订货多少来衡量，再报出不 同的单价）。（市场价、成本价、战略价）
2020/2/9
13
游戏：哈佛管理法则
❖ 杰出经理人如何开展工作？ ❖ 检验实力： ——自己的意识 ——团队合作能力 ——综合评价
2020/2/9
14
二、跟单员处理订单的能力
虚单
伪单
毛单
优质单 坏单
烂尾单 平单
抄作单 剥皮单
辛苦单
活单
变单
风险单
2020/2/9 业务员的角色：经营者、老板
15
1、订单输出与评审
2020/2/9
31
1、接受客户正式订单
1. 口头订单与正式订单：确保万无一失 2. 交接途径：确认、批准后，统一输出 3. 交接窗口：业务总经理 4. 交接方式：电子文档、文稿 5. 发行范围：按流程控制 6. 控制方式：按机密文件管制
2020/2/9
32
2、跟进生产实施状况
（A）
客户
市场部门
跟单员的角色是管理者或订单总经理，其责任就是 跟踪并督促别人把他们本来要做的事 情及时做或做好。
2020/2/9
5
3、跟单员的工作性质
❖ 保姆的心态： 1 奉献的精神 2 要把别人看作是孩子
2020/2/9
6
4、跟单流程
2020/2/9
16
2、没差错接受客户的正式订单
1．一般客户在下达正式订单之前寻价，业务部门则针对不同的客户或 者根据订单的数量的多少再次进行报价，客户满意之后，开始下达 正式的订单。
（你报价有哪些依据？客户分类报价？）（每年工厂将每个机型的成本 单价核算出来，再根据每年每个客户的订货多少来衡量，再报出不 同的单价）。（市场价、成本价、战略价）
2020/2/9
13
游戏：哈佛管理法则
❖ 杰出经理人如何开展工作？ ❖ 检验实力： ——自己的意识 ——团队合作能力 ——综合评价
2020/2/9
14
二、跟单员处理订单的能力
虚单
伪单
毛单
优质单 坏单
烂尾单 平单
抄作单 剥皮单
辛苦单
活单
变单
风险单
2020/2/9 业务员的角色：经营者、老板
15
1、订单输出与评审
2020/2/9
31
1、接受客户正式订单
1. 口头订单与正式订单：确保万无一失 2. 交接途径：确认、批准后，统一输出 3. 交接窗口：业务总经理 4. 交接方式：电子文档、文稿 5. 发行范围：按流程控制 6. 控制方式：按机密文件管制
2020/2/9
32
2、跟进生产实施状况
（A）
客户
市场部门
跟单员的角色是管理者或订单总经理，其责任就是 跟踪并督促别人把他们本来要做的事 情及时做或做好。
2020/2/9
5
3、跟单员的工作性质
❖ 保姆的心态： 1 奉献的精神 2 要把别人看作是孩子
2020/2/9
6
4、跟单流程
如何做好一名跟单员(共 33张PPT)
跟单工作策略
3. 要互换位置，要想让对方帮忙，本着相互支持，合作 共赢的态度，要先尽可能的为对方创造帮你的条件。
4. 如果有问题在你们的层面解决不了，这是分两步走。
① 你自己找他的领导。②如果他的领导也解决不了， 那再向你的领导汇报，寻求帮助。 5. 所有问题在问别人之前，先把自己需要弄清的问题弄 清楚。比如你问别人什么时候可以交货，自己先要 知道目前订单进展到那里，还需要哪些步骤，工厂 目前的产能如何，正常情况下理论上需要多久。
跟单工作的要点
l传达与指示的艺术
如果别人执行你的指示但做错了，在批评别人之余，我们也不妨反省， 我们的传达与指示方式是否恰当。人总会有错的，如果你的指示与他习惯
的方式一致，清淅直观，他做起来错误就大大的少。。接受信息时，你应
当注意别人是否说错，传达信息给别人，注意别人会不会理解错，或记不 住。复述，接受方换个方式的复述是有用的。传达时罗嗦一点是有好处的。
进度与计划发生差异，分析原因
· 原计划错误 ？
· 机器设备有故障 ？
· 材料没跟上 ？
· 不良率和报废率过高 ？
改 善
· 临时工作或特急下单的影响 ？
· 前期制程延误的累积 ？ · 员工工作情绪低落，缺勤或流动率高 ？
跟单工作的三种境界
1、你永远不知道客人在想什么(所以不要 花心思去猜)； 2、你永远不知道自己做的对不对（所以 做事情不要缩手缩脚）； 3、你永远不知道今天的客户，明天会不 会成为竞争对手（所以关系再好，有些事 情也要保密）。
l好的习惯，稳定的规程
人都是这样，按习惯的方式与顺序做事，错与漏就会少。良好的习惯， 稳定的顺序与规程，做事就会事半而功倍。跟单员应当要制定工作流程表， 把一张订单的工作计划流程简明地写好，记录完成情况。每天工作前看一 下流程表。碰到什么要记住的东西，简单地记一下吧，当时不方便记录的， 事后及时补记。
跟单工作职责及流程PPT精选文档
第一章:职责及流程
第二节 确认包装资料
二、彩盒及彩卡、彩标等资料 • 1、翻单订单彩印资料是否新资料需跟户确认好。 • 2、新客户、新单彩印资料一定是新资料，需追客户提供资料，安
排打样确认。拿到客户资料需核对刀模（与技术部），确认好尺 寸通知采购小温打样确认（视不同客户而定），寄出样跟进确认 时间。打样之前，需转好JPG给客户确认，以免不必要的错误。 • 3、有些客户需要我们提供刀模图做设计稿，需要请技术部或采购 部提供正确刀模给客户。也有些客户需要我们负责做设计稿，则 需找技术部，采购部配合或是直接找厂外设计师做。
会有一部分客人是在下单后几天才会将唛头资料发给我们，如果 订单交期比较紧的话，跟单员可以在适当的时间里，E-mail给客 人，催一下唛头资料。 • 2、收到唛头资料后，需第一时间处理。如翻单，则可以找出对应 订单，将唛头资料稍作修改即可发给工厂各相关部门；如是新订 单，则需要自己根据客人所给的资料来制作唛头排版（如需JPG， 需发采购温艳秋找纸箱厂排版），并发回给客户确认，所有资料 以客人确认为准。
2、如果有突发情况时，要求工厂及时通知到跟单员或是业务员，发 现问题时应尽早处理，勿拖延到濒临交期时才着手处理，尽可能 做到不耽误交货期。
13
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
3、工厂会每个星期更新一次生产计划排程（由PMC部制定），从生 产计划排程中可以看出每张订单的生产进度，根据客人的交期比 对生产计划排程，如发现某些订单的进度会影响到交期的，应马 上与生产计划排程人员协商排产的问题，在尽量满足交期的情况 下，做到生产协调。
9
第一章:职责及流程
第四节 产前样，签样，大货样
1、产前样，签样是客人要求在做大货前，需要先寄一两套样板给客 人确认，确认以后，我司工厂应按照此签样进行大批量生产，有 些客户验货必须要签样。
跟单员培训PPT(PPT32页)
2、不怕出错，事情是干出来的 3、你不做我做，主导别人无法推脱 4、异常情况记录：第一时间
跟单员的工作内容 .跟单的方法
4）强势沟通 c、如何主导
5、跟催及时有力，理直气壮：善用表格 .甘特图营业部11月工作计划（甘特图）.xls
6、事情摊在做面上说，善用“阳谋” 7、借势：“狐假虎威” 8、领导也有待于你的跟催
跟单员的工作内容
C、涂料跟单过程分解
15）使用情况跟踪 16）投诉 17）对账 18）退货
19）档案资料管理
使用中的异常情况
投诉的受理及处理情况跟进
准确性、回收时间
是否符合退货规定、逆向物流、 处理情况、做账情况
客户资料的收集、档案的完善、 信用评价
跟单员的工作内容
C、涂料跟单过程分解
20）订单的清理： 定时清理 作用：加快订单处理速度，压缩库存，加快周转，方便生产
跟单员的角色认知
C、角色认知
（1）对外（客户、供应商等）是窗口 （2）对内（企业）是枢纽 （3）连接内外的纽带
二、跟单员的工作职责
1、工作职责
处理客户订单，按客户要求交付产品（含服务），对订单交 货期负责。
2、衡量标准
A、产品是否符合客户要求 供应链的运作方式：推式供应链与拉式供应链.ppt
B、交付时间是否符合客户要求 供应链的类型：有效性供应链和反应性供应链.ppt
已生产好的货发不了，能发的货 又没做出来
……
所有的人都有理由，就是你没有理由
跟单员的工作内容 .如何跟
B、跟单的困难
1）要做事，但资源没在自己手中。 2）要为别人的不配合甚至是失误承担责任。
C、跟单的方法
1）分类管理— ABC分类法
a、按客户的重要性 b、按客户的信用情况分类 c、…… ……
跟单员的工作内容 .跟单的方法
4）强势沟通 c、如何主导
5、跟催及时有力，理直气壮：善用表格 .甘特图营业部11月工作计划（甘特图）.xls
6、事情摊在做面上说，善用“阳谋” 7、借势：“狐假虎威” 8、领导也有待于你的跟催
跟单员的工作内容
C、涂料跟单过程分解
15）使用情况跟踪 16）投诉 17）对账 18）退货
19）档案资料管理
使用中的异常情况
投诉的受理及处理情况跟进
准确性、回收时间
是否符合退货规定、逆向物流、 处理情况、做账情况
客户资料的收集、档案的完善、 信用评价
跟单员的工作内容
C、涂料跟单过程分解
20）订单的清理： 定时清理 作用：加快订单处理速度，压缩库存，加快周转，方便生产
跟单员的角色认知
C、角色认知
（1）对外（客户、供应商等）是窗口 （2）对内（企业）是枢纽 （3）连接内外的纽带
二、跟单员的工作职责
1、工作职责
处理客户订单，按客户要求交付产品（含服务），对订单交 货期负责。
2、衡量标准
A、产品是否符合客户要求 供应链的运作方式：推式供应链与拉式供应链.ppt
B、交付时间是否符合客户要求 供应链的类型：有效性供应链和反应性供应链.ppt
已生产好的货发不了，能发的货 又没做出来
……
所有的人都有理由，就是你没有理由
跟单员的工作内容 .如何跟
B、跟单的困难
1）要做事，但资源没在自己手中。 2）要为别人的不配合甚至是失误承担责任。
C、跟单的方法
1）分类管理— ABC分类法
a、按客户的重要性 b、按客户的信用情况分类 c、…… ……
跟单员培训PPT
分工与协作
根据团队成员的特长和能力进行合理 分工，促进协作和互补。
激励与支持
给予团队成员适当的激励和支持，关 注他们的成长和发展，帮助他们克服 困难和提高能力。
客户关系管理
05
客户信息管理
客户信息收集
收集客户的基本信息、交易记录、反馈意见等，建立完整的客户 档案。
客户信息更新与维护
定期更新客户信息，确保信息的准确性和完整性，及时处理客户资 料变更。
清晰表达
用简洁明了的语言表达 自己的观点和需求，避 免使用模糊或含糊的措
辞。
反馈与确认
及时给予反馈，并确保 对方理解自己的意思， 可以通过重复或总结来
确认。
跨部门协作
了解其他部门职责
了解公司内部各个部门的职责 和工作流程，以便更好地协调
和合作。
建立良好关系
与各部门建立良好的工作关系 ，保持积极的态度和有效的沟 通。
，及时调整工作策略。
订单处理与跟进
02
订单接收与确认
订单接收
准确记录客户订单信息，包括产 品名称、规格、数量、交货期等 。
订单确认
核实订单信息无误后，向客户确 认订单，确保双方对订单内容理 解一致。
订单生产与交付
生产安排
根据订单需求，协调内部生产资源，制定合理的生产计划。
交付管理
确保按时完成生产任务，按照约定的交货期将产品交付给客 户。
03
跟踪生产进度
跟单员需要密切关注订单的生产进度， 确保生产部门按时完成生产任务。
反馈与进
跟单员还需要及时处理客户反馈，对 出现的问题进行跟进和解决，同时对 客户满意度进行调查和反馈。
05
04
协调物流配送
跟-单-员-培-训PPT课件
7
4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海， 他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因 此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需 求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及 时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。 5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门， 由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员 的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必 须熟悉进出口贸易的实务点：
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从 销售，生产，物料，财务，都会有跟单员的身影 出现。 特点是：复杂的，全方位的。
6
1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的， 因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单 与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责 任重大。 2． 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客 户，与品质部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟 通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通 的工作。沟通，协调能力特别重要。 3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料， 对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况， 因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
9
有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力。 有效：有效率，有结果。 所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。
总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局 观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。 而不是以某一个人，一个部门来评定。你的目标很明 确：就是对最终结果负责。
8
跟单员的主导意识： 什么是主导意识？
就是全局观念 你要对所处的环境，担负的任 务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你 的工作的主导意识就会很强。作为跟单员的跟 单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事 了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎 样？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你 就没有主导意识。
4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海， 他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因 此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需 求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及 时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。 5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门， 由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员 的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必 须熟悉进出口贸易的实务点：
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从 销售，生产，物料，财务，都会有跟单员的身影 出现。 特点是：复杂的，全方位的。
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1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的， 因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单 与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责 任重大。 2． 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客 户，与品质部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟 通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通 的工作。沟通，协调能力特别重要。 3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料， 对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况， 因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
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有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力。 有效：有效率，有结果。 所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。
总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局 观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。 而不是以某一个人，一个部门来评定。你的目标很明 确：就是对最终结果负责。
8
跟单员的主导意识： 什么是主导意识？
就是全局观念 你要对所处的环境，担负的任 务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你 的工作的主导意识就会很强。作为跟单员的跟 单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事 了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎 样？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你 就没有主导意识。
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第二节 确认包装资料
二、彩盒及彩卡、彩标等资料 • 1、翻单订单彩印资料是否新资料需跟户确认好。 • 2、新客户、新单彩印资料一定是新资料，需追客户提供资料，安
排打样确认。拿到客户资料需核对刀模（与技术部），确认好尺 寸通知采购小温打样确认（视不同客户而定），寄出样跟进确认 时间。打样之前，需转好JPG给客户确认，以免不必要的错误。 • 3、有些客户需要我们提供刀模图做设计稿，需要请技术部或采购 部提供正确刀模给客户。也有些客户需要我们负责做设计稿，则 需找技术部，采购部配合或是直接找厂外设计师做。
第一章:职责及流程
第四节 产前样，签样，大货样
1、产前样，签样是客人要求在做大货前，需要先寄一两套样板给客 人确认，确认以后，我司工厂应按照此签样进行大批量生产，有 些客户验货必须要签样。
2、大货样/船头版，出货前安排寄给客户，有些客户必须要收到大货 样确认后才放行货，这种情况需特殊处理。
2、不同客户对样品确认有不同要求，视不同情况而定。
第五节 生产期的跟进
Question:
Q3：订单交期已经到客户给的最终交货期，但是现因我司 订单多无法按时交货，客户又逼的很紧，且已经出明确条 款，如无法按时交货就要罚款或要罚款或是承担空运费。 请详细描述你会如何协调处理此问题？
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
1、工厂会每天发一份《生产计划和日报表》，由此可以看出订单每 日的完成情况，要经常提醒生产计划排产员，哪些订单的交期是 比较急一点的，哪些订单是可以稍稍推后的，生产计划排产员会 根据跟单员的提醒来合理安排生产周期。
第一章:职责及流程
• 3、胶袋警告语，新单需与客人确认好资料再发到工厂采购部。 • 4、价格标、条形码根据实际情况，根据客户提供资料排版给客户
确认尺寸，位置等。一般不需要打样，需注意客户有无要求条码 扫描等级。 • 5、仔细检查客人订单及生产订单，并留意客人邮件，是否还有其 它的贴标，等资料。
第一章:职责及流程
第一章:职责及流程
第二节 包装物料的确认
二、彩印打样确认
研
客 户 资 料
发
采
确 打样周期 购
认 4~10天 打
尺
样
寸
3-7天 寄出
客 户 确 认
大
客户签 货
样后
采
购
第一章:职责及流程
第三节 客供物料的处理
1、客供物料即是客人从另外一家公司采购的配件，需要与我司产品 一起包装出货的，一般为一些小配件或是贴标之类的产品。
2、如果有突发情况时，要求工厂及时通知到跟单员或是业务员，发 现问题时应尽早处理，勿拖延到濒临交期时才着手处理，尽可能 做到不耽误交货期。
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
3、工厂会每个星期更新一次生产计划排程（由PMC部制定），从生 产计划排程中可以看出每张订单的生产进度，根据客人的交期比 对生产计划排程，如发现某些订单的进度会影响到交期的，应马 上与生产计划排程人员协商排产的问题，在尽量满足交期的情况 下，做到生产协调。
2、跟踪并催促客人在两天内确认样板。 3、确认好样板后，需及时的将信息反馈到工厂去，准备出货事宜。
第一章:职责及流程
第七节 交货日期的确认
1、通常情况下，先查看一下由工厂发过来的《生产计划和日报表》 ，知道生产进度及完成量额后，再与排产计划人员进行协商，确 认是否能按时交货。根据客人的交期，适当加紧工厂完成生产的 进度，一般情况下，都会依据客人的交期，让工厂提前七个工作 日来完成生产，这样可以确保交期的准时性。
2、客供物料送货时间需提前确认，确保我司在包装前收到所有的客 供物料，每天都需要关注一下由工厂发来的《物料点检表》，如 果发现有些应该到的客供物料还没有到货的话，则需要跟单员来 进行催促跟进，确保不能影响出货。
3、等确认好对方客供物料的准确发货时间后，我司需出具一份《客 供物送货单》，将此文件需发送到供应商和我司工厂，避免物料 到厂找不到对应订单。
4、在来不及交货的时候及时与客人沟通，看是否可以延误或是另作 安排，总之要避免发生客人要求空运等情况。
第一章:职责及流程
第六节 大货样的确认
1、大货样也叫船头版，根据客人的要求，有些订单是需要我司在出 大货之前，寄一两套大货样进行确认，此项要求，客人一般会在 下订单时会同时写在订单要求中或是唛头资料中，当然也有特殊 时期，是等我司通知客人货好后，客人才会提出需要确认大货样 的要求，明白要求后，让工厂准备大货样，需在一星期内准备好 并寄出给客人确认。
第第一一章章::职职责责及及流流程程
第五节 生产期的跟进 Question:
Q1:接订单后，如何与其他部门交接与传递信息？沟通 上一般容易出现什么问题，如生产无法按订单交期如期 交货等，遭遇类似问题该如何处理？
Q2:如何对其他部门订单的执行过程与执行结果进行 跟进，以保证Hale Waihona Puke 单交期？第一章:职责及流程
会有一部分客人是在下单后几天才会将唛头资料发给我们，如果 订单交期比较紧的话，跟单员可以在适当的时间里，E-mail给客 人，催一下唛头资料。 • 2、收到唛头资料后，需第一时间处理。如翻单，则可以找出对应 订单，将唛头资料稍作修改即可发给工厂各相关部门；如是新订 单，则需要自己根据客人所给的资料来制作唛头排版（如需JPG ，需发采购温艳秋找纸箱厂排版），并发回给客户确认，所有资 料以客人确认为准。
• 2、拿到生产订单及客人原始订单后要仔细审视，如果是翻单，则 只需要留意一下客人订单号、交货日期及订单数量；如果是新订 单，则需要跟单员仔细阅读业务员在生产订单中所注明的每一项 要求，标出模糊项，待下一步确认。
第一章:职责及流程
第二节 确认包装资料
一、唛头，相关标贴，胶袋警告语资料确认 • 1、部分客人在下订单的同时，会连同唛头资料一起发给我们，也
目录
第一章:职责及流程
第三章：工作的细节
第一章:职责及流程
接收订单 确认包装资料料 跟进客供物料 安排签样 跟进生产过程 安排大货样（船头版） 根据交货日期 确认验货日期、申请验货 通知船务出货 跟进催收货款
第一章:职责及流程
第节 订单的接收
• 1、收到生产订单后，需跟踪订单是否下发到工厂各相关部门，并 且关注该单的BOM表是否下发到生产、采购等各个部门。
二、彩盒及彩卡、彩标等资料 • 1、翻单订单彩印资料是否新资料需跟户确认好。 • 2、新客户、新单彩印资料一定是新资料，需追客户提供资料，安
排打样确认。拿到客户资料需核对刀模（与技术部），确认好尺 寸通知采购小温打样确认（视不同客户而定），寄出样跟进确认 时间。打样之前，需转好JPG给客户确认，以免不必要的错误。 • 3、有些客户需要我们提供刀模图做设计稿，需要请技术部或采购 部提供正确刀模给客户。也有些客户需要我们负责做设计稿，则 需找技术部，采购部配合或是直接找厂外设计师做。
第一章:职责及流程
第四节 产前样，签样，大货样
1、产前样，签样是客人要求在做大货前，需要先寄一两套样板给客 人确认，确认以后，我司工厂应按照此签样进行大批量生产，有 些客户验货必须要签样。
2、大货样/船头版，出货前安排寄给客户，有些客户必须要收到大货 样确认后才放行货，这种情况需特殊处理。
2、不同客户对样品确认有不同要求，视不同情况而定。
第五节 生产期的跟进
Question:
Q3：订单交期已经到客户给的最终交货期，但是现因我司 订单多无法按时交货，客户又逼的很紧，且已经出明确条 款，如无法按时交货就要罚款或要罚款或是承担空运费。 请详细描述你会如何协调处理此问题？
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
1、工厂会每天发一份《生产计划和日报表》，由此可以看出订单每 日的完成情况，要经常提醒生产计划排产员，哪些订单的交期是 比较急一点的，哪些订单是可以稍稍推后的，生产计划排产员会 根据跟单员的提醒来合理安排生产周期。
第一章:职责及流程
• 3、胶袋警告语，新单需与客人确认好资料再发到工厂采购部。 • 4、价格标、条形码根据实际情况，根据客户提供资料排版给客户
确认尺寸，位置等。一般不需要打样，需注意客户有无要求条码 扫描等级。 • 5、仔细检查客人订单及生产订单，并留意客人邮件，是否还有其 它的贴标，等资料。
第一章:职责及流程
第一章:职责及流程
第二节 包装物料的确认
二、彩印打样确认
研
客 户 资 料
发
采
确 打样周期 购
认 4~10天 打
尺
样
寸
3-7天 寄出
客 户 确 认
大
客户签 货
样后
采
购
第一章:职责及流程
第三节 客供物料的处理
1、客供物料即是客人从另外一家公司采购的配件，需要与我司产品 一起包装出货的，一般为一些小配件或是贴标之类的产品。
2、如果有突发情况时，要求工厂及时通知到跟单员或是业务员，发 现问题时应尽早处理，勿拖延到濒临交期时才着手处理，尽可能 做到不耽误交货期。
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
3、工厂会每个星期更新一次生产计划排程（由PMC部制定），从生 产计划排程中可以看出每张订单的生产进度，根据客人的交期比 对生产计划排程，如发现某些订单的进度会影响到交期的，应马 上与生产计划排程人员协商排产的问题，在尽量满足交期的情况 下，做到生产协调。
2、跟踪并催促客人在两天内确认样板。 3、确认好样板后，需及时的将信息反馈到工厂去，准备出货事宜。
第一章:职责及流程
第七节 交货日期的确认
1、通常情况下，先查看一下由工厂发过来的《生产计划和日报表》 ，知道生产进度及完成量额后，再与排产计划人员进行协商，确 认是否能按时交货。根据客人的交期，适当加紧工厂完成生产的 进度，一般情况下，都会依据客人的交期，让工厂提前七个工作 日来完成生产，这样可以确保交期的准时性。
2、客供物料送货时间需提前确认，确保我司在包装前收到所有的客 供物料，每天都需要关注一下由工厂发来的《物料点检表》，如 果发现有些应该到的客供物料还没有到货的话，则需要跟单员来 进行催促跟进，确保不能影响出货。
3、等确认好对方客供物料的准确发货时间后，我司需出具一份《客 供物送货单》，将此文件需发送到供应商和我司工厂，避免物料 到厂找不到对应订单。
4、在来不及交货的时候及时与客人沟通，看是否可以延误或是另作 安排，总之要避免发生客人要求空运等情况。
第一章:职责及流程
第六节 大货样的确认
1、大货样也叫船头版，根据客人的要求，有些订单是需要我司在出 大货之前，寄一两套大货样进行确认，此项要求，客人一般会在 下订单时会同时写在订单要求中或是唛头资料中，当然也有特殊 时期，是等我司通知客人货好后，客人才会提出需要确认大货样 的要求，明白要求后，让工厂准备大货样，需在一星期内准备好 并寄出给客人确认。
第第一一章章::职职责责及及流流程程
第五节 生产期的跟进 Question:
Q1:接订单后，如何与其他部门交接与传递信息？沟通 上一般容易出现什么问题，如生产无法按订单交期如期 交货等，遭遇类似问题该如何处理？
Q2:如何对其他部门订单的执行过程与执行结果进行 跟进，以保证Hale Waihona Puke 单交期？第一章:职责及流程
会有一部分客人是在下单后几天才会将唛头资料发给我们，如果 订单交期比较紧的话，跟单员可以在适当的时间里，E-mail给客 人，催一下唛头资料。 • 2、收到唛头资料后，需第一时间处理。如翻单，则可以找出对应 订单，将唛头资料稍作修改即可发给工厂各相关部门；如是新订 单，则需要自己根据客人所给的资料来制作唛头排版（如需JPG ，需发采购温艳秋找纸箱厂排版），并发回给客户确认，所有资 料以客人确认为准。
• 2、拿到生产订单及客人原始订单后要仔细审视，如果是翻单，则 只需要留意一下客人订单号、交货日期及订单数量；如果是新订 单，则需要跟单员仔细阅读业务员在生产订单中所注明的每一项 要求，标出模糊项，待下一步确认。
第一章:职责及流程
第二节 确认包装资料
一、唛头，相关标贴，胶袋警告语资料确认 • 1、部分客人在下订单的同时，会连同唛头资料一起发给我们，也
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第一章:职责及流程
第三章：工作的细节
第一章:职责及流程
接收订单 确认包装资料料 跟进客供物料 安排签样 跟进生产过程 安排大货样（船头版） 根据交货日期 确认验货日期、申请验货 通知船务出货 跟进催收货款
第一章:职责及流程
第节 订单的接收
• 1、收到生产订单后，需跟踪订单是否下发到工厂各相关部门，并 且关注该单的BOM表是否下发到生产、采购等各个部门。