【项目管理知识】浅谈“时间管理”的3个关键问题

浅谈“时间管理”的3个关键问题

在过去，在组织的视线中，没有时间管理，当然思维中也没有。时间管理被认为是个人问题，个人应自己去进行时间管理，自己去发展时间管理技能。

瓶颈管理理论认为，改善绩效的方法不是改进每个环节、每个步骤，而是改进“瓶颈”（的约束因素），因为系统的整体绩效取决于瓶颈。时间正是管理者和专业人士的约束因素，更重要的是，过分忙碌的管理者和专业人士可能陷入精疲力竭的状态，可能忙得没有时间思考，可能失去工作与生活的平衡……这些都可能终导致严重的问题――失去他们，离开或变得“无能”。

我们可以说，时间管理的重要性至少等同于战略、创新、领导力这些看似更为炫目的管理议题，甚至更为重要

“时间管理”的3个关键问题：

什么事是必须做的？

如何看待他人？

如何统筹规划出整块的时间？

“你很忙吗？”我问这个问题得到的答案惊人地一致――忙，通常是有气无力的回答。我们身处一个异常忙碌的社会，不管是管理者，还是所谓知识工或专业人士，每个人都非常忙碌。

实际上，这背后有三种忙碌：一种是忙碌，但尚未学会管理自己的时间，这些人常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼疯；一种是忙碌，但已经学会应对与取舍；第三种则是假装出来的忙碌，因为我们几乎已经开始把忙与成功、闲和失败联系到一起。

“你很忙吗？”经常被当作寒暄的话，但很少有人意识到需要重视它背后的“时间管理”。很多时候，时间管理不是被视为一种初级技能，就是被归入到励志的范畴，认为主要是精神因素在起作用。在管理领域，励志的名声一直不是很好，被认为是巫术一样的小把戏。

现在，我们必须给予时间管理以应有的重视，我们可以说，时间管理的重要性至少等同于战略、创新、领导力这些看似更为炫目的管理议题，甚至更为重要。

不论战略、创新、运营都需要由人去做，也就是说，投入他们的时间和精力。对于管理者和专业人士来说，的约束就是时间，他们只有那么多时间。通常，我们没法通过雇佣更多的人来获得更多的时间。管理层如果太多的话，他们可能会相互妨碍工作，因而不得不花大量的时间去处理摩擦与冲突，管理层太多也会阻碍信息的流通。

对于专业人士来说，更多的人意味着更多的沟通成本，在人数超过一个很小的数目时，就变得弊大于利了。工厂可以雇佣更多的工人来增加产量，数量可以是几千甚至上万，但对于软件开发团队、咨询项目团队，十个人几乎已经是团队规模的极限（这里指的是为完成一个具体任务一起工作的团队）。

在过去，在组织的视线中，没有时间管理，当然思维中也没有。时间管理被认为是个人问题，个人应自己去进行时间管理，自己去发展时间管理技能。在现在，“除了任务目标之外，让知识工自己决定有关工作的一切”这一趋势更使得组织放弃自己在时间管理上的职责。组织至多是在任务分配时会考虑一下每个人的时间应用情况，这不仅和战略无关，甚至被认为是层次的问题。对于技术知识、管理技能，组织从未持这样的看法。在这些方面，它们采用内部培训、辅导制度（coach）、派员工参加外部课程等方式帮助员工提升自身能力。瓶颈管理理论认为，改善绩效的方法不是改进每个环节、每个步骤，而是改进

“瓶颈”（的约束因素），因为系统的整体绩效取决于瓶颈。时间正是管理者和专业人士的约束因素，更重要的是，过分忙碌的管理者和专业人士可能陷入精疲力竭的状态，可能忙得没有时间思考，可能失去工作与生活的平衡……这些都可能终导致严重的问题――失去他们，离开或变得“无能”。

如何进行时间管理

给予应有的重要地位，时间管理就已经解决了一半。接下来，我们不是讨论具体工具和细节，而是关注时间管理的一个重要前提准备与三个关键问题。实际上，由于时间管理是一个每天都要进行的活动，复杂的工具只会让人们在短暂的使用之后放弃。瓶颈管理的提出者高德拉特对所有复杂的解决方案都心存怀疑：“复杂的解决方法是行不通的。”只有直达问题核心，也就是聚焦于关键问题，才能进行有效的时间管理。

时间管理的一个重要准备任务是“了解你的时间是怎么花掉的”。为什么要这样做不需解释，但它可能会被认为是一个非常简单的任务，认为简单回想一下就可以了。需要强调它的原因正在于此，对于这个问题，我们的“想象”和“现实”常常有很大的差异，甚至完全不同。

管理大师彼得。德鲁克曾经描述他所做的研究：他请管理者将自己怎样使用时间的情况写下来，又请人记录这些管理者是如何使用时间的。一个公司董事长很确定地告诉研究者，根据他的感觉，他的时间分三个部分，分别用在公司高级管理人员、重要客户、地区社会活动上。历时6周的实际记录结果是，他把大部分时间用在调度工作上了，随时了解他所认识的客户的订货情况，还为他们的订货打电话给工厂。他开始无法相信这些记录，但在很多次看到类似记录之后，他相信，“关于时间的使用问题，记录要比记忆可靠得多。”

记录你的时间是怎么花掉的，是时间管理的开始，但它绝不是一次性的任务，在整个时间管理过程中，我们可能需要不断地重新记录，以便了解新的时间使用情况，譬如一个月专门挑一天来记录当天的时间使用情况。按照某些时间管理工具的要求，有的人能够坚持每天以15分钟为间隔记录时间使用情况，这有它的益处，但是，这样做或许花了太多时间在“磨刀”上了，过于频繁记录的时间表也会让人感到巨大的压力，带来负面影响。