浅谈如何做好高校公文审核工作

浅谈如何做好高校公文审核工作

高校公文审核是具有很强的业务性的工作，要做好高校公文审核工作，必须建设好公文审核队伍，完善责任机制和协调机制，坚持先排后审、印前再审，逢文必审、每字必核，审写分离、急文慎审三个原则，审核程序、内容、结构、格式四个要点。

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高校公文审核是具有很强的业务性的工作，要做好高校公文审核工作，涉及审核人员素质、工作机制、审核原则、审核要点等方方面面。下面笔者结合工作实际，对如何做好高校公文审核工作做一些粗浅的探索。

一、建设一支队伍

建设一支素质高、能力强的人员队伍是做好高校公文审核工作的基础，其为高校公文审核提供重要的人力支持和智力保障。高校公文审核人员每天面对来自不同部门、不同单位的内容包罗万象、质量参差不齐的代拟稿，如果其工作作风不严谨细致、理论功底不扎实深厚，就很难履行好公文审核的责任，甚至产生不良后果。因此，需提升高校公文审核人员队伍的综合素质和能力。

一是培养认真负责的工作态度。高校公文出现错误，甚至是小的错误，就有可能损坏学校形象，甚至出现更严重的后果。当前高校的一些公文出现错漏现象，正是因为责任心出了问题，因此，要培养公文审核人员“眼里容不得沙子”的工作态度，时刻紧绷负责、严谨之弦，认真对待每一份公文，遇到问题不轻易相信、不随便盲从，要根据已有知识和已有经验仔细地推敲、小心地求证，确保不出现错误。

二是夯实扎实深厚的理论基础。要全面系统地学习上级的各项政策和各类文件，真正弄懂掌握各种新的提法、新的要求、新的规定。要深入学习公文的基本理论，把握公文的基本写法、一般要求、构成要素等。还要对高校公文可能涉及的教育、就业、文化等各个行业、各个领域的知识有比较全面的了解，力争以更高的站位、更开阔的视野审核公文。

二、完善两个机制

完善工作机制，往往能提高高校公文审核工作的效率和水平，使审核工作事半功倍。在高校公文审核实践中，可以通过完善责任机制和协调机制促使公文审核高效运转。

一是完善责任机制。公文审核是一项讲规范、重程序的工作，每一个工作环节都要专人负责、跟进落实，才能确保公文的质量和时效性。在实际工作中，我们明确了拟稿部门和学院办公室的职责。第一，拟稿部门职责。拟稿部门待发公

文原则上必须经部门领导亲自审核签名后方能送院办办理，紧急公文须至少提前一天送至院办，特事特办公文必须由分管院领导在发文稿纸上备注缘由。发文单位拟稿人是公文质量的直接负责人和院办发文对接人，对公文质量全面负责。第二，学院办公室职责。学院办公室审核专岗文秘人员负责对公文资料查证、编号送印、体例把关、格式审定、文字修改等等进行把关，办公室主任主要从事工作管理、事项协调、请示领导等工作。院办审核结束后将修改好的文稿发回部门公文对接人，确认无误后再行发文。

二是完善协调机制。高校公文审核工作需要协调，整个审核过程就是统筹兼顾、协调各方、集思广益的过程，协调到位，审核就能达到事半功倍的效果。高校公文审核工作中的协调要着重做好两点。第一，协调好领导意见。主要有：通过周全到位的协调，掌握实际情况，补充必要信息，辅助并完善领导决策；通过请示、汇报、调解，把不同部门、不同领导的不同意见，甚至是存在分歧的意见协调一致，统一到公文中，反映各方意愿；通过提出有理有据的意见和建议，对某些不成熟甚至不科学的发文决策进行坚决的否定。第二，协调好部门意见。充分发挥办公室作为高校行政枢纽的优势，广泛征求、充分尊重并认真研究各部门意见，在沟通、讨论、协商的基础上做出判断和取舍，通过协调使各个部门意见达成一致，为领导决策提供全面、客观、科学的依据。

三、坚持三个原则

高校公文审核必须坚持一定的原则，才能提升公文审核水平，避免出现大的差错，出现不良后果。在工作实践中，要坚持以下三个原则：

一是坚持先排后审、印前复审原则。公文起草完毕后，要先按照规定格式排版，打印好后再进行审核，避免由于疏忽大意而出现起草文稿和排版文稿不一致的现象。同时，公文打印好准备发出前，还要进行最后一遍全面、认真、细致的审核，这可以说是保证公文万无一失的最后一道防线。在这道防线中，如果发现了错误，还可以及时进行更正，避免产生不良后果。

二是坚持逢文必审、逐字审核原则。无论公文的篇幅长与短、质量优与劣，都要对公文进行认真细致的审核，不能形成公文篇幅较短、内容简单就放松审核甚至不审核的错误心理和习惯。同时，要逐字地审核公文涉及的时间、地点、人名、数字、引文等内容是否准确、规范，发现错误及时更正。审核篇幅长的文稿时更要精力集中，不能有任何疏忽和大意。

三是堅持审写分离、急文慎审原则。只要条件允许，公文起草和审核最好由不同的岗位人员负责。原因在于，起草人员在起草公文时已经形成固定的思维模式和视觉模式，如果公文成稿后再由其负责审核，就很有可能得到“公文很好、没有任何问题”等答案，致使可能存在的问题没有被发现。同时，据初步统计，在审核工作中容易出现错误的公文往往是那些急于发出的公文。出现这种情况，是因为时间较紧，审核人员由于急于完成任务，往往不能保持平和的心态所致。因此，在审核公文尤其是审核急文中，一定要调整好心态，要沉得住气、稳得住劲。

四、审核四个要点

做好公文审核工作，对于提升高校公文规范性、权威性，提高高校公文质量意义重大。在实际工作中，应从程序、内容、结构、格式四个要点上对公文进行全面、认真、细致的审核，确保公文权威有效、严谨缜密、规范达意、体例正确。

一是审核程序，确保公文权威有效。审核程序是高校公文审核的第一个要点，即首先要审核发文的必要性、程序性。对于发文是否有必要，需要办公室人员做出正确判断，比如部署一般性、常规性的工作的，就没有必要发正式红头文件，因为正式发文是严肃而权威的，可发可不发的就坚决不发，发文过多、过泛，将损害公文严肃性和权威性。对于必须发的公文，要审核发文程序是否齐备，即关键环节是否齐全。如果关键环节不齐备，或者有关手续不齐全，必须要求相关部门补齐完善后方可发文，否则予以退回重来。严格遵循公文的审核程序既可避免出现问题后找不到责任人（部门）或者彼此相互推诿，又可提升公文的准确性与整体质量，确保公文不出差错、运行规范，维护学校的良好形象。

二是审核内容，确保公文严谨缜密。审核公文内容，主要是要审核公文的主题、观点和材料。首先是审核主题，要审查公文主题的鲜明性、单一性。鲜明性是指提倡怎么做、反对怎么做，或者支持什么，不支持什么，都必须要旗帜鲜明、准确无误地表达出来，不能含糊其辞、模棱两可。同时，公文必须突出重点、抓住主要矛盾，不能眉毛胡子一把抓，否则结果会什么都讲不通、讲不透，甚至让人误解，与发文的目的背道而驰。其次是审核观点，其标准否准确明白。凡观点提炼不准确、不能准确反映学校或部门意图，就要重新提炼或加以修改，直至达到准确明白为止。最后是审核材料。主要是审核材料是否确凿翔实。我们审核公文材料，要判断材料中的有关时间、地点、人物、政策、规定等内容是否确凿。只有材料确凿的公文才是合格的公文。同时，要认真审查材料是否翔实。只有全面占有材料，整体把握和全面分析具体情况，才能用材料充分论证、表达主题意思。

三是审核文字，确保公文规范达意。在高校公文审核中，公文的文字是要素最多，也是需要花最多精力的地方。首先要核標题。要看公文标题能否简明准确地概括公文的主要内容以及正确地标明公文的种类。也要看标题标点符号的使用恰当与否，除了用顿号、书名号或引号外，一般情况下公文标题中是不能用其他符号的。还要看题目的排列是否符合对称、美观的标准，以及转行时词语是否有断行等情况。其次要核字数。要围绕公文的中心内容，抓住重点，做到开门见山，不讲空话套话，把一切与主题无关的内容、材料和论述都删掉。最后要核用语。用语达意一般与单位风格和文字工作者的文风有关，其审核没有固定的标准。但也有其基本的要求，即要准确庄重，文雅得体，这只能在实践中去仔细琢磨和体会。

四是审核格式，确保公文体例正确。首先要审核公文的组成要素是否齐全、恰当。公文有文头、密级、标题、主送机关、签发人、附件、成文时间、主题词等十几种要素，每个都有其特定的含义和作用，如果公文少了某一个或几个要素，