公文管理规定

公文管理规定

为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。

一、党政机关公文种类

根据“条例”规定，公文种类分15种：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、行文规则

行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则：

1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。

2、行文权限：

（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。

（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。

（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。

（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

3、行文要求

（1）“请示”应一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄报（上行）、抄送（上行、平行）形式，但不得抄送下级单位。

（2）“报告”中不得夹带请示事项。

（3）公文一般不直接报送领导同志个人。

4、公文排版和格式

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头，包括：发文机关标志、发文字号、签发人等；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，主要包括：抄送单位、印发单位和印发日期等。页码位于版心外。

公司公文一律使用A4纸张、左侧装订，采用3号仿宋字体排版；页边距设置为：左28mm，右26mm，上37mm，下35mm；每页22行，每行28个字。装订位置为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处。发文字号在发文机关标识下空2行，居中排列，年号用六角括号括入；上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。标题在红色分隔线下方空2行位置，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关名称在标题下空1行居左顶格位置。正文编排于主送机关名称下一行，使用3号仿宋体字。如有附件，在正

文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

三、公文审批程序

公司公文采用逐级审批制度，按照行文程序的先后规定如下：

1、主办部门起草公文。主办部门根据工作需要，确需行文的，要依照公司公文管理规定起草公文主体内容，形成文件底稿，并在拟稿纸“拟稿”后签字，由部门负责人对文件底稿进行认真审核，重点审核发文的必要性、可行性以及是否已同有关方面协商一致等。对拟出台的规章和规范性文件，应当先行由相关会议进行合规性审核。部门负责人审核后在拟稿纸上签字确认。需要多部门会签的要先行会签。在拟稿纸上填明起稿日期、印制份数等要素后，送交办公室秘书，同时将文件主体内容电子文档发送给打印中心。

2、办公室秘书收到文件底稿后，要重点审核行文理由、依据，内容、格式、文字等，标注文件种类、密级等。

3、办公室秘书将审核后的文件底稿报文件主办部门的主管领导审批。

4、公司上行文件，要经公司主要负责人（董事长，总经理、

党委书记）签批。

5、公司领导负责对文件内容进行总体把关，并签署明确意见。送审公文不符合规定的，退回行文单位重新起草。

四、文件制发

1、阅批后的文件底稿，由主办部门更正后发至打印中心排版、打印，由机要文书登记编号后，正式印发前通知主办部门再次审核校对。

2、主办部门校对无误后，打印正式文件，并到机要文书室盖章，同时将文件底稿和一份正式文件交机要文书存档。

3、主办单位将盖章生效后的文件按主送、抄送单位分发。