财务处理系统(1)

从图4．4中我们可以看出账务处理系统 的基本操作过程可分为系统初始化和日常账 务处理两部分。系统初始化主要包括建立账 套、设置人员操作权限、设置会计科目、设 置会计账簿与凭证类别、录人期初余额等操 作。
日常账务处理主要包括填制凭证、审核 会计凭证，分类汇总各类会计凭证，登记各 种总账、明细账、日记账，进行银行对账， 查询打印输出各类凭证、账簿，进行月未结 账及年终结转等操作。
2.日常账务处理
① 日常凭证处理。主要进行填制、审核记 账凭证，定期汇总已填制、审核完毕的 记账凭证等操作。 ② 日常账簿登记管理。主要是将已审核汇 总的记账凭证由计算机自动登记到各类 总分类账、日记账、明细分类账上，并 于月终进行对账、结账等操作。
③ 凭证账簿查询、统计、打印。主要是根 据设置的条件查询凭证、账簿，进行账 务数据的统计分析、定期打印输出各类 记账凭证、各类总账、日记账、明细账 等操作。
二、建立会计核算体系
1.设置操作员 2.建立核算账套 3.设置操作员权限 4.定义编码方案 5.设置账簿选项
6.定义外币及汇率
7.建立会计科目
（1）整理会计科目 总账系统中一共可设置10种辅助核算； 包括部门、个人、客户、供应商、项目5 种辅助核算以及部门客户、部门供应商、 客户项目、供应商项目、部门项目5种组 合辅助核算。当一个科目设置了辅助核 算后，它所发生的每一笔业务将会登记 在辅助总账和辅助明细账上。
8.建立辅助核算
（l）部门目录设置 该操作功能主要是按照已经定义好的 部门编码级次原则，输入部门编号等信息， 部门目录包括部门编码、部门名称、负责 人、部门属性等信息。
（2）个人目录设置 该操作功能主要用于单位职员列表， 包括职员编号、职员名称、所属部门、 职员属性等。
（3）项目目录设置 将具有相同核算特性的一类项目定义成一 个核算项目大类，对这些项目实行分类管理 与核算。在此，我们以“在建工程”为例， 介绍项目目录的设置方法。
10.定义结算方式
该功能主要用于建立并管理单位在经 营活动中所涉及到的结算方式，如现金结 算、支票结算、信汇结算等，它与财务结 算方式是一致的。结算方式编码级次的设 定已在编码方案定义中进行过，在此可采 用系统默认方式，即结算方式编码分为1 级3位 。
11.设置凭证类 BIJ
在使用计算机录人凭证之前，必须在 账务处理系统中设置凭证类别，我们既可 以把凭证设置成通用格式的记账凭证，也 可以将记账凭证设置为以下类型：
④ 系统维护与管理。主要是为了保障系 统的正常运行及账务数据的安全和准 确而进行的操作。包括系统自动维护、 账务数据的备份与恢复、转换外部数 据、更换操作员、设置口令等。
四、账务处理系统的基本操作过程
目前国内有多种版本的会计核算软件，其账 务处理系统的模块结构各有差异，但基本操作 过程是相同的，在此我们仅以用友UFERP－ MS．X版本的账务处理系统为例，简要介绍账务 处理系统的基本操作过程。
3.账务处理系统的工作特点
① 具有很强的综合性。账务处理系统是整个 会计电算化系统数据交换的桥梁和纽带， 它把其他各有关子系统有机地结合在一起， 共同组成了一个完整的会计电算化核算系 统。
② 具有很强的规范性。从账务处理系统输出的 信息为单位管理者提供了可靠的决策依据， 也为财政、工商、税务、银行、审计及投资 者提供有用的财务会计信息。账务处理系统 必须按照社会公认的《企业会计准则》、 《企业会计制度》规定的会计科目、会计报 表编制的要求去组织会计信息数据体系，此 外还必须保证账务处理系统所输出会计数据 的正确性、真实性和完整性，保证所输出账 簿、报表文件的规范性。
① 各子系统在核算中也需要从账务处理 系统中提取一些会计数据进行专项处 理，所以账务处理系统就成为会计电 算化系统的核心部分。
② 在单位实现会计电算化的过程中，账 务处理系统的质量优劣，特别是账务 处理系统与其他子系统的系统匹配和 数据接口衔接，将直接影响到会计电 算化系统的整体功能。因此，账务处 理系统是会计电算化系统的关键和核 心部分。
（3）准备科目余额 这里的科目余额指的是各个会计科目 在开始使用账务处理系统时的本年年初余 额，若系统的启用不是选择在年初，则还 需准备从本年年初到开始使用系统前各月 各科目的借方发生额和贷方发生额。
（4）准备各个账户的末达账项 此项主要工作包括：准备银行存款日记 账的末达账项、银行对账单的末达账项及 各类往来账的末达账项等。 （5）确定记账凭证的类型
在设置会计科目时，根据需要将进行 项目核算的科目，如在建工程、生产成 本等设置为项目辅助核算类，例如我们 可以将“在建工程”设置为项目辅助核 算类，然后再定义项目大类。
9.设置明细权限
在“操作员权限设置”中已对账务处 理系统各操作员的权限进行了设置，但对 某一功能权限还应进行细化，如制单权控 制到科目、明细账查询权控制到科目、凭 证控制权控制到操作员。
科目类型。当软件使用单位为企业时， 科目类型分为：资产、负债、所有者权 益、成本、损益，没有成本类的企业可 不设成本类。当软件使用单位为行政单 位或事业单位时，科目类型分为资产、 负债、净资产、收入、支出。
助记码。用于帮助记忆科目，一般可 用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母 组成 账页格式。定义该科目在账簿打印时 的默认打印格式。系统提供了金额式、外 币金额式、数量金额式、外币数量式4种 账页格式供选择。
科目性质（余额方向）资产类科目的 科目性质为借方，负债和权益类科目的科 目性质为贷方。 外币核算。用于设定该科目是否有外币 核算，以及核算的外币名有数 量核算，以及数量计量单位。计量单位可 以是任何汉字或字符。 封存。被封存的科目在制单时不可以使 用。此选项只在科目修改时进行设置。
二、账务处理系统的基本业务流程
1.手工方式下账务处理的业务流程
①根据原始凭证，按照所设置的会计科目 及所选定的复式记账方 法，填制记账 凭证。 ②根据记账凭证和所附的原始凭证逐笔登 记日记账。 ③根据记账凭证和所附的原始凭证逐笔登 记明细账。
① 根据记账凭证定期编制科目汇总表或 汇总记账凭证。 ② 根据科目汇总表或汇总记账凭证定期 登记总分类账。 ③ 按照对账要求，定期核对总分类账、 日记账、明细分类账。 ④ 定期进行财产清查（主要是进行货币 资金清查）。 ⑤ 根据核对清查后的总分类账、明细分 类账编制会计报表。
类型1：收款凭证、付款凭证、转账凭证； 类型2：现金凭证、银行凭证、转账凭证； 类型3：现金收款、现金付款、银行收款、 银行付款、转账凭证； 类型4：自定义凭证类别。
12.设置自定义项
自定义项是指账务处理系统本身没 有设置，但又是会计辅助核算所必需的 项目，如各类原始单据（发票、凭证、 出入库单等）和常用基础信息（如各类 存货、客户、供应商的资料）。
其权限、设置会计核算账套、年度账、 建立单位会计核算基础信息、管理工 作日志、引入输出账务数据、修改系 统操作员及账套主管口令密码等项操 作。
② 初始化设置。主要根据企业的实际情况， 建立适应本单位实际情况的会计科目体 系、账簿体系，确定凭证的分类方法， 录入期初余额并校验平衡，年末进行结 账等项操作。
辅助核算。也叫辅助账类。用于说 明本科目是否有其他核算要求，系统除 完成一 般的总账、明细账核算外，并提 供以下几种专项核算功能供用户选用： 部门核算， 个人往来核算，客户往来核 算，供应商往来核算和项目核算。
其他核算。用于说明本科目是否有 其他核算要求，如银行账、日记账等。 一般情况下，现金科目要设现金账和日 记账；银行存款科目要设为银行账和日 记账。
2.人员分工的准备
会计核算工作的特点和会计内部控制 制度都要求企业对会计核算岗位进行必要 的分工。在实施会计电算化后，通过系统 设置主要操作人员的姓名、操作密码、操 作权限，使会计电算化信息系统的操作人 员各司其职、各负其责。
3.运行环境的准备
运行环境的准备工作主要是配置计算 机硬件设备和系统软件平台以及与账务处 理系统相关的数据库管理系统（具体内容 可参见本书第二单元）
任务二
账务处理系统初始化
账务系统初始化就是结合本单位会计核 算业务的特点，将一个通用的账务处理系 统改造为适合本单位会计核算和财务管理 要求的“专用账务处理系统”。账务处理 系统初始化分两部分进行，即建立会计核 算体系与录入期初账务数据。
一、账务处理系统初始化的前期准备 工作
1.会计资料的准备
受控系统。为了加强各功能模块、系 统间的无缝连接，在其他功能模块中将可 以使用账务系统的会计科目，这些会计科 目就是其他系统的受控科目，而其他系统 为该科目的受控系统。
汇总打印。在同一张凭证中当某科目 或有同一上级科目的末级科目有多笔同方 向的分录时，如果用户希望将这些分录按 科目汇总成一笔打印，则需要将该科目设 置汇总打印，汇总到的科目设置成该科目 的本身或其上级科目。
（2）设置会计科目 级次。即科目级次，以数字1、2、 3、4、5、6表示，数字即代表科目级 次，如“1”代表 一级科目，“2”代表 二级科目。级次由系统根据科目编码 自动定义。 科目编码。科目编码必须惟一；科 目编码必须按其级次的先后次序建立。
科目名称。分为科目中文名称和科目英 文名称，可以是汉字、英文字母或数字， 可以是减号（－）、正斜杠（／），但不 能输入其他字符。
3.账务处理的电算化与手工方式的比较
(1) 工作起点和终点不同
(2) 会计数据的处理方式和存储方式有所 不同 (3) 具有完整的会计科目编码体系 (4) 会计数据的可读性不同 (5) 会计数据处理过程的规范性不同
三、账务处理系统的基本功能模 块结构
1.系统初始化
① 系统管理。主要进行设置操作员及
2.财务处理系统的作用
①账务处理系统与出纳管理系统、工资核 算系统、材料核算系统、成本核算系统、 固定资产管理系统、产成品销售核算系 统、会计报表管理系统等共同组成会计 电算化信息系统。
②由于会计核算工作的特殊性，许多会计 核算工作先由各子系统进行专项核算处 理，然后将核算结果汇总并形成会计凭 证，然后送到账务处理系统进行集中处 理。