标准编号档案管理制度

标准编号：XH-JT-JA-（行政）-2006-003

石嘴山市星凯建筑安装有限公司企业标准编写格式指导书

单位名称：石嘴山市星凯建筑安装有限公司

编写部门：办公室责任人：

审批文号：批准人：

发布日期：2006年9月

实施日期：2006年9月

档案管理制度

一、总则

（一）目的

为维护公司档案管理秩序，促进企业的生产经营，完善档案管理，特制定本制度。

（二）职责：

1、对各类档案在形成材料已难改变的情况下，主要采取预防措施，延长使用寿命。

2、档案保管要做到防潮、防水、防火、防尘、防霉、防虫，防止有害气体的侵蚀，防止机械磨损。

3、档案使用时，不要放在靠近阳光、易雨淋、受潮等处，禁止在阳光下阅读档案。

4、档案受潮后，禁止在阳光下曝晒，要在阴凉处晾干。

5、档案资料室温湿度应保持恒定，防止忽高忽低，给档案带来不利影响。

6、档案资料室门窗要牢固，室内保持清洁通风，加强库房设施，确保档案安全无损。

二、档案管理

（一）档案借阅、复制

为了进一步加强管理，充分利用档案的信息资源，提高服务质量，保护公司利益和无形资产。

1、凡本公司工作人员因工作需要借阅档案资料时，须在借阅登记薄上填写借阅的有关内容，方可借阅。

2、外单位人员借阅档案时，需持有单位介绍信，并注明借阅档案范围，经公司总经理同意后方可借阅。

3、借阅人对借出的档案资料应妥善保管，严防失密。借阅时严禁吸烟、脏污、损坏、拆毁、转借。不准涂改、不准乱拆卷盒、不准乱翻无关资料。

4、文书档案资料按有关规定办理借阅手续，必须将文件的年代、目录号、案卷号、文件号、借阅期限填写清楚，文书档案一律不对外借阅。

5、技术数据、前期工作资料、合同等一律不对外单位借。本公司内人员按规定办理查阅手续。

6、查阅财务、技术、人事等涉及公司生产经营情况档案，须经公司总经理批准，如需要查阅、摘抄以上档案材料，只限在档案资料室中进行，不能带出档案室。

7、公司党支部、总经理办公会等公司重要会议记录，需分别经公司党支部书记，总经理批准，只限在档案室查阅指定范围的记录内容，不准外借。

8、借阅数量及借阅限制

（1）每人限借档案5册，资料5份，确因工作需要，可借单项工程资料一套。

（2）所借档案，资料的期限最长为1个月，到期后必须归还，如确需继续使用，必须办理续借登记手续。

9、档案、资料、图纸的复制

（1）如特殊需要复制一般档案时，必须填写复制档案材料处理单，由复制档案的部、室领导在处理单上签字，经管理人员报主管负责人同意后方可借出复制。

（2）如工作需要复制资料，图纸时，需持总经理签批的申请单，经档案管理员审查无误后，方可复制。

10、所借档案、资料、图纸无论到期与否，若公司生产经营需要时，档案资料室有权调回，借者应予配合，不得以任何借口拒绝。

11、职工工作调动离开本单位，在办理有关手续时，应先将所借档案、资料、图纸全部归还，没有档案管理人员签字，不予以办理调离等手续。

12、职工在办理离、退休手续时，应先办理档案、资料、图纸清还手续，并经档案管理员签字确认，否则不预办理离、退休手续。

13、调离人员、离退休人员必须与档案管理员办理清还手续，不得擅自将档案资料转入其他职工名下。

14、处罚办法

（1）

管理人员应做好外借档案定期催还工作。超过归还时间一个月，仍不办理续借手续的，从第二个月起，每超过一天，每份档案资料罚款0.50元，图纸 1.00元，半年累计一次。由档案资料室通过财务科从本人工资中扣除。

（2）所借档案资料、图纸不得污损、撕毁。如遇上述情况，视损坏程度给予批评，并根据档案资料、图纸的重要性处以相应经济罚款。

（3）借阅人应妥善保管档案资料、图纸及基本资料，不准丢失，如丢失视情节轻重给予批评教育或政纪处分，或根据档案资料、图纸的重要性处以相应经济罚款。

（4）档案资料、图纸涉及产权与公司利益，属公司十分重要的无形资产，应严格控制外流，严禁部、室、个人向外单位提供档案资料。如有发现，应追究责任，视情节给予批评教育或政纪处分，或处以相应经济罚款。

（5）外单位人员利用我单位档案资料、图纸应实行有偿服务。查阅、摘抄、复制按有关规定办理，并由档案资料室按规定接待处理。

（二）档案统计利用制度

1、严格遵守《统计法》及其它有关统计工作规定，档案资料统计做到准确、及时、科学。

2、建立健全各种登记帐册，对档案收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁和提供利用等各项工作情况要及时登记。

3、做好档案和档案工作的统计、调查和统计资料的收集、整理工作。

4、定期对档案统计资料进行分析研究，提供有价值的档案统计资料，为公司生产经营和档案工作服务。

5、按照有关规定及时上报各种档案统计资料。

（三）档案管理保密制度。

1、档案是公司的宝贵财富，是公司生产经营情况的汇总，为了保守公司生产经营的秘密，维护其安全和利益，保障公司生产经营工作顺利进行，根据《保密法》有关规定，结合公司档案工作的实际，制定本制度。

2、档案工作要严格遵守《保密法》，必须遵循既要坚持保密又要便于提供利用的原则。

3、档案管理员的要求：

（1）档案管理人员要认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》和《保密法》，以此指导自己的工作和言行，要养成保密习惯，不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。

（2）档案管理人员要树立保密观念，增强保密意识，严守公司的秘密，不得随意宣传和泄密，带头按照档案保密制度办事，对违反保密制度的人和事要坚决抵制，并及时向领导反映。

4、属于保密范围的档案，应按规定范围提供利用，不得擅自扩大查阅范围。

5、加强保密档案的管理工作

（1）保管保密档案的档案资料室门窗要坚固，并有防盗设施。