标准编号档案管理制度

标准编号：XH-JT-JA-（行政）-2006-003石嘴山市星凯建筑安装有限公司企业标准编写格式指导书单位名称：石嘴山市星凯建筑安装有限公司编写部门：办公室责任人：审批文号：批准人：发布日期：2006年9月实施日期：2006年9月档案管理制度一、总则（一）目的为维护公司档案管理秩序，促进企业的生产经营，完善档案管理，特制定本制度。

（二）职责：1、对各类档案在形成材料已难改变的情况下，主要采取预防措施，延长使用寿命。

2、档案保管要做到防潮、防水、防火、防尘、防霉、防虫，防止有害气体的侵蚀，防止机械磨损。

3、档案使用时，不要放在靠近阳光、易雨淋、受潮等处，禁止在阳光下阅读档案。

4、档案受潮后，禁止在阳光下曝晒，要在阴凉处晾干。

5、档案资料室温湿度应保持恒定，防止忽高忽低，给档案带来不利影响。

6、档案资料室门窗要牢固，室内保持清洁通风，加强库房设施，确保档案安全无损。

二、档案管理（一）档案借阅、复制为了进一步加强管理，充分利用档案的信息资源，提高服务质量，保护公司利益和无形资产。

1、凡本公司工作人员因工作需要借阅档案资料时，须在借阅登记薄上填写借阅的有关内容，方可借阅。

2、外单位人员借阅档案时，需持有单位介绍信，并注明借阅档案范围，经公司总经理同意后方可借阅。

3、借阅人对借出的档案资料应妥善保管，严防失密。

借阅时严禁吸烟、脏污、损坏、拆毁、转借。

不准涂改、不准乱拆卷盒、不准乱翻无关资料。

4、文书档案资料按有关规定办理借阅手续，必须将文件的年代、目录号、案卷号、文件号、借阅期限填写清楚，文书档案一律不对外借阅。

5、技术数据、前期工作资料、合同等一律不对外单位借。

本公司内人员按规定办理查阅手续。

6、查阅财务、技术、人事等涉及公司生产经营情况档案，须经公司总经理批准，如需要查阅、摘抄以上档案材料，只限在档案资料室中进行，不能带出档案室。

7、公司党支部、总经理办公会等公司重要会议记录，需分别经公司党支部书记，总经理批准，只限在档案室查阅指定范围的记录内容，不准外借。

8、借阅数量及借阅限制（1）每人限借档案5册，资料5份，确因工作需要，可借单项工程资料一套。

（2）所借档案，资料的期限最长为1个月，到期后必须归还，如确需继续使用，必须办理续借登记手续。

9、档案、资料、图纸的复制（1）如特殊需要复制一般档案时，必须填写复制档案材料处理单，由复制档案的部、室领导在处理单上签字，经管理人员报主管负责人同意后方可借出复制。

（2）如工作需要复制资料，图纸时，需持总经理签批的申请单，经档案管理员审查无误后，方可复制。

10、所借档案、资料、图纸无论到期与否，若公司生产经营需要时，档案资料室有权调回，借者应予配合，不得以任何借口拒绝。

11、职工工作调动离开本单位，在办理有关手续时，应先将所借档案、资料、图纸全部归还，没有档案管理人员签字，不予以办理调离等手续。

12、职工在办理离、退休手续时，应先办理档案、资料、图纸清还手续，并经档案管理员签字确认，否则不预办理离、退休手续。

13、调离人员、离退休人员必须与档案管理员办理清还手续，不得擅自将档案资料转入其他职工名下。

14、处罚办法（1）管理人员应做好外借档案定期催还工作。

超过归还时间一个月，仍不办理续借手续的，从第二个月起，每超过一天，每份档案资料罚款0.50元，图纸 1.00元，半年累计一次。

由档案资料室通过财务科从本人工资中扣除。

（2）所借档案资料、图纸不得污损、撕毁。

如遇上述情况，视损坏程度给予批评，并根据档案资料、图纸的重要性处以相应经济罚款。

（3）借阅人应妥善保管档案资料、图纸及基本资料，不准丢失，如丢失视情节轻重给予批评教育或政纪处分，或根据档案资料、图纸的重要性处以相应经济罚款。

（4）档案资料、图纸涉及产权与公司利益，属公司十分重要的无形资产，应严格控制外流，严禁部、室、个人向外单位提供档案资料。

如有发现，应追究责任，视情节给予批评教育或政纪处分，或处以相应经济罚款。

（5）外单位人员利用我单位档案资料、图纸应实行有偿服务。

查阅、摘抄、复制按有关规定办理，并由档案资料室按规定接待处理。

（二）档案统计利用制度1、严格遵守《统计法》及其它有关统计工作规定，档案资料统计做到准确、及时、科学。

2、建立健全各种登记帐册，对档案收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁和提供利用等各项工作情况要及时登记。

3、做好档案和档案工作的统计、调查和统计资料的收集、整理工作。

4、定期对档案统计资料进行分析研究，提供有价值的档案统计资料，为公司生产经营和档案工作服务。

5、按照有关规定及时上报各种档案统计资料。

（三）档案管理保密制度。

1、档案是公司的宝贵财富，是公司生产经营情况的汇总，为了保守公司生产经营的秘密，维护其安全和利益，保障公司生产经营工作顺利进行，根据《保密法》有关规定，结合公司档案工作的实际，制定本制度。

2、档案工作要严格遵守《保密法》，必须遵循既要坚持保密又要便于提供利用的原则。

3、档案管理员的要求：（1）档案管理人员要认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》和《保密法》，以此指导自己的工作和言行，要养成保密习惯，不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。

（2）档案管理人员要树立保密观念，增强保密意识，严守公司的秘密，不得随意宣传和泄密，带头按照档案保密制度办事，对违反保密制度的人和事要坚决抵制，并及时向领导反映。

4、属于保密范围的档案，应按规定范围提供利用，不得擅自扩大查阅范围。

5、加强保密档案的管理工作（1）保管保密档案的档案资料室门窗要坚固，并有防盗设施。

（2）档案装具要牢固严实。

（3）档案柜钥匙要专柜保管。

（4）要建立保密档案安全检查制度，一般每年年底进行。

6、认真做好保密档案的借阅工作。

（1）借阅保密档案，要严格遵守《档案借阅复制制度》中有关批准规定。

（2）借阅保密档案，原则只能在档案资料室阅览，如因特殊情况需要外借者，应有严格的保密措施，必须经总经理批准，借阅时间不能超过7天。

（3）查阅保密档案，原则上不准摘抄、复制、翻印，如因工作特殊需要，须经总经理批准，并要限期收回。

（4）查阅利用保密档案的单位和个人，都有责任保守秘密，不得扩散、泄密，违反者根据情节轻重作出处理。

（5）要建立借阅保密档案登记制度，严格借阅手续，到期收回注销，如若继续使用，应按规定办理续借手续。

7、档案管理部门负责人要定期对公司保密档案的管理工作进行检查，发现问题要及时解决。

（四）档案鉴定销毁制度1、编写档案销毁登记表和销毁审批表（1）档案管理人员应对已超过保管期限的档案，提出存、毁初步意见，编写档案销毁登记表。

（2）经过鉴定，对确已失去保存价值的档案，得出按期销毁的结论后，在档案销毁登记表上填写鉴定意见，并填写档案销毁审批表。

2、销毁档案的审核、批准（1）要销毁的档案，必须经公司总经理审核、批准后方可实施。

（2）经审查不准销毁的档案仍需继续保存，应当在档案销毁登记表上详细注明。

（3）销毁不需要立卷归档的文书材料，由负责文档纪要工作的人员填写文件销毁清单，经办公室主任审查、批准后销毁。

3、对档案材料的销毁和监销（1）销毁档案由公司办公室负责执行。

（2）销毁档案时，应指定专人监销，监销人和销毁人均应在档案销毁审批表上签名盖章，以示负责。

（3）经过批准销毁的案卷，必须在案卷目录，索引目录和档案台帐上注明已销毁字样。

（4）为了慎重起见，准备销毁的档案材料在公司领导批准后，还应继续保留一段时间后再销毁，以免造成损失，延期保存的时间从批准之日算起不得少于1年。

（5）被批准销毁的保密档案，必须化为纸浆或焚毁，确保安全毁掉，不准出卖或做它用。

（五）文书立卷归档制度1、凡上级和本单位的文件已办理完毕的(包括会议记录、各种报表)要随时分别放入不同类目卷夹内保存。

2、凡有保存价值的文件材料，必须收集齐全完整，方能立卷归档。

3、凡属归档的文件材料，个人不得据为已有或拒绝归档。

4、在平时立卷的基础上，到年终将全年文件收集齐全，本着保持文件之间的密切联系，分门别类，分清年度、作者、价值，按照不同特征进行整理、立卷，卷内文件按标题、作者、时间排列，编写文件张号、卷内目录，并装订整齐美观、填写案卷封面。

立卷单位、名称一律用刻的专条印章，立成的案卷按照保管期限、部门、标题排列，编写打印案卷目录、全部目录等，书写字迹要工整、清晰、格式规范，本年度的文件要在第二年度3月份立归档结束。

5、工程项目建设档案，工程项目开始，档案人员应注意收集前期文件材料，保持档案的齐全、完整。

6、工程项目竣工后，应及时将竣工资料移交档案室。

竣工图纸要加盖竣工章，资料收集齐全后，按分类大纲和保管期限进行分类、整理、立卷、归档，填写案卷目录、卷内目录，装订整齐、美观，按要求填写案卷封面，标题简明扼要，确切地反映卷内文件内容。

7、凡归档的文件材料，一律不得出现钢笔、圆珠笔、纯蓝墨水及其他不耐久的字迹。

（六）会计档案管理归档制度1、会计档案管理归档范围（1）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（2）会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄，其他会计帐薄。

（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（4）其他类：银行存款余额调度表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

2、会计档案整理归档办法（1）决算报告全年装订一册。

（2）总分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐属订本式，在存档前要进行检查，按时间顺序编写册号。

（3）活页式分类明细帐按会计科目编号顺序排列装订成一册或若干册。

（4）会计凭证及单独装订的原始凭证，必需分类整理，按月、按连续号顺序装订，1月内如有多册时，必须注明共有* 册字样，装订后由财务负责人盖章。

3、所有会计档案应在年度终了后3个月内进行清理检查，会计档案的整理过程中，如发现缺号丢失、损坏未修补、调阅未归还，不得归档。

4、每年形成的会计档案，由财务部门保存一年，第二年3月底前移交公司档案室，移交时，由财务部门编造移交清册一式两份，交接双方盖章后，分别保存。

5、财务部门工作人员到档案室查阅会计档案，由档案保管员负责进行登记查阅，公司其它部门和外单位需要查阅会计档案，必须经公司总经理、财务材料部负责人批准方可借阅。

6、会计档案必须按财政部、国家档案局财会字(1998)32文件规定的保管期限保管。

7、防止霉烂、虫柱、鼠咬，建立防火设施，防止火灾发生，严格遵守安全保密制度，严防泄密、散失和销毁。

8、会计档案按规定年限保管期满后，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，填报销毁清单，写出申请销毁报告，经公司总经理同意、批准后，由公司财务部门上报财政批准，方可销毁。