加强职工档案管理提升人力资源管理水平

加强职工档案管理提升人力资源管理水平

发表时间：2019-11-11T14:19:24.763Z 来源：《防护工程》2019年13期作者：朱雪梅[导读] 随着我国市场经济的不断发展，在事业单位当中，人事档案管理工作的作用得到凸显，通过管理事业单位人事档案，及时了解单位内容工作人员的实际情况，将事业单位的发展方向反应出来，达到优化内部组织结构的目的。朱雪梅

国网安徽省电力有限公司阜阳市城郊供电公司，安徽太和 236000 摘要：随着我国市场经济的不断发展，在事业单位当中，人事档案管理工作的作用得到凸显，通过管理事业单位人事档案，及时了解单位内容工作人员的实际情况，将事业单位的发展方向反应出来，达到优化内部组织结构的目的。在当前的大环境下，一味延续传统的人事档案管理难以满足当前发展需求，规范事业单位人事档案管理工作，对于今后的发展具有重要意义。本文首先分析加强事业单位人事档

案管理规范化的重要意义，对于其中存在的问题提出相关措施，促进事业单位今后的发展。

关键词：档案管理；人力资源管理；提升

1 规范人事档案管理的价值

通过进行人事档案管理体系的合理构建，不仅能够使相关单位在进行具体工作过程中有更为全面的建设资料，同时也在一定程度内强化建设高素质人才队伍。首先，各个单位的人事档案中对每一名员工的社会关系、职务、职称、学习经历等各方面信息进行了详细记录，为员工社保办理、绩效考核和专业技能培训提供必要的前提条件，同时通过深入分析档案资料，可以确保单位日常工作开展的有序性，从而进一步促进企业发展。其次，在进行人事管理过程中，构建一支人员能力更为突出，人员结构更为合理的专业团队是其工作开展的终极目标，通过进行人事档案的插入，可以使调查人员更为有效地分析员工履历，从而对员工晋升提供更为全面的数据资料，避免在队伍建设过程中缺乏方向。

2 问题与不足

2.1 观念粗放落后

目前，人事档案管理工作墨守成规多、改革创新少。同时，部分国企的人力资源管理仍有计划经济的影子，以行政管理代替人力资源管理，没有真正树立“以人为本”的理念。这都导致部分国企不重视人事档案管理工作，认为仅是简单的收集整理，满足于“不丢失、不泄密、能外调、可查档”；分工不明确、流程不清晰、标准不统一；收集、审核、管理仅由兼职档案员完成，干好干坏一个样，工作只求过得去，不求过得硬。

2.2 流程繁琐低效

人事档案整理是档案建设的基础。现行的材料收集类目众多、环节繁琐、手段落后，更新补充不及时。纸质件整理、收储、查询不便，还易损易污。工作总体上停留在“你送我装”、“你借我调”的应付状态和手工模式，甚至沦为“体力活”。

2.3 材料缺漏失真

一是难以保证收集移交的及时性和完整性。实践中，部分新员工尤其是应届生，异地就业时未携带人事档案，或存在冻结档案、原档断裂等问题。个别已毕业工作十多年的员工，人事档案还定格在学生时代或刚入职时。二是不同程度存在材料失真。填写不规范、随意性大，甚至违规增减篡改。三是收集来源过窄，范围限定过死。材料反映情况不全面，不足以展现个体全貌。保密要求使得当事人无权查阅本人档案，无从知晓是否齐全，更不能及时补充和完善。

2.4 结合业务不足

部分国企对人力资源还是“经验+定性”的管理模式，对人事档案也是“重藏轻用”，有事依申请查询，无事则深锁库房。未能引入数理统计方法、大数据技术量化分析企业人力资源现状[5]，更无法研判预估其发展趋势，未能充分发挥人事档案资源在培养、选拔和使用人才方面的应有作用。

2.5 助力考核偏少

绩效考核是国企经营管理中的有效做法，但部分考核缺少详实原始数据、记录和证明的支撑，最终难免流于走过场、凭印象或“轮流坐庄”。同样，人事档案只记录重要时点的结果或总括信息，却不适当纳入高分辨率、细颗粒度的过程动态，既在绩效考核中无用武之地，也使考核结果在职业生涯记录中失之于简单粗疏。

3 事业单位人事档案管理的新思路

3.1改变管理意识，重视档案管理工作。提高档案管理工作的重视程度，要从领导和档案管理专干两个方面开展。一是单位主要领导。只有一把手领导认识到档案管理工作的重要性，充分知晓其对单位未来发展的作用，配备专干开展工作，督促专干提高档案管理工作，才能促进档案管理工作的长足发展。二是事业单位的档案管理人员。档案管理人员要立足单位长远发展，不断汲取最新的相关知识，参加相关的培训，坚持与时俱进，不断更新自我的知识结构和观念。

3.2及时更新保存档案，对人事档案进行动态管理。人事档案管理人员作为专职的干部，除了具备基本的专业性之外，还必须由责任心强的干部担任。人事档案更新是档案管理的基本功，特殊的捷径没有，关键要靠管档人员的责任心和相关部门及员工的档案意识，有变动的鉴定后及时入档，这是最终的更新之道。一是定期填写职工情况履历表或者变动情况表;二是建立健全档案归档制度，凡与员工密切相关的材料，如职称材料、工资材料、党团材料、奖励处分材料等，形成后一定有一份交由人事部门归档;三是推行人事档案电子化管理。

3.3 改善档案管理环境，实现规范化。首先，提高人事档案人员的技术水平。要保证档案工作人员的配备，及时组织档案工作人员参加专业化培训。其次，硬件环境和软件设施的改善。例如，各单位需要设置专门的人事档案办公室、存放室等，同时要统一配置人事档案管理专用电脑、保密设备等软件设施，便于工作的开展。最后，加强档案管理智能化和信息化。在档案管理工作中，要将传统管理与互联网信息化管理相结合，打造智能管理模式。例如，借助计算机做好电子档案的登记、保存、查询等工作。需要注意的是，在利用计算机等电子设备的同时，也要及时学习和掌握相关网络安全知识，加强档案管理的安全性和保密性，通过智能管理模式，既可以提高档案管理工作的安全性和完整性，又能够有效提高档案管理工作的使用性。

3.4 完善人事档案全文数据库建设。推进人事档案管理工作信息化进程，把文字资料向数据资料进行转变，充分利用微机、扫描仪等现代设备和现代技术，将不易保存的纸质档案转变为PDF文件、电子照片等形式，再用微機进行全面整理，按照相关分类进行保存，完善相关信息，利用微机中的“关键字、年份或分类”检索、查询等功能，实现查询档案的智能化。通过人事档案数据库的建设，实现人事档案纸质化和数据化同储存、同管理、同利用。

3.5 配备专业档案管理专干，实现专业化。一是配备专业的档案管理人员。人事档案的分门别类、信息化录入、更新等工作，需要耗费大量的时间和精力，才能做到细致、规范化和专业化，同时也是一项延续性工作，因此必须配备专业的档案管理人员。二是提升档案人员的素质。档案管理人员的素质高低决定了人事档案工作管理的好坏，因此提高档案管理人员的专业素质非常必要。通过“请进来，走出去”的方式，加强交流培训，通过培训提升其业务能力和综合素质，为工作顺利推进提供有力保障。

4 结语

本文叙述了加强职工档案的管理对提升人力资源管理水平的重要程度，对加强职工人事管理的重要性进行细致的分析，分析职工档案的管理工作中还存在哪些弊端，经过对职工档案的管理工作的优化，从而达到人力资源管理水平的提高。这对于职工档案管理事业的发展具有很大意义，且人力资源管理水平的提高，在很大程度上能提升公司的总体工作环境。望此篇文章对我国各企业人力资源管理能有一定的帮助。

参考文献：

[1]杨红梅.办公室文书档案的收集与归档工作探讨[J].城建档案，2017（01）.

[2]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（05）.

[3]黄宗凯.加强国有企业人事档案管理思考[J].档案管理，2013（6）：66-67.

[4]曹卓瑜.信息化管理在高校人事档案管理中的运用[J].山西档案，2016（6）：72-74.