广州志愿时系统应用指南【志愿组织版】

志愿时系统应用指南（志愿组织版）

目录

一、志愿时系统管理架构------------------------------2

二、账号注册----------------------------------------------2-3

三、项目管理----------------------------------------------3-4

四、志愿者管理-------------------------------------------5-9

五、组织门户管理----------------------------------------9-12

六、附录-----------------------------------------------------12-13

一、广外志愿时系统管理架构

1、志愿时管理架构

广东外语外贸大学（一级机构）

广东外语外贸大学XX学院（二级机构）

XX志协/学院（团队）[属二级机构下]

活动（团队下设活动）

2、志愿时职能架构

广外最高权限

（由广外大青年志愿者行动中心指导老师担任）

广外学生志愿者最高权限，管理南北校各志协分会

（由中心日常事务管理团队主管担任；南校：朱江，北校：陈思敏）

中心助理：负责审批学院志协活动

（由中心日常事务管理团队助理担任）

学院志协管理层：负责本志协志愿者、活动的管理。

（由志协志愿时负责人担任）

活动管理员：负责活动管理，如活动归档，时数注册等。

（由志协志愿时负责人/活动负责人担任）

二、账号注册：

1.个人账号的获取

进入志愿时·系统网站（，点击注册，选择“个人注册”，填写相关资料，

选择归口单位后点击“提交”，等待归口单位管理员的审批即可，若审批通过，将以短信形式进行通知。登录账号默认为填写的证件号码。（注意：归口单位为中国-广东省-广州市-社会志愿服务组织-广东外语外贸大学青年志愿者行动指导中心）

2.组织账号的获取

进入志愿时·系统网站（），点击注册，选择“组织注册”，填写相关资料，在隶属关系处选择上级主管单位后点击“提交”，提交的信息将反馈到上级主管单位的管理后台，网站管理—团体注册信息管理，审批只需上级主管单位在操作处，点击“通过审批”即可创建下级组织架构节点，如不是下级单位申请，点击“拒绝”即可。

三、项目管理：

1.如何发起项目：

（1）进入志愿时·系统网站（，并在首页的登录框进行登录，登录后点击“管理后台”进入管理界面。如下图：

（2）点击“项目管理——发布新项目”打开表格页面，根据要求填写表格内容后，点击“保存并申请审批”等待上级主管单位审批即可。如果存在部分无法确认的信息，可以先点击“保存”来保存当前信息，随后可通过点击“项目管理——管理项目——修改”进行修改补充，并申请审批即可。

（3）点击“项目管理——管理项目”可以查看此时项目的状态。如下两图：

i.上图的项目处于“待审批”状态，管理者可以点击“修改”进行补

充，也可点击“关闭任务”来中止该项目的正常开展。

ii.上图的项目是“审批不通过”，管理者可以点击“修改”进入页面，并查看页面底部的审批反馈。

iii.根据反馈，修改并点击“重新申请审批”即可。

四、志愿者管理

1.志愿者招募、录用：

1)组织管理员如何进行招募、录用

项目审核通过后，点击“项目管理——管理项目”后点击“招募”，看

到以下页面：

选择页面左边列表的志愿者，点击“添加”进行招募。

招募后，点击“项目管理——管理项目——录用”进入下图：

勾选志愿者并点击“录用”可进行录用。录用后，志愿者的状态就会变成“已录用”，同时系统将自动发送短信进行通知。

如果不录用对方，也可点击“发送短信”给对方一个反馈。

招募录用简便操作：

管理员也可通过队长功能—招募队员功能

通过身份证号码，批量搜索注册志愿者，完成招募和录用两步走的操作。

（注：一次不超过100个身份证号码进行搜索）

2)队长如何进行招募、录用

A.登录个人账号，点击“管理后台”进入管理界面。

B.招募：点击“队长管理——招募队员——XX项目”，进入到下页面，根

据身份证进行搜索，选择点击“添加”即可。

C.录用：点击“队长功能——队伍管理——录用”，在录用列表中勾选适

合的志愿者点击“录用”即可,录用后，志愿者的状态将变成“已录用”。

2.队员配岗

1)管理员如何任命项目队长

点击“项目管理——管理项目——配岗”，进入以下页面后设置队伍名称，从录用的志愿者中选择队长，填写好相关信息后点击“提交”即可。需注意的是，队伍状态要选择“一般”，如果选择了“停用”或“临时小队”，则无法进行考勤。

2)管理员如何任命副队长和监督员

建立队伍后，在项目列表点击“配岗”将进入到队伍管理的界面，如下图：该队伍目前只有队长一人，点击页面上方工具栏中的“设定副队长”，进入后将符合要求的人员点击“添加副队”即可任命副队。任命监督员步骤与副队长一样。注：队长也有权限使用该项功能。

3)管理员如何为队员排岗

点击“队员排岗”进入到以下页面：

选定适合的志愿者点击“加入队伍”则可以配岗到队伍之中。若人数太多，可以用页面上方的搜索进行寻找。

3.子队的建立及管理

有时候队伍人数过多或者是任务较多，导致管理操作繁杂。为了方便管理，管理员还可以在此队伍下设子队，进行分队管理。

点击“增加子队伍”，进入以下界面：

此界面与之前的添加队伍一样，填写完毕点击“提交”建立队伍。界面如下：子队管理界面与父队基本一样，副队长、监督员、队员的配岗也是同样的操作：副队长的设定点击“设定副队长”，队员的配岗点击“队员排岗”，不同的是，子队管理界面不能查看奖励列表、未确认考勤列表、设定监督员。

4.管理员如何考勤

后台的考勤主要分为批量考勤与条件考勤

1)批量考勤：点击“考勤管理——批量考勤——X项目”，选择考勤的时间、

队伍后，系统会弹出队伍列表，管理者可以进行考勤操作。根据实际情

况进行考勤操作，操作后点击“保存”即可。

2)条件考勤：点击“考勤管理——条件考勤——X项目”，选择要考勤时间，

并根据姓名或电话搜索到具体的志愿者进行考勤。

3)考勤确认：考勤分为两个步骤，第一是考勤，第二是确认。只有进行考

勤确认，志愿者的积分才会有效。确认可以通过（1）点击“队长功能——

队伍管理——人岗配置与综合管理——查看未确认考勤列表”；（2）“考勤

管理——考勤确认——X项目”，选择想要考勤时间、队伍之后，页面将

弹出考勤情况，根据实际情况确认或者取消考勤。

注：队长考勤步骤与组织管理员一致，登入个人管理后台，点击“考勤管理”遵循以上步骤操作即可。

五、组织门户的管理

进入后台管理，点击组织门户管理，点击组织列表，如下图：

1.文章管理：

按要求填写相关信息，然后点击页面下方【发布文章】即可。

注：这里主要以“组织空间新闻”为例，“组织空间公告”、”组织空间新闻指南“、”