公司档案自查结果登记表

XX中心
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Байду номын сангаас
XX中心
备注
是否及时归档
一
档案收集归档 归档完整性
离职人员所借、所存档案的收集
缺失档案及缺失原因
档案分类是否规范
档案著录进展与规范性
编写档号
编写页号 二 档案整理 档案装盒、填写案卷封面、打印 卷内文件目录、案卷脊背，填写 备考表 图纸整理
档案整理数量
实体档案与系统著录条目的对应 一致性抽检 档案是否及时归档、及时更档案 目录
检查档案室是否配有温度计、灭火器、加湿机、干燥机，以 及档案库房的窗户是否符合防光的要求 检查档案库房是否有挂墙制度，挂墙制度是否为最新版本， 检查挂墙制度是否全面 检查档案在库房中的排架顺序是否合理，原则上同一管线、 同一项目的档案要集中排列 检查著录字段的存址号是否填写，抽查字段上的存址号与档 案的实际位置是否匹配 专、兼职档案员是否熟知自己工作职责，都有哪些职责， 是否知道各类档案的归档内容、归档时限要求、归档的规范 、 对经办人进行档案归档的要求（如各类档案均需统一保管， 不得由经办人私自留存）、奖惩制度等
计划外包扫描数量
四
档案扫描
XX公司档案自查结果登记表
考察地点：XX公司各中心 序号 事项 具体事项
计划完成扫描时间
考查手段/方式
考察前先通知各公司档案员做外包扫描工期的计划，考察时 询问档案员结果，并与档案员一同讨论扫描工期的合理性 查看外包厂商是否进场，如果未进场，计划何时进场，如果 已进场，进场的人数和设备配置情况如何 询问外包厂商未进场的公司，外包扫描的前期准备工作进展 如何：筹备工作包括扫描场地、外包合同的签订、人员与设 备的联系等 查看外包扫描现场，统计他们的日均工作量以及扫描件的质 量，确认外包厂商完成全部扫描工作的时间，如时间超出合 同约定期限，要求其加快扫描进度，务必在合约期内完成所 有扫描工作 查看已完成的扫描件，看命名是否规范，清晰度、分辨率和 存储格式是否符合工作标准； 扫描件的命名是否统一，分别是什么形式？ 档案员是否熟知公司下发的档案扫描标准： 了解扫描仪配备情况，内部扫描质量、内部扫描工作标准的 熟悉度与执行情况 查看借阅登记台账，看台账是否已使用新的模板，填写台账 是否全面、是否及时更新台账，是否有借阅流水号 查看档案借阅审批表，看借阅审批表上领导的审批是否按照 制度规定执行，领导是否审核同意借阅 查看档案借阅单回执，以及档案借阅台账，看借出的档案是 否已按时归还 查看新下发档案借阅审批表、档案借阅登记台账、档案利用 情况登记表的使用情况，借阅单据是否保管齐全、内容填写 完整、是否作为档案留存并按年度进行装订； 跨公司借阅的档案，是否有备案的表单，是否按新制度进行 登记备案，避免跨公司借阅档案的丢失。 专职档案员是否签过离职人员审批单，如没有签过，是否发 生过离职人员未归还档案的情况。 清点档案室配备人员及编制情况，人员配置的结构是否合 理；清点档案室配备的设备
系统功能需求
系统熟练程度
系统导入条目数量 三 档案系统 系统著录的正确性与完整性
系统挂接情况
系统用户数量及分布
已完成扫描数量
通过查找扫描仪和统计现有扫描件，计算扫描的页数
未完成扫描数量
统计需要扫描的档案总量，减去现在已完成扫描数量得到未 完成扫描数量 考察前先通知各公司档案员做外包扫描数量的全面统计，考 察时询问档案员结果，并与档案员一同讨论外包扫描数量的 合理性
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备注
四
档案扫描
外包厂商进场情况
外包扫描筹备工作
外包扫描进展
扫描质量
内部扫描设备情况、扫描质量情 况，内部扫描工作标准执行情况
档案借阅登记
档案借阅审批流程
档案归还情况 五 档案借阅 档案借阅用表（2011年及之前的 借阅表是否装订成册存档）
跨公司的档案借阅备案情况
离职人员的审批、离职人员借阅 档案的回收
人员及设备配置
库房面积
丈量库房面积，或直接由档案员提供面积数据 计算剩余档案柜架的数量，估算尚未摆放柜架的档案库房面 积，计算档案的年增长量，预估库房继续收集保存档案的年 限 清点档案库房所存档案的盒数
使用情况（率）
档案库存量 六 档案室及库房 管理 库房防火、防潮、防光等八防
库房挂墙制度
库房排架、柜架号的编写与标识
存址号的编写
职责知晓度
七
职责与制度知 归档要求的知晓 晓情况
对经办人的要求知晓度
XX公司档案自查结果登记表
考察地点：XX公司各中心 序号 事项 具体事项
是否实现集中保管
考查手段/方式
检查档案库房，是否包含现设所有管线和项目的档案；抽查 看需归档的档案是否已完全归档 抽查看需归档的档案是否及时归档，特别是2011年以前的档 案是否已全部归档，2011年的档案是否已做好3月前全部移 交档案室的准备 依据《各管线标准档案目录库》，查看并核对档案室目前现 存的档案以及各中心资料员处现存的档案的著录条目或台 账，看归档是否完整；依据《项目档案归档一览表》抽查项 目存于档案室的档案是否完整、特别是目前各公司对声像、 实物档案的整理是否重视并进行整理 查看离职人员办理离职手续是否需档案人员签字；是否及时 将存于即将离职人员处的档案收集齐全 要求档案员提供档案缺失明细和缺失原因清单，对重要的证 照类档案逐个项目/注册公司检查，看是否有缺失 需分管线对应目录库进行重点抽查核对，查看档案是否归到 正确的管线、正确的类目和正确的案卷 找到保管库房、保管文件柜，避免有隐藏的实物档案不提供 给检查人员查看，同时与实物档案进行核对，著录条目数量 与实体档案数量是否基本一致，并提取部分档案盒进行抽 查；实体档案是否全部有档号。 专、兼职档案员是否懂得档案整理目录模板中各字段的填写 要求及意义； 检查档号结构是否完整、准确，档号中填写的全宗号、分类 号、管线代码、项目/注册公司代码、案卷号、件号填写是 否正确 检查页号编写的位置和页号顺序；检查卷内文件的排列是否 有序 检查档案是否装盒、档案盒是否符合规范、是否打印卷内文 件目录、粘贴案卷脊背、填写备考表，使用的模板是否是最 新下发的，内容填写是否完整 大幅蓝图和白图是否折叠成A4幅面存放，硫酸底图是否卷好 存放或平放在图纸柜中保存；是否填写档号并与电子图纸档 案号一一对应。 清点档案著录字段中档案整理的数量，是否与上报的数据一 致。 通过著录条目的档号和存址号查找实体档案，抽检实体档案 与系统著录条目的一致性
新增档案是否及时归档，是否及时更新档案电子目录台 账。
询问各公司对现有系统功能的其他需求，并将各公司的功能 需求记录下来，带回集团总部汇总后提交信息办或系统软件 公司，并跟踪这些功能需求的解决情况 检查档案员对档案著录、档案挂接、档案查找等的熟练程 度，如是否了解档案系统的批量导入功能。 查找档案系统，统计录入档案系统的条目数量，是否将已整 理的电子台账目全部倒入到档案系统，完成数及完成率多少 。 抽查案卷级和文件级的著录条目，看著录的内容是否完整， 抽查对照实体档案的内容，看著录的内容是否准确。 查找档案系统，统计录入档案系统的档案系统挂接的数量， 检查挂接图像的格式是否为规定的文件格式，检查挂接图像 是否能打开； 是否已及时将电子文件和档案扫描件挂接到档案系统，挂接 的电子文件和档案扫描件与著录条目是否匹配； 在系统统计该公司用户数量和分布情况，查看开通的用户覆 盖是否全面，是否需要新增或删除,用户登录使用情况查询