档案人员岗位培训基础知识(最全)

档案人员岗位培训基础知识

第一章档案与档案工作概述

第一节档案概要

一、档案的概念

（一）档案的概念

《中华人民国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”很显然，“档案”这个概念的涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。

二、档案的特点

（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。

（二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。

（三）档案来源广泛，容丰富，形式多样。只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。档案来源的广泛决定了档案容的丰富。就档案载体来说，古有甲骨、金、竹木、缣帛、纸，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达式来讲，有文字、声音和图像等。

三、档案的种类

在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类法，即以容为标准，将档案分成文书档案、科技档

案和专门档案。

(一)文书档案

文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。例如行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它是了解、研究社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。

(二)科技档案

科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。

(三)专门档案

专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。

四、档案的基本作用

档案是机关文件查考的依据、生产建设的丰富资料、科学研究的基础和条件、政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。档案的基本作用可概括为两个基本面，凭证作用和参考作用。

1．档案是历史的真凭实证

档案之所以具有凭证作用，是由它的形成规律及自身特点决定的。首先，从其产生过程看，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证性。其次，从档案本身的物质形态看，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲

笔签署或批示；多文件盖有制发机关或个人的印信。还有些文件材料，如合同、契约等，制发的目的就是备忘，其凭证作用更明显。

2．档案是第一手的参考材料

可供人们学习、参考的材料是很多的，如档案、图书和报刊资料等，但档案这种前人知识的载体，更直接、更原始地记录了前人的经验、教训，因而是第一手的参考材料。

第二节档案工作概要

一、档案事业的构成

(一)机关档案室工作

1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。它深刻地阐明了机关档案室工作的性质和地位。

(二)档案馆工作

1983年4月26日档案局颁发的《档案馆工作通则》指出：“档案馆是党和的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各面工作利用档案史料的中心。”档案馆的基本任务是在维护党和历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。2000年召开的全国档案馆工作会议进一步要求：“把档案馆建成保管党和重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。”2009年召开的全国档案馆工作会议又提出：“努力把各级档案馆建设成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆。”

我国档案馆主要分两大类，即综合性档案馆和专门性档案馆。

1.综合性档案馆

我国设置的中央级综合性档案馆包括：中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。北京市所

设置的综合性档案馆包括北京市档案馆和东城区、西城区等18个区县档案馆。

2．专门性档案馆

我国专门性的、部门性的档案馆，包括中央一级和地一级。它们分别收藏某一面的、某一专业的、某种载体形式的档案和相关资料。目前我国已建立的专门性或部门性档案馆有：中国照片档案馆、测绘档案馆和气象档案馆等。城市建设档案馆是比较重要的地专门性档案馆，它是专门收藏城建档案及有关资料的科技文化事业单位。

(三)档案行政管理工作

档案行政管理工作是以各项建设事业的长远和现实需要为目标，以档案法律法规为准则，对全国以及地档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。全国档案行政管理工作的最高机关是档案局。北京市档案局为市政府负责本市档案工作的主管部门，履行全市档案事业行政管理职能。具有执法主体资格，在履行全市档案行政执法职能的过程中，接受市人民代表大会常务委员会的法律监督，接受市政府法制部门的业务指导。

(四)档案教育工作

档案教育工作是社会教育机构和档案部门对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培养的过程和活动。我国的档案教育工作较为发达，主要分院校教育和在职教育两个面。

(五)档案科学研究工作

依靠科研教育振兴档案事业是发展档案事业的基本战略之一，档案科学研究工作受到高度重视。档案科学研究工作包括档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作等。

(六)档案宣传工作

档案宣传工作是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓动和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。

(七)档案外事交往工作