秘书岗位职责

教学秘书岗位职责

教学秘书工作贯穿于教学运行过程的始终。教学秘书的作用是通过其在高校教育管理中的工作内容体现的，主要包括参谋作用、调度作用和服务作用。工作对象包括系（部）的广大师生、领导、校教务处人员以至外系部分教师和学生家长等。工作特点是内容繁杂而琐碎，强度高，责任性大。教学秘书是系（部）正常教学秩序运行的保证实施者，在系（部）教学管理中的工作职责包括以下几个方面。

一、协助领导对各种教学文件的组织制订和贯彻执行。

教学秘书要协助系（部）领导组织制订和修订专业教学大纲和教学计划，核查教学计划的执行，办理教学计划的调整手续；在领导制订学期（学年）教学工作计划中提出合理建议，并严格遵照执行；在教学日历、实验教学日历、课程设计及毕业设计等其他教学文件的格式制定方面要严格把关，以保证教学文件的规范化实施。

二、严格执行学籍管理规定，做好学籍管理工作。

要求教学秘书具有高度的责任心，实事求是，严肃认真，不徇私情。学籍管理工作的主要内容包括：

1.负责建立、保管全系学生的学籍档案；

2.办理学生升、休、复、退、转和留（降）级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况；

3.办理学生的报到、注册手续。

三、严格贯彻执行教学管理各项规章制度，做好本部门教务工作。

1. 根据教学计划上报开课计划；

2. 根据教务处下达的教学任务协助系分管领导落实授课教师的安排及课表，并将选课结果通知相关教师和学生；

3. 经系领导同意后，受理本系教师的课程变动及调课，并统一到教务处办

理相关手续，在第一时间将课程的变动情况通知相关部门及人员，并做好记载，以免造成教学秩序的混乱；

4. 经常检查了解授课教师执行教学情况，协助有关领导组织好各项教学检查工作并上报教务处；

5. 落实教务处下达的各种考试安排。负责期末考试、考查试卷的领取、保密、考场安排、监考人员安排和其它有关工作；负责英语过级考试，计算机过级考试和普通话测试的报名工作等。同时做好与考试相关的所有材料的组织、保管、发放等工作，做到无一差错。

6. 负责登记本系学生的考试成绩，按时汇总报送本系教师开课班级的成绩单；

7. 负责本系所任课程的试卷保管工作。试卷保管周期为四年；

8. 分类收集、整理各种材料并保存归档：教师教学原始材料、考务材料、教务处下发各种文件及通知、各种考评材料、毕业设计、课程设计资料等等；

9. 搞好教学评估工作，协助系领导搞好教学检查。通过辅导员、学习委员（信息员）的联系，收集反馈教学信息，及时向系领导反映。

10.负责组织学生对教师教学评教工作。每学期末组织学生对任课教师的教学情况做出准确客观的评估，并在平时对教学现状做出认真负责的记录。全面了解和掌握教师的教学情况，及时汇总整理有关情况提供给领导参考。

11. 协助领导组织安排教学工作会议及试讲、评选等各种教学活动。包括拟定会议议程、布置会场、会议记录、拟定活动方案等。各种材料的规范化管理要始终伴随教学管理工作之中。

12. 负责每学期教师工作量的统计，做到严格、准确、合理。

四、协助教材科做好本系的教材管理工作。

协助系主管领导和有关教师做好每年春秋两季及零购教材（含讲义）的征订工作，及时、规范将有关材料整理、统计并上报教务处；协助主管领导做好本系教师用书经费的结算工作等；及时反馈教师、学生对使用教材的有关信息。

五、毕业生工作。

负责毕业生的成绩整理核查工作，及时报送最后一学期各科成绩及毕业论文成绩；编报毕（结）业和授予学士学位的学生名单，经系审核后填写《毕业生资格审表》送教务科核对后留存；根据系审核通过的名单组织填写毕业证书和学位证书，并负责发放；协助办理毕业生离校手续。

六、认真及时做好教务处与系之间的信息沟通。

负责教学文件的收、发、保管，及时填报有关报表。配合系领导分发、收集有关授课计划表、教学质量表、教研立项表等。

七、完成系领导交办的其它临时工作。

行政、科研秘书岗位职责

一、行政方面主要职责

1. 牢固树立全心全意为教职工服务的思想，养成良好工作作风，工作尽职尽责，服从领导安排，当好领导参谋助手。

2. 负责各类文件、报告材料及信函、报刊的收发、登记和传递工作。上传下达，做到及时准确，信息畅通。负责系有关文件、材料的起草、打印和复印工作。

3. 负责系文化建设、图文宣传、新闻采编、网页更新等工作。

4. 负责起草系工作计划、总结、汇报请示、批复文稿。

5. 负责系教职工信息库建设，编制教职工花名册。做好系教职工日常考勤工作。

6. 负责系级会议及上级有关会议的安排、通知、会议签到工作；落实教职工政治学习、专业技能竞赛或其他文体活动，及学生各类竞赛、开学与毕业典

礼或其他重大活动等方面的事务性工作；编制系讲座计划，落实各项讲座活动。根据需要以文字、图片、录像等多种形式做好会议或活动记录，做好活动总结，整理会议摘要，起草会议纪要。

7. 负责系印章的保管和使用，严格按审批手续，管理系印章，并进行用印登记，协助办理院级印章使用申请。

8. 负责做好来宾参观、来人接待工作。

9. 协助做好学院工会、计生、妇女及教职工的生活福利等工作。

10.负责系办公楼及所属房间的防火、防盗、防雨及其它方面的安全防范与检查工作，组织落实检查系教师办公、学生教室、实验实训室等场所及大楼内外公共区域的日常卫生工作。

11.负责行政用房、办公设备的日常管理与维护工作，负责全系所有空调的报修工作，负责本系所属各部门、各班级、各场所的节电、节水监督检查工作。

12.负责本系办公用品领用与系常规经费登记工作。

13.认真完成领导交办的其他内勤、外勤工作。

二、科研方面主要职责

1. 应熟悉科研处和学院制定的各项科研规章制度，按照学校科研处统一部署，在分管副主任的指导下负责本系教师的科研管理工作。

2. 应协助分管领导做好系的科研规划。

3. 负责与科研处等单位联系工作，热情为教研服务，及时将有关通知传达给有关领导、教师。

4. 应及时发布或转发社科处等单位布置的各种科研项目的申报通知及相关材料，组织学院教师积极申报各种科研项目，协助教师办理各种科研项目申报材料的汇总、登记、审核、报送以及项目进展情况、结题材料的组织与报送等工作。

5.负责组织各级各类科研奖励的申报工作，包括奖励申报信息提供、奖励申报的组织、材料报送和奖励信息登记。