集团OA系统的实施方案

集团OA系统的实施方案

――初稿

随着金融行业信息化程度的不断加深，其对文档管理自动化、工作流程自动化，网络化协作办公、远程办公、移动办公的需求越来越强烈。在这种现实情况下，实行办公自动化办公方式显得优为突出。

OA(Office Automation，以下简称OA)即是办公自动化。所谓OA系统就是用网络和OA 软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。OA系统完成单位内部的邮件通信、信息发布、文档管理、工作流程自动化等等工作。

一、OA的功能

OA是多层次的技术、设备和系统的综合。一个完整的办公自动化系统应包括：

1、信息的生成与输入

2、信息的加工与处理

3、信息的存储与检索

4、信息的复制、信息的传输

5、交流以及信息安全管理等功能。

同时，维护OA系统，除了基本的计算机和网络知识外，还要对相应的OA软件比较熟悉。目前使用的OA软件有很多种，但无外乎两大类，一类是使用IBM的Lotus Notes、微软的Exchange等专用软件构建的OA系统，另一类是使用Web技术开发的基于B/S方式的OA系统。鉴于OA系统需要全体员工共同使用，而员工的电脑水平不一，所以OA系统要以使用简易性为主，建议采用WEB技能技术开发的基本B/S的OA系统

二、OA系统定位

完整的办公自动化系统应该将企业内部与外部信息统一考虑，通过跨平台的信息集成和发布技术，为企业构造坚固和宽广的信息基石。是企业信息化的一个上层平台,企业经营决策的一个信息中心，企业对外联系的一个窗口，对内信息沟通的一个桥梁，是集多种业务管理系统、通用办公系统、Internet应用等多方面的合理整合。

三、系统设计理念

OA系统在设计和开发中力求简单实用。遵循模块化、组织化、标准化、灵活部署等原则进行系统开发，充分考虑了系统的实用、稳定、速度、安全以及可扩展性，创造了完美的个性化特征。

操作简便：友好的操作界面使用户能根据操作界面的指示完成操作。同时系统还提供联机帮助。

性能稳定：系统运行的底层软硬件平台稳定可靠。能提供完整有效的系统备份方案，使系统在遇到故障灾害后能以最小的代价在最短的时间内得到恢复。

保障安全：系统中具备完善的权限管理功能。对信息发送、接收和查询能提供安全性控制。对特殊的批示等需要提供电子签名以保证系统信息的完整性和一致性。

扩充灵活：系统可以通过调整配置来适应业务流程的变动并在当前模块基础上增加新的功能。

维护方便：系统提供管理工具使系统管理人员无需通过数据库底层操作即能对各种影响系统性能的情况或异常情况进行处理，保障系统的日常运行。

性能优良：系统具备良好的性能，对普通处理的响应时间小于5秒，对所有处理的响应时间小于15秒。

远程访问：系统提供完善的远程用户上网办公方案。且使用方便，信息安全，通讯费用

经济。

无缝连接：基于domino6支持J2EE,办公系统可以通过多种方式如java、JSP、Servlet、JDBC、ODBC、LEI等在Domino和其他应用系统间相互调用数据、方法等。

持续的系统扩展与集成：采用跨平台、模块化设计，方便系统的不断升级，另外提供多种接口，方便 OA系统与企业的其他系统集成。

四、系统建设目标

OA系统不仅能适应企业的各类机构调整，促进企业资源的合理配置，优化企业机构运作流程，还应具有可用性，可靠性和可维护性，成为一个真正有效的全面支持企业运作计算机化的系统。通过此系统的推广应用，应达到以下的目标：

1、减轻办公人员的劳动强度，提高办公效率。

2、促进工作流程的规范化和制度化。

3、管理并合理利用公司各类信息资源，以促进企业业务的提升。

4、实现全面的决策支持。

5、面向未来的知识管理。

6、与企业中其他应用系统（例ERP系统）进行更好的集成。

五、系统架构

用户可以自由地以多种方式灵活地访问系统，包括客户端、浏览器、PDA、仿真终端，并可应用 SMS IT 系统交互。

办公平台作为所有用户每天面对的一个办公门户，可以在此平台上完成绝大多数的日常办公事务，而办公平台所需要的一些数据, 则通过数据库访问技术 ODBC、JDBC、DECS、LEI、Java、JSP、Servlet 等访问后台业务存储系统。

办公平台在公司整个IT系统中的地位和作用。在整个IT系统中的地位，它是作为一个与用户交互协作的平台，从用户的使用工作环境来看，它是用户每天面对的一个办公桌面。

六、系统特点

简明易用的操作，功能齐全的金融业务设计，良好的可扩展性，强大的信息集成度，完善的安全机制，结构化的组织管理。

七、功能模块

OA系统必须包含的基本模块：电子邮件、待办事宜、公告、电子论坛、个人秘书、公文流转、本地邮箱、公司简介、规章制度、外部来文、会议管理、通讯录等。

同时，还要包括以下的板块：

A、个人信息：人事档案查询、劳动合同、薪资福利查询、社会保险查询、意外保险查询、工会福利查询、党费缴费查询、档案费查询、手机报销查询、员工宿舍查询等各种信息查询。

B、行政管理：酒店、机票预定信息、行政申请、行政费用统计等。

C、财务管理：财务申请、汇率查询、资金调拨申请等。

投行项目管理；将项目按照阶段进行划分，将每个阶段需要填写的文档和报告进行分类处理，并将其他相关功能如出差申请等都根据项目所处阶段进行划分。

D、IT项目管理：将IT项目按照各自的方法进行不同的阶段、分类划分。对项目整个过程进行管理。

E、加盟商管理：一方面对每个市场部员工所管理的客户进行管理，记录每个客户的姓名、性别、联系方式、资金帐号等各种信息，另一方面对市场部员工进行管理，如员工的费用记录、工作记录等。同时结合数据分析、数据仓库系统，根据资金帐号查找到该客户的交易情况，由此计算出每个市场部员工的业绩。统计分析出客户的交易特性。对于不同类型的市场部员工、不同类型的客户，业绩的计算方式也根据制度而不同。