新时期做好办公室工作的几点想法
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新时期做好办公室工作的几点想法
摘要:本文重点从处理好“三种关系”,强化“五种意识”,提高“六种能力”三个方面论述了在行业改革和发展
的新时期,办公室人员如何主动适应新形势,不断改
进服务方式,提速工作流程,提高工作质量,发挥好
参谋、助手、协调、服务、表率等职能。
关键词:新时期办公室工作想法
在烟草行业改革和发展的新时期,办公室处于连接领导、服务机关的重要地位,担负着承上启下、沟通内外、综合协调、参谋助手和服务保障等职能。职能范围广、工作头绪杂、敏感问题多、协调任务重是办公室的工作特点。具有参谋、助手、协调、服务、表率等多种职能,是州局(公司)工作的枢纽和窗口。形势的发展、科技的进步、对办公室工作提出了新的要求,如何主动适应新形势,不断改进服务方式,提速工作流程,提高工作质量,我觉得应该处理好“三种关系”,强化“五种意识”,提高“六种能力”。
一、解决好“三种矛盾”
(一)解决大局和小局的矛盾
办公室作为一个综合部门,其性质主要体现在综合协调上,体现在服务上,主要是为领导、机关服好务。这就要求办公室把“一切服从大局”作为办公室工作的出发点和落脚
点,当办公室工作与机关的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候,自觉地做到小局服从大局、局部服从整体;当个人利益与办公室工作发生冲突的时候,要服从全局利益,敢于舍小家而顾大家,敢于牺牲自己的利益,服从全局利办公室处于连接领导、服务机关的重要地位,担负着承上启下、沟通内外、综合协调、参谋助手和服务保障等职能。职能范围广、工作头绪杂、敏感问题多、协调任务重是办公室的工作特点。具有参谋、助手、协调、服务、表率等多种职能,是州局(公司)工作的枢纽和窗口。形势的发展、科技的进步、对办公室工作提出了新的要求,如何主动适应新形势,不断改进服务方式,提速工作流程,提高工作质量,我觉得应该处理好“三种关系”,强化“五种意识”,提高“六种能力”。
(二)解决主动和被动的矛盾
办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动。对一些常规性、阶段性工作,不应消极等待,要主动着手,提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱。
(三)解决政务和事务的矛盾
政务和事务是办公室工作的两个轮子,政务工作主要是决策参谋、调查研究、政务信息、文电处理、机要档案保密等工作。事务工作一般是除政务以外的其他各项工作,包括行政服务,诸如接待应酬、安全卫生、行政管理等。事务工作是搞好政务工作的先决条件,不能把政务看成是大事,把事务看成是小事或可有可无的事。更不能把政务看成是高层次的,把事务看成是低层次的。办公室工作无小事,不能有半点疏忽和懈怠,稍有不慎,必将影响全局。
二、强化“五种意识”
(一)强化参谋意识,当好领导助手
办公室作为领导的“外脑”,参谋意识的强与弱、参谋作用的好与差、参谋质量的高与低,是影响领导决策水平、决策速度、决策质量的重要因素。因此,办公室要想领导所想、急领导所急,不断增强工作的主动性、超前性和预见性。一是要树立大局意识。办公室认识问题、思考问题、处理问题,不能只站在本部门、本单位和个人角度去考虑,而是应高起点、高站位、通盘考虑、综合权衡,只有这样才能为领导提供有价值的参考意见。二是要积极转变思维方式。办公室工作事务繁杂,工作忙乱,不能陷入事务主义,疲于应付,而应在忙乱中找规律,在繁杂中理头绪,在被动中求主动,积极实现思维方式的转变,经常思考“当前的中心工作是什么?领导急需解决的问题有哪些?解决问题的切入点在哪里?怎
样才能把工作做的更好?”,使思维的火花时常处于活跃状态。三是要深入调查研究。要经常有针对性地进行调查研究,切实掌握企业的发展状况和制约发展的瓶颈所在,做到有的放矢、一语中的,为领导决策提供了丰富翔实的第一手资料和科学合理的建议,充分发挥了参谋助手作用。
(二)强化服务意识,做好综合协调
协调、服务是办公室的重要职能,只有服务到家、协调到位才能为领导分解压力,确保政令畅通,使各项工作落到实处。一是要主动服务。要服务领导,做领导认为该做而没精力做的事、做牵扯领导精力的事。要吃透上情、掌握下情,能够为领导决策提供充足的材料和多方面信息,为领导起草高质量的会议文稿。要服务机关,经常倾听各科室的意见和建议,帮助解决工作中遇到的实际困难和问题;要服务职工,诚心办事。二是要善于协调。对事关全局的重点工作,在正式上会前,要主动协调有关科室(中心)做好前期准备工作,提供多套方案,供领导参考;对领导批示,会议决定的工作,要盯住不放,积极督促落实,让领导腾出时间和精力,谋全局、抓大事。
(三)强化创新意识,提高工作质量
创新是工作前进的持久动力。面对日新月异的新形势、层出不穷的新问题,如果一味因循守旧、固步自封,工作效率和工作质量就难以提高。因此,必须解放思想、更新
观念、勤于思考、勇于实践,善于用发展的眼光和改革的办法来解决问题。一是创新工作机制。办公室负责繁重的日常工作,经常遇到急需解决的问题,必须有一套科学合理的工作机制作保证。要进一步改进和规范公文制发、会议组织、协调服务、督查落实等各项工作流程,使每项工作都有明确的岗位职责、工作时效、运转程序,做到常事快办、急事急办、特事特办,保证机关工作高效运转。二是创新激励约束机制。办公室人员多、事务杂,以人管人难以取得良好效果,必须依靠科学完善的制度来激励人、约束人,完善对办公室人员的考核奖励制度,真正做到奖勤罚懒、奖优罚劣。三是创新工作手段。“工欲善其事必先利其器”,先进的办公硬件可以起到事半功倍的效果,不仅节省大量的人力、物力、财力,而且能大大提高工作效率和工作质量。
(四)强化学习意识,提高队伍素质
办公室涉及机关等方方面面的工作,建设一支高素质的队伍是做好办公室工作的前提和保证。因此,必须强化办公室的学习意识,教育每个同志树立终身学习的观念,积极创建学习型企业。一是要培养良好的学习习惯。要坚持学习制度,定期组织学习,使学习成为每个人的自觉行动。除政治理论学习外,还要学习企业管理、行政管理、公文写作等知识。二是要培养勤于实践的习惯。“纸上得来终觉浅,绝知此事需躬行”。让大家在实践中积累经验、增长阅历,逐步