会议操作手册

会议操作手册第一章总则1、为进一步规范会议组织程序，明晰会务工作流程，按照公司《会议工作管理规定》，特制定本手册。

2、本手册适用于公司属各单位、各部门。

第二章会议准备1、会议审定。

公司级综合性会议由公司主要领导审定，其他会议由公司分管领导审定。

综合性会议的主责单位应填写《综合性会议审批单》，提请公司主要领导审定，请示内容包括：会议时间、地点、名称、会序、出席领导、参会人员范围及人数、会场标语内容、会议费用、表彰人员及费用、领导讲话起草、宣传方案等事宜。

2、会议指南。

综合性会议原则上应制发会议指南，内容包括会议须知、会议日程、出席人员名单、会议分组、座位安排、乘车及就餐安排、住宿安排、会场平面图、HSE须知、工作人员联系方式等。

3、会议材料。

由会议主责单位负责印制，原则上一律采用普通纸张黑白印刷，按会议要求发至与会人员手中或摆放至会场，并符合保密要求。

4、会场布置。

（1）会议氛围营造。

综合性会议：会场内可布置会标、徽标，悬挂旗帜，主席台上可围挂旗帜，不得摆放花卉植物；原则上不作场外布置。

其他会议：会场内可用多媒体形式布置会标（如有投影设备），不得摆放花卉植物，不作场外布置。

（2）物品配备。

会议不配发资料袋、记录本和笔。

会议瓶装纯净水配备，由会议主责单位填报《用水审批单》（在行政事务中心主页政务服务栏目下），提前到行政事务中心领取并摆放至会场（80人以上的大型会议或5箱以上用量，由主责单位持领用单到纯净水厂自行领取）。

（3）主席台。

会议主责单位负责摆放领导名签和会序、主持词、领导讲话、表彰通报等会议材料；行政事务中心负责摆放湿巾、纸巾、水杯、茶杯；会议室管理部门负责会场桌椅布置及摆放麦克，原则上主席台前排每位领导均配备麦克，如确实不具备条件则为发言领导配备。

主席台座位安排：依次为左右排列，主席台座位要满座安排，不可空缺。

（4）发言席。

发言席原则上设在主席台右侧方，并配备麦克。

（5）领导休息室及茶歇。

公司领导班子集体出席的会议，主责单位应准备领导休息室，要求卫生整洁，配备纯净水、茶水。

（6）会议室环境及设施。

会议室应保证卫生整洁，灯光、音响、空调系统完好备用，噪声在40dB以下。

大型会议召开前，会议室管理部门要提前组织相关单位（部门）检查会议室内部设施以及供电系统、安全疏散通道的完好情况。

5、信息沟通。

会议主责单位应填写《大庆炼化公司会议执行卡》，由单位领导签字确认后送至相关单位，便于协调相关单位（部门）共同做好会务工作。

第三章会议组织1、签到入场。

会议主责单位负责签到工作、会议资料发放，引导参会人员进入会场就座。

2、安全保卫。

综合性会议应制定治安保卫应急预案，各类会议均应制定HSE预案，会议现场应有紧急疏散路线图。

会议主责单位应在会前将相关HSE信息通告与会人员。

3、会议记录及录音。

会议主责单位负责会议记录、纪要整理。

集团公司领导层成员（党组成员、总经理助理、管理层成员、副总师）以上领导、地方党委政府厅级以上领导、公司主要领导的会议讲话整理由办公室负责。

4、会议保密和宣传。

严格按照《保密管理规定》组织会议，原则上综合性会议应安排现场录音和照相、摄像，必要时邀请有关媒体参加。

主责单位应确定邀请媒体范围及宣传口径，并及时与企业文化处、文化新闻中心联系。

综合性会议应制定宣传报道方案，宣传内容报公司领导审核。

5、会议合影。

会议休息间隙，可根据需要安排与会代表合影留念。

合影人员位次，比照会议座次规则进行安排。

第四章其他要求1、会议室检查。

会议结束后，会务人员应及时对会议室进行检查，确保现场不遗留与会人员物品及会议材料。

2、领导讲话上传公司门户。

需要上传至公司门户的领导讲话，会议主责单位应及时请示公司领导确认后，登录办公室网页政务服务栏目下载《门户上传文件审批单》，履行公司门户文档上传手续。

3、会议文书立卷归档。

由会议主责单位负责，相关单位（部门）配合。

会议的材料、音像资料等应及时搜集，并按公司《档案管理规定》存档。

4、会议请假：各参会单位（部门）要严格按照会议主责单位的要求参会。

参会人员因故不能参会或参会人员发生变化的，应按会议主责单位的要求提前请假。

5、会议费核销。

财务处统一管理，各单位（部门）承办会议后在预算金额内据实报销。

会务工作相关单位（部门）应及时清算会议费用，报送主责单位一并核销（填写《费用报销审批单》）。

第五章附则1、本手册的解释权归总经理（党委）办公室。

2、本手册自发布之日起执行。

附件：1、综合性会议审批单2、会议通知模板3、会议指南模板4、主席台座位安排规范5、会议室座位安排规范6、会议材料排版规范7、会议名签规范8、费用报销审批单附件1：大庆炼化公司综合性会议审批单****(部门或单位) 年月日（具体内容可附件说明）附件2：关于召开ⅩⅩⅩⅩ会议的通知（二号方正小标宋简体）公司属各单位、各部门：（正文：三号方正仿宋简体）ⅩⅩⅩⅩ，现将有关事宜通知如下：一、会议安排（三号方正小标宋简体）1. 会议时间：（三号方正黑体简体）ⅩⅩ年Ⅹ月Ⅹ日Ⅹ时—Ⅹ月Ⅹ日Ⅹ时（三号方正仿宋简体）。

2. 会议地点：ⅩⅩ会议室3. 参会人员：4. 会议主要内容：二、会议要求1. 与会时间。

2. 着装要求。

3. 车辆安排。

4. 会场秩序。

附件: 1. 名额分配表2. 座位分布图（主责单位）ⅩⅩ年Ⅹ月Ⅹ日附件3：*****会会议指南***（会务组或主责单位）**年**月·（地点）目录一、会议须知……………………………………………………………二、会议日程……………………………………………………………三、参会领导名单及乘车、住宿、分组讨论、就餐安排……………四、会场座序图…………………………………………………………五、会场平面图…………………………………………………………六、工作人员联系方式…………………………………………………一、会议须知1. ⅩⅩⅩⅩ。

2. ⅩⅩⅩ。

二、会议日程注：项目类别可根据需要适当调整三、参会领导名单及乘车、住宿、分组讨论、就餐安排注：项目类别可根据需要适当调整四、会场座序图主席台- 11 -五、会场平面图六、工作人员联系方式- 12 -附件4：主席台座位安排规范领导人数为单数：领导人数为双数：- 13 -- 14 -附件5：会议室座位安排规范图1注：门在会议室一侧时，重要领导或客人的座位应安排在面向门的一侧，即图中上侧。

两侧座序安排均参照主席台座序安排。

图2注：门在会议室中间时 ，重要领导或客人的座位应安排在右手侧，即图中下侧。

两侧座序安排均参照主席台座序安排。

门门附件6：会议材料排版规范会议材料应统一格式，用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：297mm×210mm , 版心尺寸为：225 mm×156mm。

上边距为37 mm，边距为35 mm，左边距为28 mm，右边距为26 mm。

行距28磅。

页码为外侧设置，单页码在右，双页码在左，距页底边25 mm。

用4号半角阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号“一”字线，并与数字间前后各空半个字符。

装帧印刷形式为双面印刷，书本式对折鞍式装订。

- 15 -页面式样：单位：mm- 16 -- 17 -排版式样：（标题）×××××××××（单位或名称）××××××（时间）×××××××××××：（正文）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

一、××××××××× （一）××××××××××××× 1. ××××。

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（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。