电子文件

第一章电子文件产生与发展的社会背景

第一节信息技术的历史演变与文档工作

一、信息技术的定义：

凡是能扩展人的信息功能的技术，都是信息技术。

从当代的角度来看，它主要是指利用电子计算机和现代通信手段实现获取信息、传递信息、存储信息、处理信息、显示信息、分配信息等的相关技术。

二、与文档工作相关的信息技术工具：

1、文档物质载体工具：纸张、金石、龟甲、竹简、木牍

2、文档信息记录符号工具：文字、图像、声音

三、信息技术的历史演变的三个阶段：

1、无技术工具时代（无文档时代）：

在信息管理与传播领域里，在文档工作之前，人类首先经历一个无体外物质工具时代，称“示现时代”（示现媒介即面对面传递信息的媒介，如口语和表情、动作、眼神等非语言符号，是由人体感官或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的传递过程。）又称“口语时代”。

2.单一再现技术工具时代及其文档工作：

这一时代产生的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及其相关载体等。再现时代的技术工具具有很强的单一性，因此称之为再现技术工具时代，其特点如下：

1)在信息记录与接受的过程中只需用单一技术工具；

2)其所采用的物质载体具有较强的单一性，纸张就是纸张，胶片就

是胶片，他们之间不存在互通；

3)记录手段存在单一性，绘画、文字、摄影等直接表现信息内容，

在他们之上并不存在类似数码的另一层次的表现手段；

4)由于信息记录手段的不同，其可分为手抄时期的文档工作与印刷

时期的文档工作。

3.叠加技术工具时代的文档工作：

主要是指计算机时代，特点如下：

1)信息技术与传播的工具主要依赖于计算机；

2)绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了数字、数字化，实现

了传统工具的集合——多媒体；

3)载体可以多种选择，以往信息与载体——对应关系被打破，信息

记录与传播走向全新时代。

第二节现代信息技术的产生与发展

1.电子计算机发展过程

2.电子计算机趋势

3.计算机网络：凡是将公布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机，终端及其附属端设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统。

第三节电子文件的来源

一、办公领域电子文件的产生：（办公领域是电子文件最主要来源）

1.办公自动化（Office Automation）:

是一个动态的、开放的、发展的系统，是文档数字化，无纸化办公以及文件传输的电子模拟的实现过程，简称OA。

2.办公自动化模式：

1)事务型办公自动化系统（初级阶段）：无网络，只对文字进行单

一处理

2)管理型办公自动化系统（中级阶段）：具有通讯功能的多机网络，

完整数据库

3)辅助决策型办公自动化系统（高级阶段）：综合了事务和管理型

的全部功能，专家系统和人工智能水平。

二、生产领域电子文件的产生：

生产领域电子文件的产生与发展的社会背景，主要是指计算机辅助设计与制造

CAD:Computer-aided design;

CAM:Computer-aided manufacturing

三、电子商务领域中电子文件产生：

1.电子商务（Electrontic Commerce/Internet Commerce）简称（EC/IC）,是发生在开放网络Internet上的商家与商家，商家与消费者之间的商业贸易。

2.电子商务产生的电子文件：

1）电子合同：通过数据电文达成的非纸质的数字化合同

2）电子支付：是一种电子信息传递，支付方式有银行卡、电子货币、电子支票、网上银行。

第二章电子文件概述

第一节电子文件的演变历程

一、四个阶段：

1.草稿性电子文件阶段

电子文件仅起到形成纸质文件的工具，先形成电子文件，再形成纸质文件。

2.辅助性电子文件阶段

纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升。

3.正式电子文件阶段

电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。纸质文件只在某些情况下使用。

4.无纸电子文件阶段

将不存在纸质文件。

我国大多数单位的电子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文件和电子文件共存，归档时采用双套制。

第二节电子文件的概念

一、文件：

1.概念：文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收和记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景、和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。

2.该定义说明了文件的特点：

文件是提供凭证的记录信息。

文件必须具有内容、背景与结构。

文件与记录方式无关

二、电子文件：

1.概念：电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

2.电子文件的文件属性：

活动伴生性；直接约束性；法定证据性

3.电子文件的两种属性或两种特征：

数字信息是电子文件的技术属性，而文件是电子文件的功能属性。从逻辑上讲，电子文件是数字信息和文件的交集，它是具有文件功能的数字信息，又以数字信息为技术特征的文件。

一、内容、背景及结构要素

二、元数据要素：

1.元数据：数据的数据，是指描述电子文件数据属性的数据。

描述书名、出版者、出版日期、存储信息、阅读工具

2.数据的数据：第一个数据所代表的含义是“信息对象”，第二个数据则是指为理解信息资源而存储的有关信息，即元数据。

3.电子文件的背景信息与元数据：

背景信息：这份文件是谁起草，哪些人参加办理过程，做过什么样的修改，在什么时间

元数据：计算机文件的格式、大小、用什么编辑、查看软件，一定程度上，元数据包含着背景信息。

4.元数据可由人编制，也可由程序自动完成。由人编制的分为信息作者和专家编制，计算机程序由计算机索引。

5.元数据分为静态元数据——不会更改，和动态元数据——可追加和变更

6.元数据也是数据，元数据自身也可以成为被描述的对象，那些描述它的数据就是元数据

7.元数据的某些特点，使元数据能以以下方式存储：

1)一体式（捆绑在一起不可分开）；分体式（元数据与对象分开，

但又相互联系）；混合式（重要的不可分，一般性可分开）

2)采用哪种方式，在与机构自身的管理背景及管理的成分与效用8.元数据信息的功能：

1)提供了对文件的全面描述