秘书工作手册

董事长秘书工作手册：领导日程安排

一、总体日程安排

领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

（一）总体原则：

了解董事长的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，

-优化工作方法，细心观察董事长的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -了解公司业务发展情况，留意近期的工作重点；

对计划内事情预先写入日历；及时整理日历，以免安排冲突；

明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；

保持与董事长及时沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；

注意日程安排的时间松紧，适当安排；

（二）经验与技巧

周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；

在两个会议间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；

根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；

对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；

不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；

控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；

掌握近期要回避的人物；

月/周计划安排模版

可使用相关软件APP日历功能，制作周计划表、月计划表的相关安排，打印即可；

二、出差日程安排

（一）国内出差

出差前：确定出差目的和日期；

确认董事长出差陪同人

熟悉每日商务行程，及时与当地负责人对接。出发、到达时及时打电话沟通。确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息、时间、地点、对方参会人、议程等。）（见范例）。

用车需求：确认出行方式，和司机沟通好出发时间。

确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总

经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机

人的联系方式）；

酒店房间：原则上不订套房，确认酒店有非常安静的房间，要相关负责人或

酒店尽量选择层高、远离街道和远离电梯间的房间。确认酒店有薄被子。湿

气重的地方，请提前通知相关人员准备除湿系统；

根据董事长的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。赵总证件：在集团

法务处申领赵总身份证、护照、APEC卡。

赵总行李：提前与赵总家大刘姐沟通（），提前三天及时发送天气预报信息，以便大刘姐准备赵总衣物；山区及热带地区备好驱蚊喷雾，蚊虫叮咬药膏，遮阳伞；

随身携带维达（无香味）小包纸巾，无香味湿纸巾。

备用金准备：需要申请备用金的，根据出差时间提前一周申请好备用金。出发前在集团法务处申领赵总钱包，备用金的一部分现金放在赵总那里，数额自己要记好。（外币请提前两周做好申请）。

与董事长确认礼品并做好准备工作；

机场登机：

1、办理值机手续：国内短途出差，无需托运的情况，至少提前一天网上值机。出

发当天提前半小时先到机场，等待赵总到达机场，陪伴赵总一同过安检；国内长途或国际出差，需要托运，陪同赵总到达机场，点清全部行李，帮助赵总办理托运手续，保管好行李票。

2、座位偏好：为赵总安排第一排靠走道的座位，如果已满，则选择第二排靠走道

的座位。自己的座位尽量安排在靠近头等舱的前排，以便自己可以迅速下飞机。

3、机场安检：头等舱和国航终身白金卡，一般情况，可以陪同赵总走贵宾通道进

入候机楼。（APEC卡适用国家每卡可携带一人）。

4、陪伴赵总候机：赵总在贵宾休息区等待候机，及时询问赵总需求，是否要喝点

东西或者吃点东西；随时关注航班信息，飞机起飞前半小时提醒赵总可以准备登机了。

5、登机：上飞机后帮助赵总放好行李，整理好赵总机上需要看的文件；

6、告知起飞：起飞前告知目的地接待人员，确认到达后的对接方式。

7、延误等情况：及时与航空公司联系改签；

到达：

1、下飞机：帮助赵总拿好随身物品，陪同赵总下机。到达后第一时间联系目的地

接待人员，确认接机情况无误。

2、过海关：团队出行的情况下，若无特殊安排，走在最前面，告知海关我们是一

个团队的，后面的成员英语不好，并回答海关关于行程信息的问题。

3、行李提取：帮助赵总提取行李，点清行李数量。

出差中

着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；

董事长出差生活方面：

入住酒店：

1、check in：办理入住登记，再次跟酒店确认房间一定要安静

。

2、安顿：带好行李，送赵总进房间；帮助赵总连好手机、电脑、Ipad等电子设备

的Wifi信号；烧好水；换好被子；征求赵总意见，是否需要协助整理衣物用品，是否需要吃点东西等。将自己房间的号码和电话、赵总房间的号码和电话写在便签纸上放在赵总床头。

3、早餐确认：赵总一般不在酒店用早餐，需要征求赵总意见，如果用早餐，要告

知早餐时间和地点；如果不在酒店用早餐，需要到附近的超市挑选好水果。（青苹果，买好水果刀）

4、信息确认：每天抽时间和赵总核对本日及第二天的日程安排；确认第二天行程

和其他注意事项。

赵总出差日常习惯：

早晨：

1、出发前：与赵总沟通好起床时间，一般出发前半小时去赵总房间。烧水倒好温

水，削好青苹果。

早晨药品：三七粉（温水调好）赵总喝完后给温水漱口；

中药:一袋半

每天出发前，比集合时间提前10分钟左右提醒赵总要出发了。

2、开会时：倒好温水（或常温苏打水），纸巾和激光笔放好在赵总位置，做好录音

及纪要；

3、午餐：

提醒服务员倒温水、或常温苏打水；放好纸巾；询问赵总是否需要喝药酒；

药品：维生素（赵总包中绿色小包里，透明小袋装，多种颜色不一样的药丸），赵总入座后放在她位置上，她会随餐服用；

餐后：准备牙线；

4、晚餐：

药品：月见草（四颗金黄色透明袋子装）随餐服用

餐后牙线；

中药：一袋半

5、赵总睡前：

提醒赵总喝药酒；

将透明质酸口服液开好，放床头；

电话叫醒：打电话到前台预约电话叫醒服务；

业务方面：

根据总经理日程安排，随时联系相关参会人员，做好通知协调工作；

做好出差期间的会议记录，传达会议精神；

及时掌握集团动态及业务相关信息，积极配合打印相关资料，将信息及时汇报给董事长；