办公文件制作规范范本

文件编号：总经办-2012-001

编制部门：总经办

湖南元拓实业集团有限公司

办公文件制作暂行规范

（2012年版）

2012年8月16日

一、文件制作格式

详见附件：《各类规范性公文格式汇编》

二、文件编号规则

1、部门编号约定

2、编号格式

公司级文件，具体是指以公司名义对外发出的各类正式公函，发布的各项管理制度、规定和通知等，编号统一由总经办负责统编。

部门级文件，具体是指以部门名义制作的各类请示、报告、意见、方案等文件，编号规定为：部门简称—年度号—流水号（三位数）。如：财务-2012-001，意思是指财务中心提交的2012年第1份文件，流水号由部门按顺序编写。

合同类文件，具体是指由各部门根据职责与其他单位签署的各类合同、协议，编号规定为：部门简称—(类别)合同--年度类—顺序号。类别按：采购、销售、租赁、工程等约定。如：内贸-（销售）合同-2012-001，是指内贸部负责签的2012年第1份销售合同。

注：部门级文件由各部门负责按顺序统编，防止出现串号重号等情况。各部门要明确部门内部文件资料管理责任人，负责文件资料的编号、存档管理等。公司将以年度为单位，每年对档案资料及合同文件资料进行统一归档管理。

三、常用办公表格约定

详见附件：《常用表单》

1、《文件处理单》用于各部门办理各类请示、报告及临时事项的审批，同时用于收到外部单位、行业协会、主管部门发来文件的处理。其他表格则根据事项

内容按相关表格要求填写。

2、《文件签发单》主要用于公司总经办、人力资源部及其他部门办理公司各项制度、规定、文件、通知、通报的签发。

3、其他相关表格待公司管理制度逐步修订完善后一并公布。

四、文件处理程序

各部门需要报请董事长、总经理签字审批的文件，统一按格式规范制作完善，包括按要求填写编号，提交部门负责人、主管领导及相关部门签署意见后，再提交至总经办统一办理签发意见。

五、其他

未尽事项，由总经办负责解释和增补完善。

附件：1、《各类规范性公文格式汇编》

2、《常用表单》

湖南元拓实业集团有限公司

二O一二年八月十六日

编制部门：

关于XXX的函

XXXXXX：

（正文）。

湖南元拓实业集团有限公司

或:XXXXX部

二O一一年月日

编制部门：

XXXX 会议纪要

会议时间：

会议地点：参会人员： 主 持

人： 记 录 人： 会议主题：

正文内容

时间

主送： 抄送：

编制部门：

XXXX管理制度（规定、办法等）

（XXX年版）

XXXX年XX月XX

文件处理单

文件签发单

密级：年月日

湖南元拓实业集团有限公司

合同申报审核表

文件编号：

名片印制申请单