公文结构与公文格式

眉首：公文份数序号、 秘密等 文头：份数、 秘密等级和保密 级和保密期限、 紧急程度、发 期限、紧急程度、版头、签发 文机关标识、签发人、 人
主体： 标题、 主送机关、 正文、 行文部分：标题、主送机关、 附件、成文日期、 公文生效标 正文、附件、成文日期、发文 识、附注 机关署名、印发传达范围
版记：主题词、抄送机关、印 文尾：主题词、抄送机关、印 发机关和印发时间 制版记
13、附件及其标记
• 附件指附属于公文正件的其它材料。如无 专门说明，其效用与正件相同。为证实正 件与附件的关系，需在公文正件上作出附 件标记，即注明附件标题、件数、份数等。 • 其作用：使正件中的有关内容具体化、完 善化，为受文者正确理解和执行公文提供 依据或参考。
14、抄送机关
• 对所收受公文一般无需承担直接办理、答 复责任，而只需了解公文内容的机关的全 称、规范简称或统称。 • 其作用是：与有关反面沟通情况，以便于 取得了解、理解、支持和配合。
5、印章或签署
• 印章是指作为机关权力象征的印信在公文 上留下的标记；签署是指签发公文的领导 人亲笔在正式发出的公文上所签注的姓名。 联合发文的机关都要加盖印章。除会议纪 要和印制有特殊版头的普发性公文外，公 文都应加盖印章。 • 印章或签署均为证实公文作者合法性、真 实性及公文效力的标志。
6、主题词
3、保密等级的标注与编排
• 在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用 “绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注， 并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机 密★2年）。 • 密级的标注位置，党的机关和人大机关的公文 标在公文首页左上角，行政机关公文及军用公文 则标在右上角，一般用3号黑体字。
4、紧急程度的标注与编排 • 在文稿上，根据情况分别标注 “急件”或“特急”。在正式 文件上，紧急程度标在公文首 页右上角，在密级之下，字体 字号与保密等级相同。
4、日期
• 又称成文日期，指公文形成的具体时间， 通常以领导者签发的时间为准。联合行文 时，以最后签发机关的领导人签发日期为 准，特殊情况下，以会议通过的时间、印 发时间、批准时间作为公文形成的时间。 除在正文中明确规定生效执行日期的公文 之外，公文的形成日期即公文时间效力范 围的起点。因此，日期具有表明公文有效 性的作用。
第二讲公文格式与行文规则
主讲人：
本节提纲
一、掌握公文的组成，明确公文各个组 成部分的功用。 二、了解公文格式，明确公文格式的规 范性要求，能正确标注编排公文各组成 部分。 三、了解和掌握公文的行文规则，能有 效地行文。
一、公文的组成 （一）公文的组成部分有：
• • • • • • • • • • 标题 正文 发文机关 日期 印章或签署 主题词 文头 发文字号 签发人 保密等级 • • • • • • 紧急程度 主送机关 附件及其标记 抄送机关 注释 印发说明
11、印章的编排
• 印章盖在落款单位上，位于正文的右下方， 应上不压正文，下压日期，“骑年压月、 上大下小”。印章用红色；当联合行文需 要加盖3个以上印章时，为防止出现空白印 章，应将各发文机关名称排在发文时间和 正文之间，主办机关在前，每排排三个印 章，最后一排如余一个或两个印章时，应 均居中排布；印章之间互不相交或相切； 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
A4型公文用纸页边及版心尺寸
（三）公文格式组成要素有：
• 公文格式主要包括：版头、份号、密 级、紧急程度、发文字号、签发人、 标题、主送机关、正文、附件、发文 机关署名、成文日期、印章、印发传 达范围、主题词、抄送机关、印制版 记
（四）公文格式中各组成要素的标识
行 政 机关 公 文 的组成要素 及 党 的 机关 公 文 的组成要素 及 其包括的内容 其包括的内容
6、签发人的编排
• 在正式文件上，签发人位于发文字 号的同一行，居右空1个字。“签 发人”用3号仿宋字，签发人的姓 名一般用3号楷体字。
下行、平行公文首页格式
上报公文首页版式
主体：7、标题的标注与编排
• 一是结构要完整。 • 二是语意要确切。 • 三是文字应简练、醒目。在正式文件上，标题位于公文 首页签发人以下，居中排一行或数行，具体式样有齐肩 型、正梯形、倒梯形等。 • 特别注意： • （1）标题分行时，不得将词语或词组拆开分置两行； • （2）字体字号一般为2号宋体加粗（个别时候用2号黑 体）； • （3）公文如经会议讨论通过或批准的，应在标题下加 题注，即在圆括号中居中排出：如（X年X月X日经XX 会议通过〈批准〉），字号应小于标题。
眉首
• 1 、份号（公文份数序号）的标识
• 指将同一文稿印制若干份时对每份 公文的顺序编号，用阿拉伯数码标 识于公文首页左上角。数字前可编 虚位。
2、版头(发文机关标识)的标识
• 使用红色小标宋体字将发文机关名称居中 标识在公文首页上端.联合行文时应使用主 办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关 名称右侧,上下居中排布.但党的机关公文的 版头还有:(1)发文机关+(文种);(2)《中共XX 办公厅(室)文件》、《中共XX办公厅 (室)(文件)》；（3）《中共XX部文件》、 《中共XX部（文件）》
8、主送机关的标注与编排
• （1）除了普发性公文外，一份公文（特别是请示）只 能以一个机关为主送机关，不能多头主送。 • （2）除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领 导者，更不能同时主送几位领导者。 • （3）应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅 依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中 的主送与抄送机关。 • （4）应正确标注主送机关的名称，禁止使用不规范的 简称或笼统含混的统称，一面无人承担实际办理责任， 削弱公文的效用。 • （5）常用3号仿宋字印刷。
（一）公文格式规范的主要内容
• 公文的书面格式 • 公文的用纸格式 • 公文的印装格式
（二）公文纸张、书写、装订的要 求
• 1、党的机关公文可用16开型，也可以采用国际标准A4 型；国家行政机关与人大机关公文一般应采用A4纸型。 供张贴的公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。 • 2、公文纸可分为图文区和不允许出现任何符号的白边区 两个区域。上白边（又称为天头）和左白边（又称为订 口）应分别宽于下白边（又称为地脚）和右白边（又称 为翻口）；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行 排28个字。 • 3、所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排（少 数民族文字可按其习惯书写、排版），正文的行长应与 图文区宽度相等。 • 4、左侧装订。
15、抄送机关的标注与编排
• 在标注抄送机关名称时，应注意以下几点： • （1）应根据有关规定正确确认抄送机关的范围，既不 漏发漏送，也不随意扩大范围滥抄滥送。 • （2）应认真分辨其与主送机关的不同点，按对方所承 担的办理责任而不仅仅是行政级别的高低来确定受文者 中的抄送机关。 • （3）应规范、准确地标注抄送对象的全称、规范化简 称或统称。 • 在正式文件上，抄送机关位于主题词以下，用两条与图 文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。 起首空1字排印“抄送”字样，加冒号，然后，按照机 关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关名 称，其间用逗号分开，在最后一个标句号。常用3号仿 宋字。
8、发文字号
• 由作者对其所制发的公文依次编排的 顺序代码。 • 其作用是：为检索和引用文件提供专 指性较强的代码；为统计和管理公文 提供依据。
9、签发人
• 代表机关核准并签发发文稿的领导人的 姓名。 • 其作用是：表明公文的具体责任者，督 导各级领导者认真严肃地履行职责，强 化公文质量。
10、保密等级
5、发文字号的标注源自文库编排
• 在文稿上，应依次标注机关代字、置于方扩号中 的年份号、顺序号。如中共昌都地委2008年第 一件发文即标作：“昌委〔2008〕1号”。 • 一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注 主办机关的发文字号。如中共昌都地委办公室与 昌都地区行署办公室联合发文，就只标注地委办 公室的发文字号。 • 在正式文件上，发文字号位于公文首页文头以下， 居中，一般用3号或4号仿宋。发文字号下应居中 印一条细实线。
15、注释
• 对正文中有关名词术语及有关事项的注释、 说明。 • 其作用是：使正文更加简明。
16、印发说明
• 对公文印制发出情况的介绍。由公文印发 部门名称，印发日期和份数组成。 • 其作用是：为受文者与承印承发单位联系 提供便利，同时强化有关部门或工作人员 的责任感。
二、公文的格式
公文的格式：指的是公文的外观形式，它既 包括组成公文的各部分文字符号在载体上的 排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和 印制规范的总和。
公文末页版式
联合行文末页公文版式
版记：14、主题词的标注与编排
• （1）标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形 式的次序排列，一份公文的主题词除类别词外一般不超过 5个，而最后一个必须表示文种； • （2）主题词构成格式是“类别词”加“类属词”，前者 反映主题内容的类别，后者反映文件内容和文种的词； • （3）动词不能单独使用，应与相关的词组配成名词名词 性词组； • （4）如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主 题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最邻近的 主题词进行组配，词后加三角号区别。 • （5）主题词通常排一行，顶格标“主题词”（常用3号黑 体字），然后排印主题词，词间空一格，常用小3号宋体 字。
9、正文的编排
• 正文位于主送机关以下，按 自然段依次排列，每段起首 空2格，正文用3号仿宋字体。
10、附件标记的标注与编排
• 有的文件有附件，有的没有，要根据具体 情况而定。有附件时，应在正文之后，落 款之前准确注明其名称、件数，不能只写 “附件如文”、“附件几份”。附件名称 之后不加标点符号。 • 附件只有一个附件时，不需排出附件的序 号，有2个或2个以上的附件时，要排出附 件件号，每件占一行。附件用3号仿宋字体。
12、印发传达范围的标识
• 党的机关公文称“印发传达范围”， 行政机关则称“附注”，一般用于 机密文件中，标注在成文日期的左 下方，对上行问文不可注。
13、签署与日期的标注与编排
• 签署（发文单位）要用发文机关全称或规范化简称，联 合行文时，要将几个单位的名称全部标注出来。 • 有两种安排方式：（1）安排在标题之下，年月日用括 号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红 头文件”形式发出且无主送标识的公文，（2）安排在 文件末尾，落款之下；没有落款的公文，日期直接写在 正文右下方。行政机关公文的日期要用汉字标明完整确 切的年、月、日，如二○○八年二月十三日。（零要用 “○”，而不能用0代替）；党的机关公文及人大机关 公文可使用阿拉伯数码标识。
• 用以揭示公文基本内容并经过规范化 处理的名词术语。 • 其作用是：与标题等相配合进一步简 要而准确地揭示公文内容；为主题检 索法的运用提供检索标识，为以计算 机等现代信息手段处理与管理公文和 档案奠定基础。
7、文头
• 又称版头，用于强调公文责任归属和权威 性的标记。一般由作者全称或规范简称后 加上“文件”二字构成。 • 其作用是：强调公文责任归属者，唤起受 文者对公文权威性的警觉；表明此件是郑 重的正式公文，向受文者提示内容的重要 性；表明文件性质或发送范围，通常以不 同字体字号、颜色、全称或简称等形式表 明这些方面的区别。
• 指公文涉密程度标志。 • 其作用是：表明公文涉及秘密的程度与保 密要求，唤起受文者警觉，提示其注意分 别采取不同措施，确保秘密公文的安全。
11、紧急程度
• 表明公文送达和办理时间要求的标志。 • 其作用是：维护公文时效，避免延误。
12、主送机关
• 对所收受公文负实际办理、答复责任的机 关的全称、规范简称或统称。 • 其作用是：概括表明公文效力所及的空间 范围和机构、人员范围。
（二）各组成部分的功用
1、标题
• 一件公文用以与其他公文相区别的 名称。 • 主要作用是：概括揭示为受文者关 注的几方面内容；为查找利用与管 理公文提供一个检索标识。
2、正文
• 公文的主体部分。 • 其作用是：用于系统表达使受文者 对特定事物获得明确认识所需要的 信息。
3、发文机关
• 发文机关，制发公文并对其负全责 的机关的全称或规范简称。 • 其作用是：表明公文的责任者和法 定权威者，间接表明公文对哪一特 定地区或单位有法定效用。