浅谈如何做好电子文件的整理与归档

浅谈如何做好电子文件的整理与归档
作者：李积敏
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第7期
一、确定电子文件的收集范围
电子文件主要指的是基于特殊环境生成的数字信息，主要依靠光盘、磁盘、磁带等介质保存，是在电子计算机上阅读、处理、加工的数字信息。

其收集范围等同于纸质文件，但收集方
法有所不同，其收集范围主要有：第一，使用电子计算机处理的公文与各种报表等。

第二，重
要文件的修改。

第三，有着较高技术含量的电子文件。

文书档案当中，电子文件包括利用计算机处理生成的文件；会计档案当中，包括全部电子
财务数据文件；科技档案当中，包括全部数字化处理得到的文件；科学生活生成的电子文件；
开发或购买的各种软件盘、数据备份、办公中生成的公务电子文件等。

在收集过程中要求必须
备份上述各种电子文件。

二、电子文件的整理措施
只有做好电子文件的整理工作才有利于在使用过程中及时检索，以档案管理要求为标准，
对收集的全部电子文件进行分类、标引，做好电子文件归档的准备工作。

通常情况下，电子文
件的整理要经过复杂的环节。

在整理电子文件过程中，要对其进行分类、重新排序等，将分散的电子文件依据一定的标
准重新整理。

如电子档案要依据单位的各种不同类别进行分类，可以分为党政工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、地质勘测、基本建设等各个类别。

不同系统产生的电子文件种类也
不同，因此在整理过程中，还需将电子文件的格式转变成相同类型。

为了保证整理的安全性与
完整性，就需依据需要转换文件的格式。

这是档案管理工作中关键性部分。

还需根据电子文件类别建立不同数据库，对其进行分类与编号；依据不同门类、本单位的
实际情况编制分类编号方案，不同电子文件分配不同的号码。

如在类别当中，文本文件开头字
母用T表示，图像文件开头字母用I表示，图形文件开头字母用G表示，影像文件开头字母用
V表示，声音文件开头字母用A表示，多媒体文件开头字母用M表示，计算机程序类开头字母
用P表示，数据文件开头字母用D表示，这样有利于后期的维护与使用。

三、电子文件的归档策略
电子文件的归档指的是有使用价值的电子文件上交档案管理部门的过程，表明电子文件管
理进入关键环节，因此必须交由档案专职管理人员确定归档范围，本单位在电子文件归档工作
中以《文件材料归档范围和保管期限表》为标准，严格落实国家档案局与省档案局关于电子文
件规定的归档范围，根据本单位实际情况制订与本企业相适应的一套科学的、实用性强归档范围。

由于电子文件分为软件与硬件保存二种，所以在归档过程中要注意电子文件的基本格式与
数据信息。

（一）归档方法。

当前，电子文件在归档过程中将经过初步整理的电子文件制作为归档数据，依据不同年度与保管期限利用计算机上交档案管理部门，归档文件的综合信息自动录入数
据库，有利于档案管理部门及时获得归档文件信息，可以利用网络完成电子文件的检查、查询
等工作，方便人们使用。

（二）归档标准。

不同单位业务部门负责电子文件的归档工作，承办部门在整理文件结束后要依据文件的不同重要程度对其明确保密等级与保管期限，再进入档案管理部门。

档案专职管理人员审核完成后附加档案管理信息，为了保证电子文件以相同规范组盘，档案管理部门应该在接收过程中统一设置，建立不同门类档案盘内文件目录，有利于计算机的统一管理。

例如档案载体-类目号-年度-盘号，Dg为光盘，Dc为磁盘，Dd为磁带。

光盘的档号为Dg1.2015-1，磁盘的档号为Dc102016-1。

如基建类的电子档案主要来自计算机打印的文件，因此在整理过程中务必要依据文件的时间、工序进行排列，以科技档案组成标准为依据完成整理、归档，才能有利于今后的检索与应用。

四、总结
总之，最近几年，我国信息技术得到了快速发展，电子档案管理工作在档案管理中的地位越来越重要，笔者认为电子档案管理人员平时要加强学习，不断提高自己的专业技能与专业知识，才能胜任当前现代化档案管理工作，才能保证不断提高电子文件档案的管理水平，才能使档案管理工作更好地为企业服务。