EBS采购功能点操作手册

PO模块功能点操作手册
作者：韩业邦
李亚军
创建日期：2012年3月6日
更新日期：2012年3月7日
版本： 1.0
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一、采购设置
1.1财务选项
概念
系统的财务选项设置主要为EBS系统的应付模块、采购模块、资产模块提供控制和协调机制及相关默认值。

由于采购模块所必需的供应商定义是在应付模块中完成的原因，为了保证采购系统具有可用的定义的供应商，并能够顺利向应付模块传送会计信息，必须在启用采购模块系统前对财务选项做正确的设置。

设置：路径：采购>设置>组织>财务选项
负债：对于输入的所有新供应商，系统会将此帐户作为默认负债帐户分配给他们。

预付款：供应商地点发票的对应预付款帐户和说明。

应得折扣：如果选择将折扣分配到系统的应得折扣帐户，系统会使用此帐户来记录付款的应得折扣。

费用结算：系统将此帐户用作临时帐户，记录有关使用发票导入程序从自助费用管理系统导入的信用卡事务处理信息。

设置“会计”页签主要是为供应商、应付发票提供相关默认总账账户及应付系统需
使用的某些特定账户。

将来期间：仅表示应付系统可自动打开的将来期间，一经设定便不可更改。

收货/收单地点：对应于系统默认值的收货/收单地点的名称。

库存组织：输入库存组织，该组织中定义的物料可用于采购管理系统。

发运方式：与供应商一起使用的承运人。

运费条款：供应商的运费条款可以标识是我们支付收到货物的运费，还是供应商支付。

财务选项的设置是按业务实体OU隔离的，采购系统也是按业务实体OU进行隔离的。

“供应商——采购”页签中，库存组织为必填字段，它为“采购系统”的可用物料限定了物料“主组织”。

采购系统只能为这里输入的库存组织的“主组织”定义的物料执行采购，即“采购系统会以这里输入的库存组织的主组织验证物料的可用性”。

发运方式：发运方式字段可用的值取决于已选定“库存组织”的已分配“发运方式”；由于Oracle的“发运方式”定义是捆绑“承运人”定义进行的，故指定了“发运方式”实际就是指定了承运人。

发运方式、FOB、运费条款将为相关采购单据提供默认值。

费用报销地址：为员工费用报表选择用于付款的默认地址：住宅或办公室。

系统会为输
入的每个新员工使用此默认值。

使用审批层次结构：要使用职位和职位层次结构来确定采购管理系统中的单据审批路径，
请启用此选项。

如果要根据主管结构来确定审批路径，请禁用此选项。

方法：我们可以人工输入员工编号，或让系统生成连续员工编号。

自动：在输入新员工时系，统会自动为每个员工分配唯一连续编号；
人工：在输入员工时亲自输入员工编号；使用国家标识号：系统会自动输入员工的国家标识号作为员工编号。

下一自动编号：如果选择“自动员工编号”方法，请输入起始值（需要系统将其用于
生成唯一连续员工编号）。

在输入编号并保存所做的更改之后，系统会显示下一个编号
使用请购单保留款：要为申请保留资金，启需用此选项。

如果启用了此选项，采购管理
系统会创建日记帐分录并将其传送至总帐管理系统，以便为采购申请保留资金。

完成时保留：如果启用了“使用申请保留款”，请指明是否需要申请编制人可以选择保
留资金。

如果未启用此选项，则只有申请审批人才可以选择保留资金。

使用PO保留款：要为采购订单、与发票匹配的采购订单和接收，以及基本发票（不与
采购订单匹配）保留资金，请启用此选项。

如果启用了此选项，则在审批与发票匹配的
采购订单和接收期间，采购管理系统会为采购订单保留资金，而应付款管理系统会为差
异保留资金。

如果启用了此选项，但输入的某个采购订单不与发票匹配，则应付款管理
系统仍将在审批期间为该采购订单保留资金。

在创建会计分录时，系统将冲销应付款
管理系统的所有保留款。

如果启用了“使用申请保留款”，则还必须启用此选项。

单击“税”标签，输入成员国、增值税登记编号等参数值，其中成员国是指公
司或组织所在地，增值税登记号是指组织的增值税登记号。

“人力资源”页签可以设置是否“使用审批层次结构”来决定采购单据的审批路径。

如不选定，则表示采购单据将使用员工的“主管”结构来进行审批。

“员工编号”方法默认自业务组定义时的“员工编号生成”方法设置。

1.2采购选项：
概念
“采购选项”是采购系统的一项重要的基础设置工作，其中大部分选项在系统安装时均有默认置。

它包括以下几个方面的内容：单据控制、单据默认值、接收会计、单据编号等内容。

设置：路径：采购>设置>组织>采购选项
由于“采购选项”是按业务实体来隔离的，它允许选择不同的OU，切换上下文环境以完成不同OU的相关采购设置。

“价格允差百分比”或“价格允差金额”，检查采购订单行价格或金额不应高于采购申请PR行价格的比率或金额差值，否则系统将发出警告。

如果同时选定“强制价格允差”或“强制价允差金额”，则将只能创建而不能审批超出此允差的采购订单，“价格允差”与“金额允差”两者之中，只要有一个允差控制被违反，则控制条件即满足。

“强制全部批量”用于控制“内部申购”行的物料，由于采购系统的内部申购行默认使用物料的“发放单位”，当以非“发放单位”输入需求数量。

选项有三：“无”表示不转换单位及舍入取整；“自动”表示强制转换单位及舍入取整；“建议”表示系统将发出是否转换单位及“舍入”的询问信息，由用户决定。

“接收关闭点”表示采购的发运行接收功能被关闭的流程环节点，可选“已接受、已入库、已接收”。

在“接收关闭点”达到“接收关闭允差”的数量要求，PO行采购任务已经完成。

“取消申请”的选项有三：“始终”表示在取消采购订单的同时一并取消采购申请；“决不”表示在取消采购订单时，不取消采购申请，并可用之重新Autocreate 采购订单；“可选”表示在取消采购订单时，系统将发出信息，由用户自行决定。

通知一揽子PO是否存在：如果希望系统在我们创建申请、采购订单或一揽子采购
协议
行时通知现有的一揽子采购协议，请选定“存在一揽子PO 时通知”。

允许更新产品说明：对于每个物料，可以定义是否允许在创建申请、RFQ、报价单或采购订单行期间更新其说明。

此更新仅影响正在创建的行。

要求询价：指定在采购订单上为物料自动创建相应的申请行之前，是否必须要求询价。

我们可以为每个物料或申请行改写此值。

“申请导入分组依据”表示每次在运行采购系统的“PR导入流程”，从“PR开放接口表”向正式导入数据时，按何种依据对PR数据进行分组，每组PR数据将分配一个PR编号，可用选项为“全部、采购员、类别、物料、地点或供应商”。

系统的默认值是物料。

“匹配审批层”可选值有三：“双向”表示在对相应发票付款前，采购订单和发票数量必须在允差范围内相互匹配；“三维”在对相应发票付款前，采购订单、接收和发票数量必须在允差范围内进行匹配；“四维”在对相应发票付款前，采购订单、接收、检验和发票数量必须在允差范围内进行匹配。

“分段价格类型”表示将默认到一揽子采购协议的分段价格类型，可选值有：“累计”表示价格分段适用于物料的所有发放的发运累计数量；“非累计”价格分段适用于物料的单一发放的发运数量。

“开票结算允差”表示供应商开来的发票物料行数理与采购订单发运行数量比较的允差比例，即如果采购订单发运行的已开单数量已在“开票结算允差”之内，系统将自动关闭发运行。

报价警告延迟：输入报价警告延迟，即在报价单到期之前提前接收到期警告的天数。

在报价单距离到期日尚余此处提供的天数时，我们将在“通知”窗口中收到以下消息：报价单有效期或距离到期日尚余：[数字]。

接收关闭允差：输入发运的接收关闭允差百分比。

如果在接收关闭点时发运处于接收关闭允差范围内，采购管理系统将自动关闭发运以便接收货物。

行类型：选择申请、询价、报价单和采购订单行的默认行类型。

“应计费用物料”字段可选值：“接收时”表示立即产生会计分配（在“查看接收事务处理”界面可通过工具栏“查看会计科目”查看到会计分配），“期末”则表示系统不会在接收时产生会计分配（无法通过“查看会计科目”进行查看），只能在期末运行“接收应计——期末”流程时才产生会计分配。

“应计库存物料”字段可选值只有“接收时”一个，表示立即为接收产生会计分配。

“自动抵销方法”是指系统的接收会计功能自动创建并使用“接收检验账户”的具体方式。

可选值有：“无”表示直接使用“接收选项”中定义的“接收库存账户”作为接收检验账户，系统无需另行创建；“平衡”表示系统需自动创建一个“接收检验账户”，该账户以“接收库存账户”为基础，使用“PO费用账户”的平衡段来取代原“接收库存账户”的平衡段；“账户”表示系统以“PO 费用账户”为基础，使用“接收库存账户”的账户科目段取代原“费用账户”中的账户科目段。

“单据编号”页签可以为询价单RFO、报价单、采购订单、采购申请单设置单据的编号方式。

录入：为询价单、报价单、采购订单和申请编号选择单据编号录入方法，自动：每次创建单据时，将由采购管理系统自动为每个单据分配唯一的序号；人工：在输入单据时，人工录入单据编号；（注意：单据编号录入方法可以随时更改。

但如果原先启用的是人工录入，则在切换至自动录入时请确保所输入的“下一个编号”大于人工分配的最大编号。

）
类型：选择用于询价单、报价单、采购订单和申请编号的单据编号类型：数字或字母数字。

（注意：如果选择“自动”录入单据编号，则只能生成数字单据编号，但仍可以从另一采购系统中导入数字或字母数字值。

）
下一个编号：如果选择“自动”录入单据编号，则采购管理系统将在生成唯一的连续单据编号时，使用此值作为起始值。

1.3订单类型
概念
ORACLE EBS采购系统的采购订单有四种类型：标准采购订单（SPO）、计划采购订单（PPO）、一揽子采购协议（BPA）、合同采购协议（CPA）。

尽管它们被设计成共享同一个表单窗口，但从系统流程处理及其功能应用角度来看，它们具有不同的本质。

以下以标准订单类型的设置为例来说明如果设置一订单类型。

设置：路径：采购>设置>采购>单据类型
点击“采购订单标准”后面的更新按钮。

如下图：
“责任人可以审批”表示单据编制人可以审批其自己创建的单据。

“审批人可以修改”表示当前审批人可以修改单据。

“可以更改审批层次结构”表示当前单据提交人或审批人可以更改“审批单据”窗口中定义的审批“职位层次结构”。

“安全级别”可选项包括：“公用”表示所有系统用户均可以访问该类型单据；“私有”表示只有订单责任人及后续审批人可以访问该类型单据；“采购”表示只有单据责任人，后续审批人和定义为采购员的员工可以访问该类型单据；“层次结构”表示只有单据责任人，后续审批人和安全性层次结构中的员工可以访问该类型单据。

“访问级别”包括：“全部”表示访问员工可以查看、修改、冻结、关闭、取消和最终关闭该类型中的单据；“修改”表示访问员工可以查看、修改和冻结该类型单据；“仅查看”表示访问员工只能查看该类型单据。

存档：请选择以下选项之一，审批：单据在审批后存档，此选项为默认值，只在选定了
此选项后，“更改单”工作流才会开始；打印：单据在打印之后存档。

可以更改转发接收人：指明用户可以更改接收单据转发的人员。

可以更改审批层次结构：指明审批人可以更改“审批单据”窗口中的审批层次结构。

转发方法：请选择以下选项之一，直接：默认审批人是编制人审批路径中第一个有足够
审批权限的审批人；
层次结构：默认审批人是编制人审批路径中的下一个审批人，而不管其有无权限。

采购订单的类型比较如下：
1.4行类型
概念
在采购申请及采购订单行上，系统通过“行类型”所具有的某些功能内在属性来控制采购流程及其相关功能。

对于每一个“行类型”来说，其最关键的内在属性是“值基准、采购基准、可否是外协加工”属性之间的组合。

设置：路径：采购>设置>采购>行类型
步骤1：在打开的如下图所示的界面中单击“创建”按钮，创建新的行类型。

截图：
步骤2：在如下图所示的对话框中输入行名称、说明、类别、值基准、采购基准、单位、价格等参数值，重要参数作如下说明：
截图：
“值基准”可可选值为“数量”时表示数量接收物料，此时“采购基准”只能是“货物”，并且只有“数量——货物”组合，才可以同时也是“可外协加工”。

当“值基准”是“金额”时，表示只能按金额接收物料，并且采购订单上的单位与单价不能更改，此是“采购基准”只能是“服务”。

当“值基准”是“l固定价格”时，适用于与“EBS服务采购系统”连用的场合，表示只能按金额接收，并且采购订单行上的单位与单价不能更改，此时“采购基准”只能是“服务”或“临时人工”。

当“基准值”是“费率”时，适用于与“EBS服务采购”连用的场合，表示只能按金额接收，此时“采购基准”只能是“临时人工”。

通过情况下，“数量——货物（外协加工）”组合，以及“金额——服务”组合已经能够满足大部分业务场合的应用需求。

外协加工：选择“外协加工”，以将此行类型限制为采购外协加工。

此外，如果对采购单据使用外协加工行类型，则只能选择外协加工物料。

只有在使用在制品管理系统，并且使用的值基准为“数量”时，才可以选择此复选框。

要求接收：如果要将此采购类别作为此行类型的采购单据发运的默认值，请选择“要求接收”。

二、供应商管理
2.1供应商信息录入及维护
概念
在企业的管理实践过程中，涉及“供应商”的管理信息系统的设计主要有两方面内容，一是与供应商在日常业务过程的商务协同，包括供应商门户、订单协同、计划协同、
询报价、招投标等内容；另一方面是供应商的生命周期与关系管理，包括供应商准入管理、资格认证、协议与合同管理、绩效考评等内容。

这两部分内容的主要连接点是“供应商主数据”，前者涉及供应商主数据的使用，后者则涉及供应商主数据的创建与维护。

设置：路径：采购>供应来源>供应商
系统要求“供应商名称”具有唯一性，但已经存在的供应商名称可以更改，且并不影响系统已经的相关业务数据，供应商一旦定义就无法删除，但可以通过“无效日期”设置使其不能输入发票或采购订单。

供应商编号具有唯一性，且不可更新，可以手工输入，也可以由系统自动生成。

供应商的编号设置与OU无关，是跨OU定义的。

供应商的接收属性（仅在供应商层可以设置，为地点层所共用）
允许替代接收：接收者可以接收替代物料（以替代已订购物料）。

但我们必须先前已在“外购物料关系”窗口中为已订货项定义了可接受替代物料。

允许未订购接收：接收者可以接收未订购项。

我们可以为特定项改写此选项。

如果启用了此选项，则稍后可以将未订购接收与采购订单匹配。

允许提前/延迟接收的天数：提前/延迟接收的最大可接受天数。

强制收货地点：在此字段中输入的值可确定接收地点是否必须与收货地点相同，无：接收地点可以不同于收货地点；拒收：如果接收地点不同于收货地点，采购管理系统将不允许接收；警告：如果接收地点不同于收货地点，则采购管理系统将显示一则警告消息，但仍允许接收。

接收数量允差：可接受的最大超量接收允差百分比。

接收方式：分配货物的默认接收程序：直接交货、要求检验或标准接收。

供应商的联系人属性（仅在地点层可以设置，为某些单据的联系人字段提供值）
供应商及地点层的采购属性（可以在供应商层及地点层进行维护）
“采购”页签
收货地点：供应商发送货物/服务发运的目的地地点。

此字段的默认值是为收货地点定义的财务系统选项。

收单地点：供应商为货物或服务发送发票的目的地地点。

此字段的默认值是为收单地点定义的财务系统选项。

发票汇总层：选择一下选项，支付地点：为此供应商支付地点创建一张发票；装箱单：为此供应商支付地点的每张装箱单创建一张发票；接收：为此供应商支付地点的每个接收创建一张发票。

“自动开票”页签
“付款方式”如果设为空值，表示供应商不允许使用自动开票功能；如果选择其它值，表示该供应商允许启用“自动开票”功能。

“替代支付地点”表示“自动开票”不使用当前供应商地点，而是使用另一个可开票的供应商地点作为发票字段值。

如果当前地点是非开票地点，则必须为之设定“替代支付地点”，如果要使用当前地点作为自动开票，且当前地点是可开票地点，则将此字段留空。

“发票汇总层”的选项包括“付款地点、接收、装箱单”，如果为“付款地点”，表示为具有相同日期的事务处理的此供应商支付地点创建一张发票；如果为“装箱单”表示为具有相同日期的事务处理的供应商支付地点的每张装箱单创建一张发票；“接收”表示为此供应商支付地点的每个接收创建一张发票。

“运费”页签
供应商的会计属性（可以在供应商层和地点层进行维护）
“负债”页签
负债账户：供应商地点发票的负债帐户，供应商的负债帐户默认自财务系统选项。

如果我们创建默认负债帐户，系统会为输入的每个供应商默认此负债帐户。

预付款账户：供应商的预付款帐户，，供应商的预付款帐户默认自财务系统选项，如果使用多组织支持功能，则只能在供应商地点层将值输入此字段。

分配集：为供应商地点输入的所有发票的默认分配集。

“预付款”页签
“应付票据”页签
供应商及地点的发票管理属性（可以在供应商层和地点层进行维护）
“发票匹配选项”有两个值“采购订单”和“收据”。

前者即为“二重匹配”，后者即为“三重匹配”或“四种匹配”。

“允许利息发票”字段只在供应层才有，如果启用此选项，则AP系统将为供应商的逾期发票计算利息，并在支付逾期发票时创建相应的利息发票，系统将对供应商的所有地点自动执行此选项。

供应商的银行帐户属性
创建供应商账户
设置
2.2供应商合并
操作
路径：采购>供应来源>供应商合并
选择要转账到新供应商和地点的发票，有以下三种选项：全部、未付、无。

如果要为相同供应商合并供应商地点，则要在“原供应商名称”和“目标供应商”中输入相同的供应商。

如果需要合并两个供应商至目标供应商地点，则不勾选“复制地点”；如果以原供应商地点作为合并后的地点，则勾选“复制地点”，此时目标供应商的地点则不可填。

如果选择PO，那么所有采购订单信息将传送至新供应商。

单击“合并”按钮，采购系统会提交请求以便运行供应商合并程序
2.3合并供应商列表
概念
通过合并供应商列表，可以指导企业采购物料或商品时有针对性地进行采购，以达到降低采购成本的作用
三、请购
3.1采购请购
操作
路径：采购>申请>申请
步骤1：在如下图所示的对话框中输入编号（若为自动生成则不用输入）、类型（为采购申请）、申请行的类型、物料、单位、数量、价格、需要日期等相关信息。

步骤2：输入目的地类型，费用：货物被送达费用地点的申请人，目标子库存不适用此选项；库存：货到入库；车间：货物被送达由在制品管理系统定义的外协加工工序。

对于外协加工物料，采购管理系统将使用此选项。

步骤3：分配账户，单击“分配”按钮，出现如下图所示的对话框。

输入分配数量，多项分配数量之和必须等于申请行数量。

“目录”按钮的作用
截图：
采购申请按采购物料供应来源的不同可以分两大类：“采购申请”（外购），指从外部供应商处获取物料；“内部申请”指内部存在组织处获取物料。

每一种采购大类的采购申请行按“接收目的地类型”可分为“库存、费用、车间”三小类，具体取决于“行类型”定义的内在属性。

来源的可选项有库存或供应商，库存对应于“内部申请”，外购对应于“采购申请”。

完成后点击“审批”按钮。

查看申请路径：
进入申请汇总，查找申请编号为hyb005的申请单。

查看得申请单状态。

3.2内部请购
操作
四、询价
4.1询价单
概念
：询价单（RFQ，request for quotation）是买方用来向卖方要求提供报价的单据，实际工作中，通常先由买方制作询价单并通过书面或电子方式传输给相关供应商，然后由供应商直接在已收到的询价单上填写价格信息后反馈回买方。

操作：路径：采购>询价和报价单>询价
询价单类型可以分为以下三种：投标、目录、标准。

标准询价单是最常用的询价单类型。

状态可选值为处理中、有效、已关闭。

“处理中”为询价单创建时的初始状态；“有效”表示询价单已完成且准备向供应商发送，系统仅能打印“有效”状态的询价单；
“已关闭”表示所有供应商已作来回应或该询价单已不再需要回应。

“到期日”与“关闭日期”分别表示要求供应商反馈的询价单的截止日期，以及该询价单的拟关闭日期。

“要求审批报价”如果选定，则所有由此询价单生成（或引用）的报价题头的“要求审批”会自动选定。

点击保存后，“供应商”按钮可以启用。

实际工作中，通常针对某些物料做询价单时，需要使用的询价供应商范围基本是固定的。

为了提高工作效率，可以将常用的供应商范围分别做成一个个“供应商列表”，然后点选“添加到列表”。

4.2自动创建
操作
路径：采购>采购订单>自动创建
查找以前批准的请购单。