印刷企业各部门工作流程程序控制文件

恒业发展（中国）有限公司
质量管理体系程序文件汇总目录
1．0目的
为对质量体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本。

2．0适用范围
本公司质量体系规定的文件包括：内部文件和外来文件。

a、内部文件包括：质量方针、质量目标、质量管理手册、质量程序文件、规章制度、岗位职责、公司编写的技术文件（包含：产品工艺技术要求及标准，工艺卡片含作业指导书、操作规程）、记录等；
b、外来文件包括：法律、法规、政策性文件；国际标准、国家标准、行业标准、部颁标准、技术资料（从顾客处来的或通过其它途径来的）等等。

本程序适用于以上质量体系文件的控制。

3．0职责
3.1 总经理批准发布质量手册。

3.2 各职能部门编写程序文件，由总经理批准发布程序文件。

3.3人力资源部负责本控制程序的制订和产品性文件的以及外来技术文件控制。

3.4各职能部门负责各自职能范围内使用文件的收集和保管。

4．0定义
4.1 受控本
文件的分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制，保证文件始终反映现行要求。

4.2 非受控本
文件的分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求。

5．0流程图（见附录一、附录二）
6．0作业程序
公司所形成的文件应加以实施和保持；需包括或识别规定产品规范和质量管理体系要求的文件。

这些文件应规定完整的产品实现过程，适用时还包括服务过程。

6.1质量体系文件编号指南
6.1.1质量管理手册编号
6.1.1.1 文件号 Q/XC-2009(A)
Q/XC：质量手册； A ：版本号； 2009：标识年号。

6.1.1.2 手册中的章节号
X.X：第几章第几节（2位阿拉伯数字）；如：8.4 表示：质量管理手册第8章第4节——数据分析。

6.1.2 程序文件编号 Q/PF-□□(A)
Q/PF：程序文件；□□：序号；(A) ：版本号；如：Q/PF-02(A) 表示《文件控制程序》。

6.1.3 三层次文件编号 Q/XC-01-□□（序号）-□□（年份）
Q/XC-01：为管理文件代号；□□（序号）：顺序序号（二位阿拉伯数字），□□（年份）：文件发布年份；。

如：Q/XC-01-01-09: 表示管理制度的三层次文件,编号为01，年份为09。

6.1.4 版本号/修订次 A/0 第几版本/第几次修订
均采用英文字母/数字，新版未经修订，版本号为：A，修订次为0。

6.2 质量体系文件发布前的审核和批准
所有质量文件发布前都应经相应的人员审核、批准。

6.2.1 质量管理手册的审批
质量管理手册由人力资源部编制和管理者代表审核，总经理批准发布。

6.2.2 质量程序文件的审批
质量程序文件由执行该程序的主要责任部门人员拟制，部门负责人审核，总经理批准。

6.2.3三层次文件的审批
三层次文件由职能部门负责人编制，部门经理审批。

6.3 质量体系文件接收控制
6.3.1人力资源部在收到印制好的文件时，应确认下列各项：
a. 文件上有拟稿、审核和批准人员的签名；
b. 文件号、修订次和页数正确；
c. 文件的字迹清晰；
6.3.2 所有文件应登记于《受控文件清单》,以表明最新状态。

6.4 质量体系文件的发放范围
6.4.1 文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的分发，以便管理和防止泄密。

6.4.2 所有质量体系文件，除非管理者代表或总经理许可，否则不得外借给本公司以外的人员。

为让顾客了解本公司质量体系，一般只提供质量管理手册及相应程序的非受控本。

6.4.3 文件发放范围由文件审核人确定在《受控文件清单》和《外来受控文件清单》中，依此范围发放。

6.4.4 无论是对外发放或借阅质量文件，都适用本程序5.5条款规定的发放和回收程序。

6.5 质量体系文件的发放和回收
6.5.1人力资源部按规定发放范围及时发放文件，以保证有关场所使用相应文件的有效版本。

6.5.2人力资源部应保证及时从所有发放和使用场所收回作废的技术及非技术性文件受控本。

6.5.3人力资源部应在《文件分发/回收表》中详细登记文件发放和回收情况并应有文件接收人员的签名；所有发放的质量文件应有编号以便追溯（对于非受控本无须更换新版或回收）。

6.5.4 文件受控本应盖有相应的红色“受控”印章。

6.5.5经总经理确定的机密文件，其他部门借用时，必须经总经理批准，人力资源部负责做好借阅登记；内部借用其他部门文件时，需经得部门主管口头同意后，办理登记手续。

6.5.6 作废/失效的受控文件回收后应盖上“作废”印章并登记在<作废的受控文件清单>中，相同编号和版本号/修订次的作废的受控文件至少保留一份并盖上“参考保留”印章保存；保存期限视不同文件执行不同的保存期限，一般为3年，以便以后验证追溯可以得到此文件。

6.6 质量体系文件的修订
6.6.1 为防止对质量体系文件未经授权的修改，对质量文件的任何更改/修订应同样遵循5.2 条款中所述的审批程序。

6.6.2 质量体系文件的修改应填写《文件修改申请单》详述理由，向原制定/审批部门提出书面请求。

6.6.3 文件更改的审批应由原审批部门/人员进行；
6.6.4 审批部门/人员应及时对更改建议的合理性进行审查，确定是否需要修订,必要时应
进行验证。

若审批人员同意修改，修改应由原文件编制人员进行。

6.6.5 质量管理手册应附有修订记录表，该表应反映各章的修订次、最新修订部分的提要和批准人员。

凡经修订的“章”应按新修订次更新该“章”，收回前修订次的“章”。

但只允许两次更改,第三次更改时，全章应更新。

6.6.6 质量程序以每一文件号为一独立文件。

如文件借阅，应填写《文件借阅登记表》。

6.7 对质量记录的控制详见《记录控制程序》。

6.8外来文件的管理程序
6.8.1法律、法规，政策性文件、国家或地区规定的有关方面的其他文件由人力资源部负责收集和接收，并统一管理，具体按6.3~6.5条款的要求实施。

6.8.2国际标准、国家标准、行业标准、部颁标准、技术资料等由人力资源部负责收集和接收，并统一管理，具体按6.3~6.5的要求实施。

6.8.3外来文件的编号：按原各自的编号。

6.8.4外来文件在公司内应用前，应在其封面上盖上红色“受控”章，其发放、回收按“受控本”的要求执行。

6.8.5人力资源应将外来文件记录于《外来受控文件清单》，其分发/回收应填写《文件分发/
回收表》。

6.9电脑文件的管理
6.9.1电脑文件由专人设密码保管。

6.9.2 电脑文件未经授权（授权人具体体现在“文件修改申请单”的审核、批准人签字）不得进行更改，更不能未经授权进行删除。

7．0相关文件
7.1《记录控制程序》
8．0质量记录
8.1《受控文件清单》
8.2《文件分发/回收表》
8.3《文件借阅登记表》
8.4《文件修改申请单》
8.5《外来受控文件清单》
附录一：文件和资料发放流程图
流程图责任部门/人相关文件/表格
相关部门人员《文件控制程序》
审查人《文件控制程序》
相关部门编写人员《文件控制程序》
编写人员
审批人《文件控制程序》
审批人《文件控制程序》
人力资源部《文件分发/回收表》
《受控文件清单》
相关部门《文件控制程序》
相关部门《文件控制程序》
附录二：文件和资料的更改流程
流程图责任部门/人相关文件/表格
相关部门人员《文件控制程序》
原审批部门《文件控制程序》
《文件控制程序》
编写人员
审批人《文件控制程序》
审批人《文件控制程序》
人力资源部《文件分发/回收表》
《受控文件清单》
相关部门《文件控制程序》
相关部门《文件控制程序》
1．0 目的
为了落实品质承诺，选择运用合理有效的统计技术，提供品质分析，达到品质目标，满足客户要求。

2．0 范围
适用于本公司品质目标达到的相关的资料的统计、分析的过程的控制。

3．0职责
3．1品质部负责应用统计技术，依据各部门提供的相关资料，对品质目标的达成进行统计，分析。

3．2总经理负责组织相关人员制定品质目标。

3．3总经理负责按月对品质目标的达成情况进行总结。

3．4客户服务部负责收集交货准时率，当月客户投诉及发出商品损失的统计工作。

3．5人力资源行政部负责员工流失的统计。

4．0定义
4．1交货准时率：1－客户投诉次数/本月发出商品批次总数×100%
4．2月质量事故次数：各工序发生的质量事故，以品质部处理报告为准。

4．3产品正品率：产出合格品数量/投产总量×100%
4．4采购物品及时率：1－供应不及时批次量/采购总批次量×100%
4．5发出商品损失率：月发出商品质量损失额/月销售收入×100%
4．6员工流失率：试用期后流失的员工数/员工总数×100%
5．0流程图（见附录一、附录二）
6．0作业程序
6．1质量目标：
1）交货准时率：＞98%
2）月质量事故次数：不超过2次
3）产品正品率：礼盒＞98%；纸箱＞98.5%
4）采购物品及时率：＞99%
5）发出商品质量损失率低于0.15%
6）员工流失率：≤10%
6．2数据收集，记录
6．2．1品质部统计员负责收集整理《印面检验统计表》、《成品检验统计表》、《质量事故报告单》和《不合格品处理意见书》交品质主管。

6．2．2客户服务部收到客户的抱怨后，填写《客户抱怨记录表》、《退货处理报告》，交品质部、相关单位进行整改并跟踪。

6．2．3每月末客户服务部根据订单交付状况统计当月未按时交货的批次，测算当月交货准时率报总经理。

6．2．4退货资料的收集按《客户满意度评估控制程序》进行收集。

6．2．5每月生产部统计员统计当月生产合格品数量及投产总数量，测算当月产品正品率报总经理。

6．3．6每月生产部统计员收集采购不及时影响生产的批次数，每月仓库会计向生产统计提供当月采购批次总数，由生产统计测算当月采购及时率报总经理。

6．3．7品质统计员每月月底从财务部收集月销售总额和发出商品质量损失明细，并根据品质部对发出商品质量损失的界定情况，测算当月发出商品损失率报总经理。

6．3．8人力资源行政主管统计月员工流失总数。

6．4统计分析
6．4．1品质统计员将《印面检验统计表》、《成品检验统计表》交部门经理签字确认后，报品质部、生产管理部、总经理各一份。

6．4．2品质部根据《印面检验统计表》、《成品检验统计表》、《质量事故报告单》和《客户抱怨退货处理报告》的统计的记录，确认生产和退货后合格产品与《生产施工单》要求生产合格产品数量的差数并填写《补数通知单》，《补数通知单》经客户服务部审核后报总经理批准后交由生产管理部开具《生产施工单》进行补数，客户服务部如认为不需要或总经理不批准时，则取消补数。

6．4．3品质部统计员根据《印面检验统计表》、《成品检验统计表》、《客户抱怨记录表》、《退
货处理报告》，对相关的数据进行统计，统计结果填写在质量情况统计表中并填写《品质日报表》交总经理。

6．4．4品质主管根据每月发出商品质量损失明细，分析界定质量损失的责任单位与责任人，并形成书面处理意见报总经理批准后，反馈相关单位。

6．4．5人力资源行部政主管对经过试用期以后离职的员工离职原因进行调查，填写《员工离职原因调查表》，并每月汇总报送人力资源部经理，由部门经理提出分析、改进方案报总经理审阅。

6．4．6品质部统计员月末负责将质量情况统计表相关品质指标汇总，填写《月份品质报表》报管理者代表和公司总经理及部门负责人各一份。

6．4．7总经理及各部门负责人根据《月份品质报表》和相关部门报告材料，对品质目标达成的情况进行相关的分析，并按《纠正和预防措施控制程序》提出并制定纠正和预防措施。

6．4．8品质部负责按《纠正和预防措施控制程序》对制定纠正和预防措施的效果进行跟踪和监督。

7．0相关文件
7．1《纠正和预防措施控制程序》
8．0 相关表格
8．1《印面检验日报表》
8．2《损耗统计表》
8．3《月份品质报表》
8．4《补纸统计表》
8．5 《PS版使用状况登记表》
8．6《成品检验日报表》
8．7《客户抱怨记录表》
8．8《补数通知单》
8．9《员工离职原因调查表》
附录一、品质目标管理流程图
流程图 责任部门/人 相关文件/资料
总经理、部门经理
相关部门
相关部门 相关表格 品质部 《品质日报表》《月份品质报表》
相关部门 《纠正和预防措施控制程序》
附录二、补数流程图
流程图 责任部门/人 相关文件/资料
品质部、生产管理部 《印面/成品质检日报表》
品质部 《补数通知单》
客户服务部/总经理 同上
生产管理部 《生产施工单》
1．0 目的
为使本公司的生产高效、有序的运行，确保产品能保质、保量、准时交付。

2．0 范围
从《业务传单》下达到产成品入库为止。

3．0 职责
3．1客户服务部内勤负责审核客户资料、填写《业务传单》。

客服部经理负责对《业务传单》的审核。

3．2新品开发部工艺技术人员负责制定《产品工艺单》，并建立客户档案。

3．3生产管理部根据《产品工艺单》、《业务传单》，负责编制《采购订单》、《生产施工单》和生产计划，控制生产进度及特殊情况下的委外加工。

3．4采购员根据《采购订单》及其它原辅材料的库存情况，实施采购。

3．5胶印车间生产计划由生产管理部经理制定并落实到机组，胶印车间各机长负责组织机组人员保证日生产计划任务的完成。

3．6后加工车间主管负责根据生产管理部经理下达的生产计划指令，组织各机台、班组实施作业计划，控制和协调各机台、班组作业进度，保证日生产计划任务的完成。

3．7 各机长、班组长严格执行日生产计划指令，按时完成作业计划。

3．8手工盒车间根据客服部下达的生产计划组织生产，按时交货。

3．9客户服务部内勤负责跟踪汇总客户订单的生产进度情况，及时回复客户生产进度信息。

4．0 定义
特殊情况：
1．超出本公司生产设备加工制造范围时。

2．客户交期特急而本公司无法满足客户交货期时。

5．0 流程图（见附录）
6．0 作业程序
6．1生产计划和指令
6．1．1客户服务部接到客户订单及资料以后对其进行审核，审核合格后，由客服内勤开出《业务传单》，经客服部经理审核后将《业务传单》传到新品开发部，新品开发部工艺员根据《业
务传单》提供《产品工艺单》；并连同《业务传单》一起传递到生产部。

如涉及合同变更的，按《合同评审程序》执行。

6．1．2生产管理部经理根据《产品工艺单》及《业务传单》的交货要求，编制《采购订单》交采购员采购，并制定《生产施工单》及生产计划，下达计划和指令，监督、协调、控制各车间生产进度，同时将生产计划及进度信息及时反馈客户服务部，并由客服部将相关信息传达至相关部门。

特殊情况下需要委外加工经总经理批准后，按《委外加工控制程序》执行。

6．1．3采购主管接到《采购订单》后，根据《采购控制程序》实施采购。

6．1．4 打样用物料由新品开发部提出物料要求，交采购员实施采购。

6．1．5进料检验员对所采购的材料依照《进料检验程序》进行检验。

6．1．6胶印车间依据生产管理部生产计划生产，后加工车间按生产管理部生产计划和胶印车间的进度组织生产。

6．2生产进度的控制
6．2．1 胶印车间根据生产计划的顺序和各机台日生产数量进行生产作业，严格控制日生产进度的完成。

6．2．2 胶印车间机长应根据自己机台的生产数量、品种填写日生产记录，并经生产管理部经理审查后由统计人员收集数据。

6．2．3 后加工各车间依据生产管理部的生产计划及上工序转来的作业资料，由车间主管安排好各生产作业机组（机台）、班组日生产数量，严格控制进度的完成。

6．2．4 生产管理部根据《生产日报表》和《产成品入库表》以及《品质日报表》这三项表格对日生产计划和进度进行跟踪验证。

6．2．5 如生产计划发生变化，相关人员应按《合同评审控制程序》及时通知生产管理部，生产管理部经与上级协商，获得批准后通知各车间临时改变作业计划，重新调整生产进度。

6．2．6 若遇进度落后不能如期完成交货，生产管理部应及时通报客户服务部，由客户服务部和客户协商解决，如协商解决不成，及时汇报总经理后想办法解决。

6．2．7 若遇特殊情况，不能满足客户要求，需要外发加工的，按《委外加工控制程序》执行。

6．2．8客户服务部内勤自《业务传单》下发后，建立《客户订单进度跟踪表》并联系生产管理部确认投产时间，跟踪生产过程进度及完工交付信息，根据客户需求及时提供服务。

当生
产进度不能满足客户需求或客户需求发生较大变化时，将信息及时汇报客服部经理并由客服部经理协调生产管理部及客户解决。

7．0相关文件
7．1《进料检验程序》
7．2《合同评审控制程序》
7．3《采购控制程序》
7．4《委外加工控制程序》
8．0相关表单
8．1《业务传单》8．2《生产计划
8．3《生产施工单》8．4《生产日报表》
8．5《产成品入库表》
附录：生产控制流程图
流程图 权责单位/人 相关控制表单/程序
客户服务部 客户订单 新品开发部
《产品工艺单》
/生产管理部 《采购订单》《生产施工单》
生产管理部 周生产计划表
生产管理部/车间/客户服务部《合同变更通知单》 品质部 《补数通知单》《生产施工单》 生产管理部 同上 生产管理部 《生产日报表》《产成品入库报表》
1．0 目的
提供满足客户要求的样品。

2．0适应范围
适应于为客户试制样品的过程控制。

3．0职责
3．1客户服务部内勤负责收取客户样品资料（样稿、色稿、内容稿、菲林等）以及准确转达客户对样品质量提出的各种要求。

3．2新品开发部负责客户财产登记与保全、加工工艺的设置以及下发资料至各相关部门。

3．3生产管理部负责样品制作的全过程且保证样品满足客户的要求。

3．4品质部经理、生产管理部经理、客户服务部经理负责对样品的质量签名确认。

4．0定义（无）
5．0流程图（见附录一）
6．0作业程序
6．1客户服务部根据客户要求填写《样品试制通知单》，并连同样品、图稿及文字等资料一起交给新品开发部。

6．2新品开发部工艺人员根据《样品试制通知单》开具《打样施工单》，并根据工艺加工要求及特点，进行工艺设置，提出打样所需材料交采购主管组织采购（有库存材料例外），且将单据审核无错后转发生产管理部。

同时新品开发部对客户提供的样品、图稿及文字等资料，登录在《顾客财产登记表》中，并于各相关单位使用后及时回收，妥善保管并保障客户财产完整不损失。

6．3采购主管负责材料的查询和准备工作。

6．4生产管理部接《打样施工单》后按计划组织生产。

6．5切纸工序根据生产指令的排程领用纸张及进行切纸作业。

6．6晒版工序根据《打样施工单》，按《晒版工作指引》进行晒版作业。

6．7印刷工序及后加工根据《打样施工单》要求，按照各工序《工作指引》进行生产
6．8印面、成品检验根据《打样施工单》要求，会同新品开发部工艺技术人员进行全检。

6．9．1客户服务部客户经理将确认的样品送至客户确认，客户确认合格签样后由客户经理负责带回签样交新品开发部工艺技术人员存档，按《样品、菲林色稿、模切图管理指引》执行管理。

6．9．2经确认不合格样品由客户经理负责带回，填写《审样记录表》向新品开发部及生产管理部反映客户意见，若是生产的问题则由生产管理部重新做样，品质部界定责任并实行处罚。

若是设计和工艺的问题则直接由新品开发部修改后交生产部重新打样。

7．0相关文件
7．1《各工序工作指引》
7．2《样品、菲林色稿、模切图管理指引》
8．0相关表格
8．1《样品试制通知单》
8．2《打样施工单》
8．3《审样记录表》
8．2《打样施工单》
附录一：产品试制打样流程图
流程图责任部门/人相关表格/文件
客户服务部样品试制通知单
客户服务部工艺技术人员
/采购主管材料需求单
客户服务部
切纸工序《切纸工作指引》
印刷车间《印刷工作指引》
品质部检验员《印刷检验指引》
上光，覆膜《上光工作指引》
《覆膜工作指引》
裱瓦工序《裱纸工作指引》
模切/烫金工序《模切工作指引》
《烫金工作指引》
糊盒工序《糊盒工作指引》
品质部检验员《成品检验工作指引》
成品组《包装工作指引》
品质部，客户服务部，生产管理部三方签名确认
客户服务部样品
客服部工艺技术人员《样品、菲林色稿、模切图管理工作指引》
1．0目的
控制所有产品委外加工的方式，确保外发加工产品的质量达到客户的要求。

2．0适应范围
适应所有产品委外加工过程的控制
3．0职责
3．1客户服务部、生产管理部、品质部、财务部负责对合格委外加工单位的选定工作，并按《供应商评审管理程序》执行。

3．2客户服务部负责与特殊委外加工单位签订加工合同。

新品开发部工艺员负责与常规委外加工单位签订加工合同。

3．3新品开发部工艺技术人员负责常规委外加工产品的外发、经办、跟踪及检验工作。

3．4生产管理部负责特殊委外加工产品的外发，经办及跟踪工作。

3．5 各工序主管负责对特殊委外加工产品的质量检验。

3．6 财务部负责委外加工的结算。

4．0定义
4．1常规委外加工产品：菲林，刀模版，烫金，凹凸版等超出本公司生产设备加工制造范围。

4．2特殊委外加工：因工艺技术，生产能力及交货日期无法满足客户交货要求的。

5．0流程图（见附录一、附录二）
6．0作业程序
6．1常规委外加工
6．1．1新品开发工艺员与选定的常规委外加工单位签订《加工合同》。

6．1．2新品开发部工艺技术人员根据《加工合同》、《业务传单》、以及客户提供的相关资料，对菲林版、刀模版、烫金凹凸版进行外发加工，并跟踪加工进度保障满足生产需要。

6．1．3常规委外加工产品送回公司，由新品开发部工艺技术人员负责检验，合格后在外协厂商送货单上签字，做为结算依据，并作好相关的记录。

6．2特殊委外加工
6．2．1特殊委外加工分两类：一、我公司计划外急单无法满足交货期时，所有工序全部委外
加工，成品直接发客户；二、因客户产品某工序有特殊的工艺要求（本公司现状不能满足加工要求）的。

A、半成品委外加工成成品后回到公司；B、半成品某道工序外发加工后回到公司，由公司完成后工序的生产。

6．2．2特殊委外加合同的签订：客服部经理在请示总经理批准后，与选定的合格委外加工单位签订《委外加工合同》。

6．2．3特殊委外加工产品的外发：
6．2．3. 1全部委外加工，成品直接发客户的由客服部经理根据合同直接外发。

并由生产管理部质量主管跟踪质量，客服部根据客户要求追踪生产进度。

6．2．3. 2半成品委外加工的，由生产部管理部经理根据生产实际情况通知生产管理部统计，由生产管理部统计负责委外加工产品的外发，生产部经理负责跟进生产状况，。

6．2．4新品开发部工艺技术人员负责提供委外加工产品的加工工艺标准和标样，并负责工艺标准和标样的收回。

6．2．5生产管理部、品质部负责确认特殊委外加工产品的标准样品。

6．2．6半成品委外加工的外发加工材料，由外发加工工序的前道工序车间负责数量的清点，生产部统计负责委外加工产品的外发，并开具《外协加工出库单》，外协加工单位负责人在上面签字后，生产部和委外加工单位各一联，以便跟进。

6．3委外加工产品的入库
6．3．1运回公司的外发加工成品检验由成品管理员负责，经检验合格后作出合格标识，并开具《检验报告单》和收货数量交生产部统计核实后在其送货单上签字交仓库办理成品入库手续。

经检验不合格的做好不合格标识，并通知外协厂商来处理；
6．3．2运回公司需做下工序生产的半成品，由生产管理部经理通知下工序接收；并由下工序车间主管检验质量和核实数量，并交生产部统计员核准数量。

6．3．3外发加工成品直接发客户的，凭客户的入库单办理入库手续。

6．4委外加工不合格品的处理
6．4．1委外加工产品经检验不合格需报废的，由生产部经理通知外协加工单位负责人确认并开不合格品通知单，外协加工单位负责人签字后由生产部经理交仓库进行入库数量的扣减。