高尔夫球场-会籍售后服务管理制度

一、目的：明确岗位职责，规范工作程序

二、适用范围：会服主管、会服文员制度

三、制度内容：

1、提供优质、高效、人性化的会员售后服务。

2、入会流程

3、会员预付款

4、会员违规处理

5、具体表现：会员转让、更名、缺席、变更公司地址、会员例赛、会员外地赛

6、其它会员增值服务

四、程序：

1、入会流程：

1、任何有意成为会员的申请人必须从球会领取一份《入会申请书》、《会籍章程及权益书》，

填妥申请表格及该等文件签署后，连同相关证明文件及球会不时厘定之所需费用（包括

会籍费及会籍月费）新入会会员（配偶）的照片2张、身份证复印件交回球会审批。

2、申请人经将所需交纳的费用直接汇入球会指定帐号，在球会审批会员入会资格时，会籍

费用、月费等款项应由财务部审核。

3、球会审批有关申请后，由市场部向通过审批的申请人发出欢迎函、临时会员卡，市场部

销售代表负责跟进会员在“临时会员卡”上的签名。

4、会员入会后20个工作日内市场部应为其办理好正式会员卡及球包牌，并于30个工作日

内办理好会员资格证书。对于分期付款的会员，须在其付清所有入会款项之后，方可领

取资格证书。会员在领取以上三种证件均须将临时会员卡及领取确认单交回。

5、申请人须签订《入会申请书》、《入会合约书》，并缴付定金人民币10000元后的7天内付

清会籍条款及当年管理费，申请人如未能在规定时间内缴付之余款，球会有权取消其申请资格而无须退还已付款项。

6、球会向不获批准的申请人全额退回已收取之款项（不计算利息），但若款项以信用卡形式

收款，球会须扣除一定比例款项作信用卡手续费，而只退回余额。球会有绝对酌情权批准、押后或拒绝入会申请而无需给予解释及理由，球会的决定为最终。同时球会拥有绝对权力的修订、增加或豁免入会申请的任何条款及条件。

7、收集新入会会员的照片4张、身份证复印件及入会资料（《入会申请书》、《入会合约书》）；

配偶卡收集会员配偶照片2张、身份证复印件；归类保存到会员入会资料；

8、收到会员入会费转账凭证，交予财务，为会员制作会员档案；

9、每一期会籍销售完毕，报总公司审批；

10、根据总公司文件指示，为新入会会员办理会员卡的派送事宜：派送会员卡的礼物准备，

《会籍确认信》与《入会合约书》盖章，会员卡及球包牌的制作；

11、会员卡及资料准备好后，告之新入会会员可领取会员卡，由会服文员派送并签收物品详

单；

12、对会员/VIP的资料进行升级管理和保密制度。

2、预付款办理流程（仅限会员）：

1、会员需要办理预付款，与会员沟通预付款的办理方式及消费需注意事项；

2、提供公司的账号给会员，提供预付款《协议书》2份和《签单申请表》给会员签字盖章。

3、请财务查收预付款到账，并收回《协议书》和《签单申请表》；填写《合同审批单》，《协

议书》盖章生效。

4、两份《协议书》由会员与球会各执一份；会服文员做好归档；并跟进财务客人消费事宜。

3、会员违规处理流程：

4、 会员转让程序

会员全部满足以下条件后可转让会籍：

1、 会籍有转让的会员与球会会服/销售人员联系，球会会服/销售人员告知其更名方式及收费

规定，并提供《会籍转让申明》、《会籍转让确认书》。 2、 会员在其正式成为会员日起满2年；

3、 球会为对方提供《会籍转让申明》、《会籍转让确认书》，对方公司填写相关内容，需对方

签名并盖章，提前三十日向球会送达转让会籍申明。球会需收取原件，由市场部同事填写《会籍转让审批表》报相关部门负责人审核。

客人违规处理流程（草案）

4、会籍审核委员会对相关资料审核通过后，依球会规定缴纳相应的转名手续费；

5、退还会员卡、会籍证书和储物柜钥匙等相关资料和财产，丧失球会会籍。

受让会籍者自取得会员卡或会籍证书之日起正式成为球会会员。

6、新入会人需填写《会籍申请表》，并提供2张2寸彩色近照和本人身份证复印件予球会会

服建档，如需办理配偶卡需提供结婚证复印件，配偶2张2寸彩色近照及身份证复印件。

7、会服/销售人员通知对方公司缴纳球会规定的相关费用。自缴费之日起，原会员将由新会

员取代。

8、会服将原会员在远古系统的状态设为历史会员，并新建新会员档案。市场部将以内部通

函的形式告知相关部门。

9、市场部跟进制作新会员的会员卡并派送至新会员。并做好档案的分类管理与存档。

5、公司会籍更名程序

1.团体会籍有更名需要的公司在职人员与球会会服/销售人员联系，球会会服/销售人员告知

其更名方式及收费规定。

2.球会为对方公司提供《团体会籍更换提名人申请表》，对方公司填写相关内容，需对方公

司授权人签名并加盖对方公司章。球会需收取原件，由市场部同事报相关部门负责人审核。

3.原团体会籍会员需退还球会入会资料（包括：会员卡、《会籍确认信》、《入会合约书》、

《球会章程》各一份），原赠送之入会礼物不需退还。如遇入会资料全部遗失者需对方提供关于入会资料的《遗失声明》。

4.新提名人入会需填写《团体会籍申请表》，并提供2张2寸彩色近照和本人身份证复印件

予球会会服建档，如需办理配偶卡需提供结婚证复印件，配偶2张2寸彩色近照及身份证复印件。

5.会服/销售人员通知对方公司缴纳球会规定的相关更名费。自更名费缴纳之日起，原公司

会籍提名人将由新提名人取代。

6.会服将原会员在远古系统的状态设为历史会员，并新建新提名人会员档案。市场部将以

内部通函的形式告知相关部门。

7.市场部跟进制作新提名会员的会员卡并派送至新提名会员（团体会籍更名将不再提供《会

籍确认信》与《入会合约书》）。并做好档案的分类管理与存档。

6、会员各类费用收取程序

1、会员各类费用包括入会费、年费，费用收取主要由市场部会员服务人员完成，分为出单、

催收、收款登记、核消归档等程序。

2、球会的会员须于每年12月底前预交本人及其附属会员的下一年的整年月费。市场部会员

服务人员于每年12月1日前将会员月费单全部打印出来，与财务部核实确认后将会员月单寄出，会员在12月底前将款付清。超过30天则加收滞纳金。超过6个月未交，根据会章有关条款，可暂停该会员会籍。

3、市场部人员在确认该会员月费已缴交后，做记录并核消归档。

4、除非另有协议，否则会籍月费一经支付，不获退回。

5、会员入会一般为一次性付款。对于分期付款购买的会籍，市场部人员负责该类款项的收

回工作，按照合同定期通知会员缴交分期款额，并负责跟进催收。对于已确认补帐的款项，要及时登记并核消。

6、市场部人员将存包到期的客人名单逐一核对，负责打印交易所并邮寄给客人。市场部人

员负责跟进并催缴。

7、附属卡申请（取消）程序

1、凡会员之合法配偶及年龄介于4至18岁的未婚子女均可申请成为相应会籍的附属会员。