11-文件销毁清单
行政公文的归档和销毁程序
行政公文的归档和销毁程序随着社会的进步和发展，行政公文在日常工作中扮演着重要的角色。
为了确保行政公文的管理和保存，归档和销毁程序成为了必不可少的一环。
本文将详细介绍行政公文的归档和销毁程序，并提供一些实用的方法和建议。
一、归档程序1. 完善的文件分类：行政公文应按照文件类型进行分类，如会议纪要、通知公告、报告材料等。
每个文件应贴有标签，并注明文件编号、日期等信息，以方便日后查找和管理。
2. 文件整理与装订：归档前，应对文件进行整理，确保纸张完整无缺。
可以使用文件夹或文件柜进行装订和分类，或者采用电子文档管理系统进行存储，以提高效率和便捷性。
3. 编制归档清单：在归档过程中，应编制详细的归档清单，包括文档名称、编号、存放位置、保管责任人等信息。
清单应保存在明显的位置，以便随时查看和更新。
4. 存储环境的选择：为了确保行政公文的安全和保存完整性，应选择适当的存储环境，防潮、防火、防尘等设施都应妥善配置。
同时，对于重要文件可以选择进行电子存储和备份，以备不时之需。
二、销毁程序1. 定期审查：行政公文在一定时间后需要进行审查，及时发现和处理过期、无效的文档。
可以设立定期检查的时间节点，将过期文件进行记录并通知相关部门进行处理。
2. 合法的销毁方式：对于不再需要保留的文件，应采取合法的销毁方式，如文件碎纸机、焚烧等。
在销毁前，最好有相关的销毁证明和记录，以确保文件的彻底销毁。
3. 注意信息安全：在销毁过程中，应注意保护文件中的重要信息，防止泄露和滥用。
对于涉及个人隐私或商业机密等文件，应采取相应的保密措施，如切割机、密封袋等。
4. 彻底清除痕迹：销毁完文件后，还需要对废纸或废物进行彻底清除，确保不留任何痕迹。
可以委托专业机构进行处理，以确保销毁的完全性和隐私的保护。
三、附加建议1. 建立良好的档案管理制度：行政机关应制定并严格执行档案管理制度，规范各项流程和操作。
包括文件的收集、整理、归档、销毁等环节，都需要明确的操作规范和责任人。
办公室文件管理制度细则
办公室文件管理制度细则一、总则为了提高办公室工作效率，保证文件管理的规范化、科学化和标准化，特制定本制度细则。
本制度适用于办公室内各类文件的收发、归档、保管和利用等管理工作。
二、文件分类1、按照文件的性质，分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。
2、按照文件的来源，分为内部文件和外部文件。
3、按照文件的机密程度，分为绝密文件、机密文件、秘密文件和普通文件。
三、文件编号1、所有文件应进行统一编号，编号应具有唯一性和可识别性。
2、编号规则应明确，包括文件类型、部门代码、年份、流水号等要素。
四、文件收发1、设立专门的文件收发岗位，负责文件的接收、登记和分发。
2、接收文件时，应仔细核对文件的数量、文号、标题等信息，确保无误。
3、对收到的文件进行分类登记，记录文件的基本信息，如文件名、文号、来文单位、收文日期等。
4、根据文件的内容和性质，及时将文件分发给相关人员或部门，并要求签收。
五、文件归档1、明确归档范围，包括重要的文件、合同、报告、通知等。
2、归档文件应按照分类进行整理，保证文件的系统性和条理性。
3、每份归档文件应附上归档清单，注明文件的名称、编号、日期、页数等信息。
4、归档文件应存放在专门的档案柜中，按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。
六、文件保管1、档案柜应保持整洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫等措施。
2、严格限制非档案管理人员进入档案存放区域。
3、定期对档案进行检查，如发现文件破损、缺失等情况，应及时采取补救措施。
七、文件利用1、内部人员因工作需要查阅文件时，应填写查阅申请单，注明查阅目的、文件名称等信息，经部门负责人批准后，方可查阅。
2、查阅文件时，应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改、转借文件。
3、如需复制文件，应经档案管理人员同意，并在复制件上注明复制日期和份数。
4、外部单位查阅文件时，需经办公室负责人批准，并按照规定办理相关手续。
八、文件销毁1、对于超过保存期限的文件，应进行鉴定和销毁。
档案销毁要求
档案销毁要求档案销毁是指将无需保留的档案进行彻底的销毁处理，以保障档案管理的安全性和机密性。
档案销毁的要求包括以下几个方面。
一、销毁时间要求1. 定期销毁：根据档案管理规定的时间周期，定期对档案进行销毁。
比如，对于保管期限已满的档案，应在规定的时间范围内进行销毁处理。
2. 即时销毁：针对某些需要立即销毁的档案，比如机密文件、涉及个人隐私的文件等，应立即进行销毁，以防止信息泄露和不当使用。
二、销毁方式要求1. 物理销毁：常见的物理销毁方式包括撕毁、破碎、烧毁等。
对于纸质档案，可以选择机械撕裂或者高温烧毁的方式进行销毁；对于光盘、磁带等媒介档案，可以选择磁化、碾碎等方式进行销毁。
2. 数字销毁：对于电子档案，应采取合适的技术手段对文件进行清除、销毁。
比如，可以使用数据擦除软件来清除文件在磁盘上的痕迹，确保文件无法被恢复。
三、销毁证明要求1. 销毁清单：销毁档案时，应编制详细的销毁清单，记录销毁的档案名称、档号、数量等信息，同时需由相关责任人签字确认。
2. 销毁证明：销毁完成后，应出具销毁证明，包括销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，供后续审计和跟踪处理。
四、销毁程序要求1. 审批程序：档案销毁前，应进行审批程序，确保销毁工作符合相关政策法规和档案管理制度规定。
审批程序应包括相关部门的批准、相关人员的签字等环节。
2. 监督程序：档案销毁过程中，应设立监督程序，以确保销毁工作的公正性和合规性。
监督程序应包括对销毁人员的背景审核、销毁现场的监控等。
五、销毁安全要求1. 物理安全：销毁过程中，应确保档案不会被未授权人员接触和获取。
销毁现场应设置门禁、监控等设施，只允许授权人员进入。
2. 信息安全：对于涉及敏感信息的档案，应采取措施保障信息的安全性。
比如，销毁前应对相关信息进行加密处理，以防止被恶意利用。
档案销毁是档案管理中至关重要的一环。
只有通过严格的销毁要求和程序，才能确保档案的信息安全和保密性。
相关部门和人员应严格执行销毁要求，做好销毁工作的记录和备案，以便后续跟踪和审计。
CRCC产品认证需要准备的文件记录清单(编)
18
测量，分析和改进
内部审核《内部审核控制程序》
1.年度内审计划2.内审实施计划3.内审检查表4.不符合报告5.内部质量体系审核报告6.不合格项分布表7.首，末次会议签到表8.内审会议记录
过程检验《生产过程控制程序》
▲出厂检验《最终产品检验规程》《淋雨实验规程》《气密性实验规范》《隔声实验规范》
1.合格供应商名录2.年度/月度供应商业绩评价报告3.年度供应商审核计划4.供应商现场审核报告5.FAI清单6.供应商首件（样件）鉴定报告7.供应商首件检验报告8.放行检验记录9.停止货通知书10.取消资格通知书11.临时供应商申请表12.供应商变更申请表
原材料检验或验证和定期确认检验控制程序《不锈钢制品进货检验指导》《铝制品进货检验指导》《橡胶密封条进货检验指导》《进货产品检验指导》《焊接产品进货检验指导》《喷塑表面质量要求和检验步骤》《塑料件进货检验指导》《金属及电镀件表面质量要求和检验程序》《到货产品标识与文件资料要求》
3
技术文件控制
技术标准文件
工厂制定产品企业标准，并具备和贯彻执行有关国家法律，法规和认证检验依据，企业标准严于和符合相应国家法律，法规和认证检验依据要求
设计文件
完整图纸和技术资料，自行开发的产品因有全套设计文件和设计验证，设计确认资料，且具有型式实验报
1.型式实验报告
工艺文件
工厂应具备生产所需的各种工艺文件，能够正确指导生产。（其中应规定工装，量具，工艺，材料定额，工位器具等项，并有工装设计和验证资料。）
1.往来信息记录2.售后服务信息记录
15
特殊过程
补《特殊过程制度》
对产品质量不易或不能经济地进行验证的特殊过程，应事先进行设备认可和人员鉴定，按规定的方法和要求进行操作，并对适宜的过程参数和产品特性进行监视
各部门归档文件清单
档案借阅记录
3年
1年1次
1月10日前
档案/文件销毁记录
永久
1年1次
1月10日前
检定/校准证书
3年
1年1次
1月10日前
应用部
历往设计错误汇总表
永久
1年1次
1月10日前
技术协议
10年
1年1次
1月10日前
售后服务部
现场服务单
3年
1月1次
每月10日前
返厂服务单
3年
1月1次
每月10日前
返厂检测报告
3年
1月1次
每月10日前
生产部
设备台账
3年
1年1次
每月10日前
设备点检表
3年
1月1次
每月10日前
超声波清洗剂浓度检测表及更换记录
3年
1年1次
1月10日前
信息部
计算机设备台账
3年
1年1次
1月10日前
设备点检表
3年
1年1次
1月10日前
销售部
销售合同及评审
10年
1月1次
每月10日前
协议类
10年
1月1次
每月10日前
档案室
文件收发记录表
3年
1年1次
1月10日前
文件更改/作废申请表
5年
随时
文件移交清单
永久
1年1次
1月10日前
其他记录
3年
1年1次
1月10日前
质量部
质量体系文件
废止后1年
随时
质量目标分解及统计数据
5年
1年1次
1月10日前
组织环境和相关方识别和评价
文件投入销毁袋时的规定
文件投入销毁袋时的规定一、凡是发给人大机关各室的文件、资料，年底要定期清理上交，剩余部分由办公室集中统一销毁。
二、销毁秘密文件、资料前，要逐份清点，登记，填写销毁文件清单，经领导审批后，捆扎结实或装入袋中，到指定地点，由两人以上监销，严禁失散或泄密。
三、各部门和个人，凡不需要立卷或超过保管期的文件、资料，要定期销毁，对于不按规定销毁秘密文件、资料者，造成重大泄密的，必须严肃处理。
重要文件类：这类文件主要包括你的房子，车子，保险等文件，还有就是你XX时代的证书，以及你的孩子的证书，这些东西不管你是不是喜欢，它都应该是你必须好好保存的重要文件。
另外还有一些例如市民卡、XX卡、购物卡、会员卡等，也应该归为这一类，他们都是很重要的文件类，只是后者是属于重要文件中的常用类，所以，账本文件销毁方法，应该和前者区别对待。
对于不常用的重要文件，账本文件销毁工具，可以用不同的文件袋分别存放，然后再文件袋上贴上标签，存放在抽屉或者箱子里，需要的时候在拿出来；而对于常用的重要文件，可以找一个大小合适的收纳筐，账本文件销毁服务，将它们统一收纳于便于拿取的地方，需要的时候随手拿起，用完回到家之后又放回原位，这样就不会因为着急出门办事而找不到重要文件而烦躁。
销毁涉密载体有哪些保密要求？销毁涉密载体应当符合XX保密规定和标准，确保销毁的涉密信息无法还原。
1.决定销毁的涉密载体，应进行清点登记造册，经本本单位主管XX审查批准后销毁。
2.送销毁机构销毁的涉密载体，应严密封装，由专人押送到保密XX管理部门建立的销毁机构或定点承销单位销毁。
3.单位自行销毁少量涉密载体的，应当使用符合**保密标准的销毁设备和方法。
4.严格禁止将拟销毁的涉密载体作为废品出售或转送他人。
文件销毁的处理方法有哪些？众所周知，把文件放到专门的销毁公司进行销毁，不仅方便、简单、环保、价格低廉，而且可以降低文件安全风险。
因此，清溪镇文件销毁，现在基本上，很多的公司都是把文件交给销毁公司进行销毁。
质量记录文件清单
A/0
XX/QR-075
A/0
长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 二年 二年 二年
潜在失效模式及后果分析程序 XX/QP-010
技术部
生产件批准程序 XX/QP-011
技术部
纠正和预防措施控制程序 XX/QP-012
质量部
76 《纠正/预防措施验证记录》 77 《物料卡》 78 《产品标识卡》 79 《工作联系单》 80 《会议签到纪录表》 81 《计量型数据控制图》 82 《计数型数据控制图》 84 《顾客财产损坏、丢失登记表》 85 《顾客产品检验报告》 86 《顾客提供产品登记表》 87 《顾客技术资料清单》 88 《过程检查管理综合台帐》 89 《过程审核问题通知单》
A/0
XX/QR-114
A/0
三年 三年 三年 一年 一年 一年 二年 一年 二年 长期 一年 一年 长期
生产过程控制程序 XX/QP-022
制造部
工装控制程序 XX/QP-023
技术部
116 《工装领用登记表》 117 《工装更换计划》 118 《设备/工装/模具封存/报废申请单》 119 《设备配置申请表》 120 《项目采购订单》 121 《设备验收单》 122 《设备管理台帐》 123 《设备档案簿》 124 《设备维修/保养记录》 125 《设备年度维护计划》 126 《设备利用率统计报表》 127 《设备日常点检表》 128 《采购协议》
XX/QR-093
A/0
95 《产品审核报告》
XX/QR-094
A/0
96 《偶发事件分析及影响评估报告单》
XX/QR-095
A/0
97 《入库单》
XX/QR-096
文件销毁处理保密协议范本
协议编号：________________甲方（销毁单位）：________________乙方（文件提供单位）：________________鉴于：1. 甲方为依法成立的单位，从事文件销毁处理业务，具备相应的资质和能力。
2. 乙方因工作需要，需将部分文件进行销毁处理。
3. 双方本着平等、自愿、诚实信用的原则，就文件销毁处理事宜达成如下协议：第一条协议内容1.1 乙方将涉及保密信息的文件交由甲方进行销毁处理。
1.2 甲方承诺严格按照国家保密法律法规和相关标准，对乙方提供的文件进行安全、彻底的销毁。
1.3 甲方在文件销毁过程中，不得泄露乙方文件中的任何保密信息。
第二条文件交接2.1 乙方应在文件交接前，对文件进行整理、分类，并填写《文件销毁清单》。
2.2 乙方将填写好的《文件销毁清单》及文件一并交给甲方。
2.3 甲方在收到文件后，应认真核对文件种类、数量等信息，确认无误后签字确认。
第三条文件销毁3.1 甲方采用符合国家保密法律法规的文件销毁方式，包括但不限于物理销毁（如碎纸、焚毁）和电子销毁（如数据擦除）。
3.2 甲方在文件销毁过程中，应确保文件无法恢复，防止保密信息泄露。
3.3 甲方在文件销毁后，应向乙方提供《文件销毁证明》，证明文件已按约定销毁。
第四条保密义务4.1 双方对本协议内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。
4.2 甲方在文件销毁过程中，不得泄露乙方文件中的任何保密信息。
4.3 乙方在文件交接过程中，应妥善保管文件，防止文件丢失或泄露。
第五条责任与赔偿5.1 若因甲方原因导致乙方文件泄露，甲方应承担相应的法律责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。
5.2 若因乙方原因导致文件泄露，乙方应承担相应的法律责任。
第六条协议期限本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为____年。
第七条协议变更与解除7.1 本协议的变更或解除，需经双方协商一致，并以书面形式签订补充协议。
7.2 在协议有效期内，任何一方未经对方同意，不得擅自变更或解除本协议。
文件档案管理制度条例
文件档案管理制度条例制度,是大家约定俗成的规矩,对于公司的文件档案管理,人员的工作管理需要依靠制度的规范执行。
那么,大家知道制度的格式吗?下面是由作者给大家带来的文件档案管理制度条例7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度条例篇1为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
安全文件管理目标及内容：1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。
2、要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。
3、应及时送交领导，不要挤压。
4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。
5、保存时，要保持文件的完整性。
6、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。
7、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。
8、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
9、传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。
10、借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。
借阅人必须做好保密管理，不得翻印和复印，不能转借他人。
11、对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。
文件档案管理制度条例篇2(一) 质量文件包括各类文件、手册、作业指导书,有关标准、规范、规程,试验检验质量活动记录等。
(二) 建立收发文件记录,建立质量体系文件清单,及时收集整理质量活动记录(样品台帐、试验记录、试验报告、试验台帐等)。
(三) 质量文件由资料员建立档案分类妥善保管。
(四) 工程试验检测资料,由资料员随着工程进展及时整理并负责归档保管,工程竣工后移交技术部门统一归档上缴项目部。
知识产权记录清单
长期
27
XX/QR202
年度培训需求调查表
XX/ QESP06
行政财务中心
3年
28
XX/QR203
年度培训计划表
XX/ QESP06
行政财务中心
3年
29
XX/QR204
培训申请表
XX/ QESP06
行政财务中心
3年
30
XX/QR205
培训签到表
XX/ QESP06
行政财务中心
3年
31
XX/QR206
知识产权记录清单
文件编号：
序号
表单编号
表单名称
表单来源
保存部门
保存期限
1
XX/QR001
文件发放清单
XX/QP01
发放部门
长期
2
XX/QR003
文件发放回收记录
XX/QP01
发放部门
3年
3
XX/QR004
文件遗失登记表
XX/QP01
各部门
3年
4
XX/QR005
文件更改申请单
XX/QP01
知识产权部
3年
综合信息中心
长期
61
XX/QR098-A
供应商名录
XX/ QESP15
综合信息中心
长期
62
XX/IPR720-04B
知识产权评估报告
XX/IP11-2022
管理运营中心
长期
63
XX/IPR840-01C
合理化建议审批表
XX/IP19-2022
管理运营中心
5年
64
XX/IPR850-01A
知识产权分析报告
关于统一回收销毁各部门已过期或作废的企业内控文件、机密资料和数据报表的通知之欧阳理创编
关于统一回收销毁各部门已过期或作废的企业内控文件、机密资料和数据报表的通知集团公司各部门：根据办公室搬迁工作要求，为避免各部门在搬迁工作中将已过期或作废的文件和含有数据的各类报表、资质文件乱丢乱扔，造成数据对外泄密，现对该项工作要求如下：一、综合办为该项工作的具体监督实施单位，专人负责制；二、各部门指定一名该项工作对接人，统一收集后将需要销毁的各类文件资料用规定的填报格式附表，经部门负责人审批签字后送综合办指定位置统一处理；三、销毁范围：涉及企业机密、工作秘密、商业秘密以及个人信息的过期或作废文件，包括：1、涉密的文件、资料、图纸、试卷；2、经鉴定已超过保密期限、无保存价值、确需销毁的文书档案、财会档案和各种专业档案；3、各种已作废的内部刊物、内部资料、图纸、报表、证件；4、打印过程中产生的文件资料的废页；四、送销时须出具填写完整并经部门负责人签字审批手续的销毁清单（一式两份，表格见附件），否则，综合办拒绝接收待销文件，由此产生泄密造成不良影响将追究部门相关负责人；送销人配合综合办工作人员完成交接手续后在指定位置履行现场监销职责。
五、各部门一律不准将企业内控文件、资料报表私自处理，更不准卖给小商小贩，对违反规定者一经查处，必将严肃处理。
六、为了堵塞销毁环节的泄密渠道，切实加强公文销毁工作中的保密管理，望各部门严密组织、认真执行、精心筛选过期或作废的各类资料文档，认真开展文档清理工作，做好登记，建档造册，对不需要长期留存的涉密文件及时送销，杜绝文件泄密，履行保密职责。
执行中如遇具体问题，请及时与综合办联系。
附件：《涉密文件销毁清单登记表》涉密文件销毁清单登记表送销单位（部门）：____________ 日期：____________注：登记文件数量若受本表格限制，可另附页粘贴于该文件类型文件名数量备注表格后。
送销人签字：部门负责人审批签字：。
开展文件销毁工作情况汇报
开展文件销毁工作情况汇报尊敬的领导：您好!根据公司规定，我将就我们部门的文件销毁工作情况做一次全面的汇报。
一、文件销毁的目的和意义文件是公司运作的重要资料，对公司的运营和管理起着至关重要的作用。
然而，随着时间的推移，一些文件可能会因为过时、失效或者不需要而需要被销毁。
文件销毁的目的是为了保护公司的机密信息不被泄露，减少公司的信息负担，降低管理成本，提高工作效率。
因此，文件销毁工作的开展对公司来说具有重要的意义。
二、文件销毁工作的主要内容1. 制定文件销毁计划首先，我们根据公司的规定和要求，制定了文件销毁计划。
该计划包括确定需要销毁的文件类型、销毁的时间节点、具体的销毁流程、责任人和相应的控制措施等内容。
我们制定了详细的清单，对需要销毁的文件进行了分类和归档，做到了有条不紊地进行了相应的工作。
2. 文件销毁的程序在文件销毁的程序上，我们严格按照公司的规定和规程来落实文件销毁工作。
在销毁过程中，我们组织专人负责，确保每一份需要销毁的文件都得到了及时、安全和彻底的销毁。
我们采用了安全可靠的销毁设备，如碎纸机、光盘粉碎机等，确保文件的销毁过程符合公司的要求和规定。
同时，我们也严格控制了文件销毁的环境和程序，确保不会造成任何的信息泄露和意外。
3. 文件销毁的监督和检查在文件销毁工作中，我们也加强了对文件销毁工作的监督和检查。
我们设立了相应的督查机制，对文件销毁的各个环节、流程和程序进行了严格的把关。
我们对文件销毁的责任人进行了专门的培训和考核，确保其对文件销毁工作有着清晰的认识和负责的态度。
同时，我们还对文件销毁的结果进行了严格的检查和评估，确保每一份文件都得到了安全、有效和彻底的销毁。
三、文件销毁工作的效果和成果1. 文件销毁的效果通过我们的文件销毁工作，我们彻底实现了公司对文件销毁的要求和规定。
我们按照公司的要求，及时、安全、彻底地销毁了一些不再需要的文件，减轻了公司的信息管理负担，提高了公司的工作效率。
作废文件清单
引言概述：正文：一、建立作废文件筛查制度1. 设立专门的作废文件管理团队，负责制定和执行作废文件筛查制度。
2. 制定清晰的作废文件定义，明确哪些文件可以视为作废文件。
3. 设定作废文件筛查的时间周期，例如每年或每季度进行一次筛查。
4. 建立作废文件筛查流程，包括文件的标记、登记和归档。
5. 对筛查出的每一个文件进行详细的记录，包括文件的名称、编号、制定日期、最后更新日期等信息。
二、作废文件的安全销毁1. 定期对筛查出的作废文件进行安全销毁，确保文件的内容不会泄露或被滥用。
2. 选择可靠的文件销毁渠道，如授权的文件销毁公司或设备。
3. 确保销毁过程合规，比如采用可追溯的销毁方式，记录销毁操作的时间和人员。
4. 对于特定类型的敏感文件，例如客户数据或员工隐私信息，建议采用更高级别的销毁方式，如碎纸机或磁性介质破坏机。
5. 对销毁过程进行监督和审计，确保所有作废文件都得到彻底销毁，防止披露隐私或泄露重要信息。
三、作废文件的电子化管理1. 针对大量的纸质作废文件，可以考虑将其转换为电子文件，便于管理和检索。
2. 使用专业的扫描设备将纸质文件转换为电子形式，并采用合适的文件格式进行保存。
3. 根据文件的属性和机构的需要，建立清晰的文件目录和分类体系，方便文件的组织和检索。
4. 使用合适的安全控制措施，确保电子文件的安全存储和传输，防止未经授权的访问和修改。
5. 制定合理的电子文件保留期限，根据法规和业务需求，确保电子文件能够按时清理和更新。
四、作废文件的归档与备份1. 对于一些不具备长期保存价值但又需要留存的作废文件，可以考虑将其归档到专门的存储设备中。
2. 制定归档规范，包括文件的分类、命名和存储位置等信息。
3. 对归档的作废文件进行备份，确保文件的完整性和可恢复性。
4. 建立合理的归档索引，方便文件的追溯和检索。
5. 定期检查和维护归档存储设备，确保备份的可用性和安全性。
五、定期审查与更新作废文件清单1. 每年或每季度进行一次作废文件清单的审查，及时更新和修订。
各部门文件整理
一．文件和资料控制程序（1）. 《受控文件清单》YY/QRBG-001《外来文件清单》YY/QRBG-002《文件修改申请单》YY/QRBG-003《文件更改一览表》YY/QRBG-004《文件发放/回收记录》YY/QRBG-005《文件销毁单》YY/QRBG-006《借阅登记卡》YY/QRBG-007《作废文件清单》YY/QRBG-008二．质量记录控制文件（1）.《质量记录清单》YY/QRZB-001《文件销毁单》YY/QRBG-006三．质量管理体系策划控制程序（1）.《质量策划实施情况检查表》YY/QRZB-002《部门质量目标考核表》YY/QRZB-003《质量目标分解表》YY/QRZB-034四.职责与权限内部沟通控制程序（1）.《会议记录》 YY/QRBG-009五．管理评审控制程序（1）. 《管理评审计划》YY/QRBG-010《管理评审通知单》YY/QRBG-011《管理评审报告》YY/QRBG-012《管理评审会议记录》YY/QRBG-013《管理评审会议签到表》YY/QRBG-022六．人力资源控制程序（1）.《员工培训签到表》YY/QRBG-014《培训记录表》YY/QRBG-015《年度培训计划表》YY/QRBG-016《员工登记表》YY/QRBG-017《上岗资格确认表》YY/QRBG-018《员工培训效果确认表》YY/QRBG-019《目视检验记录》YY/QRBG-020《上岗证》YY/QRBG-021七．基础设施和工作环境控制程序（1）.《设备台帐》YY/QRSC-001《设备请购单》YY/QRSC-002《设备验收单》YY/QRSC-003《设备检修计划》YY/QRSC-004《设备日保养记录》YY/QRSC-005《设备维修记录》YY/QRSC-006《设备报废申请单》YY/QRSC-007《设备卡》YY/QRSC-008八．产品实现的策划控制程序（1）. 《文件修改申请单》YY/QRBG-003《质量计划》YY/QRZB-004九．与顾客有关的控制程序（1）. 《合同档案清单》YY/QRJY-001《合同评审记录表》YY/QRJY-002《合同修改通知单》YY/QRJY-003《来电来函记录》YY/QRJY-004《现场服务报告》YY/QRJY-005《用户走访记录》YY/QRJY-006《顾客信息反馈单》YY/QRJY-007《信息联络单》YY/QRJY-008《口头合同登记表》YY/QRJY-009十．采购控制程序（1）.《供方基本情况调查表》YY/QRJY-010《采购申请单》YY/QRJY-011《采购物资分类表》YY/QRJY-012《供方纠正措施单》YY/QRJY-013《供方实地评价表》YY/QRJY-014《供方供货质量记录》YY/QRJY-015《合格供方定期业绩评定表》YY/QRJY-016《供方供货质量能力调查表》YY/QRJY-017《合格供方名录》YY/QRJY-018《供方评定记录表》YY/QRJY-019十一.过程和产品的监视与测量控制程序（1）. 《入库材料检验通知单》YY/QRSC-009《进货检验记录》YY/QRZB-005《首检检验记录》YY/QRZB-006《螺纹检验记录》YY/QRZB-007《最终检验记录》YY/QRZB-008《紧急放行申请单》YY/QRZB-009《产品合格证》YY/QRZB-010十二。