行政管理工作内容及规范

行政管理工作内容及规范

工作内容：

一、日常行政事务处理：

1、办公室整洁工作：每一天日常卫生清洁，定期浇花/树，确保公司良好工作环境；

2、邮件报刊收发工作：每一天报刊、邮件收发，并定期进行清理、归类；

3、电话接听及来访接待：接听电话要使用礼貌用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用；对来访者要使用礼貌用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。

4、文件制发及档案管理：文件制发后应将文件资料传到达应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以季度为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司对档案的有效利用。

5、例会组织与记要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。会前要交待与会人员将手机设置为会议状态。

6、车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车在市内参加各种活动（如统一培训），派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等务必用车的状况时可酌情批准派车。公司组织群众活动，酌情安排用车。

7、考勤统计及管理：每月月底（30日或31日）准时将本月考勤统计出来，并制作报表交财务部门，以便纳入工资结算。

8、水电登记与管理：每月定期查看并登记水电使用状况，并制作报表交财务部门，同时协助财务部门相关负责人支付和收取相关费用。

9、日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。

二、行政管理工作：

1、制度建立与完善：根据公司发展的实际状况，制定出合乎公司现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化推荐，并在公司发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。

2、部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展状况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。

在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。

3、绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是透过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，

发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。

三、外部沟通

1、政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。

2、合作伙伴（客户）沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮忙进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。

3、注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等），应在征求总

经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）的友好关系。在业务合作中，适时提醒总经理并根据总经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或简单的就餐，与合作伙伴（客户）建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。

四、企业文化建设（除个性注明外，企业文化建设工作由公司顾问分管负责）

1、核心价值观

2、企业精神

3、企业道德

4、经营理念

5、企业VI设计（章程、简介、统一标识）

6、公司大事记（由行政人事部负责）

7、员工行为准则/员工手册

8、员工活动组织（由行政人事部负责）

9、节日福利物资组织与发放（由行政人事部负责）

五、外联工作

1、证照年检及资质审核（如：营业执照、税务登记证、车辆年检等）

2、外部事务办理

六、行政后勤工作

1、办公用品及物资采购

2、办公用品及物资管理及发放

3、管理成本控制

七、突发事务处理及其他交办工作

八、招聘信息发布工作

规范：

行政管理规范具体表现为行政权力及其运行过程应该遵循的多种多样的行为规范。尽管这些规范在调整对象、实质以及存在目的等方面具有相同的特性，但是它们之间也存在着不一致的地方。因此，对行政规范的内容或具体构成进行具体说明，是很有必要的。但是，要分析行政规范的内容，说明其内在构成，首先就得选择一个适当的分析角度，也就是行政管理规范分类标准。可以用作对行政管理规范进行分类的标准有很多，不过，最能反映不同行政管理规范之间的差异性，也是最常见的分类标准应该是以行政管理规范的产生方式与运行机制相结合而形成的这一综合标准。根据这一标准，行政管理规范一般可以划分为两种基本类型，即行政法律规范和行政道德规范。

（一）行政法律规范

所谓行政法律规范，是指由各种国家机关所制定的，由国家强制力保证实施的有关行政管理的各种法律规范的总称。它具有如下一些特征：

1. 制定主体的特定性

行政法律规范都是由国家机关制定或认可的，或者是由国家权力机关依照其职权范围，并按一定的立法与决策程序制定出来的，具体表现为不同法律规范形式的成文性规范文件；或者是虽然未经国家制定，但已经实际存在并为人们所遵守的行为规则，经过特定国家机关予以认可后也成为具有法律效力的规范，如习惯法、司法判例等。简而言之，行政法律规范必须是具有相应职权的各种国家机关，经过特定的决策与立法程序予以制定或确认之后，才能形成；没有国家机关的合法制定或确认，就不能成为行政法律规范。

2. 调整对象的特定性

行政法律规范的调整对象是行政法律关系，也就是国家行政机关在行使国家行政权力、履行行政管理职能的过程中所形成的行政主体与相对人之间的权利义务关系。其中，当事人一方必须是国家行政机关或经其委托的机关、组织与个人。也就是说，必须有一方是代表国家履行行政管理职能的行政行为主体。这是将行政法律规范与其他法律规范区分开来的基本属性。

3. 效力上的权威性、强制性与普遍适用性