如何进行有效的文字沟通
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2002年10月1日
知道此信发 给谁 说明写信原因
表明积极的态 度
暗示下一步应 采取的行动
只写了一页ຫໍສະໝຸດ Baidu
内容清晰，态度乐观，简明扼 要，切中要害，。
进入技法概要
文书沟通—技法概要
▪掌握写作过程中每个环节的要点 ▪掌握三种文字类型的特点和写作方式
进入环节要点
重温写作过程
整理写作思路，考 虑文书内容
准备 准备再
指示
指示他人进行某项工 作，开展某些活动， 同意你的见解或提供 你的信息等。
开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
进入技法概要总结表
文书沟通—技法概要
1． 写作准备阶段：
一口气写完
写完后重读
修改文书， 大胆删减
检查细节，确认无误，
文书沟通—文字沟通分析
要与不要
目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动
随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长
进入示例练习
文书沟通—文字沟通分析
练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
如何进行有效的文字沟通
文字沟通分析
文书沟通
技法概要
模拟训练
进入重要提醒
公众沟通---文书沟通
▪如果你写不出来，你也别指望你能说得好！ ▪文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断 地训练自己，这一过程可能是漫长的。 ▪与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作 习惯。 ▪不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通模式， 否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。
进入本练习review和结论
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的
电话谈话后，我很高兴再邮给您一本 我公司的最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装新型计算 机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很快能和您 会面。
此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日
进入学习目的
学习目的
公众沟通---文书沟通
▪通过对目前的期望的文字沟通效果，确认改善的领域 ▪通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的效果。 ▪培养和发展文字沟通技能
进入文字沟通分析
三个问题 一、文字沟通的类型？
文书沟通—文字沟通分析
信涵、备忘录、报告、提议、记录、 和约、指示、议程、通知、规章、笔 记、计划、讨论文件
进入模拟练习
文书沟通—模拟练习
创建文字沟通分析表 一封拒绝的 信 沟通联络卡
进入创建文字沟通分析表
模拟练习—文字沟通分析表
文字沟通分析表
主要受 信人
肯定？ 否定？ 指示？
直接写 受信人 的？ 重要度 回复的？ 排序
写给受 信人的 困难程 度排序
加以何 备注 种注意
填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上---信件、便条、备忘录等。 练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。 用10分钟独自填写。 填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表，可以讨论 问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？
准备
一口气写完
写作
写完后重读 修改文书，大胆删减 检查细节，确认无误
进入三种类型
检查
文书沟通—技法概要
▪目标:who,what,why ▪提纲：结构、策略 ▪整理：信息、需求
▪肯定、否定、指示
▪删减:无关信息、大幅度 ▪注意错误：语法、拼写、描述 ▪细节：标点、日期、称谓
文书沟通—技法概要
类型
写作方式
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家
公司为贵公司所有部门安装新电 脑。我确信作为一个完全能令人 放心的公司，我公司定能被指派。 不管我们在贵公司业务方面经验 有限，曾经为您服务过的人说我 们能胜任此项工作。我是个非常 热请的人，对于与您相会的可能 性，除非另行通知，我在周一、 周二和周五下午不能拜访你处， 这是因为……
思考：写给谁？写什么？为 什么？ 提纲：主要点，使用索引卡 整理：按逻辑排列各要点的 位置，去掉无关信息。
3． 检查 ① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。 关的和重复的内容
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 否定型 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙 述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。
表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我
们上周的电话谈话后，我很 高兴再邮给您一本我公司的 最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装 新型计算机软件感兴趣，我 相信我们的服务符合你的要 求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很 快能和您会面。
此致 敬礼 比尔盖茨
肯定
同意某种请示，提供 一个机会，或者是一 些好消息。
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。
否定
对要求的一种否定， 或者是一个坏消息。
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。
二、有效文字沟通的特点？ 三、文字沟通首要重点？
A。传达必要的，精确的信息。 B。文字的表述对特定的情况应是恰 如其分的。
进入明确目的
文书沟通—文字沟通分析
明确目的------我想利用这份文书做什么？
传递信息
下达指示
解释事情
事后补遗
制定语气和修辞策略
进入写作过程
写作过程
整理写作思路， 考虑文书内容
判别两封信的高下，并说明原因
文书沟通—文字沟通分析
写信者不原 费神查明联 系人
语意含糊
语法错误与 错别字
无关信息
文书过长
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找
一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。我确信作为一 个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有 限，曾经为您服务过的人说 我们能胜任此项工作。我是 个非常热请的人，对于与您 相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五 下午不能拜访你处，这是因 为……
知道此信发 给谁 说明写信原因
表明积极的态 度
暗示下一步应 采取的行动
只写了一页ຫໍສະໝຸດ Baidu
内容清晰，态度乐观，简明扼 要，切中要害，。
进入技法概要
文书沟通—技法概要
▪掌握写作过程中每个环节的要点 ▪掌握三种文字类型的特点和写作方式
进入环节要点
重温写作过程
整理写作思路，考 虑文书内容
准备 准备再
指示
指示他人进行某项工 作，开展某些活动， 同意你的见解或提供 你的信息等。
开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
进入技法概要总结表
文书沟通—技法概要
1． 写作准备阶段：
一口气写完
写完后重读
修改文书， 大胆删减
检查细节，确认无误，
文书沟通—文字沟通分析
要与不要
目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动
随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长
进入示例练习
文书沟通—文字沟通分析
练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
如何进行有效的文字沟通
文字沟通分析
文书沟通
技法概要
模拟训练
进入重要提醒
公众沟通---文书沟通
▪如果你写不出来，你也别指望你能说得好！ ▪文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断 地训练自己，这一过程可能是漫长的。 ▪与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作 习惯。 ▪不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通模式， 否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。
进入本练习review和结论
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的
电话谈话后，我很高兴再邮给您一本 我公司的最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装新型计算 机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很快能和您 会面。
此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日
进入学习目的
学习目的
公众沟通---文书沟通
▪通过对目前的期望的文字沟通效果，确认改善的领域 ▪通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的效果。 ▪培养和发展文字沟通技能
进入文字沟通分析
三个问题 一、文字沟通的类型？
文书沟通—文字沟通分析
信涵、备忘录、报告、提议、记录、 和约、指示、议程、通知、规章、笔 记、计划、讨论文件
进入模拟练习
文书沟通—模拟练习
创建文字沟通分析表 一封拒绝的 信 沟通联络卡
进入创建文字沟通分析表
模拟练习—文字沟通分析表
文字沟通分析表
主要受 信人
肯定？ 否定？ 指示？
直接写 受信人 的？ 重要度 回复的？ 排序
写给受 信人的 困难程 度排序
加以何 备注 种注意
填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上---信件、便条、备忘录等。 练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。 用10分钟独自填写。 填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表，可以讨论 问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？
准备
一口气写完
写作
写完后重读 修改文书，大胆删减 检查细节，确认无误
进入三种类型
检查
文书沟通—技法概要
▪目标:who,what,why ▪提纲：结构、策略 ▪整理：信息、需求
▪肯定、否定、指示
▪删减:无关信息、大幅度 ▪注意错误：语法、拼写、描述 ▪细节：标点、日期、称谓
文书沟通—技法概要
类型
写作方式
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家
公司为贵公司所有部门安装新电 脑。我确信作为一个完全能令人 放心的公司，我公司定能被指派。 不管我们在贵公司业务方面经验 有限，曾经为您服务过的人说我 们能胜任此项工作。我是个非常 热请的人，对于与您相会的可能 性，除非另行通知，我在周一、 周二和周五下午不能拜访你处， 这是因为……
思考：写给谁？写什么？为 什么？ 提纲：主要点，使用索引卡 整理：按逻辑排列各要点的 位置，去掉无关信息。
3． 检查 ① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。 关的和重复的内容
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 否定型 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙 述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。
表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我
们上周的电话谈话后，我很 高兴再邮给您一本我公司的 最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装 新型计算机软件感兴趣，我 相信我们的服务符合你的要 求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很 快能和您会面。
此致 敬礼 比尔盖茨
肯定
同意某种请示，提供 一个机会，或者是一 些好消息。
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。
否定
对要求的一种否定， 或者是一个坏消息。
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。
二、有效文字沟通的特点？ 三、文字沟通首要重点？
A。传达必要的，精确的信息。 B。文字的表述对特定的情况应是恰 如其分的。
进入明确目的
文书沟通—文字沟通分析
明确目的------我想利用这份文书做什么？
传递信息
下达指示
解释事情
事后补遗
制定语气和修辞策略
进入写作过程
写作过程
整理写作思路， 考虑文书内容
判别两封信的高下，并说明原因
文书沟通—文字沟通分析
写信者不原 费神查明联 系人
语意含糊
语法错误与 错别字
无关信息
文书过长
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找
一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。我确信作为一 个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有 限，曾经为您服务过的人说 我们能胜任此项工作。我是 个非常热请的人，对于与您 相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五 下午不能拜访你处，这是因 为……