高效会议管理--PPT
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01:01:40
10 会议效果评估
②会议时间是否充分利用
时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间 ＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人 员工作时间） 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时 的工资 直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、 食宿费＋文件准备费 不定损失成本
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题 主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
1.会议召开频率
① 固定的公司会议、部门会议
01:01:40
1.会议召开频率
② 全体会议
01:01:40
1.会议召开频率
③ 处理突发事件的会议
01:01:40
1.会议召开频率
④ 一对一会议
01:01:40
2 会议召开时间
① 日期
01:01:40
2 会议召开时间
② 时间
如果午餐时间开会？
01:01:40
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
01:01:40
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
01:01:40
任何技能只有不断实践 反复练习，成为习惯性行为 后才能产生应有的效果。
01:01:40
01:01:40
7 会议记录的技巧
重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间 主持人，不要兼任会议记录者工作。 会议记录尽可能维持在一页纸内 会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名 字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处； 列出会议重点；工作分派情况及完成日期 尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者
主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
借 口
当谈及一项为完成的工 作时，与会者会找借口， 如“我忘了”、“这不是 我的责任”。 作为主持人，你可以在 这位与会者的同事们面前 提醒他，希望他以后完成 此项工作，或者将任务转 给其他人做。
2. 遗留问题逐渐解决，但越来越 感觉会议变成形式。
01:01:40
9 例会召开技巧
对策： 1. 参会者事先提交工作报告到主 持人。 2. 工作报告应格式化，关键绩效 指标的完成情况，例行检查工作的 结果，上次会议决议或计划的完成 情况为必备内容。 3. 关注本阶段成绩，也要关注各 阶段的变化趋势。 4. 培训等工作是可以长期布置的任务。
2 会议召开地点
① 在办公室召开会议
优点： 缺点：
你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强 可能会有电话干扰，或者有人打扰。
01:01:40
2 会议召开地点
② 在会议室召开会议
优点： 缺点：
干扰相对较小 会务准备负担大
01:01:40
2 会议召开地点
③ 在咖啡屋召开会议
优点：
气氛轻松，适合于简单沟通、头脑风暴 不适合于主题严肃、复杂的会议，不利于形成决议
有的与会者对会议中所提出 的观点会采取一种不必要的 消极态度和敌对态度，并挑 起争论。作为主持人，你可 以以会议目的和达成一致的 需要来提醒反对者。也可以 紧扣事实，鼓励与会者以平 静的态度进行讨论。或者在 不损害反对者的情况下引入 幽默，以缓和局面。
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并 使他们镇静下来。你站着，高高在上的位臵会使你显出更大 的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
严重混乱
与会者开始骂人， 不守规则，甚至进行人 身攻击，将会议搞得混 乱不堪。你可以要求大 家遵守秩序，或者要求 该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重 新集合的时间。
③ 围绕议题，积极参与 礼貌发言，尊重他人
01:01:40
5 参会者的技能
④ 记录与总结
01:01:40
6 会议准备工作
会务条件不充足，将延迟会议召开时间，降 低会议效率；
01:01:40
6 会议准备工作
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位 11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
01:01:40
10 会议效果评估
①是否形成清晰决议？
01:01:40
达成决议－彼得 德鲁克决议法
用足够多的时间检视困难所在，并使与 会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 评估有无采集更多资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 单位对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
设伏
有的与会者会 试图暗 中破坏会议，所以会议未 能达到规定的目标。身为 主持人，你可以通过揭露 她的策略来制止她。如果 与会者继续试图阻挠会议， 就休会。在极端的情况下， 你还可以将发难者逐出会 议。
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
对抗
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议 主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
01:01:40
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会议的意义
关键词： 我存在，故我开会
01:01:40
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目的
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会议效率不高的原因及预防性管理
01:01:40
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做 是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
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01:01:40
缺点：
2 会议召开地点
座位安排的艺术
01:01:40
3 开会对象的选择
01:01:40
3 开会对象的选择
哪些人必须来开会？
01:01:40
4 主持者的技能
如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，就无法达到会议意图。
01:01:40
4 主持者的技能
① 责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度
01:01:40
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
01:01:40
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言
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8 主持人会后跟进
请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施
联络缺席的同事，询问缺席的原因
跟进计划，如有需要立刻召集
跟
跟
跟
另一次会议
会议后检讨得失，如有需要找高层协助
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9 例会召开技巧
例会容易出现的问题： 1. 内容不固定，主持人请假时， 代理人主持的会议质量更差。
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5 参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，
将致使会议失败。
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5 参会者的技能
① 收集信息，积极准备
阅读会议议程和相关资料 收集发言素材，准备发言提纲
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5 参会者的技能
② 保持开放心态，认真倾听
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5 参会者的技能
2 会议召开地点
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的， 这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到 这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议 目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一 步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样 的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正 式会议。
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10 会议效果评估
②会议时间是否充分利用
时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间 ＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人 员工作时间） 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时 的工资 直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、 食宿费＋文件准备费 不定损失成本
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③ 应对不同风格的与会者
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
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③ 应对不同风格的与会者
驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题 主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
1.会议召开频率
① 固定的公司会议、部门会议
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1.会议召开频率
② 全体会议
01:01:40
1.会议召开频率
③ 处理突发事件的会议
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1.会议召开频率
④ 一对一会议
01:01:40
2 会议召开时间
① 日期
01:01:40
2 会议召开时间
② 时间
如果午餐时间开会？
01:01:40
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
01:01:40
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
01:01:40
任何技能只有不断实践 反复练习，成为习惯性行为 后才能产生应有的效果。
01:01:40
01:01:40
7 会议记录的技巧
重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间 主持人，不要兼任会议记录者工作。 会议记录尽可能维持在一页纸内 会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名 字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处； 列出会议重点；工作分派情况及完成日期 尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者
主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程
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④ 会议中还会遇到一些特殊问题
借 口
当谈及一项为完成的工 作时，与会者会找借口， 如“我忘了”、“这不是 我的责任”。 作为主持人，你可以在 这位与会者的同事们面前 提醒他，希望他以后完成 此项工作，或者将任务转 给其他人做。
2. 遗留问题逐渐解决，但越来越 感觉会议变成形式。
01:01:40
9 例会召开技巧
对策： 1. 参会者事先提交工作报告到主 持人。 2. 工作报告应格式化，关键绩效 指标的完成情况，例行检查工作的 结果，上次会议决议或计划的完成 情况为必备内容。 3. 关注本阶段成绩，也要关注各 阶段的变化趋势。 4. 培训等工作是可以长期布置的任务。
2 会议召开地点
① 在办公室召开会议
优点： 缺点：
你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强 可能会有电话干扰，或者有人打扰。
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2 会议召开地点
② 在会议室召开会议
优点： 缺点：
干扰相对较小 会务准备负担大
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2 会议召开地点
③ 在咖啡屋召开会议
优点：
气氛轻松，适合于简单沟通、头脑风暴 不适合于主题严肃、复杂的会议，不利于形成决议
有的与会者对会议中所提出 的观点会采取一种不必要的 消极态度和敌对态度，并挑 起争论。作为主持人，你可 以以会议目的和达成一致的 需要来提醒反对者。也可以 紧扣事实，鼓励与会者以平 静的态度进行讨论。或者在 不损害反对者的情况下引入 幽默，以缓和局面。
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④ 会议中还会遇到一些特殊问题
若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并 使他们镇静下来。你站着，高高在上的位臵会使你显出更大 的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。
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④ 会议中还会遇到一些特殊问题
严重混乱
与会者开始骂人， 不守规则，甚至进行人 身攻击，将会议搞得混 乱不堪。你可以要求大 家遵守秩序，或者要求 该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重 新集合的时间。
③ 围绕议题，积极参与 礼貌发言，尊重他人
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5 参会者的技能
④ 记录与总结
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6 会议准备工作
会务条件不充足，将延迟会议召开时间，降 低会议效率；
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6 会议准备工作
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位 11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
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10 会议效果评估
①是否形成清晰决议？
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达成决议－彼得 德鲁克决议法
用足够多的时间检视困难所在，并使与 会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 评估有无采集更多资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 单位对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督
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④ 会议中还会遇到一些特殊问题
设伏
有的与会者会 试图暗 中破坏会议，所以会议未 能达到规定的目标。身为 主持人，你可以通过揭露 她的策略来制止她。如果 与会者继续试图阻挠会议， 就休会。在极端的情况下， 你还可以将发难者逐出会 议。
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④ 会议中还会遇到一些特殊问题
对抗
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③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议 主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
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③ 应对不同风格的与会者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
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会议的意义
关键词： 我存在，故我开会
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关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目的
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会议效率不高的原因及预防性管理
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1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做 是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
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缺点：
2 会议召开地点
座位安排的艺术
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3 开会对象的选择
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3 开会对象的选择
哪些人必须来开会？
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4 主持者的技能
如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，就无法达到会议意图。
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4 主持者的技能
① 责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度
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4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
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4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
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③ 应对不同风格的与会者
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言
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8 主持人会后跟进
请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施
联络缺席的同事，询问缺席的原因
跟进计划，如有需要立刻召集
跟
跟
跟
另一次会议
会议后检讨得失，如有需要找高层协助
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9 例会召开技巧
例会容易出现的问题： 1. 内容不固定，主持人请假时， 代理人主持的会议质量更差。
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5 参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，
将致使会议失败。
01:01:40
5 参会者的技能
① 收集信息，积极准备
阅读会议议程和相关资料 收集发言素材，准备发言提纲
01:01:40
5 参会者的技能
② 保持开放心态，认真倾听
01:01:40
5 参会者的技能
2 会议召开地点
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的， 这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到 这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议 目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一 步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样 的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正 式会议。
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