高效会议管理--PPT
合集下载
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议管理技巧ppt课件
1.团队会议 2.一对一会议
按开会方式分类
1.面对面会议 2.电话会议 3.视频会议
按开会目的分类
1.活动讲解2.政策的会议 3.当众表扬或（批评别人的）4.会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
11
会议的频率
固定的会议： 建议：每天一次最佳 注意事项：不能多与每天三次，否则容易形成拖沓的不良习 惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。
人物 Where
Who
时间
内容 What
地点
Why 原因
How
会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签
2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.是否发出了会议通知 10.确定辅助教材 12.是否要求与会者准备资料 13.是否安排会后娱乐项目并做好事先 通知
12
处理突发事件的会议 建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使代理感觉日日有危机，会 让公司陷入工作无序的可怕境地。
13
一对一会议 建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超 过1小时。
14
会议成本的计算 • 会议的时间成本 • 直接的会议成本 • 效率损失成本
8
• 开展有效的沟通 • 传达资讯 • 监督、协调矛盾 • 达成协议与解决问题 • 资源共享 • 开发创意 • 激励士气 • 巩固领导地位
会议的目的
9
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
按开会方式分类
1.面对面会议 2.电话会议 3.视频会议
按开会目的分类
1.活动讲解2.政策的会议 3.当众表扬或（批评别人的）4.会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
11
会议的频率
固定的会议： 建议：每天一次最佳 注意事项：不能多与每天三次，否则容易形成拖沓的不良习 惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。
人物 Where
Who
时间
内容 What
地点
Why 原因
How
会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签
2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.是否发出了会议通知 10.确定辅助教材 12.是否要求与会者准备资料 13.是否安排会后娱乐项目并做好事先 通知
12
处理突发事件的会议 建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使代理感觉日日有危机，会 让公司陷入工作无序的可怕境地。
13
一对一会议 建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超 过1小时。
14
会议成本的计算 • 会议的时间成本 • 直接的会议成本 • 效率损失成本
8
• 开展有效的沟通 • 传达资讯 • 监督、协调矛盾 • 达成协议与解决问题 • 资源共享 • 开发创意 • 激励士气 • 巩固领导地位
会议的目的
9
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
高效会议管理技巧ppt课件
中心议题。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议管理技巧教材ppt
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
主持人作为矛盾调停者的失败表现
❖听完陈述后，就没词了 ❖向双方之一表示赞同 ❖阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 ❖认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 ❖建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 ❖引导双方攻击你 ❖缩小问题的严重性 ❖换话题 ❖当双方争执时，表达不愉快的情绪
会议记录的10大建议
❖重要的会议应该进行录音
❖定期召开的会议不用录音 ❖会议记录内容全面而准确
❖多数会议指定记录者
❖会议结束后整理会议内容
❖记录者的笔记流畅不失真 ❖会议记录应有组织的整理
❖会议记录者的责ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ更全面 ❖与主席共同修正错误部分
❖将会议记录发送给与会者
团队会议的误区
社会性懈怠 团体思维 团体极化
参会者的守则和责任
❖ 会前充分准备 ❖ 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 ❖ 以解决问题为己任 ❖ 开放的心态，摒除部门之见 ❖ 尽可能多的获取信息 ❖ 耐心聆听，尊重他人的意见 ❖ 勇于发言，言之有物 ❖ 不隐善扬恶，不人身攻击 ❖ 避免不当的肢体语言 ❖ 会后总结
如何处理会议中的冲突
➢竞争（暴力） ➢协作
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
高效会议管理技巧会议PPT课件
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
高效会议管理_PPT
2021/7/22
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
高效会议管理技巧培训PPT课件pptx
会议记录的沟通技 巧：与参会人员有 效沟通，确保记录 准确无误
会议总结的目的和内容
目的：回顾会议内容，总结会议成果，明确下一步计划
内容：会议主题、议程、讨论要点、结论与行动计划
会议总结的撰写和汇报技巧
会议记录的整理与归纳
重点内容的提炼与呈现
汇报时的语言技巧与表达方式
汇报时的注意事项与建议
高效会议管理技巧培训总结 与展望
添加标题
主持人的素质要求：主持人需要具备清晰、准确、流畅的口头表达 能力和良好的形象气质，能够以积极、热情的态度面对与会者，营 造出良好的会议氛围。
添加标题
主持人的职责范围：主持人需要负责会议的筹备、组织、协调 和执行，包括确定会议主题、安排会议日程、准备会议材料、 协调与会者之间的关系等。同时，主持人还需要在会议结束后 进行总结和评估，为下一次会议提供参考和改进意见。
● 主持人应具备的问题解决能力： . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 b. 具备与参会者 沟通的能力，及时了解并解决问题 c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
● . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 ● b. 具备与参会者沟通的能力，及时了解并解决问题 ● c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
互动交流：主持人需要与参与者进 行互动交流，以鼓励他们参与讨论 和提问，并确保所有人的意见都被 充分考虑。
主持人的组织能力和协调能力
组织能力：能够合理安排会议日程，确保会议按时开始和结束 协调能力：能够协调各方利益，确保会议达成共识和目标 应对能力：能够灵活应对突发情况，确保会议顺利进行 沟通能力：能够清晰传达会议内容和精神，确保与会者理解并遵守
第七章
培训内容的回顾和总结
高效会议管理技巧的定义和重要性 培训中介绍的主要技巧和方法 学员对培训内容的反馈和评价 未来如何将这些技巧应用到实际工作中
高效会议管理(定稿).ppt
选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
感谢你的观看
15
三、高效会议的八大特征
2019年8月3
感谢你的观看
16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
感谢你的观看
2
第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
感谢你的观看
27
2019年8月3
感谢你的观看
28
会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
感谢你的观看
15
三、高效会议的八大特征
2019年8月3
感谢你的观看
16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
感谢你的观看
2
第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
感谢你的观看
27
2019年8月3
感谢你的观看
28
会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
高效会议管理培训PPT高效率会议管理技巧PPT课件(带内容)
can...
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
Click enter your content, or by copying your text, choose the paste to this. Clear and concise language, simple specification can...
9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
Click enter your content, or by copying your text, choose the paste to this. Clear and concise language, simple specification can...
9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
2. 遗留问题逐渐解决，但越来越 感觉会议变成形式。
01:01:40
9 例会召开技巧
对策： 1. 参会者事先提交工作报告到主 持人。 2. 工作报告应格式化，关键绩效 指标的完成情况，例行检查工作的 结果，上次会议决议或计划的完成 情况为必备内容。 3. 关注本阶段成绩，也要关注各 阶段的变化趋势。 4. 培训等工作是可以长期布置的任务。
2 会议召开地点
① 在办公室召开会议
优点： 缺点：
你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强 可能会有电话干扰，或者有人打扰。
01:01:40
2 会议召开地点
② 在会议室召开会议
优点： 缺点：
干扰相对较小 会务准备负担大
01:01:40
2 会议召开地点
③ 在咖啡屋召开会议
优点：
气氛轻松，适合于简单沟通、头脑风暴 不适合于主题严肃、复杂的会议，不利于形成决议
01:01:40
8 主持人会后跟进
请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施
联络缺席的同事，询问缺席的原因
跟进计划，如有需要立刻召集
跟
跟
跟
另一次会议
会议后检讨得失，如有需要找高层协助
01:01:40
9 例会召开技巧
例会容易出现的问题： 1. 内容不固定，主持人请假时， 代理人主持的会议质量更差。
01:01:40
5 参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，
将致使会议失败。
01:01:40
5 参会者的技能
① 收集信息，积极准备
阅读会议议程和相关资料 收集发言素材，准备发言提纲
01:01:40
5 参会者的技能
② 保持开放心态，认真倾听
01:01:40
5 参会者的技能
2 会议召开地点
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的， 这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到 这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议 目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一 步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样 的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正 式会议。
01:01:40
有的与会者对会议中所提出 的观点会采取一种不必要的 消极态度和敌对态度，并挑 起争论。作为主持人，你可 以以会议目的和达成一致的 需要来提醒反对者。也可以 紧扣事实，鼓励与会者以平 静的态度进行讨论。或者在 不损害反对者的情况下引入 幽默，以缓和局面。
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
设伏
有的与会者会 试图暗 中破坏会议，所以会议未 能达到规定的目标。身为 主持人，你可以通过揭露 她的策略来制止她。如果 与会者继续试图阻挠会议， 就休会。在极端的情况下， 你还可以将发难者逐出会 议。
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
对抗
01:01:40
7 会议记录的技巧
重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间 主持人，不要兼任会议记录者工作。 会议记录尽可能维持在一页纸内 会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名 字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处； 列出会议重点；工作分派情况及完成日期 尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者
主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
借 口
当谈及一项为完成的工 作时，与会者会找借口， 如“我忘了”、“这不是 我的责任”。 作为主持人，你可以在 这位与会者的同事们面前 提醒他，希望他以后完成 此项工作，或者将任务转 给其他人做。
③ 围绕议题，积极参与 礼貌发言，尊重他人
01:01:40
5 参会者的技能
④ 记录与总结
01:01:40
6 会议准备工作
会务条件不充足，将延迟会议召开时间，降 低会议效率；
01:01:40
6 会议准备工作
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位 11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题 主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
1.会议召开频率
① 固定的公司会议、部门会议
01:01:40
1.会议召开频率
② 全体会议
01:01:40
1.会议召开频率
③ 处理突发事件的会议
01:01:40
1.会议召开频率
④ 一对一会议
01:01:40
2 会议召开时间
① 日期
01:01:40
2 会议召开时间
② 时间
如果午餐时间开会？
01:01:40
01:01:40
缺点：
2 会议召开地点
座位安排的艺术
01:01:40
3 开会对象的选择
01:01:40
3 开会对象的选择
哪些人必须来开会？
01:01:40
4 主持者的技能
如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，就无法达到会议意图。
01:01:40
4 主持者的技能
① 责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度
若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并 使他们镇静下来。你站着，高高在上的位臵会使你显出更大 的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。
01:01:40
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
严重混乱
与会者开始骂人， 不守规则，甚至进行人 身攻击，将会议搞得混 乱不堪。你可以要求大 家遵守秩序，或者要求 该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重 新集合的时间。
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议 主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
01:01:40
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
01:01:40
任何技能只有不断实践 反复练习，成为习惯性行为 后才能产生应有的效果。
01:01:40
01:01:40
10 会议效果评估
①是否形成清晰决议？ຫໍສະໝຸດ 01:01:40达成决议－彼得 德鲁克决议法
用足够多的时间检视困难所在，并使与 会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 评估有无采集更多资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 单位对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督
01:01:40
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
01:01:40
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
01:01:40
③ 应对不同风格的与会者
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言
01:01:40
10 会议效果评估
②会议时间是否充分利用
时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间 ＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人 员工作时间） 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时 的工资 直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、 食宿费＋文件准备费 不定损失成本
01:01:40
01:01:40
会议的意义
关键词： 我存在，故我开会
01:01:40
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目的
01:01:40
会议效率不高的原因及预防性管理
01:01:40
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做 是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
01:01:40