物业档案的整理5.3
物业档案管理制度【物业管理经验分享】
物业档案管理制度【物业管理经验分享】引言概述：物业档案管理制度是物业管理中非常重要的一环，它涉及到物业管理工作的规范性、有效性和持续性。
一个完善的物业档案管理制度能够提高物业管理工作的效率，确保物业管理工作的顺利进行。
在这篇文章中，我们将分享一些物业档案管理制度的经验，希望能够对物业管理工作有所帮助。
一、建立完善的档案管理流程1.1 确定档案管理责任人员：在物业公司内部明确档案管理的责任人员，确保每个人都清楚自己的职责和任务。
1.2 制定档案管理流程：建立档案管理流程图，明确档案的收集、整理、存储、检索和销毁等各个环节，确保档案管理工作有条不紊地进行。
1.3 定期审核和更新档案管理流程：定期对档案管理流程进行审核和更新，确保档案管理流程与实际工作的需求保持一致。
二、规范档案管理操作2.1 制定档案管理规范：制定档案管理规范，包括档案命名规范、文件夹分类规范、档案存储规范等，确保档案管理操作规范化。
2.2 建立档案管理手册：编写档案管理手册，详细说明各项档案管理操作的步骤和要求，为档案管理人员提供操作指南。
2.3 定期培训档案管理人员：定期对档案管理人员进行培训，提高他们的档案管理意识和操作技能，确保档案管理工作的质量和效率。
三、采用电子化档案管理系统3.1 选择适合的电子化档案管理系统：根据物业公司的实际情况和需求，选择适合的电子化档案管理系统，提高档案管理工作的效率和便捷性。
3.2 建立电子档案管理平台：建立电子档案管理平台，实现档案的数字化存储、检索和共享，方便档案管理人员随时随地查阅档案信息。
3.3 定期备份和维护电子档案数据：定期对电子档案数据进行备份和维护，确保档案数据的安全性和完整性。
四、加强档案管理安全保密工作4.1 设立档案管理安全制度：建立档案管理安全制度，包括档案访问权限管理、档案信息保密措施等，确保档案信息的安全性和保密性。
4.2 加强档案管理安全培训：加强档案管理人员的安全意识培训，教育他们如何正确处理档案信息，防止档案信息泄露。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行规范、有序的管理工作，以确保物业档案的完整性、准确性和安全性。
物业档案管理包括档案的建立、归档、整理、检索、借阅、销毁等环节，旨在提高物业管理效率和服务质量。
一、档案建立1.1 档案分类：根据物业管理的不同内容和特点，将物业档案分为基础档案、合同档案、维修档案、投诉档案等不同类别。
1.2 档案编号：为每一个档案设立惟一的编号，便于后续的档案管理和检索工作。
1.3 档案登记：对每一个档案进行详细的登记，包括档案名称、档案编号、建档日期、归属部门、责任人等信息。
二、档案归档2.1 档案整理：对已建立的档案进行整理，确保档案的有序性和完整性。
2.2 档案装订：采用合适的装订方式，将档案整理成册，方便存储和检索。
2.3 档案标识：在每一个档案册上标注档案名称、档案编号、归属部门等信息，确保档案的清晰可辨认。
三、档案存储3.1 存储环境：选择适宜的存储环境，确保档案不受湿度、温度等因素的影响，防止档案受损。
3.2 存储设备：选用合适的档案柜、档案架等设备，确保档案的安全存放和便捷管理。
3.3 存储位置：合理安排档案的存放位置，按照档案的重要性和使用频率进行分类存放，方便档案的检索和借阅。
四、档案检索4.1 检索索引：建立档案检索索引，包括按档案名称、档案编号、归属部门等进行分类，方便快速准确地找到所需档案。
4.2 检索工具：提供便捷的检索工具，如电子档案管理系统、档案目录等，提高档案检索的效率和准确性。
4.3 检索流程：规定档案的检索流程，明确检索的权限和操作步骤，确保档案的安全性和保密性。
五、档案借阅5.1 借阅申请：借阅人需填写借阅申请表，包括借阅目的、借阅期限等信息，并经相关责任人审批。
5.2 借阅登记：在借阅档案时，需填写借阅登记表，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息，以便跟踪借阅情况。
5.3 借阅管理：对借阅的档案进行管理，确保借阅档案的安全性和时效性，逾期未归还的档案需进行催还。
物业档案管理流程图
物业档案管理流程图1. 概述物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行采集、整理、归档、检索和保管的工作。
本文将详细介绍物业档案管理的流程图，包括档案采集、整理、归档、检索和保管等环节。
2. 档案采集流程2.1 确定采集范围和内容：根据物业管理的需要，确定需要采集的档案范围和内容，例如合同档案、工程档案、设备档案等。
2.2 发出采集通知：向相关部门发出通知，要求按照规定的格式和时间将档案交至档案室。
2.3 档案接收和登记：档案室工作人员接收到档案后，进行登记，包括档案名称、编号、来源、交接人等信息。
2.4 档案分类和整理：按照事先确定的分类标准，对采集到的档案进行分类和整理，方便后续的归档和检索工作。
3. 档案归档流程3.1 确定归档位置：根据档案的性质和重要程度，确定档案的归档位置，例如按照年份、部门、项目等进行分类。
3.2 编制归档目录：为了方便检索，对归档的档案进行编制目录，包括档案名称、编号、归档位置等信息。
3.3 归档存储：将已整理好的档案按照归档目录进行存储，采用防尘、防潮、防火等措施，确保档案的安全性和完整性。
3.4 归档备案：对已归档的档案进行备案登记，包括档案名称、编号、归档位置、归档日期等信息。
4. 档案检索流程4.1 提出检索申请：用户根据需求，向档案室提出档案检索申请，包括档案名称、编号、检索目的等信息。
4.2 检索查询：档案室工作人员根据用户提供的检索信息，在档案目录中进行查询，并找出符合要求的档案。
4.3 档案提取：根据用户的要求，档案室工作人员将找到的档案提取出来，并进行交接给用户。
4.4 档案归还：用户使用完毕后，将档案归还给档案室，并进行归还登记。
5. 档案保管流程5.1 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性，防止浮现遗失或者损坏的情况。
5.2 档案整理：对需要整理的档案进行整理，包括补充、更新、修整等工作。
5.3 档案借阅管理：对外借档案进行管理，包括借阅申请、借阅登记、借阅期限等。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述:住宅小区物业档案管理是物业管理工作中非常重要的一环。
合理的物业档案管理措施可以提高工作效率，保障住户的权益。
本文将从五个方面详细阐述住宅小区物业档案管理的措施。
一、建立完善的档案分类体系1.1 制定档案分类标准：根据住宅小区的特点和需求，制定相应的档案分类标准，包括物业管理合同、住户档案、维修档案等。
1.2 设计档案编号规则：制定统一的档案编号规则，便于档案的管理和查找。
可以根据不同类别的档案，采用不同的编号方式，如按年份、按楼栋、按房屋编号等。
1.3 建立档案目录：为每一个档案制作详细的目录，记录档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
二、规范档案管理流程2.1 档案接收与归档：建立档案接收登记表，记录档案的来源、数量和接收人员等信息，确保档案的完整性。
归档时，要按照档案分类体系进行整理，标注档案编号和存放位置。
2.2 档案借阅与归还：制定档案借阅申请表，要求住户提供有效证件和借阅原因，并记录借阅时间和归还时间。
借阅期限普通不超过7天，逾期需要向住户收取一定的滞纳金。
2.3 档案销毁与备份：对于已经过期或者无效的档案，按照规定的销毁期限进行销毁。
同时，要定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可靠性。
三、建立信息化档案管理系统3.1 选择合适的档案管理软件：根据住宅小区的实际情况，选择适合的档案管理软件，方便档案的录入、查询和管理。
3.2 建立档案数据库：将纸质档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的共享和远程访问。
3.3 加强系统安全保护：对档案管理系统进行安全设置，设置密码、权限等，防止档案信息的泄露和篡改。
四、定期进行档案整理与更新4.1 定期检查档案完整性：每年定期对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。
对于有遗漏或者错误的档案，及时进行补充和修正。
4.2 更新档案信息：及时更新档案信息，如物业管理合同的续签、住户信息的变更等，确保档案信息的实时性和准确性。
物业 档案资料管理作业规程
档案资料管理作业规程1.0目的规范物业服务中心档案的收集、编号、分类、整理、保管及借阅工作，确保能档案规范管理。
2.0范围适用于XXXXXXXXX公司所属物业服务中、各异地分公司在管理服务过程中形成的各种档案资料的管理工作。
3.0职责3.1物业服务中心负责人负责外单位（个人）查阅档案及员工借出档案的审批。
3.2各部门主管必须配合管家兼职资料员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。
3.3管家兼职资料员负责档案管理的具体工作，职责如下：3.3.1必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握管辖区域/档案材料情况。
4.3.2负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。
3.3.3负责督促各主管档案资料的移交工作。
4.3.4负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
5.3.5监督检查各部门的档案管理情况。
3.3.6必须按要求做好保密工作。
4.3.7必须做好档案设施的维护和保养工作。
4.0内容4.1档案资料的确定和分类。
物业服务中心的档案资料包括：4.1.1物业基本情况资料：包括管辖区域物业的规划、建设、发展现状资料及图纸等；4.1.2发展商售楼资料：包括售楼宣传资料、售楼合同范本、房屋使用说明书、房屋质量保证书、房屋验收合格证及所提供的资料；4.1.3业户基本情况资料：包括业户入伙资料、装修资料、室内维修资料等；4.1.4物业服务中心基本情况资料：包括本物业服务中心的批文、营业执照、代码证、财产登记台帐、管理制度、承包合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；4.1.5质量记录：本物业服务中心各部门的日常管理服务质量记录资料；4.1.6外来资料：包括省、市、区、总公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；4.1.7图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；5. 1.8ISO质量文档；4.1.9创优资料；4.1.10其它。
4.2档案编号4.2.1为方便查阅档案资料，根据档案资料类别，将档案进行编号管理。
产业园物业服务中心运营客户档案管理工作规范
产业园物业服务中心运营客户档案管理工作规范1.目的为加强客户档案的规范化管理,为日后工作提供准确、真实可靠的数据，特制定本规范。
2.范围本规范适用于园区所有客户档案及资料的管理。
3.职责客户部负责对本规范的实施。
4.工作内容4.1档案资料的收集客服部人员在工作中接到客户的交接资料、装修资料、来函、去函或其它关于客户的文件，在部门主管审阅，安排相关工作后，将上述资料统一放入部门的待存档文件柜内，由客服部专人负责整理存档。
4.2档案的整理4.2.1客服专员负责按园区客户名称设立档案，每户一个档案，档案资料按类别设立目录分类。
4.2.1.1交接资料：客户资料登记表、交接书、临时规约、前期服务协议、消防责书、交接验收记录文件4.2.1.2装修资料：客户装修申请、管理处、客户、政府部门的审批意见文件、客户装修图纸资料、装修违规整改记录、竣工验收记录等4.2.1.3客户来函/去函：客户致送或抄送给管理处的文件或管理处发给客户的信函4.2.1.4其它有关客户的文件4.2.2客服专员收集到客户文件资料后，一个工作日内按上述目录整理归类入档，并在客户档案目录上登记。
4.3档案的保存4.3.1客服部设置专档，存放客户档案，并由专人整理、保管、更新，确保档案安全。
4.3.2重要、机密文件、资料的使用与管理，必须采取以下措施：4.3.2.1专人负责文件处理、保管和销毁。
4.3.2.2在发文簿上记录文件发放和回收情况。
4.3.2.3传递时，除责任者亲自传达外，必须加封后传递。
4.3.2.4外出时不得携带密级文件；确需携带外出，由专人保管，并采取必要的安全措施。
4.4档案的更新4.4.1单元客户更变：旧租户退场，客户重新出租，在新租户办理交接手续后一个工作日内，重新设立新租户档案，在原旧租户档案上须注明已撤场继续保存。
4.4.2现有客户资料更新：现有客户资料增加时，入档后及时在档案目录上增加记录，更新资料。
4.4.3档案每月更新检查一次。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理方案是指为了提高物业管理服务质量和效率，对物业管理服务相关档案进行规范化管理的一套方案。
本文将从五个大点来阐述物业管理服务档案管理方案的具体内容和实施步骤。
正文内容：1. 档案分类和整理1.1 按照物业管理服务的不同类型和内容进行档案分类，如人事档案、合同档案、维修档案等。
1.2 对每类档案进行整理，建立档案目录和索引，确保档案的查找和管理更加方便和快捷。
1.3 采用数字化方式对档案进行存储和备份，提高档案的安全性和可访问性。
2. 档案存储和保管2.1 设立专门的档案存储室，对档案进行统一存放和保管。
2.2 制定档案保管制度，明确档案的借阅和归还流程，确保档案的安全性和完整性。
2.3 定期对档案进行清点和整理，及时淘汰和归档不需要保留的档案，保持档案的精简和规范。
3. 档案检索和利用3.1 建立档案检索系统，采用关键词和分类检索的方式，提高档案的查找效率。
3.2 对档案进行电子化处理，实现在线查阅和下载，方便用户获取所需信息。
3.3 制定档案利用规定，明确档案的使用范围和权限，防止档案被滥用或者泄露。
4. 档案更新和维护4.1 建立档案更新机制，及时归档和存储新的物业管理服务档案。
4.2 对档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和准确性。
4.3 建立档案修订和更新的流程，确保档案的信息与实际情况保持一致。
5. 档案销毁和备份5.1 制定档案销毁规定，明确档案销毁的条件和程序，保护档案中的敏感信息。
5.2 对重要档案进行定期备份，防止档案丢失或者损坏。
5.3 建立档案备份存储系统，确保备份档案的安全性和可用性。
总结：综上所述，物业管理服务档案管理方案包括档案分类和整理、档案存储和保管、档案检索和利用、档案更新和维护以及档案销毁和备份五个方面。
通过规范的档案管理，可以提高物业管理服务的效率和质量，为物业管理工作提供有力的支持。
同时，数字化和电子化的档案管理方式也能够提高档案的安全性和可访问性，为用户提供更加便捷的服务。
物业工程档案整理方案
物业工程档案整理方案一、前言随着城市的发展和建设，物业管理工作变得越来越重要。
而物业管理工作的有效性和高效性很大程度上取决于物业工程档案的管理和整理。
在日常工作中，物业工程档案的整理工作显得尤为重要，它不仅影响到管理效率，还直接影响到物业的服务质量和安全生产。
本文旨在探讨物业工程档案整理方案，并提出一套详细的物业工程档案整理方案，以供物业管理单位参考。
二、物业工程档案整理的重要性物业工程档案是物业管理单位的重要基础资料和业务数据，它包含了物业工程建设、维护、维修、改造等相关信息，是物业管理单位的重要资产。
物业工程档案整理的重要性主要体现在以下几个方面：1. 重要的管理依据。
物业工程档案是物业管理单位日常工作中的重要管理依据，它记录了物业工程建设、管理和维护过程中的各项数据，包括工程设计、施工记录、检验报告、维修记录等，这些数据对于物业管理单位的决策和运营管理至关重要。
2. 保障工程质量和安全。
物业工程档案整理不仅能够帮助物业管理单位对工程质量进行监管和评估，还能够及时发现和排除潜在的安全隐患，确保物业设施和设备的正常运行。
3. 便于后续管理和维护。
物业工程档案整理能够为后续的管理和维护工作提供重要的支撑，包括设备保养、维修、更换和更新等工作，有利于提高物业设施的使用寿命和服务水平。
4. 规范工作流程。
物业工程档案整理有助于规范工作流程，提高工作效率，保证工作质量，减少因档案混乱和遗漏导致的管理失误和经济损失。
五、物业工程档案内容物业工程档案的内容主要包括以下几个方面：1. 建设工程设计文件。
包括设计文件、施工图纸、工程量清单等。
2. 施工过程记录。
包括施工日志、验收记录、质量检测报告等。
3. 设备设施信息。
包括设备台账、设备保养记录、设备维修记录等。
4. 安全生产记录。
包括安全隐患排查记录、应急预案、事故报告等。
5. 物业工程维护记录。
包括设施维护记录、保养计划和执行情况、维修记录等。
六、物业工程档案整理方案针对物业工程档案整理的重要性和内容特点，制定一套科学、合理、可行的物业工程档案整理方案至关重要。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司档案管理制度是指为了规范和管理物业管理公司的档案信息，确保档案的安全、完整和有效性，提高工作效率和服务质量而制定的一系列规章制度。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的目的、档案管理制度的内容、档案管理制度的实施和档案管理制度的监督等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性1.1 提高工作效率：规范的档案管理制度能够帮助物业管理公司快速找到所需的档案信息，提高工作效率。
1.2 保护权益：合理的档案管理可以确保物业管理公司的合法权益得到保护，防止档案信息被篡改或丢失。
1.3 提升服务质量：规范的档案管理制度可以提高物业管理公司的服务质量，满足客户的需求。
二、档案管理制度的目的2.1 统一管理：制定档案管理制度可以统一物业管理公司内部档案管理的标准和流程，避免混乱和错误。
2.2 提高信息共享：档案管理制度可以促进不同部门之间的信息共享，提高工作协同效率。
2.3 便于审计：规范的档案管理制度可以为物业管理公司的审计工作提供便利，确保审计的准确性和完整性。
三、档案管理制度的内容3.1 档案归档规定：明确档案的归档标准、归档程序和归档责任人，确保档案的有序归档。
3.2 档案借阅规定：规定档案借阅的流程、借阅期限和借阅责任，保证档案的安全和及时归还。
3.3 档案保管规定：制定档案的保管期限、保管措施和保管责任，确保档案的安全和完整性。
四、档案管理制度的实施4.1 培训与宣传：对物业管理公司的员工进行档案管理制度的培训和宣传，提高员工的档案管理意识和能力。
4.2 制度执行：明确档案管理制度的执行责任人和执行流程，确保制度的有效实施。
4.3 监督检查：建立档案管理制度的监督检查机制，对档案管理的执行情况进行定期检查和评估。
五、档案管理制度的监督5.1 内部监督：设立专门的档案管理部门或委员会，负责对档案管理制度的执行情况进行监督和评估。
5.2 外部监督：接受行业监管机构的监督和检查，确保档案管理制度符合相关法规和标准。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案标题：物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理是物业管理公司日常工作中必不可少的重要环节。
一个高效的档案管理方案不仅可以提高工作效率，还能保障物业管理工作的顺利进行。
本文将从档案管理的重要性、档案管理的内容、档案管理的流程、档案管理的技术支持以及档案管理的风险防范等方面进行详细介绍。
一、档案管理的重要性1.1 提高工作效率：良好的档案管理可以匡助物业管理公司更快速地查阅和整理相关资料，提高工作效率。
1.2 法律合规：档案管理可以确保物业管理公司的文件资料合乎法律规定，避免浮现违规行为。
1.3 提升服务品质：通过档案管理，物业管理公司可以更好地了解客户需求，提升服务品质，增强客户满意度。
二、档案管理的内容2.1 合同档案：包括物业管理服务合同、租赁合同等相关文件。
2.2 客户档案：包括客户信息、联系方式、需求等。
2.3 维修档案：包括物业维修记录、保养计划等。
三、档案管理的流程3.1 档案录入：将各类档案按照一定规范录入系统。
3.2 档案整理：对档案进行分类、整理，确保易于查阅。
3.3 档案归档：按照一定的时间周期对档案进行归档，确保档案的长期保存。
四、档案管理的技术支持4.1 档案管理系统：利用专业的档案管理系统进行档案管理，提高效率。
4.2 电子化管理：将档案电子化，方便查阅和管理。
4.3 数据备份：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。
五、档案管理的风险防范5.1 安全保障：加强档案管理系统的安全性，防止信息泄露。
5.2 定期审查：定期对档案进行审查，及时发现问题并加以解决。
5.3 风险预警：建立档案管理风险预警机制，及时应对各类风险。
总结：物业管理服务档案管理方案是物业管理公司提高工作效率、提升服务品质的重要保障。
通过合理的档案管理流程、内容规范、技术支持和风险防范，可以确保档案管理工作的顺利进行，为物业管理公司的发展提供有力支持。
希翼本文的介绍能够为物业管理公司提供一些参考和匡助。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理方案是为了提高物业管理效率和服务质量，确保物业管理工作的有序进行而制定的一套管理方案。
本文将从五个方面详细阐述物业管理服务档案管理方案的具体内容。
一、档案管理流程1.1 档案收集与整理1.2 档案分类与归档1.3 档案借阅与归还二、档案存储与保护2.1 档案存储方式选择2.2 档案保密措施2.3 档案防火与防水措施三、档案检索与利用3.1 档案编目与索引建立3.2 档案检索工具与方法3.3 档案利用与共享四、档案更新与维护4.1 档案更新频率与方式4.2 档案修整与整理4.3 档案备份与恢复五、档案销毁与归档5.1 档案销毁条件与程序5.2 档案销毁方式选择5.3 档案归档与档案转移正文内容：一、档案管理流程1.1 档案收集与整理物业管理服务档案的收集包括对各类物业管理合同、业主信息、设备维修记录等相关文件的收集。
整理过程中，应按照文件的种类、时间顺序等进行分类和整理，确保档案的完整性和易查性。
1.2 档案分类与归档根据物业管理的不同部门和业务范围，将档案进行分类，如人事档案、财务档案、设备档案等。
在归档过程中，需要制定明确的归档规范和标准，确保档案的有序存放和易于查找。
1.3 档案借阅与归还为方便物业管理人员的工作，需要建立档案借阅制度，明确借阅手续和借阅期限。
借阅人应填写借阅登记表，并按时归还档案，以确保档案的安全和完整。
二、档案存储与保护2.1 档案存储方式选择根据物业管理档案的数量和特点，选择合适的存储方式，如纸质存储、电子存储或混合存储。
对于纸质档案，应选用防潮、防尘、防火的存储设备和环境。
2.2 档案保密措施物业管理涉及大量业主信息和合同文件，因此需要建立严格的保密制度，限制档案的查阅权限，并采取措施保护档案的安全，如安装监控设备、设置访客登记制度等。
2.3 档案防火与防水措施为防止档案因火灾或水灾造成的损失，需要在存储档案的地方设置灭火设备，并定期进行消防检查和维护。
物业保洁、绿化服务档案管理方案
物业保洁、绿化服务档案管理方案目录一、内容概览 (3)1.1 背景与意义 (4)1.2 目的与目标 (5)1.3 范围与适用对象 (6)二、档案管理概述 (7)2.1 档案管理定义 (8)2.2 重要性及作用 (9)2.3 管理原则与方法 (10)三、物业保洁档案管理 (10)3.1 保洁档案分类 (11)3.1.1 保洁人员档案 (13)3.1.2 保洁任务档案 (13)3.1.3 保洁设备档案 (16)3.2 保洁档案内容要求 (17)3.2.1 基本信息记录 (18)3.2.2 保洁过程记录 (19)3.2.3 保洁结果评估 (20)3.3 保洁档案归档与保管 (21)3.3.1 归档流程 (22)3.3.2 保管措施 (23)四、绿化服务档案管理 (24)4.1 绿化档案分类 (25)4.1.1 植物资料档案 (25)4.1.2 园林景观设计档案 (26)4.1.3 绿化养护记录档案 (27)4.2 绿化档案内容要求 (29)4.2.1 植物信息记录 (29)4.2.2 设计图纸记录 (31)4.2.3 养护过程记录 (32)4.3 绿化档案归档与保管 (33)4.3.1 归档流程 (35)4.3.2 保管措施 (36)五、档案信息化管理 (37)5.1 信息化管理系统建设 (38)5.2 数据收集与录入 (39)5.3 数据存储与维护 (40)5.4 数据安全与备份 (42)六、档案管理流程优化 (43)6.1 流程梳理与问题分析 (44)6.2 流程优化方案制定 (45)6.3 实施与监督 (46)6.4 效果评估与持续改进 (47)七、培训与考核 (49)7.1 档案管理人员培训 (50)7.2 档案管理知识普及 (51)7.3 考核标准与方法 (51)7.4 奖励与惩罚机制 (52)一、内容概览阐述设立档案管理方案的目的，如提高工作效率、确保服务质量、便于数据查询和分析、严格遵守法律法规要求等。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案标题：物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理是物业管理公司日常运营中非常重要的一环，有效的档案管理方案可以提高工作效率、降低风险，并为业主提供更好的服务。
本文将介绍一个完善的物业管理服务档案管理方案，以匡助物业管理公司更好地管理和维护档案。
一、建立档案管理制度1.1 确立档案管理责任人：明确档案管理的责任人员，包括档案管理员和相关部门负责人。
1.2 制定档案管理规范：制定档案管理的标准操作流程，包括档案的分类、归档、借阅和销毁等规范。
1.3 定期培训和考核：定期对档案管理责任人员进行培训，确保他们了解并遵守档案管理规范，并进行考核评估。
二、建立档案管理系统2.1 选择合适的档案管理软件：选择适合物业管理公司的档案管理软件，实现档案的电子化管理和查询。
2.2 建立档案管理数据库：建立档案管理数据库，包括档案目录、档案存储位置和档案借阅记录等信息。
2.3 定期备份和维护：定期对档案管理系统进行备份和维护，确保档案数据的安全和完整性。
三、档案管理流程优化3.1 简化档案借阅流程：优化档案借阅流程，提高借阅效率，减少借阅误差。
3.2 提升档案查询速度：通过档案管理系统的查询功能，提升档案查询速度，减少工作时间浪费。
3.3 加强档案保密管理：建立档案保密管理制度，对涉密档案进行严格管控，确保信息安全。
四、档案管理质量监控4.1 定期档案质量检查：定期对档案管理工作进行质量检查，发现问题及时整改。
4.2 建立档案管理绩效评估制度：建立档案管理绩效评估指标，对档案管理工作进行评估和考核。
4.3 档案管理风险评估：定期进行档案管理风险评估，发现潜在风险并采取措施加以防范。
五、持续改进和创新5.1 推动档案管理数字化：积极推动档案管理的数字化转型，提高管理效率和服务质量。
5.2 引入新技术和工具：不断引入新技术和工具，如人工智能、大数据分析等，提升档案管理的智能化水平。
5.3 建立档案管理创新机制：建立档案管理创新机制，鼓励员工提出改进建议，推动档案管理工作的持续改进和创新。
物业档案资料管理
物业档案资料管理
标题：物业档案资料管理
引言概述：
物业档案资料管理是物业管理工作中至关重要的一环，它涉及到物业管理的各个方面，包括建筑物管理、人员管理、财务管理等。
合理、规范的物业档案资料管理可以提高物业管理效率，保障物业管理工作的顺利进行。
一、建立完善的档案管理制度
1.1 制定档案管理规定和流程
1.2 确定档案管理责任人
1.3 建立档案管理档案分类体系
二、规范档案资料的收集和整理
2.1 确保档案资料的完整性和准确性
2.2 统一规范档案资料的命名和存储格式
2.3 定期对档案资料进行清理和整理
三、保障档案资料的安全性和保密性
3.1 设立档案管理权限和访问控制
3.2 建立档案资料备份和灾难恢复机制
3.3 加强档案资料的保密意识和培训
四、利用信息化技术提升档案管理效率
4.1 建立物业档案管理系统
4.2 实现档案资料的电子化管理
4.3 利用大数据技术分析档案资料，优化物业管理决策
五、加强档案管理的监督和评估
5.1 定期进行档案管理工作评估和检查
5.2 推行档案管理的内部审计和外部审查
5.3 不断完善档案管理制度，提高管理水平和效率
结语：
物业档案资料管理是物业管理工作中不可或缺的一部分，只有建立完善的档案管理制度，规范档案资料的收集和整理，保障档案资料的安全性和保密性，利用信息化技术提升管理效率，加强监督和评估，才能有效提高物业管理工作的质量和效率，为业主提供更优质的服务。
物业5S管理制度
物业5S管理制度引言概述：物业5S管理制度是一种高效的管理方法，旨在提高物业管理的效率和质量。
5S管理制度源于日本，包括整理、整顿、清扫、清洁和素质五个步骤。
本文将详细介绍物业5S管理制度的五个部份，包括整理、整顿、清扫、清洁和素质，并分别从三个小点进行阐述。
一、整理1.1 物品分类：将物业区域内的物品按照种类进行分类，如办公用品、维修工具等。
通过分类整理，可以方便管理和使用物品，提高工作效率。
1.2 废品处理：清理和处理废弃物品，避免堆积和占用空间。
废品可以进行回收、再利用或者妥善处理，减少环境污染。
1.3 优化布局：合理规划物业区域的布局，使得各个功能区域相互配合，提高工作效率。
同时，通过优化布局，可以减少不必要的挪移和浪费时间。
二、整顿2.1 标准化工作流程：建立物业管理的标准化工作流程，明确各项工作的步骤和要求。
通过标准化工作流程，可以提高工作质量和效率，减少工作中的失误和纰漏。
2.2 优化设备配置：根据工作需要，合理配置设备和工具，提高工作效率。
同时，对设备进行定期检查和维护，确保设备的正常运行。
2.3 建立档案管理：建立物业档案管理制度，对各项工作和相关文件进行归档和存档。
档案管理可以方便查找和追溯，提高信息的管理和利用价值。
三、清扫3.1 定期清洁：制定定期清洁计划，对物业区域进行定期清洁，包括地面、墙壁、设备等。
定期清洁可以保持物业的整洁和卫生，提高工作环境和工作效率。
3.2 垃圾分类：对垃圾进行分类和处理，保持环境的整洁和卫生。
通过垃圾分类，可以减少对环境的污染，提高资源的利用率。
3.3 环境整治：及时清理和整治物业区域内的杂物和污染物，保持环境的整洁和美观。
环境整治可以提升物业的形象和价值，提高业主和居民的满意度。
四、清洁4.1 维护设备清洁：定期对物业设备进行清洁和维护，确保设备的正常运行和寿命。
维护设备的清洁可以减少故障和损坏，提高设备的可靠性和效率。
4.2 清洁工具管理：建立清洁工具的管理制度，包括清洁工具的存放、使用和维护。
物业管理公司客户服务中心档案管理制度
物业管理公司客户服务中心档案管理制度一、总则1.1 为了加强物业管理公司客户服务中心档案管理工作，提高档案管理的规范性和效率，保障客户信息的准确性和安全性，特制定本制度。
1.2 本制度适用于物业管理公司客户服务中心的档案管理工作，包括客户档案、业务档案、合同档案、财务档案等。
1.3 客户服务中心档案管理工作由客户服务中心主任负责，并指定专人负责档案的日常管理工作。
二、档案分类与归档2.1 客户档案：包括业主个人信息、房屋信息、联系方式、服务记录等。
2.2 业务档案：包括物业管理服务合同、维修记录、投诉处理记录、社区活动记录等。
2.3 合同档案：包括物业服务合同、供应商合同、外包服务合同等。
2.4 财务档案：包括收费记录、财务报表、审计报告等。
2.5 档案的归档应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的完整性和准确性。
三、档案管理要求3.1 档案应存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和保密。
3.2 档案的保管应按照档案的性质和保存期限进行分类，确保档案的保存质量和使用效率。
3.3 档案的查阅应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。
3.4 档案的销毁应按照档案的性质和保存期限进行分类，确保档案的合法性和合规性。
四、档案查阅与使用4.1 档案的查阅应由客户服务中心主任或指定专人进行审批，确保档案的准确性和完整性。
4.2 档案的使用应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。
4.3 档案的复制应按照档案的性质和用途进行分类，确保档案的准确性和完整性。
五、档案管理责任5.1 客户服务中心主任负责档案管理工作的整体规划和管理。
5.2 档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制等。
5.3 所有员工都有责任遵守档案管理制度，确保档案的准确性和完整性。
六、档案管理制度实施与监督6.1 客户服务中心应定期对档案管理工作进行监督和检查，确保档案管理的规范性和效率。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是保障小区运营顺利进行的重要环节，合理的档案管理措施能够提高物业管理效率，保障业主权益。
本文将从五个方面介绍住宅小区物业档案管理的措施。
一、建立完善的档案管理制度1.1 规范档案分类：将物业档案按照功能、性质、用途等进行分类，如建筑档案、业主档案、设备档案等，确保档案的有序存放。
1.2 设立档案管理部门：成立专门的档案管理部门，负责档案的整理、归档和查询工作，确保档案管理的专业性和高效性。
1.3 制定档案管理流程：建立档案管理的工作流程，明确档案的流转路径和责任人，确保档案的安全性和可追溯性。
二、做好档案的整理和归档工作2.1 档案整理：对已有的档案进行整理，清理无效档案，确保档案的真实性和完整性。
2.2 档案归档：按照档案分类，将整理好的档案进行归档，采用编号和索引的方式进行管理，方便后续查询和使用。
2.3 档案保管：制定档案保管制度，确保档案的安全性，采取适当的防火、防潮、防虫等措施，定期进行档案检查和维护。
三、建立档案查询和借阅机制3.1 档案查询：建立档案查询系统，业主和相关部门可以通过系统查询需要的档案信息，提高查询效率和准确性。
3.2 档案借阅：对需要借阅档案的人员，建立借阅申请和审批制度，明确借阅期限和责任人，确保档案的安全性和追溯性。
3.3 档案追溯：建立档案追溯机制，记录档案的查询和借阅情况，方便后续的追溯和责任追究。
四、建立档案更新和销毁机制4.1 档案更新：定期对档案进行更新，及时更新小区的建筑、设备等档案信息，确保档案的准确性和时效性。
4.2 档案销毁：对于无效的档案，建立档案销毁制度，按照规定的程序和方式进行销毁，确保档案的安全性和保密性。
4.3 档案备份：建立档案备份制度，将重要档案进行备份，防止档案遗失或损坏的情况发生。
五、加强档案管理的监督和评估5.1 监督检查：定期进行档案管理的监督检查，发现问题及时纠正，确保档案管理工作的规范性和有效性。
物业档案资料管理
物业档案资料管理引言概述：物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行有效的整理、存储和管理的工作。
良好的物业档案资料管理可以提高物业管理的效率和质量，确保物业信息的准确性和完整性。
本文将从五个方面详细阐述物业档案资料管理的重要性和具体内容。
一、建立物业档案管理制度1.1 设立档案管理部门或者岗位：物业公司应设立专门的档案管理部门或者岗位，负责档案的整理、管理和维护工作。
1.2 制定档案管理制度：明确档案管理的基本原则、流程和责任分工，确保档案资料的有序管理和便捷查阅。
1.3 建立档案管理规范：制定档案管理的操作规范，包括档案分类、编号、归档、借阅等具体要求，以确保档案资料的准确性和可追溯性。
二、档案资料的整理与归档2.1 档案资料的分类：根据物业管理的不同领域和具体内容，将档案资料进行分类，如合同档案、维修档案、投诉档案等，以方便后续的管理和检索。
2.2 档案资料的整理：对各类档案资料进行整理、排序和编目，确保档案的有序性和易查阅性。
2.3 档案资料的归档：按照档案管理制度的要求，将整理好的档案资料进行归档，包括建立档案目录、标示档案编号、存放档案盒等，以便于后续档案的管理和利用。
三、档案资料的存储与保管3.1 档案存储设施的建设：为了确保档案的安全性和完整性，物业公司应建立专门的档案存储设施，如档案库房、档案柜等，以提供合适的环境和条件进行档案的存储和保管。
3.2 档案资料的保护措施：采取适当的措施，如防潮、防火、防盗等，确保档案资料的安全和完整。
3.3 档案资料的备份与恢复：定期对重要档案资料进行备份，并建立档案资料的恢复机制，以应对档案资料丢失或者损坏的情况。
四、档案资料的借阅与利用4.1 借阅申请与审批：建立借阅申请和审批制度，确保档案的合理借阅和利用。
4.2 借阅期限与归还：规定借阅档案的期限，并及时进行档案的归还，以避免档案资料的滞留和遗失。
4.3 档案利用与查询：提供便捷的档案查询服务，方便物业管理人员和相关部门随时获取所需的档案信息，以支持决策和工作的开展。
物业档案管理标准
物业档案管理标准
物业档案管理标准
一、档案收集与整理
1.1 收集范围：物业档案包括但不限于物业服务合同、维修记录、巡检记录、会议纪要、通知公告、业主档案等与物业管理相关的文件和资料。
1.2 收集方式：档案收集应采取定时、定点、定量方式，确保档案资料齐全、完整。
1.3 整理分类：所有档案资料应按照物业管理相关规定和标准进行分类整理，确保档案有序、规范。
二、档案分类与编号
2.1 分类原则：根据档案的性质和内容，可分为行政管理类、工程管理类、客户服务类、收费管理类、安全管理类等。
2.2 编号规则：为方便查询和管理，每份档案应进行唯一编号，编号应包括年份、类别、流水号等信息。
三、档案存储与保管
3.1 存储环境：档案存储环境应满足防潮、防尘、防火、防虫等要求，确保档案安全。
3.2 保管责任：每份档案应明确保管责任人，实行谁产生、谁负责、谁保管的原则。
3.3 定期检查：定期对档案进行检查，发现损坏或遗失应及时进行处理，确保档案资料完整。
四、档案利用与开发
4.1 利用方式：提供借阅、复印、咨询等利用方式，满足使用需求。
4.2 开发利用：通过对档案信息的分析、挖掘，为物业管理提供决策依据和建议。
五、档案销毁与更新
5.1 销毁范围：对于过期、无效或无保存价值的档案，可进行销毁处理。
5.2 销毁方式：制定销毁计划，经批准后按照计划进行销毁，销毁过程应确保不泄露机密信息。
5.3 更新补充：根据工作需要和实际情况，对档案进行更新和补充，确保档案的时效性和完整性。
小区物业档案资料管理制度[2]
![小区物业档案资料管理制度[2]](https://img.taocdn.com/s3/m/b31fd3660166f5335a8102d276a20029bc646341.png)
小区物业档案资料管理制度1. 总则1.1 目的：为了规范小区物业档案资料的管理，保证档案的完整性、可靠性和安全性，提高工作效率，确保小区物业工作的正常运行。
1.2 适用范围：本制度适用于小区物业管理部门及相关人员。
2. 档案管理职责2.1 物业管理部门负责小区物业档案资料的管理工作，并指定专人负责档案管理。
2.2 档案管理员应具备相关的专业知识和技能，对档案资料有严格的保密意识，并承担档案管理的责任和义务。
3. 档案资料的分类与归档3.1 按照档案资料的性质、用途和保存期限等，将档案资料进行分类，并编制档案目录。
3.2 档案资料的分类主要包括：居民档案、合同档案、财务档案、投诉处理档案等。
3.3 档案资料应按照一定的规则进行归档，并在档案目录上做记录，确保档案的存储和查找的有效性和安全性。
4. 档案资料的保管与借阅4.1 档案资料应存放在专门的档案室或档案柜中，保证档案资料的安全性和可靠性。
4.2 档案室或档案柜应设置门禁系统，限制未经授权人员进入，并配备防火、防潮、防虫等设施，确保档案的完整性和可持续保存。
4.3 档案的借阅应按照相关规定进行，借阅人需填写《档案资料借阅登记表》，并由档案管理员签字认可。
借阅期限一般不超过7个工作日。
4.4 在借阅期间，借阅人应妥善保管档案资料，不得涂写、划线、撕毁或带离物业管理处。
5. 档案资料的保密与销毁5.1 档案资料属于物业管理部门的商业秘密，档案管理员和相关人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案资料和相关信息。
5.2 档案资料的销毁应符合法律法规和相关规定。
过期资料应按照时间顺序逐级销毁，销毁过程需有档案管理员和相关人员共同参与，并出具销毁证明。
5.3 对于重要资料或涉及法律纠纷的档案，应按照特殊规定保存一定期限，以备查证和维权需要。
6. 档案管理的考核与改进6.1 物业管理部门应定期对档案管理工作进行考核，评估档案管理的合规性和效果，并及时提出改进意见。
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第三节物业档案的整理、物业档案全宗的划分物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理 , 并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。
根据档案全宗构成的三个条件 , 物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。
物业公司自成立之日起 ,就是一个新的立档单位 , 在其基本职能没有发生重大改变 , 只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下 ,其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。
如 , 物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理 ,部分档案因此也移交出去 , 但这种情况并不影响原物业公司全宗。
管理处（小区）属物业公司的派出机构 , 其所产生的档案不能构成一个全宗 ,而属物业公司全宗的一部分。
在该管理处（小区）转出时 ,将有关本公司全局的档案复印一份存档,如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司 , 成为下一间物业公司全宗的一部分 , 如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。
但是 , 遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并 , 其合并前后的档案应划分为两个以上全宗 , 即合并后产生的档案是一个全宗 , 合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。
如：甲公司成立于 1990年, 乙公司成立于 1992年, 由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并,这样就存在三个不同的全宗,即1990〜1999甲公司全宗、1992〜1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。
、全宗内物业档案的分类（一）分类的含义和要求1.分类的含义全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同, 把物业管理公司的全部档案分成若干类别 , 并组成体系 , 以利整理、保管和利用的过程。
为便于全宗内档案分类工作的进行 , 应编制一份分类大纲（分类方案）作为档案分类工作的依据。
所谓分类方案 , 亦称分类大纲 , 是指标列各个类目的名称 , 表示全宗内档案分类体系的纲要。
类目, 是档案分类表的构成单元 , 是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。
分类方案编制后不是一成不变的 , 在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。
2.编制分类方案的基本要求（1）分类应该体现客观性 ,即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发 ,按照文件在物业公司或各管理处（小区）管理活动中原来形成的联系进行分类, 最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。
（2）分类应该具有逻辑性 , 即在构思分类体系时 , 应该有统一的分类标准和明确的类属关系。
分类方案中同级的各类地位相等 , 内容上相互排斥、不能相互包容。
（3）分类应该具有实用性 , 即便于保管、检索和利用。
要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。
（4）分类应该具有发展性 , 即在档案类目的具体设置上 , 不仅要考虑到现有的档案情况 , 还要进行科学预测 , 充分估计到可能出现的新类目 , 使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。
事物是不断发展的 , 物业公司的业务范围也会不断的扩大 , 公司职能也会不断的加强 , 随之产生的档案也将不断的丰富。
在编制分类大纲时 , 应充分认识这一点 , 给类目留有一定的发展空间。
（二）分类的作用物业公司管理着一定规模的物业 , 业务范围广 , 设置的机构众多 , 各部门产生的档案纷繁复杂 , 如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别 ,就无法立卷、保管和利用。
再者 ,在新的形势下 , 档案机制必须深入到日常的业务工作中去 , 对全宗内的档案进行分类 , 可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。
因此 , 全宗内物业档案的分类就显得非常重要。
（三）编制分类方案的指导文件物业公司属于非生产型的企业。
在编制物业公司的分类方案时, 可参照国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。
《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗内全部档案的分类整理 , 编制目的是解决企业档案实 体的分类整理和排架管理 , 属于档案实体分类。
其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业 的职能活动 , 遵循企业活动的特点和档案的形成规律。
（四） 编制分类方案的步骤1. 在编制物业公司分类方案之前 ,必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案 （文件材料 ）进行全 面的了解和掌握综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、 保安部、档案室等各种职能部门；公司下一级是各物业管理处 （ 小区、大厦 ） 和公司开办的企业。
办公室 产生公司行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；经营部产生经营管理档案；租赁部租赁管理 档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主 （住户 ）档案；工程部产生基建档案、修缮档案。
对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应 在编制分类方案之前了解清楚。
2. 根据 1991 年国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》的分类原则 ,以物业公司的全部档 案为对象 , 以公司的主要管理职能为标准划分一级类目《工业企业档案分类试行规则》设置 10个一级类目 , 即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生 产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。
根据目前物业公司的职能范围 ,物业公司的分类方案可设房产物业管理 （也称物业管理专门档案 ） 、 党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案 9 个 一级类目。
这些一级类目能包括物业公司的全部档案 , 即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。
《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类 目, 可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。
但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求 ,视档 案管理实际操作的方便程度 , 增设声像档案和荣誉档案 2 个一级类目。
这种情况下 , 物业公司全宗就可分 为房产物业管理 （ 也称物业管理专门档案 ） 、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科 学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案 11 个一级类目。
凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。
3. 根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目 二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定 , 业务量大、档案数量多的类目 应增设下一级类目 , 反之则不需要再设置下一级类目 , 以免分类方案复杂化。
（1） 物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式 , 再细分为房产、住户 （业主 ）、租赁、 修缮类。
房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按是否为业主细分业主和租户 , 也可不再 细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁 , 或不细分；修缮类可细分也可不细分。
（2） 设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计 算机、电话机、其他。
（3） 基建档案按工程性质或建筑项目细分。
（4） 科研档案可按课题性质或课题内容细分。
（5） 会计档案可按会计文件形式 （ 名称） 细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。
（6） 党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。
这三大类下二级类目的设置 可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。
（7） 声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁 盘、缩微胶片、光盘光碟等 , 不同载体可再按专题 （ 内容）细分。
（8） 荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。
4. 对物业档案分类类目进行标识 , 即编制物业档案的分类号 分类号 ,是指类目的简明编码 , 标记各级类目的符号 , 可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置 , 以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。
标识物业档案分类号 , 是指依据物业档案分类划定的类目层次 数字 ,并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。
如“ 计档案 ”的下位类 “财务报告 ”。
同一全宗内不能有相同的分类号。
, 对各级类目给定一个特定的字母或 9”表示 “会计档案 ”；“9.1 ”表示“会 详见物业公司档案分类表 （ 表 3-5-1） 。
0.3物业粗赁7,L2.2单位建设面貌0.4物业修缮7.1.2.3各种会仪1设备、仪器档秦7.E2.4经营活动1J电梯上瞬导观嗾L2音响7J,2,6小区管理空调机7.L2.7文休洁动1.4文休傩身器材7.1.2.B其他L5计算机7,2录音带1+6电话机73录像带1.7其他7.4计算机趙盘2基建档案7.5缩微制甜3科研档案7.6光盘、光碟3.3科研项目及成果8 _______ 已故人员档案3.2论文专著9会叶档案4行政管理档案9.1财务报告5经营管理档案9.2会计账簿6党群工作档案9.3会计隽还7声像档案9.4工资单及其他7.1照片10荣替档案三、物业档案的立卷和编号（一）立卷的含义立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，即档案基本的保管单位。
立卷是档案整理工作的基础内容之一，它的作用在于揭示档案文件之间的联系，使文件更加系统化，条理化，便于保管和利用。
案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。
卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录，通常排列在文件材料之前。
卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格，通常排列在文件材料之后。
案卷有装订和不装订两种形式。
物业档案的案卷有文字材料型（如党群工作类档案）、图样材料型（如基建档案）、图文混合型（如修缮档案）、声像材料型（如照片档案）等四种类型。
（二）各类档案的立卷方法物业档案全宗由11大类档案组成，各类档案的内容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各类档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并要便于保管和利用。
1.物业管理专门档案（1）租赁档案租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。
如租赁合约签署的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷；如租赁合约签署的租赁地址为2503〜2509房，我们便将有关2503〜2509房的租赁文件材料组成一个案卷。