档案数字化光盘标识规范

档案数字化光盘标识规范

（征求意见稿）

1 范围

本标准规定了档案在数字化刻录光盘时，对光盘盘盒、盘面的规格和内容进行标识的一般方法。

本标准适用于档案馆馆藏档案数字化过程中形成的光盘。各企事业单位可参照执行。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894—2002 电子文件归档与管理规定

GB/T17678.1—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

DA/T13—94 档号编制规则

DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

数字化digitization

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

3.2

档案数字化digitization of paper-based records

利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

3.3

档案信息代码archives information code

用一组字母组合来代表一个具有固定意义的档案对象。

4 盘盒标识规格

4.1 盘盒分封面和背面（含盘脊）。封面和背面均采用0.13MM厚的彩版纸制作。

4.2 封面尺寸规格采用121mm*121mm。（见附录A）。

4.3 封底尺寸格式采用118mm*151mm，要留有7mm的折叠纸舌。（见附录B）。

5 标识内容

5.1 盘盒封面、封底及光盘盘面，应有统一规格的标识。

5.2 盘盒标识项目。

5.2.1 封面应填写光盘的载体信息，包括光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。

5.2.2 背面应填写光盘的背景信息，包括文件格式、光盘类型、光盘容量、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。

5.2.3 盘脊应填写光盘编号。

5.3 盘面标识项目：

光盘盘面填写光盘内档案的核心信息，包括：光盘编号、套号、光盘规格、制作单位或复制单位、制作日期或复制日期。（见附录C）。

6 标注细则

6.1 光盘编号：由全宗号、档案信息代码、光盘序号组成，中间用分隔符连接,表示方法如下：

示例： 126— WS — 00001

6.1.1 全宗号是一个立档单位全部档案的代号，光盘标识上的全宗号应与档案馆内保存档案的全宗号一致。

6.1.2 档案信息代码应用二位英文大写字母表示，英文大写字母代表档案属性，表示方法如下：文书档案 WS；科技档案 KJ；财会档案 CK；照片档案 ZP；录音档案 LY；录像档案LX等等。

6.1.3 光盘序号是同一全宗内光盘排列的顺序号。光盘序号用5位阿拉伯数字表示。

6.2 套别是指光盘的不同用途。套别用大写英文字母A 、B或C表示。A表示查阅利用；B 表示封存保管；C表示异地保存。

6.3 版号是指光盘复制的次数。用阿拉伯数字表示原版及所复制版本的次数。001表示原版，002以上表示复制版本。

6.4 名称是指光盘内所记录的立档单位的全称。

示例：中国共产党北京市委员会办公厅

6.5 内容摘要是指用文字或数字对档案信息内容进行简要的揭示，标明档案数字化所对应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间及相关内容。

6.6 保存年限是指对光盘划定的存留年限。分为：5年、10年、20年等等。

6.7 文件格式是指光盘内各种文件的存储格式。

示例：DOC、XLS、RTF、AVI、TXT、JPEG、MPEG、MP3等。

6.8 光盘类型是指光盘载体的种类。由于不同规格的光盘外观相似，因此应标识光盘载体的类型。

示例：CD—R，DVD+R等。

6.9 光盘容量是指光盘最大所能存储的数据量。

6.10 制作部门是指制作光盘的部门。

6.11 制作日期是指制作光盘的年、月、日。年为4位，月为2位，日为2位。

示例：20050630

6.12 复制部门是指复制光盘的部门。

6.13 复制日期是指复制光盘的年、月、日。年为4位，月为2位，日为2位。

6.14 备注是指在遇到特殊情况时所作的说明。

7 填写要求

7.1 光盘的标识应为可书写型油墨印刷或可打印型油墨，也可使用毛笔或钢笔书写，书写时字迹要求工整。

7.2 光盘面需要书写时，必须使用油性标识笔书写，光盘面禁止使用粘贴标签。

7.3 若通过光盘打印的方法制作光盘盘面，应使用支持光盘盘面打印的喷墨打印机。

附录 A

（资料性附录）

光盘盒封面标签图示例

附录 B

（资料性附录）

光盘盒封底标签图示例

附录 C （资料性附录）光盘盘面示例