费用报销管理制度 (2)

.

目的1

制定提高报销与付款效率及资金使用效率，为规范公司费用报销及行政付款，加

强费用控制，本制度。适用范围2

本制度适用于员工各类日常管理费用报销与公司各类对外行政付款。2.1报销主要包括交际应酬费、差旅费、交通费、通讯费、车辆费、培训费、办公费及其他2.2

零星报销。付款主要包括社保、房租、水电费、快递费、印刷费、报刊杂志费、会议费、办公用品、2.3

原料、包材、助剂、工程等支付给外单位的款项。管理原则3。从工作需

要出发，厉行节约，从严控制，在合理前提下争取费用最低。3.1从严控制。各部门审核签字人是所辖部门费用的决策者和责任人，对本部门发生费用的责任明确3.2

合理性、真实性、必要性和总体费用水平负责。财务部负责费用报销单据的合规性及合法性审核，同时执行预算控制。。如果费用经办人不是费用的受益人，则此项费用归属于受益人部门名受益者承担费用3.3下。倍进行罚款，严重者开除。实事求是。杜绝虚假，一经发现，按公司实付金额的

103.44管理细则报销与付款规定 4.1 4.1.1除银行自动扣除

的财务费用外，所有报销与付款必须填写申请单。 4.1.2报销与付款申请人和部门意见人一栏不能为同一人，报销金额到角，分不计。;.

.

4.1.3对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，申请单应由经办部门填写，并经委托部门负责人签字或邮件确认，否则费用记入经办部门账。

4.1.4礼品（含临时礼品和节日礼品）由使用部门申请，行政部统一购买或行政部授权自行购买，不得擅自自行购买。出差期间在外地临时产生的礼品费用，应事先征得副总以上分管领导同意，方能购买。招待用烟、酒、糖、茶、水果、饮料等，由行政部统一购买，使用部门按需求领用。

4.1.5招待类报销遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代为报销，报销时所附发票必须是开有日期的正式发票，发票票面应有2人以上共同参与人签字证明。

4.1.6各公司第一负责人的报销由集团财务管理部和集团总裁（或授权人）审批。

4.1.7除行政部采购的物品以外的其他所有采购由采购部统一购买。

4.2附件要求

4.2.1行政部代办的快递费、办公费、印刷费等可以直接按部门归属的费用，应提供OA请购单、发票及汇总清单，以方便财务部按部门确认费用归属。车辆维修除提供以上单据外，还需提供维修清单，涉及固定资产、工程的需提供工程验收报告、合同。

4.2.2办公用品采购付款时，除提供付款申请单外，还需提供列有资产清单的《入库单》，月末提供《办公用品领用存报表》。

4.2.3出差报销除提供《差旅费用报销单》外，还要在OA提交出差计划及出差报告，出差费用报销应与出差计划相吻合。

4.2.4采购部付款申请附件规定如下：

1、原料、助剂、包材、备品配件应付款，需提供付款申请单、发票、入库单、OA请购单；

2、工程付款，需提供付款申请单、发票、工程合同、工程立项、工程审批、工程验收报告；

3、出口相关的港杂费付款，需提供付款申请单、发票、集团确认单、数量金额汇总清单；

4.2.5物控部运费付款申请，需提供付款申请单、发票、物流费用汇总清单、签字回传的发货单。

4.3申请单填写和装订规定

4.3.1所有申请单的填写及负责人签字，一律使用钢笔或者水笔，不能使用圆珠笔或者铅笔。

4.3.2所有申请单的内容填写必须完整、字迹清晰，空白处用线划掉。

4.3.3申请单项目填写必须和原始发票事项保持一致，严禁出现“补贴”、“抵用”等字样。

;.

.

4.3.4必须写明用途，项目较多的可另列清单；出租车在发票背面写明起止点；所有招待费和活动费性质的报销必须列明发生原因、目的和参与人等，涉及商业秘密的，需另附说明文件，各环节审核完毕后由财务部存档。

4.3.5用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别，票据较多的申请单，要按时间先后顺序梯形粘贴，正面向上，要露出必要的数据，原始单据的边角不能超出粘贴单的范围。

4.4原始发票规定

4.4.1原始发票必须是正规发票，除政府、行政事业机关的法定收据可以作为报

销与付款凭证外，其他收据包括机打水单一律不能作为报销与付款的凭证。

4.4.2用于报销与付款的非定额发票特别是招待类发票必须填开本公司全称，不填、填错及人为涂改的，不予报销。

4.4.3上年的发票在次年3月31日以后不予报销。

4.4.4除餐饮机打发票可以没有收款单位发票专用章外，所有发票须同时具有地税局监制章和收款单位发票专用章。

4.4.5报销或付款必须取得收款方开具的真实合法的发票；无正当理由私下拿其他发票冲账的报销或付款，财务不予受理。特殊情况需总经理特批。

4.4.6离职员工必须及时清理手中未报销款项，及时填写报销单，不允许其他人以该离职员工名义代其报销，财务人员在离职流转单签字即默认该员工与公司一切往来已经结清。

4.5几类常见费用报销管理规则

4.5.1国内差旅费报销

A.差旅费是指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：长途交通费、市内交通费、住宿费、出差餐费补贴、其他零星支出等。

B.国内出差申请：员工申请出差或者公司指派出差的，员工需在出差前通过公司OA按要求填写《出差计划》，经公司领导审批同意后，方可成行。若遇紧急情况来不及审批的，须事先征得公司领导口头同意后，方可成行，事后需及时补上《出差计划》。出差期间如有临时变动或者中转其他城市，出差人员需征得其直属上级同意，并及时报行政部备案。

C.出差需要借款的，需以出差计划审批为前提，且在出差计划中列明借款金额。对于下次出差前仍未结清原借款者，公司将不再批准其新的借款。

D.国内出差费用报销：出差人员应及时报销出差费用，对实际报销费用与出差计划存在差异的，要在报销单中予以说明。

;.

.

E.出差尽可能选择直线路线，如确需经非出差地点转乘飞机、火车，应根据就近中转的原则，在中转地逗留时间不得超过一天，超过时间不报销任何费用。

F.去程时间以去程长途交通工具的票面出发时间为准，返程时间以返程长途交通工具的到达时间为准，到达时间以财务部确认为准。

G.订票须知：

员工出差所乘汽车、轮船和飞机等长途交通工具，一律由行政部预订相关票项。

a)若员工自行订票，且高出行政部预订票价，其差价由出差人员自行承担。同时，若员工能拿到比行政部更优惠的票价，应及时通知行政部。

员工出差所需票项，应尽量提前告知行政部，使行政部有充裕的订票时间，以便b)获得更低折扣的优惠。

员工出差若能确定返程日期，应通知行政部预订往返票。若不能确定返程日期，c)则应在确定返程时间后，立即通知行政部预订返程票。行政部如无法取得更低的票价，可由出差人自行购票返回。