文书档案的案卷题名如何拟写
(档案管理)档案管理培训资料
档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。
也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。
今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。
并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。
我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。
文书档案党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。
必须要填 题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
卷内备考表放在卷末，内容有政务类 党群类 教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
立卷人：由立卷人签名。
(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。
(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补， 文件 的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。
案卷标题的结构及拟写要求
案卷标题的结构及拟写要求刘云霞【摘要】案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此,拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,达到内容与形式的完美统一.【期刊名称】《林区教学》【年(卷),期】2011(000)008【总页数】2页(P151-152)【关键词】案卷标题;结构;要求【作者】刘云霞【作者单位】呼伦贝尔学院,内蒙古呼伦贝尔021000【正文语种】中文【中图分类】G275.2案卷标题就是案卷的题名，它是卷内文件材料自然联系和共同特征的高度概括。
标题不仅是案卷的有机组成部分，而且是标举全卷的“眉目”，它的作用在于准确地揭示出卷内文件的内容和成分，为今后的查找利用及编制检索工具提供索引，它还是编制各种检索工具的基础。
把若干个单份文件组合在一起，形成一个集合体，拟写一个简洁、确切的标题，以正确地揭示出卷内文件材料的内容和成分，是一项难度较大、要求较高的专业技术工作，是对文书立卷人员基本功的检验。
标题拟得好，让人一目了然地看出案卷的主要内容，为日后的查找利用提供了可资检索的依据;标题拟得不好，便失去了索引的作用，增加了查阅的难度。
那么怎样才能拟出一条结构完整、言简意赅的标题呢?“结构”一词，原是建筑学上的一个术语，它指的是建筑物的内部构造，整体布局，后被借用到文学中。
标题结构，简单地说，就是案卷标题的组织、构造。
一个符合要求的案卷标题结构起码要具备以下三个条件:第一，标题结构要正确地反映出卷内文件材料的发展规律和内在联系。
第二，标题结构要服从、服务于案卷内容的需要，依据内容安排结构。
第三，标题结构完整、文字简练、表达准确，力戒抽象笼统、烦琐冗长或残缺不全。
我国老一辈文书工作者根据多年立卷的经验，总结出了案卷标题的基本结构，即作者—问题—名称。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式1范围本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。
2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
2.1文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。
3 案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
3.1硬卷皮格式3.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用310mm×220mm。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
3.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸（见附录B）。
3.1.3封面项目的填写方法3.1.3.1全宗名称全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
3.1.3.2类目名称类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
3.1.3.3案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简练、明确。
3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。
3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
3.1.3.8档号的编制封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
文书档案的整理方法和步骤
第三部分文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
复式分类法1、年度—机构—保管期限分类法2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2011年：……复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久30年10年2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处……2011年：……复式分类法2、年度—问题—保管期限分类法2009年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2010年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2011年：……复式分类法3、保管期限—年度—问题分类法永久：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……30年：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……10年：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……复式分类法4、保管期限—年度—机构分类法永久：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……30年：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……10年：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……保管期限—年度—机构分类法不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。
案卷题名的拟写方法
文书档案案卷题名的拟写方法案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。
它是手工管理档案阶段非常重要的一种检索指南，也是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写或修改案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须做好的一项基本工作。
笔者认为，拟写文书档案案卷题名时，应注意以下几个问题：1、具体要求：（1）文字简练、内容概括。
一个案卷中有若干份文件，每份文件都反映一定的内容，要想一一列举是不可能的，也无必要。
应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来。
案卷题名的字数一般保持在三、四十个字之内，最多不超过五十个字。
尤其是目前，许多单位推行立小卷，问题比较单一，案卷题名用三、四十个字完全可以说明问题。
对于问题比较杂的案卷，应按问题分成几个小卷，再分别拟写标题。
（2）结构完整。
案卷题名一般由三部分构成，即责任者、问题、名称。
文件内容针对特定时间的，题名中要标明年度，反映往来文书的，要标明收发文机关。
具体每类案卷采用哪种形式，详见下文——案卷题名的构成形式。
（3）标点符号使用正确。
从语法上讲，案卷题名不是一个完整的句子，而是一个偏正关系的词组。
所以末尾一般不加句号，题名中如出现多个责任者或多种文件名称，并列的成分中间可用顿号。
2、案卷题名的构成形式：（1）责任者+关于+问题+的+名称。
这种形式适合于专题类文件组成的卷，即由一个单位在管理和业务工作中形成的政策规定、调研报告、请示批复、通知等文件组成的卷。
这类文件是单位归档文件的主要组成部分，因而文书档案中80%的案卷提名均采用这种形式。
如：宜昌市第一中学关于新教师培养工作的意见、方案。
（2）责任者+文件针对时间+问题+名称。
村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限
村级⽂书档案分类⽅案、归档范围及保管期限⽂书⽴卷操作程序⼀、什么是⽂书⽴卷？它的意义及案卷质量要求。
⽂书⽴卷，就是按照⼀定的要求与⽅法，把办理完结的、具有保存价值的零散⽂件组合成案卷。
其意义在于保护⽂件安全，为开展档案⼯作奠定物质基础，为单位、为国家积累档案财富。
案卷质量要求是遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利⽤。
⼆、⽂件材料的收集１、⽂件材料从以下⼋个⽅⾯收集（１）收集“红头⽂件”。
所谓的“红头⽂件”是指⽂件的⾸页上⽅的有关内容和格式套红印制的公⽂，如通知、通报、请⽰、报告、批复、决定、命令等。
（２）收集“⽩头⽂件”。
如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。
（３）收集本单位内部使⽤的⽂件材料。
如各种会议记录、规章制度、⼯作计划、总结、名册、统计表、登记表等。
（４）收集证明性⽂件。
如党、团组织关系介绍信及存根。
（５）收集契约性⽂件。
如协议、合同、意向书等。
（６）收集报道性⽂件。
如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照⽚、录⾳录像带，本单位领导答记者问等。
（７）收集记载性⽂件。
如年鉴、⼤事记、组织沿⾰、⼯作⽇记、调度⽇志等。
（８）收集公布性⽂件。
如通告、公告等。
２、⽂件材料的收集应该注意问题（1）要完整、准确地收集⽂件。
（2）收集⽂件必须“以我为主”，把本单位⾃⾝形成的⽂件材料作为收集的重点。
３、开展⽂件材料收集的途径、范围（1）建⽴归档制度，定期收集⽂件材料（2）做好平时⽂件材料收集（3）从领导、分管领导、经办⼈⼿中收集材料4、区分归档和不归档⽂件材料(1)了解掌握本单位制定的《⽂件材料归档和不档归档范围》(2)逐份区分要归档和不要归档的⽂件材料三、⽂件材料的分类、组卷１、确定分类⽅法，制定分类⽅案（1）根据本单位本部门的⼯作职能、业务范围来制定分类⽅案，《村级⽂书档案分类⽅案、归档范围及保管期限表》附后。
⽬前村级分为：党群⼯作类农村⼯作类⾏政综合类治保民政类(2)将⽴卷年度的归档⽂件材料逐份与分类⽅案的类⽬对号⼊座２、确定⽂件材料的保管期限根据规定，⽂书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
文书立卷整理方法
文书档案的立卷方法[日期：2013-04-01] 来源：档案局作者：档案局国家档案局1987年12月发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》指出，凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
主要包括四个部分：1、本机关制发的文件材料。
这是文书立卷归档的重点。
这部分主要包括：本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复文件下级机关的请示与本级机关的批复文件；本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；各种普查工作中形成的文件材料；按有关规定应归档的死亡干部档案材料；2、上级机关下发的文件材料。
这部分主要包括：上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关颁布的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；上级机关对本机关的批示、批复、人员任免、奖惩；上级机关对本机关的检查、调查材料；上级领导视察检查本机关工作时的指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等。
3、同级机关的文件材料。
这部分包括：同级机关制发的本机关需要执行的法规文件；同级机关与本机关联系、协商工作的互相来往文件；同级机关检查本机关工作形成的各种文件材料。
4、下级机关上报的文件材料。
这部分主要包括：下级机关报送的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。
不属于立卷归档范围的文件材料。
主要是指上级机关普发性供参阅的文件；上级机关征求意见未定稿的文件、本机关的重复文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件；同级机关发送的不需要办理的文件；下级机关报送的不需备案的文件。
文书与档案基础(第二版)知识归纳 第4章
织 工 机关档案室在立卷工作中的作用 作
①协助立卷部门组织立卷的准备工作； ②进行立卷工作的业务指导和监督； ③为机关立卷提供良好的后勤服务
概念
立卷人员按照当年拟订（修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕 的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。
目的 平时归卷
第四章 文件的整理与归档
凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围
上级机关
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 2、 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件； 3、上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 4、 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特 殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 5、 本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿、印本和上级机关的发文； 6、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
合运用 立卷特征在组 ①一般应以按问题特征组卷为主；
卷中具体运用 ②抓一组文件的主要共同点或联系点进行组卷；
立
应注意的问题 ③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。
卷 工 作
要以便于及时归卷和调整 , 节省人力、时间 , 提高工作效率为前提；以能熟悉掌握文件的处理情 况和形成过程为条件；以各个机关单位不同的具体实际情况为依据。
文
19、 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 20、 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
件
21、 本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
归 档
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。
2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
案卷题名的拟写方法
文书档案案卷题名的拟写方法案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。
它是手工管理档案阶段非常重要的一种检索指南，也是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写或修改案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须做好的一项基本工作。
笔者认为，拟写文书档案案卷题名时，应注意以下几个问题：1、具体要求：（1）文字简练、内容概括。
一个案卷中有若干份文件，每份文件都反映一定的内容，要想一一列举是不可能的，也无必要。
应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来。
案卷题名的字数一般保持在三、四十个字之内，最多不超过五十个字。
尤其是目前，许多单位推行立小卷，问题比较单一，案卷题名用三、四十个字完全可以说明问题。
对于问题比较杂的案卷，应按问题分成几个小卷，再分别拟写标题。
（2）结构完整。
案卷题名一般由三部分构成，即责任者、问题、名称。
文件内容针对特定时间的，题名中要标明年度，反映往来文书的，要标明收发文机关。
具体每类案卷采用哪种形式，详见下文——案卷题名的构成形式。
（3）标点符号使用正确。
从语法上讲，案卷题名不是一个完整的句子，而是一个偏正关系的词组。
所以末尾一般不加句号，题名中如出现多个责任者或多种文件名称，并列的成分中间可用顿号。
2、案卷题名的构成形式：（1）责任者+关于+问题+的+名称。
这种形式适合于专题类文件组成的卷，即由一个单位在管理和业务工作中形成的政策规定、调研报告、请示批复、通知等文件组成的卷。
这类文件是单位归档文件的主要组成部分，因而文书档案中80%的案卷提名均采用这种形式。
如：宜昌市第一中学关于新教师培养工作的意见、方案。
（2）责任者+文件针对时间+问题+名称。
这种形式适合于综合类、特殊形式的文件组成的卷，即由工作总结、计划、规划、安排、统计报表、名册、介绍信、党政会议记录等组成的案卷，这类文件时间性比较强，在标题中突出时间特征，便于检索和利用。
文书档案整理(卷)方法
e文件没有标注日期，需要分析 该文件的内容、制成材料、格 式、字体以及各种标识，通过 对照等手段来考证和推断文件 的准确日期或近似日期，并据 此按年度合理归类；f、有些特 殊部门的工作可按跨年度分类。 如学校是以学年为单位进行工
作，形成的文件应按学年度分 类。
②划分机构（问题），即机构 （问题）分类法：a、按机构分 类，就是根据文件形成及处理 的承办科室（部门）对归档文 件分类，也就是把文件按科室
③每组文件是否保持文件之间 的有机联系，反映了立卷的特 征；④确定归档文件的保管期 限，检查每组文件的保管期限 是否一致；⑤检查每组文件数 量是否适当、符合装订要求。
⑷卷内文件排列
排列的顺序要遵循文件的形成
规律，保持文件之间的有机联 系。即就是把相同内容或密切 相关的文件集中排在一起。卷 内归档文件排列顺序做到：正 本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件 在后；转发文在前，被转发文 在后；复文在前，来文在后 （也就是批复在前，请示在
①卷内文件材料均以有书写内 容的页面编写页号，采取阿拉
伯数字从“1”开始依次逐页标 注。
②页号编写的位置：单面书写 的文件材料在其右上角编写页 号；双面书写的文件材料，正 面在其右上角，背面在其左上 角编写页号。
（5）编制卷内目录（样式附后） 和备考表
卷内文件目录
①卷内文件目录内容有：序号、 文号、责任者、文件题名、日 期、页号、备注。
如果文件没有题名或题名含义 不清，不能揭示或不能完全揭 示文件内容的，应根据文件内 容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“[ ]” 号填写在目录中。
e、日期：填写文件制发日期 （文件的落款时间），即应以
8位阿拉伯数字标注年月日，如 2005年3月21日，标注为 （20050321）或2005、3、21
文书档案分类与整理
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文书档案分类与整理文书档案整理工作一、定义文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。
是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。
包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。
档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。
如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等区分不同价值要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。
1、文书档案管理
4、档案保管期限表
档案保管期限表就是以表册的形式列举档案的来
源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性 文件。它是依据和标准。
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
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（1）永久保管的文书档案主要包括：
① 本机关制定的法规政策性文件材料； ② 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成 的主要文件材料；
改稿等 内部机构：工作总结、各方面业务汇总的统计报
表和统计分析资料等
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③ 本机关领导活动的:领导参加相关会议的讲话
稿；参加重要会议带回的有关材料、需要贯彻执行的
材料等。 文书材料：领导参加相关会议的讲话稿；参加会
议带回的有关材料等。
12Biblioteka ④各业务科室的文件材料把各业务部门形成的文件材料作为收集的重点， 突出本单位的主要职能。
⑧ 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料。
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（2）定期保管的文书档案主要包括： ①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文 件材料；
③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
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④本机关一般性事务管理文件材料； ⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关 的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计 报表等； ⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一 般性文件材料；
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一、文书档案归档范围和保管期限表
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1、归档范围 归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不 归档。原则上说凡是反映本单位工作，具有查考利 用价值的文件均属归档范围。按照国家档案局2006 年12月18日发布的《机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定》要求， 机关文件材料归档范围 是： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用 价值的文件材料；
文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训实操手册(文书档案)北京市档案干部培训中心2014年文书档案整理方法一——以“卷”为单位的整理方法★文书档案按“卷”整理流程：⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。
第一步分类分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。
1.按年度分类文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。
⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。
⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。
⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。
如主要是总结就归入总结的针对年立卷。
主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。
⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。
⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。
⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。
2.按机构或问题分类分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。
3.按保管期限分类不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。
文书档案立卷整理PPT
填写每一份文件的首页页码，最后一 份文件要填写起止两个页码。
（1）本卷情况说明：填写卷内文件 缺损、修改、补充、移出、销毁等情 况。案卷立好后，发生或发现的问题 由有关 档案管理人员填写并签名、标 注时间。
（2）立卷人：由责任立卷者签名。
（3）检查人：由案卷质量审核者签 名。
文书档案收集工作的要求
一、归档文件材料应当齐全完整， 并符合长期保管的质量要求
根据国家档案局《机关档案工作业
务建设规范》，确定我区各单位文 书档案分类采用年度——组织机构 分类法。基层单位可采用年度—— 问题分类法。
1、一般文件归入文件形成年度； 2、计划、总结、统计报表归入针对年度； 3、计划、总结写在一份文件中的归入文件主
根据本单位的实际情况制定分类方案、 类目名称。如：综合类、党务工作、 行政工作、财务工作等类。企业可按 工业企业档案分类方案进行分类。确 定的类目应保持稳定。
（一）文件档案的保管期限分为永久、 定期两种。定期又分为30年和10年两 种类型。(永久 定期）
（二）确定文书档案保管期限的原则： 要根据本机关工作的需要和为国家积 累历史文化财富的需要，全面确定档 案的保存价值，准确地划定档案的保 管期限。
（4）立卷时间：填写立卷完成时间。
案卷题名要求结构完整，一般由 卷内文件的责任者、问题、文种 等特征组成（一般不超过50字）。
1、凡是反映机关主要职能活动和基本 历史面貌的，对本机关、国家建设和 历史研究有长远利用价值的档案列为 永久保管。
2、凡是反映本机关一般工作活动，在 较长时间内对本机关工作有查考利用 价值的档案列为30年保管。
3、凡是在较短时间内对本机关有参考 利用价值的档案列为10年保管。
文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。
销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。
编制按照各个全宗分别编制。
每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。
它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。
在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。
只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。
文书档案的案卷题名如何拟写
文书档案的案卷题名如何拟写？案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。
它是手工管理阶段非常重要的一种检索指南，也是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写或修改案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须作好的一项基本工作。
拟写文书档案案卷题名时，应注意以下几个问题：1、要求：（1）文字简练、内容概括。
一个案卷中有若干份文件，每份文件都反映一定的内容，要想一一列举是不可能的，也无必要。
应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来。
案卷题名的字数一般保持在三、四十个字之内，最多不超过五十个字。
尤其是目前，许多单位推行立小卷，问题比较单一，案卷题名用三、四十个字完全可以说明问题。
对于问题比较杂的案卷，应按问题分成几个小卷，再分别拟写标题。
（2）结构完整。
案卷题名一般由三部分构成，即责任者、问题、文种名称。
文件内容针对特定时间的，题名中要标明年度，反映往来文书的，要标明收发文机关。
具体每类案卷采用哪种形式，详见下文--案卷题名的构成形式。
（3）标点符号使用正确。
案卷题名不是一个完整的句子，而是一个偏正词组，所以末尾一般不加句号，题名中如出现多个责任者或多种文件名称，并列的成分中间可用顿号。
2、案卷题名的构成形式：（1）责任者+关于+问题+的+文种名称。
这种形式适合于专题类文件组成的卷，即由一个单位在管理和业务工作中形成的政策规定、调研报告、请示批复、通知等文件组成的卷。
这类文件是单位归档文件的主要组成部分，因而文书档案中80%的案卷提名均采用这种形式。
如：福州市教委关于中学教材使用的通知、意见。
（2）责任者+文件针对时间+问题+名称。
这种形式适合于综合类、特殊形式的文件组成的卷，即由工作总结、计划、规划、安排、统计报表、名册、介绍信、党政会议记录等组成的案卷，这类文件时间性比较强，在标题中突出时间特征，便于检索和利用。
如：福州市教委1999年工作计划、总结；福州市教委1999年小学教育工作基本情况统计报表；福州市教委1999年行政会议记录。
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文书档案的案卷题名如何拟写？
案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。
它是手工管理阶段非常重要的一种检索指南，也是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写或修改案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须作好的一项基本工作。
拟写文书档案案卷题名时，应注意以下几个问题：
1、要求：
（1）文字简练、内容概括。
一个案卷中有若干份文件，每份文件都反映一定的内容，要想一一列举是不可能的，也无必要。
应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来。
案卷题名的字数一般保持在三、四十个字之内，最多不超过五十个字。
尤其是目前，许多单位推行立小卷，问题比较单一，案卷题名用三、四十个字完全可以说明问题。
对于问题比较杂的案卷，应按问题分成几个小卷，再分别拟写标题。
（2）结构完整。
案卷题名一般由三部分构成，即责任者、问题、文种名称。
文件内容针对特定时间的，题名中要标明年度，反映往来文书的，要标明收发文机关。
具体每类案卷采用哪种形式，详见下文--案卷题名的构成形式。
（3）标点符号使用正确。
案卷题名不是一个完整的句子，而是一个偏正词组，所以末尾一般不加句号，题名中如出现多个责任者或多种文件名称，并列的成分中间可用顿号。
2、案卷题名的构成形式：
（1）责任者+关于+问题+的+文种名称。
这种形式适合于专题类文件组成的卷，即由一个单位在管理和业务工作中形成的政策规定、调
研报告、请示批复、通知等文件组成的卷。
这类文件是单位归档文件的主要组成部分，因而文书档案中80%的案卷提名均采用这种形式。
如：福州市教委关于中学教材使用的通知、意见。
（2）责任者+文件针对时间+问题+名称。
这种形式适合于综合类、特殊形式的文件组成的卷，即由工作总结、计划、规划、安排、统计报表、名册、介绍信、党政会议记录等组成的案卷，这类文件时间性比较强，在标题中突出时间特征，便于检索和利用。
如：福州市教委1999年工作计划、总结；福州市教委1999年小学教育工作基本情况统计报表；福州市教委1999年行政会议记录。
（3）针对时间+出版物名称。
这种形式适合于单位编印的各种简报、信息、动态及公开出版的刊物等。
如：1999年1-12期《福州市教育工作简报》。
（4）会议名称+文件。
这种形式适合于会议文件组成的卷，召开一个会议可能产生请示报告卡、会议通知、秩序册、议程、会议讲话、报告、总结、典型材料等，如果将其内容、文件名称全部标出，题名显得很繁琐，可采用一种简洁的方法，只点明会议名称，后面加上文件即可。
如：福州市教育工作1999年表彰会议文件。
（5）当事人+问题+卷（案卷）。
这种形式适合于非诉讼案件材料组成的卷。
这种案卷中的文件，一般有在调查处理某一案件中形成的处分决定、调查报告、检讨材料、各种单位及个人出具的证明材料。
其中，责任者繁多、指代对象单一是比较明显的特征，针对这类案卷，题名可标出当事人、所犯错误名称、文件材料名称用"案卷"或"卷"代表即可。
如：xxx高考漏题问题卷。
（6）通讯者+关于+问题+的+来往文书（或文件名称）。
这种形式适合于由单位之间商洽工作的问函与复函、合同、协议书组成的案卷。
马尾区教育局与xxx建筑公司关于建造职工住宅楼的来往文书。
3、各个部分的标注方法：
（1）责任者。
标注责任者时一般要求，用全称或通用的简称，如"中共福建省委"，不能用"本委"、"本厅"、"本局"等指代对象不明确的称呼。
卷内文件的责任者较少时，应全部标出，责任者很多时，可将同一地区或同一系统的单位概括成一个总称，如"福建省各地市"。
如果总称中缺一、两个单位，可在总称之后加括号注明，如"福建省各地市（缺福州市）"。
责任者是领导人的，要在其姓名前标明其职务和身份。
（2）问题。
标注问题时要求，不能把文件的内容一一堆砌到题名中，同类性质的问题可适当概括，不同性质的问题应逐一标明。
目前施行立小卷、立薄卷，就是便于在案卷题名中标明问题。
（3）名称。
指的是卷内文件的名称，也叫文种，如"通知"、"报告"等，文种较少时，可全部标出。
文种较多时，可只标出重要的、有代表性的。
性质相近的文种，如"计划"、"规划"、"安排"、"要点"等，可概括为"计划"。
会议卷、非诉讼案卷、来往函件卷可用一些术语，如"文件"、"卷"、" 来往文书"代替文种。
（4）时间。
这里的时间指的是，卷内文件内容针对的时间，而不是成文时间。
在标注时间时，要注明年度全称，不能把"1999"标为"9 9"，也不能用"今年"、"去年"、"明年"等指代不确定的词。
（5）介词"关于"和助词"的"的用法。
为了更符合汉语表达习惯，拟写案卷题名时，一般在专题类、来往文书类组成的案卷题名中加介词"关于"和助词"的"，其他类案卷题名则可不加。
3．1．2打卡制度
3．1．2打卡制度
度。
全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。