精编合同档案管理规定
合同档案管理规定(定稿)
合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理（一）合同资料提交管理：1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。
（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
（二）、合同资料移交管理：1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：（1）合同资料的移交：2、移交流程：（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
合同归档管理的合同档案编目规定
合同归档管理的合同档案编目规定1. 引言合同档案是企业管理中非常重要的一部分，对于合同的归档管理起到了至关重要的作用。
合同档案编目规定是为了确保合同档案能够被有效地管理和检索而制定的，本文将介绍合同归档管理的合同档案编目规定。
2. 档案编目的目的合同档案编目的目的是为了使合同档案能够被有效地归档、存储和检索，以便快速定位和查找合同档案。
3. 合同档案编目的原则（1）一致性原则合同档案编目规定必须严格一致，以确保所有的合同档案都按照相同的标准进行编目。
（2）简洁性原则合同档案编目规定应该尽量简洁明了，以便于使用和理解。
（3）可扩展性原则合同档案编目规定应该考虑到未来合同数量的增加，具备一定的可扩展性。
（4）可操作性原则合同档案编目规定应该易于操作和实施，以便于实际应用和管理。
4. 合同档案编目的内容（1）合同编号每个合同都应该有一个唯一的合同编号，用于标识和查找合同档案。
（2）合同名称合同的名称应该简明扼要地描述合同的主要内容，以便于理解和检索。
（3）合同类型合同的类型可以按照不同的标准进行分类，例如销售合同、服务合同、租赁合同等。
（4）合同签订日期记录合同签订的具体日期，以便于按时间顺序进行查找和归档。
（5）合同期限记录合同的有效期限，帮助管理人员及时进行续签或者终止合同。
（6）合同相关方记录合同涉及的相关方信息，包括签约方的名称、地质、联系方式等。
（7）合同存放位置记录合同实际存放的位置，以便于快速定位合同档案。
5. 合同档案编目的方法（1）手动编目合同档案编目可以通过手动方式进行，即将合同信息逐一填写到合同档案编目表格中，然后按照规定的顺序进行编号和归档。
6. 合同档案编目的管理（1）权限管理合同档案编目应该进行权限管理，确保只有授权人员才能进行编目操作。
（2）定期审核合同档案编目规定应该定期进行审核，确保规定的编目标准和过程得到有效执行。
（3）备份管理合同档案编目的数据应该定期进行备份，以防数据丢失或损坏。
合同档案管理制度（精选12篇）
合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。
那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
合同档案管理规定
合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。
1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。
2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。
第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。
3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。
第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。
4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。
第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。
5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。
第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。
6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。
第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。
7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。
第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。
8.2本规定自发布之日起实施。
本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。
合同部档案管理制度
一、总则第一条为了加强合同部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于合同部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条合同部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性原则；3. 真实性原则；4. 安全性原则；5. 有效性原则。
二、档案的分类与归档第四条合同部档案分为以下类别：1. 合同文件类：包括各类合同、协议、授权委托书等；2. 附件类：包括合同附件、相关证明材料、审批文件等；3. 会计凭证类：包括合同执行过程中的发票、收据、付款凭证等；4. 其他类：包括合同执行过程中的会议纪要、通讯记录、咨询意见等。
第五条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 归档前，合同部门负责人应对档案材料的完整性、准确性进行审核；2. 归档时，应按照档案类别、时间顺序进行排列，并填写档案登记表；3. 归档后，由档案管理员进行编号、编目，并建立档案目录。
三、档案的整理与保管第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 档案卷内文件应保持原貌，不得随意拆散、篡改；3. 档案卷内文件应按顺序排列，并在文件首页标注页码；4. 档案卷内文件应填写卷内目录，包括文件名称、页数、备注等信息。
第七条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案柜应使用符合国家标准的档案柜，并定期检查档案柜的完好性；3. 档案应按照类别、时间顺序存放，并保持整洁；4. 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。
四、档案的利用与查阅第八条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 合同档案的查阅应遵守国家档案法律法规和本部门档案管理制度；2. 查阅档案应填写查阅登记表，明确查阅目的、时间、查阅人等信息；3. 查阅档案应遵守保密原则，不得泄露档案内容；4. 查阅档案应在档案保管员陪同下进行。
合同档案管理制度细则
一、总则1. 为了规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本细则。
2. 本细则适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
二、合同档案的分类与编号1. 合同档案分为以下类别：采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。
2. 合同档案按照合同类别、年份、项目性质等进行分类编号，确保档案的有序存放。
三、合同档案的收集与整理1. 合同档案的收集应遵循真实性、完整性、及时性的原则。
2. 合同档案的整理应包括以下内容：（1）合同签订、履行过程中的相关协议、单证、函电等文件；（2）合同履行过程中的变更、补充协议、通知等文件；（3）合同履行过程中的验收、付款、索赔等相关文件；（4）合同履行过程中的其他有关文件。
3. 合同档案的整理应按照档案分类编号，逐份登记归档。
四、合同档案的保管与使用1. 合同档案的保管应遵循以下原则：（1）防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防高温等安全措施；（2）专人负责保管，确保档案的完整和安全；（3）档案库房应具备必要的设施，如档案柜、温湿度控制设备等。
2. 合同档案的使用应遵循以下规定：（1）查阅合同档案应办理借阅手续，经相关部门负责人签字同意后方可查阅；（2）查阅合同档案应遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密；（3）查阅合同档案应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、销毁或损坏档案。
五、合同档案的统计与报告1. 合同管理组应定期对合同档案进行统计，编制合同档案统计清单。
2. 合同管理组应向公司领导汇报合同档案管理情况，包括档案数量、类别、保管状况等。
六、合同档案的销毁1. 合同档案的销毁应遵循以下规定：（1）合同档案的销毁应经公司领导批准，并报相关部门备案；（2）销毁合同档案前，应核对档案内容，确保档案的完整性；（3）销毁合同档案时，应采取有效措施，确保档案的保密性。
2. 合同档案的销毁应在专人监督下进行，销毁后的残渣应妥善处理。
合同档案管理制度及职责
第一章总则第一条为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度；2. 完整原则：确保合同档案的完整性，不得损毁、丢失；3. 准确原则：保证合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造；4. 安全原则：确保合同档案的安全，防止泄密、丢失、损坏；5. 利用原则：提高合同档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条我单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 负责合同档案的收集、整理、归档工作；3. 负责合同档案的保管、鉴定、销毁工作；4. 负责合同档案的查询、借阅、复制、利用工作；5. 负责合同档案的统计、分析和报告工作；6. 负责合同档案的安全保密工作；7. 负责合同档案的培训和指导工作；8. 完成领导交办的其他工作。
第六条合同档案管理部门应配备专职或兼职档案员，负责具体实施合同档案管理工作。
第七条合同档案管理部门的档案员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备档案管理专业知识和技能；3. 熟悉相关法律法规和业务知识；4. 工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。
第三章合同档案的收集与整理第八条合同档案的收集范围包括：1. 我单位与外部单位签订的各类合同；2. 我单位内部各部门、各分支机构签订的各类合同；3. 合同履行过程中产生的各类文件、资料；4. 合同变更、解除、终止的相关文件；5. 合同履行情况、履行效果等方面的评价和总结。
第九条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照合同类型、合同签订时间、合同履行情况等进行分类整理；2. 编号管理：对合同档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3. 立卷归档：按照合同档案的实际情况，将合同档案立卷归档；4. 完整性：确保合同档案的完整性，不得遗漏重要文件、资料。
合同档案管理及档案利用管理制度内容
合同档案管理及档案利用管理制度内容第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据我国有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及与公司签订合同的各类档案管理活动。
第三条合同档案管理应当遵循统一领导、分级管理、集中保存、分散利用的原则。
第四条公司应设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集（一）公司各部门在签订合同后，应将合同正本及副本送交合同档案管理部门归档。
（二）合同档案管理部门应定期对各部门的合同档案进行收集，确保档案的完整性。
（三）对涉及公司重要利益的合同，合同档案管理部门应进行重点收集。
第六条合同档案的整理（一）合同档案管理部门应对收集到的合同档案进行分类、编号，便于检索和管理。
（二）合同档案应按照合同类型、签订时间、合同主体等进行分类。
（三）合同档案管理部门应建立合同档案目录，详细记录合同档案的名称、编号、签订时间、合同主体等信息。
第七条合同档案的归档（一）合同档案管理部门应在合同签订后30日内完成合同档案的归档工作。
（二）合同档案归档时，应确保档案的完整性、准确性和安全性。
（三）合同档案归档后，应建立档案数据库，便于查询和利用。
第三章合同档案的保管与借阅第八条合同档案的保管（一）合同档案管理部门应设立专门的档案室，确保档案的安全、干燥、通风、防潮、防虫、防盗。
（二）合同档案管理部门应定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全。
（三）合同档案管理部门应建立合同档案保管制度，明确档案的保管期限、借阅权限等。
第九条合同档案的借阅（一）公司内部员工因工作需要，可以申请借阅合同档案。
（二）借阅合同档案应填写借阅申请表，经合同档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅。
（三）借阅合同档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。
（四）借阅合同档案应在规定时间内归还，如有特殊情况，可申请延期。
合同签署档案管理制度
一、总则为加强公司合同签署档案管理，确保合同签署档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有合同签署档案的管理工作。
三、档案管理原则1. 完整性原则：确保合同签署档案的完整，不得遗漏、损毁、伪造、篡改。
2. 准确性原则：确保合同签署档案的内容准确无误，与合同原文一致。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同签署档案的物理安全和信息安全。
4. 有效性原则：确保合同签署档案的合法、合规、有效，便于查询、利用。
四、档案管理职责1. 合同管理部门：负责公司合同签署档案的统一管理，制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 部门负责人：负责本部门合同签署档案的日常管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
3. 档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
4. 合同签署人：负责合同签署过程中的档案资料收集、整理和归档。
五、档案管理流程1. 合同签署前的准备工作（1）合同管理部门对合同文本进行审核，确保合同内容合法、合规。
（2）合同签署人将合同文本及相关附件提交给档案管理员。
2. 合同签署（1）合同签署人按照合同约定进行签署。
（2）合同签署人将签署后的合同文本及相关附件提交给档案管理员。
3. 档案归档（1）档案管理员对合同签署档案进行整理、编目、立卷。
（2）档案管理员将整理好的档案送交合同管理部门。
4. 档案保管（1）合同管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全。
（2）档案管理部门应定期对档案进行盘点、检查，确保档案的完整、准确。
5. 档案利用（1）合同管理部门负责档案的查询、借阅、复制等工作。
（2）档案利用者需按规定办理借阅手续，遵守档案保密制度。
六、档案销毁1. 合同签署档案达到法定保管期限，经档案管理部门鉴定，确无保存价值的，可予以销毁。
2. 档案销毁前，应编制销毁清单，经合同管理部门负责人批准。
合同档案管理制度范文（精选10篇）
合同档案管理制度范文（精选10篇）合同档案管理制度范文（精选10篇）在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。
那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。
合同档案管理制度篇1第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12位。
档案馆_合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强档案馆合同档案的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等环节，保障合同档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合档案馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于档案馆接收、保管、利用合同档案的工作。
第三条档案馆合同档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：合同档案必须真实反映合同签订、履行、变更、终止等全过程。
（二）完整性原则：合同档案应完整保存，不得遗漏、损毁。
（三）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保其安全。
（四）保密性原则：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应依法保密。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围：（一）档案馆接收的合同档案；（二）档案馆内部形成的合同档案；（三）档案馆与其他单位、个人签订的合同档案。
第五条合同档案的整理要求：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类；（二）对合同档案进行编号、登记、编目；（三）对合同档案进行装订、包装，确保其整洁、美观。
第六条合同档案的归档要求：（一）合同档案归档前，应进行审核，确保其真实、完整、准确；（二）合同档案归档时，应按照档案分类、编号、登记、编目等要求进行归档；（三）合同档案归档后，应定期进行复查，确保其完整、准确、安全。
第三章合同档案的保管与利用第七条合同档案的保管要求：（一）档案馆应设置专门的合同档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施；（二）合同档案的存放应按照分类、编号、登记、编目等要求进行，便于查阅；（三）合同档案的保管期限应根据合同类型、涉及内容等因素确定。
第八条合同档案的利用要求：（一）档案馆应建立健全合同档案查阅制度，明确查阅范围、程序、权限等；（二）查阅合同档案时，应遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密等；（三）查阅合同档案后，应做好登记工作，确保合同档案的完整性。
第四章合同档案的销毁第九条合同档案的销毁应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行。
合同档案管理管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位各类合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术转让合同、咨询服务合同等。
第三条合同档案管理应当遵循以下原则：（一）真实性原则：合同档案必须真实反映合同的签订、履行、变更和终止等情况。
（二）完整性原则：合同档案应当齐全，包括合同文本、附件、相关证明材料等。
（三）安全性原则：合同档案应当采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损毁和泄密。
（四）有效性原则：合同档案应当便于查询和利用，为合同履行、争议解决和后续管理工作提供依据。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集应当及时、全面、准确。
（一）合同签订部门应当及时将合同文本、附件等相关材料报送档案管理部门。
（二）合同签订过程中产生的相关证明材料，如审批文件、签字盖章、合同履行记录等，也应当一并报送档案管理部门。
第五条合同档案的归档应当符合以下要求：（一）归档时间：合同签订后一个月内完成归档。
（二）归档材料：合同文本、附件、相关证明材料等应当齐全。
（三）归档手续：归档材料应当经过合同签订部门负责人签字确认，并注明归档日期。
第三章合同档案的整理与保管第六条合同档案的整理应当遵循以下原则：（一）分类整理：按照合同类型、签订时间、合同履行情况等进行分类整理。
（二）编号管理：对合同档案进行统一编号，便于查询和利用。
（三）编制目录：编制合同档案目录，详细记录档案的存放位置、档案内容等信息。
第七条合同档案的保管应当符合以下要求：（一）存放环境：合同档案应当存放在通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案柜或档案室。
（二）温度和湿度：档案室的温度和湿度应当控制在适宜范围内，防止档案的霉变、褪色和损坏。
（三）安全措施：档案室应当安装防盗报警系统、防火设备等，确保档案安全。
合同档案管理规定(范文)
合同档案管理规定第一章总则第一条为规范和加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，根据有关法律法规及公司档案管理制度规定，结合公司实际，特制定本制度。
第二条本规定适用于公司及所属分支机构，公司下属子公司按照本规定执行。
第三条合同档案管理由公司合同管理部门集中统一管理原则。
第四条本制度所称的合同档案（下简称合同），是指公司在业务经营、管理中形成的涉及合同、协议的资料总和，其构成包括项目招投标文件、意向书、合同正本，合同附件以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，不包括劳动合同。
第二章合同管理职责第五条合同管理员由总裁指定，其存档合同管理工作直接对总裁负责。
其所属部门为合同管理部门，负责合同管理员日常合同管理的监督、指导，负责合同管理员不在岗时上报建议代管人员名单并经总裁批复。
第六条合同管理员职责（一）履行《公司档案管理制度》中档案管理员职责；（二）认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。
（三）对所有合同统一编号。
做好合同统计、归档、保管、分存工作；按期统计、汇总本公司合同签订、履行情况并向总裁汇报。
（四）建立合同催收机制，确保每一份合同都能按时、完整归档。
对于未按规定期限归档的合同应及时提醒经办部门并报送总裁。
第三章合同归档管理第七条合同原件必须按规定移交合同管理员，移交的合同必须注明合同编号并保证齐全、完整，符合其形成规律。
任何部门、个人不得擅自散存应归档的合同。
（一）在签订合同前，合同经办部门必须到合同归档管理员处领取合同编号；（二）在合同签约方已签章的情况下，印章管理人负责将已通过公司审批流程盖章生效的合同及该合同的签审单移交合同管理员归档，并与合同管理员办理合同移交手续。
（三）在合同签约方未签章情况下，已经我方签章，仍由印章管理人负责将已经审批通过的合同及签审单移交合同管理员，由合同管理员负责跟踪主办部门经办人催办，直至合同完整归档。
合同档案管理及档案利用管理制度内容
合同档案管理及档案利用管理制度内容第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，保障档案的完整性、准确性和及时性，发挥档案的最大效益，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，制定本制度。
第二条合同档案管理应当遵循统一领导、分级负责、制度化、科学化的原则，确保档案的安全、保密、便捷和高效利用。
第三条本制度适用于公司所有合同档案的收集、整理、归档、保管、利用等活动。
第二章合同档案管理第四条合同档案是指公司在合同签订和履行过程中形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他载体资料。
第五条合同档案分为采购合同档案、销售合同档案、技术服务合同档案、产品合作合同档案、测试协议档案、联盟协议档案、市场营销合同档案、财务合同档案等。
第六条合同档案的收集、整理和归档应当及时、完整、准确，确保档案的真实性和可靠性。
第七条合同档案管理人员应当与业务部门密切合作，明确归档范围，指导、监督、检查合同档案的收集、整理和归档工作。
第八条合同档案应当实行电子化和纸质化双重管理，纸质档案应当妥善保管，电子档案应当采取安全可靠的存储、备份措施。
第九条合同档案的保管期限根据合同类型、内容和法律法规的规定确定，保管期限届满的档案，应当按照规定进行鉴定、销毁。
第十条合同档案的保管应当采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的完好无损。
第三章档案利用第十一条合同档案的利用应当遵循保密、合法、及时、准确的原则，确保档案的安全和权益。
第十二条合同档案的利用方式包括查询、复制、借阅等，利用者应当遵守相关规定，办理相关手续。
第十三条合同档案管理人员应当建立健全档案检索体系，提供便捷的查询服务，满足利用者的需求。
第十四条合同档案的利用应当严格按照权限进行，未经授权，不得泄露、复制、传播档案内容。
第十五条利用合同档案进行研究、宣传、教学等活动，应当尊重档案的知识产权和合法权益。
第四章档案管理人员职责第十六条合同档案管理人员应当具备专业知识，定期接受培训，提高档案管理能力。
合同部档案管理制度
第一章总则第一条为了规范合同部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高合同管理工作的质量和效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于合同部所有合同档案的管理工作。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：合同档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。
（二）分级管理原则：根据档案的密级、重要性和保管期限，实行分级管理。
（三）规范操作原则：严格按照档案管理程序和操作规程进行档案管理。
（四）保密原则：加强合同档案的保密工作，防止档案信息泄露。
第二章职责分工第四条合同部档案管理员负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
第五条合同部各部门负责人对本部门合同档案的完整性和准确性负责。
第六条合同部负责人对合同档案管理工作进行全面监督和指导。
第三章档案收集与整理第七条合同档案收集范围：（一）合同签订、履行、变更、解除等相关文件和资料；（二）合同审查、谈判、签订、备案、登记等过程中的文件和资料；（三）合同纠纷处理、仲裁、诉讼等相关文件和资料；（四）合同管理工作中形成的其他文件和资料。
第八条合同档案整理要求：（一）按照合同类别、时间顺序进行整理；（二）确保档案的完整性和准确性；（三）对破损、褪色、污染的档案进行修复、复制。
第四章档案保管与利用第九条合同档案保管要求：（一）按照档案密级和保管期限，分别存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠的档案室；（二）定期检查档案保管情况，确保档案安全；（三）建立健全档案借阅制度，严格借阅手续。
第十条合同档案利用要求：（一）档案利用应遵循合法、合理、必要的原则；（二）档案利用人员应具备一定的档案知识，确保档案信息的准确性和完整性；（三）档案利用过程中，不得擅自复制、摘抄、传播档案信息。
第五章档案销毁第十一条合同档案销毁应当符合以下条件：（一）保管期满或者保管期限届满的；（二）因合同履行完毕、合同解除、合同无效等原因，不再具有保存价值的；（三）因档案破损、褪色、污染等原因，无法修复的。
2024年最新合同档案管理办法细则-(特殊条款版)
最新合同档案管理办法细则-(特殊条款版)合同档案管理办法细则第一章总则第一条为了加强公司合同档案的管理，保证合同档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于公司签订、履行、变更、解除和终止的所有合同档案的管理。
（一）统一领导、分级管理；（二）真实、完整、准确、安全；（三）便于查找、利用和保密；（四）及时归档、定期整理。
第二章合同档案的归档范围和归档要求第四条合同档案的归档范围包括：（一）合同文本及其附件；（二）合同谈判、签订、履行、变更、解除和终止过程中的相关文件；（三）合同履行过程中的往来函件、通知、会议纪要等；（四）合同纠纷处理的相关文件；（五）其他与合同有关的文件。
第五条合同档案的归档要求如下：（一）合同档案应按照合同签订的时间顺序进行编号；（二）合同档案应按照合同类型、签订部门等进行分类；（三）合同档案应按照《档案管理规定》的要求进行装订、装盒、标识；（四）合同档案的归档时间不得晚于合同履行期限届满后30日。
第三章合同档案的保管和利用第六条合同档案的保管期限自合同履行期限届满之日起计算，具体期限如下：（一）一般合同档案保管期限为5年；（二）重要合同档案保管期限为10年；（三）重大合同档案保管期限为永久。
第七条合同档案的保管要求如下：（一）合同档案应存放于干燥、通风、防潮、防火、防盗的库房内；（二）合同档案应定期进行检查、清点，确保档案的完整性和安全性；（三）合同档案的借阅、复制、销毁等应按照《档案管理规定》执行。
（一）合同档案的利用应遵循公司内部审批程序；（二）合同档案的利用应确保合同信息的安全和保密；（三）合同档案的利用应便于公司内部管理和外部审计。
第四章合同档案的销毁第九条合同档案达到保管期限后，由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导审批同意后，方可进行销毁。
第十条合同档案的销毁应按照《档案管理规定》的要求进行，确保合同信息的安全和保密。
合同档案管理规范最新版
合同档案管理规范最新版第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，保障合同档案的准确性、完整性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本规范。
第二条本规范适用于公司合同的签订、履行、变更、解除等过程中产生的档案管理。
第三条合同档案管理应遵循统一领导、分级负责、归口管理、资源共享的原则。
第四条公司应设立合同档案管理机构，负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条公司各部门、各分支机构应按照本规范的要求，做好合同档案的收集、整理和归档工作。
第六条合同档案管理人员应具备档案管理知识和业务能力，遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
第二章合同档案的收集与整理第七条合同签订前，应对合同涉及的法律、法规、政策和公司内部管理制度进行查阅，确保合同的合法性。
第八条合同签订后，应收集合同履行过程中产生的文件资料，包括但不限于合同文本、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等。
第九条各部门、各分支机构应按照归档要求，对收集的合同档案进行分类、整理，确保档案的有序性和可追溯性。
第十条合同档案应按照档案保管期限进行划分，定期进行鉴定和销毁。
第三章合同档案的归档与保管第十一条合同档案的归档应遵循及时、完整、准确、规范的原则。
第十二条归档的合同档案应逐页编号，编写目录，便于查阅和管理。
第十三条合同档案应采用电子档案和纸质档案双重保管方式，确保档案的安全和长期可读。
第十四条电子档案应采用专业的档案管理系统进行存储和管理，纸质档案应放置在防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等设施设备良好的档案库房内。
第十五条合同档案管理机构应建立健全档案安全管理制度，定期对档案进行巡查、检查，确保档案的安全。
第四章合同档案的利用与销毁第十六条合同档案的利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。
第十七条合同档案的查阅应进行登记，查阅人应签字确认，确保档案的完整性。
第十八条合同档案管理机构应定期对档案进行整理和鉴定，确保档案的准确性和有效性。
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精编合同档案管理规定 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】
合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（清单见附表2）等。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交
1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。
2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接清单参见附表3）向合同管理组移交。
3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。
4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
5、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
附1：竣工资料明细表
附2：合同档案交接清单
附1
竣工资料明细表
附2
合同档案交接清单合同号：交接时间：
交接人签名：接受人签名：。